Opis zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja minimum 1, a maksymalnie 3 dwudniowych posiedzeń gremiów związanych z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 (RPO WM), na terenie województwa małopolskiego w ciągu 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy wraz z możliwością skorzystania z prawa opcji, zwanych dalej „posiedzeniami”.
2. Posiedzenia mogą dotyczyć również gremiów zajmujących się przygotowaniem do nowej perspektywy UE na lata 2021-2027.
3. Każde posiedzenie będzie zorganizowane dla maksymalnie 70 osób, z zastrzeżeniem postanowień zawartych w załączniku nr 3 do regulaminu – wzór umowy, który jest integralną częścią regulaminu.
4. Planowany termin pierwszego posiedzenia: w dniach 17 – 18.10.2019 r. planowane jest posiedzenie KM RPO WM (Zamawiający dopuszcza możliwość organizacji innego gremium we wcześniejszym terminie).
5. W przypadku pierwszego posiedzenia, organizowanego w ramach niniejszego zamówienia, informacja o zmianie jego terminu lub odwołaniu zostanie przekazana przez Zamawiającego,
W zależności od terminu zawarcia umowy:
a) zgodnie z postanowieniami zawartymi poniżej, jeśli termin zawarcia umowy pozwoli na ich dochowanie albo;
b) w dniu zawarcia umowy, jeśli termin od dnia zawarcia umowy do dnia planowanego posiedzenia jest krótszy, niż 10 dni roboczych.
6. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i warunki realizacji zamówienia zawarte są we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 3 do regulaminu.
7. Zamawiający nie wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia.
8. Kody i nazwy zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień: CPV 79952000-2 Usługi w zakresie organizacji imprez.
9. Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej, z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014 – 2020.
10. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji. Przedmiot umowy w ramach opcji będzie realizowany najpóźniej od dnia zakończenia zamówienia podstawowego, jednak nie dłużej niż do dnia 10.12.2020 r., w takim samym zakresie (tj. organizacja minimum 1, a maximum 3 posiedzeń) i na warunkach takich samych jak przewidziane dla zamówienia podstawowego.
11. Z prawa opcji Zamawiający może skorzystać w terminie do 14 dni przed zakończeniem okresu realizacji zamówienia podstawowego składając pisemne oświadczenie Wykonawcy i wskazując termin korzystania z prawa opcji.