Opis zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na pełnieniu funkcji Zewnętrznego podmiotu zarządzającego projektem pn. „Podniesienie dostępności e-usług danych przestrzennych państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego we Wrocławiu” dofinansowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego” zwanego dalej w treści Projektem.
Do zadań podmiotu zewnętrznego będzie należało:
Etap 1. Przygotowywanie postępowań na wybór podmiotu/podmiotów realizujących projekt; dotyczy zadań nr 2 (Harmonizacja danych do modelu INSPIRE) i nr 3 (Utworzenie i udostępnienie zbioru otwartych danych sektora informacji publicznej), w tym:
• opracowanie projektów SIWZ,
• opracowanie szczegółowych opisów przedmiotu zamówienia,
• opracowanie projektów umów,
• opracowanie projektów załączników do SIWZ,
• opracowanie wymaganych ustawą wezwań, zawiadomień, informacji, ewentualnych zmian i modyfikacji SIWZ, odpowiedzi na pytania Wykonawców dotyczące SIWZ,
• udział w pracach komisji przetargowych (w charakterze biegłego),
• udział w przygotowywaniu odpowiedzi na ewentualne środki ochrony prawnej.
Etap 2. Pełnienie kompleksowego nadzoru nad realizacją całego Projektu w tym:
• koordynowanie przebiegu działań Projektu oraz kontrola zgodności przebiegu prac Projektu z wymaganiami SIWZ, kontakt z Wykonawcami wybranymi do realizacji projektu, współpraca z działami Urzędu Miejskiego współpracującymi przy realizacji projektu.
• Monitoring prac,
• Sporządzanie miesięcznych raportów (sprawozdań) z postępów realizacji projektu dla każdego obszaru – opracowywanych do 5 dnia miesiąca po zakończeniu miesiąca objętego raportem, oraz niezwłocznie na każde wezwanie Zamawiającego raportów z postępów prac w zakresie wykonywanego projektu,
• Informowanie Zamawiającego o wszystkich występujących oraz przewidywanych problemach oraz proponowanie działań zapobiegawczych i naprawczych,
• Współpraca z komórkami organizacyjnymi Zamawiającego,
• Kontakt z Wykonawcami w sprawach technicznych i merytorycznych,
• Nadzór nad tworzoną przez Wykonawców dokumentacją techniczną,
• Uczestnictwo w odbiorach poszczególnych etapów oraz odbioru końcowego.
• Wspieranie Zamawiającego przy rozwiązywaniu problemów i sporów powstałych w czasie realizacji umów z Wykonawcami.
Etap 3. przygotowywanie i systematyczne prowadzenie dokumentów zarządczych w tym w szczególności Dokumentacji Inicjującej Projekt, Planu Projektu, Szczegółowego harmonogramu projektu, Rejestru ryzyka, Rejestru Jakości, Rejestru Zagadnień, Raportów okresowych, Raportów z ewaluacji projektu i Raportu końcowego zgodnie z certyfikatem PRINCE2 lub równoważnym, wydanym przez instytucję uprawnioną do międzynarodowej certyfikacji. Przez wymóg równoważności należy rozumieć certyfikat potwierdzający zdobycie umiejętności zarządzania projektem w zakresie planowania jakości, zarządzania ryzykiem, zarządzania zmianą, zarządzania zespołem projektowym. Potwierdzenie powinno zostać wydane w formie certyfikatu przez organizację zajmującą się akredytacją i certyfikacją.
Etap 4. Bieżąca kontrola finansowa projektu, rozliczanie projektu w tym m. in.:
• Sporządzanie projektów sprawozdań i wniosków o płatność, aż do rozliczenia projektu.
• Sprawdzanie dokumentów rozliczeniowych otrzymanych od Wykonawców projektu, pod względem merytorycznym i rachunkowym
• Weryfikacja dokumentów finansowych, faktur,
• Udział i czynne wyjaśnianie ewentualnych wątpliwości w kontrolach przeprowadzanych przez instytucje uprawnione do kontroli w czasie trwania umowy oraz przygotowywanie materiałów i dokumentów dla potrzeb planowanych lub prowadzonych kontroli.
• Współpraca z Zamawiającym w zakresie dostarczania wszystkich niezbędnych dokumentów dotyczących rozliczeń.
• Raportowanie miesięczne w obszarze finansowym.
Realizacja zadań przez Zewnętrzny Podmiot Zarządzający Projektem powinna być prowadzona zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie.