Sukcesywne świadczenie usług organizacji zagranicznych podróży służbowych

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia są usługi w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych na trasach zagranicznych, rezerwacji i zakupu noclegów za granicą oraz usługi transportu lokalnego.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia są usługi w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych na trasach zagranicznych, rezerwacji i zakupu noclegów za granicą oraz usługi transportu lokalnego. Na zamówienie składają się dwa Zadania:
1) Toruńskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A.
2) Województwa Kujawsko-Pomorskiego.
Każdy z Zamawiających zawrze z Wykonawcą odrębną umowę dotyczącą wykonania jego Zadania.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) wyszukanie optymalnych połączeń zgodnie z dyspozycją Zamawiającego,
2) przedstawienie Zamawiającemu co najmniej trzech propozycji rozwiązań,
3) sprzedaż i dostarczenie Zamawiającemu biletów lotniczych/potwierdzeń rezerwacji lub zakupu noclegów/potwierdzenia zakupu usługi transportu lokalnego,
4) opiekę w trakcie podróży polegającą na pomocy w przypadkach problemowych,
5) zapewnienie opieki posprzedażowej polegającej m.in. na przyjęciu obowiązków w zakresie składania ewentualnych odwołań i reklamacji.
3. Przez jeden bilet rozumie się bilet na trasie „tam i z powrotem”. Przez jeden nocleg rozumie się nocleg dla jednej osoby w pokoju jednoosobowym lub pokoju przeznaczonym dla większej liczby osób. Przez jedną usługę transportu lokalnego rozumie się przejazd tam i z powrotem na lotnisko w odległości maksymalnie 300 km od siedziby danego Zamawiającego. Przejazd tam i z powrotem w ramach jednej usługi transportu lokalnego będzie odbywał się w różnych dniach. (np. przejazd tam 04.03, przejazd z powrotem 09.03).
4. Wielkość szacunkowa zamówienia w okresie obowiązywania umowy wyniesie:
1) Toruńska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A.: 272 biletów na trasach europejskich i pozaeuropejskich, 1576 noclegów oraz 17 usługi transportu lokalnego;
2) Województwo Kujawsko-Pomorskie: 98 biletów na trasach europejskich, 544 noclegów oraz 6 usług transportu lokalnego;
5. Zamawiający przewidują, że podróże będą się odbywały na trasach europejskich: Barcelona, Berlin, Hanower, Kolonia oraz na trasach międzynarodowych: Stany Zjednoczone, Chiny, Indie, Iran. Zamawiający nie wyklucza podróży do innych miast i państw również na innych kontynentach.
5. Zmawiający zastrzega, że wskazane w pkt. 4 liczby usług są liczbami szacunkowymi, służącymi do skalkulowania ceny oferty, porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawcy, z którym Zamawiający zawrze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację Umowy w podanych wielkościach. Usługi dokonane w trakcie obowiązywania umowy mogą różnić się liczbowo od podanych liczb szacunkowych (zarówno mogą być większe lub mniejsze).
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewyczerpania całości przedmiotu zamówienia bez żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy z zastrzeżeniem, że gwarantuje wykonanie zamówienia na minimalnym poziomie 60 %.
7. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia został określony w załączniku do SIWZ - „Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia”.
8. Szczegółowy zakres obowiązków Wykonawcy, został określony w dokumentacji przetargowej, w szczególności w załącznikach do SIWZ - „Wzór umowy TARR S.A.” i „Wzór umowy WK-P”.
9. Zamówienie współfinansowane będzie z projektu „Wsparcie umiędzynarodowienia kujawsko-pomorskich MŚP oraz promocja potencjału gospodarczego regionu”, umowa nr 31/1551/18, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś Priorytetowa 1 - Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działania 1.5 - Opracowywanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałania 1.5.2 - Promocja gospodarcza regionu.

Informacje dodatkowe

Wadium wynosi 5 000,00 PLN. Musi ono być wniesione:
— w formie zgodnej z art. 45 ust. 6 ustawy Pzp,
— na cały okres związania ofertą, tj. 60 dni włącznie z dniem składania ofert,
— przed upływem terminu składania ofert, wskazanym w SIWZ.
W przypadku gwarancji musi ona być bezwarunkową, nieodwołalną i płatną na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego.

