Budowa systemu obiegu dokumentów pozwalającego na zarządzanie i modelowanie procesów oraz implementację wybranych procesów wewnętrznych

Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie

Przedmiotem zamówienia jest budowa systemu obiegu dokumentów pozwalającego na zarządzanie i modelowanie procesów oraz implementację wybranych procesów wewnętrznych (4 etapy):
– etap 1 – analiza przedwdrożeniowa,
– etap 2 – dostawy, instalacje,
– etap 3 – wdrożenie procesów,
– etap 4 – szkolenia, dokumentacja.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2020-01-03. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2019-11-26.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• OPTeam S.A.

Kto?

• Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie

Co?

Gdzie?

• Małopolskie › Miasto Kraków

Historia zamówień

Data	Dokument
2019-11-26	Ogłoszenie o zamówieniu
2019-12-20	Dodatkowe informacje
2019-12-24	Dodatkowe informacje
2020-02-19	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2019-11-26)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Usługi wdrażania oprogramowania
Numer referencyjny: 42/PN/COI/2019
Krótki opis:

Przedmiotem zamówienia jest budowa systemu obiegu dokumentów pozwalającego na zarządzanie i modelowanie procesów oraz implementację wybranych procesów wewnętrznych (4 etapy): – etap 1 – analiza przedwdrożeniowa, – etap 2 – dostawy, instalacje, – etap 3 – wdrożenie procesów, – etap 4 – szkolenia, dokumentacja.

Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Usługi
Regulacja: Unia Europejska
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi wdrażania oprogramowania 📦
Dodatkowy kod CPV: Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 📦
Miejsce wykonania
Region NUTS: Miasto Kraków 🏙️

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Podmiot prawa publicznego
Nazwa instytucji zamawiającej: Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie
Adres pocztowy: ul. Podchorążych 2, pok. 112
Kod pocztowy: 30-084
Miasto pocztowe: Kraków
Kontakt
Adres internetowy: http://www.up.krakow.pl 🌏
E-mail: przetargi@up.krakow.pl 📧
Telefon: +48 126626424 📞
Fax: +48 126372243 📠
URL dokumentów: http://www.up.krakow.pl 🌏
URL do udziału: https://portal.smartpzp.pl/up 🌏

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2019-11-26 📅
Termin składania ofert: 2020-01-03 📅
Data publikacji: 2019-11-29 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2019/S 231-566827
Numer Dz.U.-S: 231
Informacje dodatkowe
Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 35 000,00 PLN.

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

Przedmiotem zamówienia jest budowa systemu obiegu dokumentów pozwalającego na zarządzanie i modelowanie procesów oraz implementację wybranych procesów wewnętrznych (4 etapy):

– etap 1 – analiza przedwdrożeniowa,

– etap 2 – dostawy, instalacje,

– etap 3 – wdrożenie procesów,

– etap 4 – szkolenia, dokumentacja.

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do:

1. Etap 1 – wykonania analizy przedwdrożeniowej.

2. Etap 2

a. dostawy licencji platformy systemu obiegu dokumentów,

b. instalacji platformy elektronicznego obiegu dokumentów (workflow) wraz z automatyzacją procesów biznesowych,

c. dostawy urządzeń skanujących.

3. Etap 3 – Wdrożenia następujących procesów w ramach dostarczonej platformy:

a. w obszarze „Finanse i kontroling”:

– przygotowywanie i kontrola realizacji budżetu jednostek i uczelni,

– wnioski o zakup, realizację zlecenia, umowy i zgłoszenia wydawniczego,

– obsługa faktur kosztowych,

– przygotowywanie umów i wewnętrznych aktów prawnych, obsługa prawna;

b. w obszarze „Administracja uczelnią”

– korespondencja przychodząca, wychodząca i wewnętrzna;

c. w obszarze „Zarządzanie nieruchomościami i inwestycje”

– komercyjna rezerwacja pomieszczeń;

d. w obszarze „Zapewnianie zasobów ludzkich”

– obsługa delegacji krajowych i zagranicznych, wykorzystanie samochodów prywatnych

• obsługa urlopów,

• obsługa wniosków kadrowych,

• rekrutacja pracowników;

e. archiwum dokumentów elektronicznych;

f. opracowanie mechanizmów i wykonania integracji z systemami wykorzystywanymi na uczelni istotnych z punktu widzenia implementacji procesów.

4. Etap 4:

a. przeprowadzenia szkolenia dla administratorów systemu obiegu dokumentów,

b. przeprowadzenie zestawu szkoleń dla pracowników Zamawiającego. Wymagane jest przeprowadzenie 20 szkoleń w formie jednodniowych warsztatów dla grup maksymalnie 20-osobowych,

c. opracowania i dostarczenie w wersji elektronicznej dokumentacji dla administratorów i użytkowników końcowych systemu.

5. Świadczenia serwisu gwarancyjnego w okresie 36 miesięcy od zakończenia projektu obejmującego prace konsultantów/serwisantów i aktualizację oprogramowania do najnowszych dostępnych wersji.

