Opis zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelowych w kraju i za granicą na potrzeby komórek organizacyjnych Kancelarii Senatu, przez 18 miesięcy od następnego dnia po podpisaniu umowy, albo do wyczerpania kwoty brutto umowy.
2. Usługa obejmuje:
1) zakwaterowanie senatorów, pracowników zamawiającego lub wskazanych przez zamawiającego osób niebędących pracownikami zamawiającego w ramach krajowych i zagranicznych podróży służbowych, z wyłączeniem delegacji na szczeblu Marszałka Senatu RP;
2) zakwaterowanie gości krajowych i zagranicznych zamawiającego na terenie kraju, z wyłączeniem wizyt delegacji zagranicznych na szczeblu przewodniczących parlamentów lub innych osób objętych ochroną Służby Ochrony Państwa;
3) zakwaterowanie innych osób wskazanych przez zamawiającego na terenie kraju i za granicą.
3. Do zadań wykonawcy należy w szczególności:
1) wyszukiwanie oraz rezerwacja i zakup miejsc noclegowych oraz innych dodatkowych usług w hotelach w kraju i za granicą,
2) dostarczanie potwierdzeń rezerwacji hotelowych do siedziby zamawiającego lub miejsca wskazanego przez zamawiającego w wersji papierowej lub drogą elektroniczną,
3) zapewnienie gwarancji płatności (np. kartą kredytową) za noclegi i usługi rezerwowane w hotelach krajowych i zagranicznych,
4) zapewnienia płatności należnych hotelom za rezerwowane usługi wraz z wszelkimi dodatkowymi opłatami typu kaucje, taksy zabezpieczające, opłaty klimatyczne,
5) reprezentowanie zamawiającego w sprawach odwołań i reklamacji, wynikających z rezerwacji i zakupu usług hotelowych dokonywanych za pośrednictwem wykonawcy.
4. Realizowane przez wykonawcę usługi obejmują następujące kategorie:
1) rezerwacje usług hotelowych w kraju:
a) dokonywane przez wykonawcę, w całości obciążające zamawiającego,
b) dokonywane przez wykonawcę, w części obciążające zamawiającego, a w części zakwaterowanych w hotelu gości zamawiającego,
c) dokonywane przez wykonawcę, w całości obciążające zakwaterowanych w hotelu gości zamawiającego,
2) rezerwacje usług hotelowych za granicą:
a) dokonywane przez wykonawcę, w całości obciążające zamawiającego,
b) dokonywane w obiektach wskazanych przez gospodarza lub organizatora wydarzeń, w których biorą udział osoby delegowane przez zamawiającego w podróż służbową (dalej jako „gospodarz lub organizator”), potwierdzane przez wykonawcę, w części obciążające zamawiającego, a w części gospodarza lub organizatora,
c) dokonywane przez gospodarza lub organizatora, potwierdzane przez wykonawcę, w całości obciążające zamawiającego.
5. Szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SIWZ - opis przedmiotu zamówienia i załączniki nr 1a i 1b do opisu przedmiotu zamówienia.
Zamawiający informuje również, że:
1. Zaszyfrowaną ofertę należy złożyć w języku polskim w oryginale, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zamawiający nie dopuszcza złożenia skanu oferty opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
2. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy wynosi 150 MB. Dopuszcza się złożenie oferty w formacie danych doc, docx.
3. Identyfikator postępowania i klucz publiczny postępowania dostępne będą na Liście wszystkich postępowań na miniPortalu oraz będzie stanowić załącznik do SIWZ.
4. Ofertę z załącznikami należy złożyć za pomocą dedykowanego „formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” dostępnego na e-PUAP i udostępnionego również na miniPortalu.
5. Przygotowaną ofertę należy zaszyfrować. Szyfrowanie ofert jest opisane w Rozdziale V punkt V.2. instrukcji korzystania z miniPortalu. Szczegóły dotyczące korzystania z miniPortalu są zamieszczone pod adresem:
https://miniportal.uzp.gov.pl/. Klucz publiczny niezbędny do zaszyfrowania oferty przez wykonawcę jest dostępny na miniPortalu. Wykonawca poda w formularzu oferty adres skrzynki ePUAP, na którym prowadzona będzie korespondencja związana z postępowaniem.