Wykaz i krótki opis warunków

Wykonawca musi posiadać uprawnienie do wykonywania określonej w przedmiocie zamówienia działalności lub czynności, jeśli wynika to z odrębnych przepisów. Zamawiający nie stawia szczególnych warunków w zakresie tego warunku.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

1. Warunki w zakresie sytuacji ekonomicznej.
1) Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunki w zakresie sytuacji ekonomicznej, jeżeli wykaże on, że posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej prowadzonej działalności w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie niższą niż 500 000,00 PLN na jedno i wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia.
2) Wartości podane w walutach innych niż PLN należy przeliczyć na PLN wg średniego kursu NBP z na dzień wystawienia dokumentu potwierdzającego ubezpieczenie Wykonawcy o odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest podać kurs przeliczeniowy.
3) Dla Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia sumowaniu podlegają kwoty sum gwarancyjnych polis wystawionych na Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
2. Warunki w zakresie sytuacji finansowej.
1) Wykonawca musie wykazać, że posiada środki finansowe w wysokości 300 000,00 PLN lub zdolność kredytową w tej wysokości.
2) Wartości podane w walutach innych niż PLN należy przeliczyć na PLN wg średniego kursu NBP z na dzień wystawienia dokumentu potwierdzającego spełnienie warunku. Wykonawca zobowiązany jest podać kurs przeliczeniowy.
3) Dla Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia sumowaniu podlegają kwoty wykazywane przez poszczególnych Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

3. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.
4. Wykonawca, który polega na sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, odpowiada solidarnie z podmiotem, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów, za szkodę poniesioną przez Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.
5. Zamawiający ocenia, czy udostępniane Wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz bada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 13-22 i ust. 5 pkt 1 i 8 Ustawy Pzp.
6. Wartości podane w dokumentach w walutach innych niż PLN Wykonawca przeliczy wg. średniego kursu NBP (Tabela A) na dzień podpisania protokołu wystawienia dokumentu. Zamawiający wymaga w takim wypadku podania dokładnej daty wystawienia dokumentu i wskazania kursu, po którym dokonano przeliczenia.
7. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunku na zasadzie „spełnia/nie spełnia” w oparciu o złożone dokumenty i oświadczenia.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

1. Warunki w zakresie zdolności technicznej i zawodowej Wykonawcy.
1) Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunki w zakresie zdolności technicznej i zawodowej, jeśli wykaże, że
a) w okresie 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie, a w przypadku usług okresowych lub ciągłych należycie wykonuje, co najmniej 2 usługi podobne do przedmiotu zamówienia, tj. obejmujące następujące elementy: rezerwacja i sprzedaż biletów lotniczych na trasach zagranicznych oraz rezerwacja noclegów za granicą, o wartości usługi 500 000 PLN brutto każda. W przypadku usług ciągłych lub okresowych, których realizacja jeszcze się nie zakończyła podana w zdaniu poprzednim kwota dotyczy części usługi już wykonanej. Przez jedną usługę Zamawiający rozumie jedną umowę/kontakt;
b) zapewni wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie danych osobowych spełniało wymogi Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
2) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia doświadczenie Wykonawców nie podlega sumowaniu tzn. przynajmniej jeden z Wykonawców musi wykazać się realizacją pełnego zakresu wskazanego w ppkt. 1 a). Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie musi spełniać warunek określony w ppkt. 1 b).
2. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.
3. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, wykonawcy mogą polegać na zdolnościach innych podmiotów, jeśli podmioty te zrealizują usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
4. Zamawiający ocenia, czy udostępniane Wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz bada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 13-22 i ust. 5 pkt 1 i 8 Ustawy Pzp.
5. Wartości podane w dokumentach w walutach innych niż PLN Wykonawca przeliczy wg. średniego kursu NBP (Tabela A) na dzień podpisania protokołu odbioru/wystawienia faktury/wystawienia dokumentu. Zamawiający wymaga w takim wypadku podania dokładnej daty protokołu odbioru/wystawienia faktury/wystawienia dokumentu i wskazania kursu, po którym dokonano przeliczenia.
6. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunku na zasadzie „spełnia/nie spełnia” w oparciu o złożone dokumenty i oświadczenia.

Zamawiającym wyznaczonym do przeprowadzenia postępowania jest Toruńska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. Każdy z Zamawiających zawrze odrębną umowę z Wykonawcą. Oświadczenia, dokumenty, wnioski, informacje itp. Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną, przy użyciu Platformy: https://platformazakupowa.pl. Max. rozmiar przesyłanych plików to 1 GB, max. liczba plików to 20. Wymogi techniczne na https://platformazakupowa.pl .
Zamawiający najpierw dokona oceny ofert, a następnie zbada, czy wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu (art. 24aa ust. 1 Pzp). Zastrzega się możliwość unieważnienia postępowania na podst. art. 93 ust. 1a Pzp.
W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, wobec których brak jest podstaw do wykluczenia na podst. art. 24 ust. 1 pkt 12-23 oraz ust. 5 pkt. 1 i 8 Pzp.
Na wezwanie wykonawca złoży:
1) informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 Pzp;
2) odpis z właściwego rejestru lub centrali ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
3) oświadczenie wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne albo – w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji – dokumentów potwierdzających dokonanie płatności tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcie wiążącego porozumienia w sprawie spłat tych należności;
4) oświadczenie wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne;
5) zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
6) zaświadczenie właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
7) oświadczenie wykonawcy o niezaleganiu z opłacaniem podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12.1.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. z 2016 r. poz. 716);
8) dokument(y) potwierdzający(e), że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie określonym przez zamawiającego;
9) informację z banku lub kasy oszczędnościowo-kredytowej w zakresie określonym przez zamawiającego
10) wykaz usług z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
11) opis środków organizacyjno-technicznych;
12) dokumenty z pkt. 1)-7) powyżej i z par. 9 ust. 1 Rozporz. w sprawie rodzajów dokumentów (Dz.U.2016.1126) dot. podmiotu udostępniającego zasoby i wykonawcy zagranicznego.
Wymagania dotyczące powyższych dokumentów zawiera Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26.7.2016 (Dz.U.2016.1126) w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający.
Z ofertą wykonawca złoży:
1) JEDZ wykonawcy/ów i podmiotu/ów udostępniającego zasoby,
2) zobowiązanie podmiotu/ów udostępniającego zasoby z art. 22a ust. 2 Pzp,
3) Formularz Oferty,
4) stosowne pełnomocnictwa

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołanie:
1) Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy.
2) Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania.
3) Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej,opatrzone odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
4) Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 zdanie drugie Ustawy albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób – w przypadku gdy wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy;
5) Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, a jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, także wobec postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na stronie internetowej – jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy;
6) Odwołanie wobec czynności innych niż określone w pkt. 4 i 5 wnosi się w przypadku zamówień, których wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy – w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
Skarga:
1) Na orzeczenie Izby stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.
2) Skargę wnosi się do sądu okręgowego właściwego dla siedziby albo miejsca zamieszkania zamawiającego.
3) Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby w terminie 7 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23.11.2012 r. – Prawo pocztowe (Dz.U. poz. 1529) jest równoznaczne z jej wniesieniem.
4) Prezes Izby przekazuje skargę wraz z aktami postępowania odwoławczego właściwemu sądowi w terminie 7 dni od dnia jej otrzymania.
5) W terminie 21 dni od dnia wydania orzeczenia skargę może wnieść także Prezes Urzędu. Prezes Urzędu może także przystąpić do toczącego się postępowania. Do czynności podejmowanych przez Prezesa Urzędu stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17.11.1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego o prokuratorze.
6) Skarga powinna czynić zadość wymaganiom przewidzianym dla pisma procesowego oraz zawierać oznaczenie zaskarżonego orzeczenia, przytoczenie zarzutów, zwięzłe ich uzasadnienie, wskazanie dowodów, a także wniosek o uchylenie orzeczenia lub o zmianę orzeczenia w całości lub w części.