Przeprowadzenie w latach 2019 i 2020 finansowej kontroli projektów nadzorowanych przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie w latach 2019 i 2020 finansowej kontroli projektów nadzorowanych przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) znajduje się w Załączniku nr 1 do niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) i stanowi jej integralną część.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na: koordynacji i przeprowadzeniu w 2019 roku maksymalnie 120 kontroli finansowych projektów ((w tym: maksymalnie 90 kontroli planowych – zgodnie z Rocznym planem kontroli Zamawiającego oraz przewidywanych maksymalnie 30 kontroli doraźnych (w tym: kontroli uzupełniających, sprawdzających lub krzyżowych), nieujętych w planie, w ramach prawa opcji, o którym mowa w zdaniu ostatnim niniejszego podpunktu)) oraz koordynacji i przeprowadzeniu w 2020 roku maksymalnie 120 kontroli finansowych projektów ((w tym: maksymalnie 90 kontroli planowych – zgodnie z Rocznym planem kontroli Zamawiającego oraz przewidywanych maksymalnie 30 kontroli doraźnych (w tym: kontroli uzupełniających, sprawdzających lub krzyżowych), nie ujętych w planie, w ramach prawa opcji)), obejmujących badania naukowe i prace rozwojowe, realizowanych w ramach programów, przedsięwzięć i inicjatyw finansowanych ze środków publicznych oraz międzynarodowych programów badań i prac rozwojowych współfinansowanych ze środków Narodowego Centrum Badań i Rozwoju.
Łącznie w latach 2019 i 2020 przewidziane jest przeprowadzenie 240 kontroli finansowych projektów (w tym maksymalnie 180 kontroli planowych oraz maksymalnie 60 kontroli doraźnych, uzupełniających, sprawdzających lub krzyżowych, nieujętych w planie, w ramach prawa opcji). Zamawiający zastrzega sobie możliwość zastosowania prawa opcji, tj. możliwość odstąpienia od realizacji maksymalnej liczby finansowych kontroli projektów wskazanych w niniejszym podpunkcie, tj. odpowiednio maksymalnie 120 kontroli w roku 2019 oraz maksymalnie 120 kontroli w roku 2020. Maksymalna liczba może być pomniejszona o nie więcej niż 30 kontroli w danym roku kalendarzowym.
Kontrole przeprowadzane będą na terenie kraju, w miejscu realizacji projektów, tj. w siedzibie wykonawcy projektu, a w razie potrzeby także poza jego siedzibą – w miejscach wykonania jego zadań podlegających kontroli, ze szczególnym uwzględnieniem zadań związanych z rozliczaniem środków finansowych przekazanych przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju na realizację projektu.

Opis opcji

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zastosowania prawa opcji, tj. możliwość odstąpienia od realizacji maksymalnej liczby finansowych kontroli projektów wskazanych w niniejszym podpunkcie, tj. odpowiednio maksymalnie 120 kontroli w roku 2019 oraz maksymalnie 120 kontroli w roku 2020. Maksymalna liczba może być pomniejszona o nie więcej niż 30 kontroli w danym roku kalendarzowym.
Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 Pzp. Zamówienie udzielone będzie w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług i będzie polegało na powtórzeniu podobnych usług. Zamówienie to będzie zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego, a całkowita wartość tego zamówienia została uwzględniona przy obliczaniu wartości niniejszego zamówienia.

Wykaz i krótki opis warunków

Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą dostarczyć Zamawiającemu następujące dokumenty:
1. Formularz oferty – zgodnie z załącznikiem nr 2 do SIWZ;
2. JEDZ - zgodnie z Załącznikiem Nr 3 do SIWZ - aktualny na dzień składania ofert, celem wstępnego potwierdzenia, że Wykonawca lub podwykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Pzp oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w SIWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, JEDZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
3. JEDZ - zgodnie z Załącznikiem Nr 3 do SIWZ - aktualny na dzień składania ofert, dotyczący innych podmiotów, na których zasoby powołuje się Wykonawca, celem wstępnego wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu;
4. Oświadczenia lub dokumenty składane razem z ofertą:
a) dokumenty potwierdzające uprawnienie do podpisania oferty. Jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji dokumentem właściwym jest odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej lub dokumenty na podstawie których dokonuje się wpisu do właściwego rejestru lub ewidencji, np. uchwała właściwego organu Wykonawcy;
b) oryginał pełnomocnictwa, w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do udzielenia pełnomocnictwa.
c) oryginał dokumentu wadialnego (gwarancji lub poręczenia) w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez uprawnionego pracownika gwaranta/poręczyciela.
d) dowód potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami innych podmiotów, który stanowi w szczególności zobowiązanie tych podmiotów do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.
Oświadczenia lub dokumenty potwierdzające brak podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu:
a) oświadczenie o przynależności albo braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16.2.2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. z 2017 r. poz. 229, ze zm.), o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy Pzp;
b) informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13 i 14 ustawy Pzp (dla osoby), wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
c) informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 21 ustawy Pzp (dla podmiotu zbiorowego), wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
d) oświadczenia Wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne albo - w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji - dokumentów potwierdzających dokonanie płatności tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcie wiążącego porozumienia w sprawie spłat tych należności.
Informacja na temat pozostałych dokumentów została zamieszczona w pkt. VI.3) ogłoszenia

