Obsługa eSklepu Energa

Opis zamówienia

1) Koordynacja i nadzór nad realizacją projektu wraz z dostawą produktów w eSklepie:
— dysponowanie zespołem operacyjnym koordynującym projekt po stronie Wykonawcy (zarządzanie platformą, realizacja nadań, księgowość i administracja, raportowanie);
— aktywne pozyskiwanie ofert i doradztwo w zakresie doboru produktów dla eSklepu Energa uwzględniając sezonowość, kalendarz akcji promocyjnych oraz konkurencyjność cenową produktów. