Opis zamówienia
Zamówienie ma być realizowane z zachowaniem następujących zasad:
1. Realizacja usługi zgodnie z zamówieniem, w najkorzystniejszym pod względem cenowym i czasowym dla Zamawiającego wariancie.
2. Przedstawianie przedstawicielowi Zamawiającego wariantów połączeń z uwzględnieniem wszelkich preferencji tj. ceny, czasu podróży i minimalnej ilości przesiadek w ustalony, dogodny dla niego sposób (fax, tel. e-mail).
3. Uwzględnianie wszelkich zmian, co do terminu, planu podróży, nazwisk osób podróżujących, standardu usługi. Przez standard rozumie się klasę ekonomiczną i biznes.
4. W przypadku braku miejsc w klasie ekonomicznej i dokonaniu rezerwacji w klasie droższej, sprawdzanie przez Wykonawcę, czy zwolniło się miejsce w klasie tańszej i jeśli istnieje taka możliwość, Wykonawca odpowiednio zmienia rezerwację.
5. Zakup biletu następuje po złożeniu przez przedstawiciela Zamawiającego, tj. jednostki organizacyjne wyżej wymienione - zamówienie pisemne, faksem lub drogą elektroniczną - (zamówienie na bilet lotniczy, zamówienie na bilet kolejowy) podpisanego przez upoważnionych pracowników zgodnie z przepisami taryfowymi.
6. Bezpłatne dostarczenie zamówionych biletów wraz z fakturą VAT, każdorazowo w terminie ustalonym przez strony, nie później jednak niż 24 godziny przed rozpoczęciem podróży, której dotyczy bilet. Wykonawca dostarczy bilet wraz z fakturą VAT pod wskazany przez przedstawiciela Zamawiającego adres, w granicach administracyjnych m. st. Warszawy. Przedstawiciel Zamawiającego ma prawo do rezygnacji z usługi dostarczenia biletu.
7. W przypadku zwrotu biletu z powodu odwołania wyjazdu, Wykonawca zwraca Zamawiającemu na podstawie faktury korygującej tę część zapłaconej kwoty, która pozostanie po potrąceniu kosztów obliczonych zgodnie z zasadami określonymi w regulaminach przewoźnika realizującego dane zamówienie.
8. Wykonawca zobowiązuje się do sporządzania i przedkładania w siedzibie Zamawiającego miesięcznych zestawień zbiorczych sprzedanych biletów na podstawie zamówień przedstawicieli Zamawiającego, zawierających imię i nazwisko pasażera, trasę podróży, datę wyjazdu/powrotu, cenę jednostkową biletu do zapłacenia, zastosowany upust cenowy.
9. Przedstawicielowi Zamawiającego będzie przysługiwało prawo porównania cen biletów lotniczych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów na ten sam dzień i trasę oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej. W przypadku stwierdzenia różnicy, w cenie biletu oferowanego przez Wykonawcę, a ceną biletu w innym biurze na korzyść Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany sprzedać bilet w cenie oferowanej przez to biuro.
10. Zamawiający preferuje wystawianie biletów w formie papierowej (bez dodatkowych z tego tytułu opłat). Jeżeli dany przewoźnik nie wystawia biletów w takiej formie, dopuszcza się wystawienie biletu elektronicznego.
11. Zamawiający dopuszcza możliwość podróżowania na bazie dwóch lub większej ilości odrębnych biletów.
12. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do:
a) rezerwacji i zakupu biletów lotniczych z zachowaniem uczciwości handlowej (w klasach wymaganych przez Zamawiającego m. in.: ekonomicznej i biznes na trasach europejskich i reszty świata), wg obowiązujących taryf określonych przez przewoźnika, z zastrzeżeniem, że przeloty muszą być realizowane przez przewoźników posiadających certyfikat Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego, zwany dalej jako: „IATA” lub posiadających autoryzację IATA. Jednocześnie Zamawiający nie dopuszcza możliwości realizacji przelotów przez przewoźników tzw. „tanich linii lotniczych”. Ponadto Zamawiający nie dopuszcza możliwości stosowania połączeń lotniczych z noclegiem na trasie,
b) rezerwacji i zakupu biletów kolejowych (w klasie i rodzaju pociągu wybranych przez Zamawiającego), wg obowiązujących taryf określonych przez przewoźnika,
c) pośrednictwa między przedstawicielem Zamawiającego a przewoźnikiem w sprawach reklamacyjnych,
d) oferowania biletów dla osób pełnoletnich w