Uwaga!

Zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych. W przypadkach, kiedy w opisie przedmiotu zamówienia wskazane zostały znaki towarowe, patenty, pochodzenie, źródło lub szczególny proces, charakteryzujące określone produkty lub usługi, oznacza to, że Zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń i jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia. W takich sytuacjach ewentualne wskazania na znaki towarowe, patenty, pochodzenie, źródło lub szczególny proces, należy odczytywać z wyrazami „lub równoważne”. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez Zamawiającego, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia. W sytuacjach, kiedy Zamawiający opisuje przedmiot zamówienia poprzez odniesienie się do norm, europejskich ocen technicznych, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 5.

Czas trwania: 24 miesięcy
Nazwa projektu lub programu finansowanego przez UE: „Uczelnia najwyższej jakości – UP to the TOP” Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego
Informacje dodatkowe: Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 35 000,00 PLN.
Miejsce wykonania
Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności: Kraków, ul. Podchorążych 2, POLSKA

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Zdolność do prowadzenia działalności zawodowej: Zamawiający nie żąda oświadczeń lub dokumentów
Sytuacja gospodarcza i finansowa:

Wykonawca przedstawi aktualną polisę lub inny dokument ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej OC w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę 1 000 000,00 PLN.

Zdolności techniczne i zawodowe:

W okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie:

— realizacja co najmniej 2 systemów informatycznych obejmujących wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentu gdzie wartość systemu EOD (licencje, konfiguracja, wdrożenie) wynosiła co najmniej 900 000,00 PLN brutto (łącznie),

— posiadanie doświadczenia (potwierdzone co najmniej 2 przykładami) wdrożenia procesów w następującym zakresie: kancelaria (pisma przychodzące, wychodzące), faktury, wnioski urlopowe, obsługa delegacji,

— posiadanie doświadczenia w wykonaniu integracji…

… systemów Elektronicznego Obiegu Dokumentów z systemem ERP dla co najmniej 2 projektów,

… systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów z systemem e-PUAP w zakresie autentykacji oraz integracji ze skrzynką podawczą e-PUAP.

Zamawiający wymaga aby Wykonawca dysponował następującym zespołem projektowym posiadającym doświadczenie we wdrażanie systemów elektronicznego obiegu dokumentów potwierdzone stosownymi dokumentami. W okresie ostatnich 5 lat uczestniczyli oni w realizacji co najmniej 2 projektów obejmujących wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów którego wartość wynosiła co najmniej 300 000 PLN brutto (każdego z co najmniej dwóch projektów)

— Kierownik projektu, posiadający co najmniej 5 lat doświadczenia zawodowego we wdrażaniu projektów IT. Posiadający certyfikat zarządzania projektami Prince 2 Practitioner lub równoważny oraz certyfikat z zarządzania ryzykiem,

— Architekt projektu – posiadający co najmniej 5 lata doświadczenia zawodowego w realizacji projektów IT, posiadający certyfikat TOGAF 9 lub równoważny,

— Analityk systemów informatycznych – posiadający co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego we wdrażaniu projektów IT posiadający certyfikat potwierdzający znajomość pozyskiwania wymagań projektowych,

— Specjalista ds. wdrożeń systemu EOD (3 osoby) posiadający co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego we wdrażaniu systemów elektronicznego obiegu dokumentów,

— Tester – posiadający co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego w realizacji projektów IT, posiadający certyfikat ISTQB lub równoważny

Realizacja zamówienia
Warunki realizacji zamówienia: Zgodnie z Załącznikiem nr 2 – Istotne postanowienia umowy

Procedura
Podstawa prawna: 32014L0024
Czas składania ofert: 09:00
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Okres ważności oferty: 2 miesięcy
Data otwarcia ofert: 2020-01-03 📅
Czas otwarcia ofert: 09:20
Miejsce: Uniwersytet Pedagogiczny im. KEN w Krakowie, ul. Podchorążych 2, 30-084 Kraków, POLSKA, Biuro Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia, pok. 112.
Otwarcie ofert nastąpi poprzez odszyfrowanie i ich upublicznienie na platformie SmartPZP w dniu 3.1.2020 r. o godz. 9:20. Informacja z otwarcia opublikowana będzie na platformie SmartPZP w zakładce „Dokumentacja postępowania”.
Informacje dodatkowe: Rektorska Komisja ds. przetargów i zakupów – Zespół ds. przetargów

Instytucja zamawiająca
Kontakt
Punkt kontaktowy: Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie, ul. Podchorążych 2, 30-084 Kraków, pokój 112
Adres internetowy: www.up.krakow.pl 🌏
Dokumenty URL: www.up.krakow.pl 🌏
URL dokumentów: www.up.krakow.pl 🌏

Odniesienie
Informacje dodatkowe

Kryteriami, jakimi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, są:

Cena oferty brutto – waga 40 pkt

Czas realizacji – waga 20 pkt

Funkcjonalność platformy – waga 40 pkt

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza
Adres pocztowy: ul. Postępu 17a
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 02-676
Kraj: Polska 🇵🇱
Telefon: +48 224587801 📞
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧
Fax: +48 224587800 📠
Źródło: OJS 2019/S 231-566827 (2019-11-26)

Dodatkowe informacje (2019-12-20)
Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

Przedmiotem zamówienia jest budowa systemu obiegu dokumentów pozwalającego na zarządzanie i modelowanie procesów oraz implementację wybranych procesów wewnętrznych (4 etapy): — etap 1 – analiza przedwdrożeniowa, — etap 2 – dostawy, instalacje, — etap 3 – wdrożenie procesów, — etap 4 – szkolenia, dokumentacja.

Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Dodatkowe informacje
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 📦

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2019-12-20 📅
Termin składania ofert: 2020-01-17 📅
Data publikacji: 2019-12-24 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2019/S 248-615996
Odnosi się do ogłoszenia: 2019/S 231-566827
Numer Dz.U.-S: 248

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

— etap 1 – analiza przedwdrożeniowa,

— etap 2 – dostawy, instalacje,

— etap 3 – wdrożenie procesów,

— etap 4 – szkolenia, dokumentacja.

Źródło: OJS 2019/S 248-615996 (2019-12-20)

Dodatkowe informacje (2019-12-24)
Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2019-12-24 📅
Data publikacji: 2019-12-27 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2019/S 249-619461
Numer Dz.U.-S: 249
Źródło: OJS 2019/S 249-619461 (2019-12-24)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2020-02-19)
Obiekt
Zakres zamówienia
Całkowita wartość zamówienia: 1 369 000 PLN 💰
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Procedura
Typ oferty: Nie dotyczy
Kryteria przyznawania nagród
Najniższa cena

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2020-02-19 📅
Data publikacji: 2020-02-24 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2020/S 038-090464
Numer Dz.U.-S: 38

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

1. etap 1 – wykonania analizy przedwdrożeniowej;

2. etap 2:

a. dostawy licencji platformy systemu obiegu dokumentów;

b. instalacji platformy elektronicznego obiegu dokumentów (workflow) wraz z automatyzacją procesów biznesowych;

c. dostawy urządzeń skanujących;

3. etap 3 – wdrożenia następujących procesów w ramach dostarczonej platformy:

a. w obszarze „finanse i kontroling”:

— przygotowywanie i kontrola realizacji budżetu jednostek i uczelni,

— wnioski o zakup, realizację zlecenia, umowy i zgłoszenia wydawniczego,

— obsługa faktur kosztowych,

— przygotowywanie umów i wewnętrznych aktów prawnych, obsługa prawna.

b. w obszarze „administracja uczelnią”:

— korespondencja przychodząca, wychodząca i wewnętrzna;

c. w obszarze „zarządzanie nieruchomościami i inwestycje”:

— komercyjna rezerwacja pomieszczeń;

d. w obszarze „zapewnianie zasobów ludzkich”:

— obsługa delegacji krajowych i zagranicznych, wykorzystanie samochodów prywatnych,

— obsługa urlopów,

— obsługa wniosków kadrowych,

— rekrutacja pracowników;

f. opracowanie mechanizmów i wykonania integracji z systemami wykorzystywanymi na Uczelni istotnych z punktu widzenia implementacji procesów;

4. etap 4:

a. przeprowadzenia szkolenia dla administratorów systemu obiegu dokumentów;

b. przeprowadzenia zestawu szkoleń dla pracowników Zamawiającego. Wymagane jest przeprowadzenie 20 szkoleń w formie jednodniowych warsztatów dla grup maksymalnie 20-osobowych;

c. opracowania i dostarczenie w wersji elektronicznej dokumentacji dla administratorów i użytkowników końcowych systemu;

5. świadczenia serwisu gwarancyjnego w okresie 36 miesięcy od zakończenia projektu obejmującego prace konsultantów/serwisantów i aktualizację oprogramowania do najnowszych dostępnych wersji.

Nazwa projektu lub programu finansowanego przez UE: „Uczelnia najwyższej jakości – UP to the TOP” – projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Udzielenie zamówienia
Data zawarcia umowy: 2020-02-11 📅
Nazwa: OPTeam S.A.
Adres pocztowy: Tajęcina 113
Miasto pocztowe: Jasionka
Kod pocztowy: 36-002
Kraj: Polska 🇵🇱
Rzeszowski 🏙️
Całkowita wartość zamówienia: 1 369 000 PLN 💰
Informacje o przetargach
Liczba otrzymanych ofert: 1

Odniesienie
Informacje dodatkowe

— cena oferty brutto – waga 40 pkt,

— czas realizacji – waga 20 pkt,

— funkcjonalność platformy – waga 40 pkt.

Źródło: OJS 2020/S 038-090464 (2020-02-19)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia (>20 nowe zamówienia)

Usługi doradcze w zakresie programowania oprogramowania (>20)

Usługi w zakresie oprogramowania (>20)