Świadczenie usług w zakresie organizacji kongresu pn. Forum Promocji Województwa Łódzkiego 2018

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie organizacji kongresu pn. Forum Promocji Województwa Łódzkiego 2018, zwanego dalej „Forum”.
Zadaniem Wykonawcy będzie realizacja usługi, składającej się z trzech etapów:
Etap I
Usługi hotelarskie i gastronomiczne w czasie trwania Forum i w dniu poprzedzającym Forum.
Etap II
Produkcja materiałów konferencyjnych, zgodnie z projektami graficznymi dostarczonymi przez Zamawiającego lub Wykonawcę, z terminem realizacji do dnia poprzedzającego Forum.
Etap III
Usługi konferencyjne wraz z obsługą techniczną Forum, które wykonane zostaną od dnia podpisania umowy do trzech dni od dnia zakończenia Forum.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie organizacji kongresu pn. Forum Promocji Województwa Łódzkiego 2018, zwanego dalej „Forum”.
Zadaniem Wykonawcy będzie realizacja usługi, składającej się z trzech etapów:
Etap I
Usługi hotelarskie i gastronomiczne w czasie trwania Forum i w dniu poprzedzającym Forum.
Etap II
Produkcja materiałów konferencyjnych, zgodnie z projektami graficznymi dostarczonymi przez Zamawiającego lub Wykonawcę, z terminem realizacji do dnia poprzedzającego Forum.
Etap III
Usługi konferencyjne wraz z obsługą techniczną Forum, które wykonane zostaną od dnia podpisania umowy do trzech dni od dnia zakończenia Forum.
Zamawiający wymaga, aby miejscem do zorganizowania Forum był hotel minimum trzygwiazdkowy (wpisany do centralnego wykazu obiektów hotelarskich oraz posiadający decyzję właściwego organu o zaszeregowaniu obiektu do rodzaju i nadaniu kategorii minimum ***), położony w granicach administracyjnych województwa łódzkiego, zapewniający minimum 240 miejsc noclegowych w pokojach jedno i dwuosobowych, dysponujący odpowiednią bazą konferencyjną i bazą gastronomiczną, zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia. Hotel dysponować musi wszystkimi niezbędnymi pozwoleniami do prowadzenia działalności hotelarskiej, świadczenia usług konferencyjnych i gastronomicznych. Infrastruktura hotelu ma być dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych. Hotel zapewni ponadto uczestnikom Forum darmowy dostęp do Internetu w miejscu odbywania się Forum.
Zamawiający nie wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia z uwagi na charakter wykonywanych czynności.
2. W Ogłoszeniu i załącznikach do Ogłoszenia jest mowa o produktach/narzędziach z podaniem znaków towarowych, patentów, nazw własnych lub pochodzenia i tym wskazaniom towarzyszą wyrazy „lub równoważne”. Oznaczenia i nazwy własne produktów/ narzędzi służą wyłącznie do opisania minimalnych parametrów technicznych, które powinny spełniać te produkty. Zamawiający podkreśla, iż zgodnie z art. 30 ust. 5 ustawy Pzp ciężar udowodnienia, że oferowany przedmiot zamówienia jest równoważny w stosunku do wymagań określonych przez Zamawiającego w Ogłoszeniu spoczywa na składającym ofertę. Za produkty/ narzędzia równoważne przyjmuje się produkty/narzędzia, które posiadają nie gorsze cechy jakościowe, funkcjonalne, wydajnościowe, użytkowe od narzędzi/produktów wskazanych przez Zamawiającego.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik Nr 1 do Ogłoszenia – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia oraz Załącznik Nr 7 do Ogłoszenia – projekt umowy.

Informacje dodatkowe

Dot. punktu II.2.7) nin. ogł.
Okres obowiązywania zamówienia:
Przedmiot zamówienia realizowany będzie w terminie od dnia zawarcia umowy do dnia 29.6.2018 r.
Forum Promocji odbędzie się w dniach 25-26.6.2018 roku.
Szczegółowe informacje dotyczące terminów realizacji zamówienia zawiera Opis Przedmiotu Zamówienia (Załącznik Nr 1 do Ogłoszenia).

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Kryterium: Cena 50 %.
Kryterium: Wartość merytoryczna – 50 %.
Szczegółowy opis punktacji w przyjętych kryteriach znajduję się w punkcie 12 Ogłoszenia o zamówieniu.
Uwaga: Warunki udziału w postępowaniu znajdują się w punkcie: VI.3) niniejszego ogłoszenia -Informacje dodatkowe.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają, na poziomie opisanym poniżej warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
Zamawiający uzna, że Wykonawcy spełniają niniejszy warunek, jeżeli:
a) wykażą, iż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonali (zakończyli) przynajmniej jedną usługę, o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 PLN brutto. obejmującą swoim zakresem organizację kongresu/konferencji/sympozjum dla minimum 250 osób.
b) wykażą, że dysponują lub będą dysponować zespołem (zespół ten zostanie wyznaczony do realizacji zamówienia), w skład którego wchodzić musi przynajmniej:
B1) Jeden koordynator organizacyjny projektu, mający doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w nadzorowaniu i/lub koordynowaniu przebiegu co najmniej dwóch kongresów/konferencji/sympozjów na co najmniej 250 uczestników każdy.
B2) Jeden koordynator ds. rekrutacji i rejestracji, mający doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w nadzorowaniu/ koordynowaniu procesów rejestracji i rekrutacji w ramach co najmniej jednego kongresu/konferencji/sympozjum na co najmniej 250 uczestników każdy.
B3) Jeden koordynator marketingu internetowego, mającego doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w nadzorowaniu/ koordynowaniu procesów zarządzania stroną internetową na potrzeby promocji i budowania bazy odbiorców w ramach co najmniej jednego kongresu /konferencji/sympozjum na co najmniej 250 uczestników każdy.
Dla spełnienia ww. warunków Wykonawca ma wskazać minimum dwie osoby, z zastrzeżeniem, iż koordynator organizacyjny projektu nie może pełnić innych funkcji. Każda ze wskazanych osób musi posiadać doświadczenie wymagane do pełnienia wymienionych wyżej funkcji.
W przypadku zaistnienia w trakcie wykonywania zamówienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających wykonywanie zamówienia przez którąś ze wskazanych przez Wykonawcę osób (dotyczy to także prelegentów), Wykonawca będzie mógł zmienić personel delegowany do wykonywania zamówienia – z zastrzeżeniem, iż w takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest przedstawić do zatwierdzenia Zamawiającemu osobę, która spełnia wymogi określone powyżej dla osoby, którą będzie miała zastąpić. Wykonawcy nie będzie przysługiwać roszczenie o zwrot kosztów wynikających bezpośrednio lub pośrednio z usunięcia lub wymiany osób, wyznaczonych przez Wykonawcę do wykonania przedmiotu zamówienia.
Dla potrzeb oceny spełniania warunków określonych powyżej, jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty podawany przez NBP na dzień opublikowania ogłoszenia o zamówieniu w Dz.U. UE. Jeżeli w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dz.U. UE, NBP nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia, po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dz.U. UE, w którym zostanie on opublikowany.
2. Z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wyklucza się Wykonawcę, w stosunku do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 12-23 ustawy Pzp. Zamawiający wykluczy Wykonawcę w przypadkach określonych w art. 24 ust. 5 pkt.2 i 4 ustawy Pzp.
Uwaga: Wszelkie pozostałe informacje dot. postępowania (w tym dotyczące składanych dokumentów) których ze względu na ograniczoną liczbę znaków niniejszego formularza, nie można było w nim umieścić, znajdują się w ogłoszeniu o zamówieniu wraz z załącznikami udostępnionymi na stronie internetowej Zamawiającego, tj.: www.bip.lodzkie.pl wraz z opublikowanym w Dz.U. UE niniejszym ogłoszeniem.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności Zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której Zamawiający był zobowiązany na podstawie ustawy.
2. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 ust. Pzp zdanie drugie albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób.
3. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym UE lub zamieszczenia ogłoszenia na stronie internetowej Zamawiającego.
4. Odwołanie wobec czynności innych niż określone w pkt 2 i 3 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
5. Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności Zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania.
6. Odwołanie wnosi się do Prezesa KIO w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
7. Odwołujący przesyła kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, iż Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
8. Na orzeczenie KIO stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu okręgowego właściwego dla siedziby Zamawiającego, którą wnosi się za pośrednictwem Prezesa KIO w terminie 7 dni od dnia doręczenia orzeczenia KIO, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23.11.2012 r. - Prawo pocztowe (Dz.U. poz. 1529) jest równoznaczne z jej wniesieniem.

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie organizacji kongresu pn. Forum Promocji Województwa Łódzkiego 2018, zwanego dalej „Forum”.
Zadaniem Wykonawcy będzie realizacja usługi, składającej się z trzech etapów:
Etap I.
Usługi hotelarskie i gastronomiczne w czasie trwania Forum i w dniu poprzedzającym Forum.
Etap II.
Produkcja materiałów konferencyjnych, zgodnie z projektami graficznymi dostarczonymi przez Zamawiającego lub Wykonawcę, z terminem realizacji do dnia poprzedzającego Forum.
Etap III.
Usługi konferencyjne wraz z obsługą techniczną Forum, które wykonane zostaną od dnia podpisania umowy do trzech dni od dnia zakończenia Forum.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie organizacji kongresu pn. Forum Promocji Województwa Łódzkiego 2018, zwanego dalej „Forum”.
Zadaniem Wykonawcy będzie realizacja usługi, składającej się z trzech etapów:
Etap I.
Usługi hotelarskie i gastronomiczne w czasie trwania Forum i w dniu poprzedzającym Forum.
Etap II.
Produkcja materiałów konferencyjnych, zgodnie z projektami graficznymi dostarczonymi przez Zamawiającego lub Wykonawcę, z terminem realizacji do dnia poprzedzającego Forum.
Etap III.
Usługi konferencyjne wraz z obsługą techniczną Forum, które wykonane zostaną od dnia podpisania umowy do trzech dni od dnia zakończenia Forum.
Zamawiający wymaga, aby miejscem do zorganizowania Forum był hotel minimum trzygwiazdkowy (wpisany do centralnego wykazu obiektów hotelarskich oraz posiadający decyzję właściwego organu o zaszeregowaniu obiektu do rodzaju i nadaniu kategorii minimum ***), położony w granicach administracyjnych województwa łódzkiego, zapewniający minimum 240 miejsc noclegowych w pokojach jedno i dwuosobowych, dysponujący odpowiednią bazą konferencyjną i bazą gastronomiczną, zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia. Hotel dysponować musi wszystkimi niezbędnymi pozwoleniami do prowadzenia działalności hotelarskiej, świadczenia usług konferencyjnych i gastronomicznych. Infrastruktura hotelu ma być dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych. Hotel zapewni ponadto uczestnikom Forum darmowy dostęp do Internetu w miejscu odbywania się Forum.
Zamawiający nie wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia z uwagi na charakter wykonywanych czynności.
2. W Ogłoszeniu i załącznikach do Ogłoszenia jest mowa o produktach/narzędziach z podaniem znaków towarowych, patentów, nazw własnych lub pochodzenia i tym wskazaniom towarzyszą wyrazy „lub równoważne”. Oznaczenia i nazwy własne produktów/narzędzi służą wyłącznie do opisania minimalnych parametrów technicznych, które powinny spełniać te produkty. Zamawiający podkreśla, iż zgodnie z art. 30 ust. 5 ustawy Pzp ciężar udowodnienia, że oferowany przedmiot zamówienia jest równoważny w stosunku do wymagań określonych przez Zamawiającego w Ogłoszeniu spoczywa na składającym ofertę. Za produkty/ narzędzia równoważne przyjmuje się produkty/narzędzia, które posiadają nie gorsze cechy jakościowe, funkcjonalne, wydajnościowe, użytkowe od narzędzi/produktów wskazanych przez Zamawiającego.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik Nr 1 do Ogłoszenia – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia oraz Załącznik Nr 7 do Ogłoszenia – projekt umowy.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności Zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której Zamawiający był zobowiązany na podstawie ustawy.
2. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 ust. Pzp zdanie drugie albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób.
3. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym UE lub zamieszczenia ogłoszenia na stronie internetowej Zamawiającego.
4. Odwołanie wobec czynności innych niż określone w pkt 2 i 3 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
5. Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności Zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania.
6. Odwołanie wnosi się do Prezesa KIO w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
7. Odwołujący przesyła kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, iż Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
8. Na orzeczenie KIO stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu okręgowego właściwego dla siedziby Zamawiającego, którą wnosi się za pośrednictwem Prezesa KIO w terminie 7 dni od dnia doręczenia orzeczenia KIO, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23.11.2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. poz. 1529) jest równoznaczne z jej wniesieniem.