Budowa systemu obiegu dokumentów pozwalającego na zarządzanie i modelowanie procesów oraz implementację wybranych procesów wewnętrznych

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest budowa systemu obiegu dokumentów pozwalającego na zarządzanie i modelowanie procesów oraz implementację wybranych procesów wewnętrznych (4 etapy):
— etap 1 – analiza przedwdrożeniowa,
— etap 2 – dostawy, instalacje,
— etap 3 – wdrożenie procesów,
— etap 4 – szkolenia, dokumentacja.

Opis zamówienia

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do:
1. etap 1 – wykonania analizy przedwdrożeniowej;
2. etap 2:
a. dostawy licencji platformy systemu obiegu dokumentów;
b. instalacji platformy elektronicznego obiegu dokumentów (workflow) wraz z automatyzacją procesów biznesowych;
c. dostawy urządzeń skanujących;
3. etap 3 – wdrożenia następujących procesów w ramach dostarczonej platformy:
a. w obszarze „finanse i kontroling”:
— przygotowywanie i kontrola realizacji budżetu jednostek i uczelni,
— wnioski o zakup, realizację zlecenia, umowy i zgłoszenia wydawniczego,
— obsługa faktur kosztowych,
— przygotowywanie umów i wewnętrznych aktów prawnych, obsługa prawna.
b. w obszarze „administracja uczelnią”:
— korespondencja przychodząca, wychodząca i wewnętrzna;
c. w obszarze „zarządzanie nieruchomościami i inwestycje”:
— komercyjna rezerwacja pomieszczeń;
d. w obszarze „zapewnianie zasobów ludzkich”:
— obsługa delegacji krajowych i zagranicznych, wykorzystanie samochodów prywatnych,
— obsługa urlopów,
— obsługa wniosków kadrowych,
— rekrutacja pracowników;
e. archiwum dokumentów elektronicznych;
f. opracowanie mechanizmów i wykonania integracji z systemami wykorzystywanymi na Uczelni istotnych z punktu widzenia implementacji procesów;
4. etap 4:
a. przeprowadzenia szkolenia dla administratorów systemu obiegu dokumentów;
b. przeprowadzenia zestawu szkoleń dla pracowników Zamawiającego. Wymagane jest przeprowadzenie 20 szkoleń w formie jednodniowych warsztatów dla grup maksymalnie 20-osobowych;
c. opracowania i dostarczenie w wersji elektronicznej dokumentacji dla administratorów i użytkowników końcowych systemu;
5. świadczenia serwisu gwarancyjnego w okresie 36 miesięcy od zakończenia projektu obejmującego prace konsultantów/serwisantów i aktualizację oprogramowania do najnowszych dostępnych wersji.
Uwaga!
Zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych. W przypadkach, kiedy w opisie przedmiotu zamówienia wskazane zostały znaki towarowe, patenty, pochodzenie, źródło lub szczególny proces, charakteryzujące określone produkty lub usługi, oznacza to, że Zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń i jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia. W takich sytuacjach ewentualne wskazania na znaki towarowe, patenty, pochodzenie, źródło lub szczególny proces, należy odczytywać z wyrazami „lub równoważne”. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez Zamawiającego, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia. W sytuacjach, kiedy Zamawiający opisuje przedmiot zamówienia poprzez odniesienie się do norm, europejskich ocen technicznych, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 5.

Kryteriami, jakimi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, są:
— cena oferty brutto – waga 40 pkt,
— czas realizacji – waga 20 pkt,
— funkcjonalność platformy – waga 40 pkt.