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Wykonawca winien wykazać że w ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał/wykonuje z należytą starannością:
Co najmniej 3 usługi polegające na przeprowadzeniu kontroli, łącznie co najmniej 85 projektów, przy czym każda usługa:
a) polegała na sprawdzeniu zgodności realizacji projektu i poniesionych wydatków z postanowieniami umowy;
b) uwzględniała sprawdzenie prawidłowości stosowania przepisów ustawy Pzp;
c) obejmowała przeprowadzenie kontroli projektów finansowanych ze środków publicznych;
d) była wykonana z zachowaniem zasady bezstronności, tj. Wykonawca był podmiotem zewnętrznym w stosunku do podmiotu kontrolowanego oraz zlecającego realizację kontroli.
Zamawiający nie uwzględni, jako wymaganego doświadczenia usług audytu projektów, tj. czynności, o której mowa w szczególności w: art. 34 ustawy z dnia 30.4.2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz.U. z 2018 r., poz. 87 z późn. zm.), art. 34 a oraz art. 44 ustawy z dnia 30.4.2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (Dz.U. 2018 poz. 1249) oraz w art. 272 ustawy z dnia 27.8.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2017 poz. 2077, z późn. zm.), ani usług związanych z wykonywaniem czynności technicznych w ramach nadzoru nad realizacją projektów (np. weryfikacji wniosków o płatność, itp.), o których mowa w szczególności w art. 27 ust. 4 ustawy z dnia 6.12.2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. 2018 poz. 1307) lub w art. 22 ust. 2 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 11.7.2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz.U. 2018 poz. 1431).
Wykonawca winien wykazać, że dysponuje lub będzie dysponował – skieruje do realizacji zamówienia – co najmniej dziewięcioma osobami, w tym:
1) ośmioma ekspertami, tworzącymi minimum cztery niezależne co najmniej dwuosobowe zespoły kontrolujące, przy czym:
a) każdy ekspert w zespole musi spełniać warunki określone w art. 286 ust. 1 ustawy z dnia 27.8.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2017 poz. 2077, z późn. zm.),
b) co najmniej jeden ekspert w zespole kontrolującym musi posiadać doświadczenie związane z kontrolą co najmniej 30 projektów finansowanych ze środków publicznych, które to kontrole były wykonane:
i. z zachowaniem zasady bezstronności, tj. wykonawca był podmiotem zewnętrznym w stosunku do podmiotu kontrolowanego oraz zlecającego usługę kontroli oraz
ii. polegały na badaniu zgodności realizacji projektu z postanowieniami umowy o dofinansowanie,
c) co najmniej jeden ekspert w zespole kontrolującym musi posiadać doświadczenie związane z kontrolami prawidłowości udzielania zamówień publicznych w ramach co najmniej 15 projektów finansowanych ze środków publicznych, które to kontrole były wykonane z zachowaniem zasady bezstronności, tj. wykonawca był podmiotem zewnętrznym w stosunku do podmiotu kontrolowanego oraz zlecającego usługę kontroli,
2) co najmniej 1 osobą wyznaczoną do koordynacji wykonania przedmiotu zamówienia.
Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. W takim przypadku:
a) Wykonawca, który polega na zdolnościach innych podmiotów musi udowodnić Zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.
b) Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zbada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 13-23

Warunki realizacji zamówienia

Istotne dla Stron postanowienia umowy, w tym zapisy dotyczące zmiany treści umowy zostały zawarte w załączniku nr 7 do SIWZ.
Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją wszystkich warunków zawartych we wzorze umowy.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

1. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem miniPortalu https://miniportal.uzp.gov.pl/ zgodnie z wymogami opisanymi w SIWZ.
2. Do oferty należy dołączyć JEDZ w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie wraz z plikami stanowiącymi ofertę skompresować do jednego pliku archiwum (ZIP)

Ciąg dalszy pkt III.1.2)
e) oświadczenia Wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne.
f) oświadczenia Wykonawcy o braku wydania prawomocnego wyroku sądu skazującego za wykroczenie na karę ograniczenia wolności lub grzywny w zakresie określonym przez zamawiającego na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 5 i 6 ustawy Pzp.
g) oświadczenia Wykonawcy o braku wydania wobec niego ostatecznej decyzji administracyjnej o naruszeniu obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy, prawa ochrony środowiska lub przepisów o zabezpieczeniu społecznym w zakresie określonym przez zamawiającego na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 7 ustawy Pzp.
h) oświadczenia Wykonawcy o niezaleganiu z opłacaniem podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12.1.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. z 2016 r. poz. 716).
Oświadczenia lub dokumenty potwierdzające spełnianie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu:
a) Wykaz usług z podaniem przedmiotu usług, dat wykonania, nazwy podmiotu na rzecz, którego była świadczona usługa oraz załączenie dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, że zostały wykonane należycie.
b) Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Informacje dodatkowe:
1. Zamawiający Zgodnie z art. 24aa ustawy Pzp, najpierw dokona oceny ofert, a następnie zbada, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
3. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
4. Zamawiający nie przewiduje ustanowienia dynamicznego systemu zakupów.
5. Zamawiający nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej.
6. Zamawiający wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5 % ceny całkowitej podanej w ofercie.
7. Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium przed upływem terminu składania ofert. Wadium należy wnieść w kwocie: 39 000,00 PLN (słownie: trzydzieści dziewięć tysięcy złotych) na zasadach opisanych w rozdziale 9 SIWZ.
8. W niniejszym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu miniPortalu https://miniportal.uzp.gov.pl/, ePUAPu https://epuap.gov.pl/wps/portal oraz poczty elektronicznej, adres e-mail: przetargi@ncbr.gov.pl

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Każdemu Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale VI ustawy Pzp jak dla trybu przetargu nieograniczonego o wartości przekraczającej 144 000 EUR. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt 5 ustawy Pzp.