Świadczenie usług archiwizacji dokumentów na potrzeby Urzędu Dozoru Technicznego

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia są usługi przejęcia, przechowywania i obsługi dokumentacji, będącej własnością Zamawiającego (zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia zawartym w zał. nr 1 do umowy), a w szczególności:
a) cykliczne przejmowanie przyrostu dokumentacji z siedzib Zamawiającego, w ilości 8000 mb - szacunkowe ilości wskazane zostały w załączniku do wzoru umowy;
b) przejęcie dokumentacji z magazynu akt, który mieści się przy ul. Pass 20/L/7, 05-870 Błonie - w ilości 17 444 mb;

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia są usługi przejęcia, przechowywania i obsługi dokumentacji, będącej własnością Zamawiającego (zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia zawartym w zał. nr 1 do umowy), a w szczególności:
a) cykliczne przejmowanie przyrostu dokumentacji z siedzib Zamawiającego, w ilości 8000 mb - szacunkowe ilości wskazane zostały w załączniku do wzoru umowy;
b) przejęcie dokumentacji z magazynu akt, który mieści się przy ul. Pass 20/L/7, 05-870 Błonie - w ilości 17 444 mb;

Informacje dodatkowe

Termin wykonania zamówienia:
Sukcesywne wykonywanie usług w okresie 36 miesięcy. Przewidywany termin rozpoczęcia realizacji umowy, który może ulec zmianie to wrzesień/październik 2018 r.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Kryteria oceny ofert:
1) Cena 80 % W kryterium „cena”, Zamawiający ofercie z najniższą ceną przyzna maksymalną ilość punktów, tj. 80 pkt, a punkty dla wszystkich pozostałych ofert zostaną wyliczone ze wzoru: Pkt cena = cena oferty z najniższą ceną niepodlegająca odrzuceniu/cena badanej oferty x 80.
2) Czas realizacji usługi – udostępnianie dokumentów: 10 %. Usługa udostępniania w formie skanu: czas realizacji - do 2 godzin roboczych 4 pkt, do 4 godzin roboczych 2 pkt,do 8 godzin roboczych 0 pkt; Usługa udostępniania w formie oryginałów/kopii/pojemników: czas realizacji -do 1 dnia roboczego 6 pkt, do 2 dni roboczych 3 pkt, do 3 dni roboczych 0 pkt;
3) Dodatkowe doświadczenie 10 %. Zamawiający przyzna 2 pkt. za każdą dodatkową usługę powyżej 3 usług wykazanych na potwierdzenie warunku udziału w postępowaniu, jednak nie więcej niż 5 usług.
UWAGA: Do dodatkowych usług wskazanych w ramach kryterium dodatkowe doświadczenie Wykonawca nie musi załączać dowodów należytego wykonania usługi.

Główne cechy procedury udzielania zamówień

W oparciu o przepisy działu III rozdział 6 ustawy z dnia 29.1.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579, ze zm.) w odpowiedzi na ogłoszenie wszyscy zainteresowani wykonawcy składają oferty wraz zinformacjami potwierdzającymi, że nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu.

Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków
1.O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a)nie podlegają wykluczeniu w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 oraz ust. 5 ustawy PZP oraz b)spełniają warunki udziału w postępowaniu opisane w rozdz. III ust. 2 i 3.
2.Wykonawcy spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej:
2.1) Wykonawca wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, trzy usługi odpowiadające swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia, tj. przechowywanie i obsługa dokumentacji przez okres minimum 1 roku, o rocznej wartości usługi nie mniejszej niż 500 000,00 PLN brutto (każda). Zamawiający w celu spełnienia warunku nie dopuszcza sumowania wartości usług realizowanych dla różnych podmiotów. 2.2) Wykonawca musi dysponować minimum trzema osobami zadeklarowanymi w ofercie i skierowanymi przez Wykonawcę do realizacji przedmiotowych usług, zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę w wymiarze pełnego etatu oraz minimum jedną osobą spełniającą wymagania Rozporządzenia MK w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców również zatrudnioną na podstawie umowy o pracę w wymiarze pełnego etatu; 2.3) Wykonawca musi dysponować komputerową bazą danych – zintegrowanym systemem obsługi w zakresie zarządzania magazynem akt oraz systemem obsługi dokumentacji on-line. Systemy te muszą być zgodne z zapisami rozporządzenia MSWiA w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych; 2.4) Wykonawca musi dysponować niszczarnią wyposażoną w urządzenia niszczące (urządzenia służące do niszczenia poufnych danych) umożliwiające zniszczenie dokumentacji pod nadzorem Zamawiającego, zachowując wymogi II klasy ochrony danych; monitorowaną przez minimum dwie kamery przemysłowe; 2.5) Wykonawca musi dysponować zapleczem technicznym umożliwiającym skanowanie dokumentów (do formatu A0) i ich udostępnianie on-line; 2.6) Wykonawca musi dysponować archiwum spełniającym wymagania określone w Rozporządzeniu MK w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. 2.7) Wykonawca musi posiadać Wpis do Rejestru Przechowawców Akt Osobowych i Płacowych prowadzonego przez właściwego Marszałka Województwa. 2.8) Wykonawca musi posiadać certyfikat potwierdzający posiadanie systemu zarządzania zgodnego z normą PN-EN ISO 9001 lub równoważny. 3. Wykonawcy spełniają warunek udziału w postępowaniu w zakresie sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Wykonawca musi posiadać aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia (tj. archiwizacja dokumentacji) na sumę ubezpieczenia na jedno i wszystkie zdarzenia minimum 1 000 000 PLN
Spełnianie powyższych warunków oraz brak podstaw do wykluczenia z powodu niespełniania warunków, Wykonawca jest zobowiązany wykazać nie później niż na dzień składania ofert. Ocena spełnienia w/w warunków zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia
Na podstawie złożonych wraz z ofertą oświadczeń oraz dokumentów wymienionych w dziale V niniejszej SIWZS. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, że w/w warunki Wykonawca spełnił. Niespełnienie w/w warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania i uznaniem oferty za odrzuconą.
Termin związania ofertą wynosi 60 dni.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej, podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub równoważnego środka, spełniającego wymagania dla tego rodzaju podpisu. Odwołujący przesyła kopię odwołania zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Odwołanie wnosi się: w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 zdanie drugie ustawy Pzp albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, a jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, także wobec postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na stronie internetowej. Odwołanie wobec czynności innych niż określone powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.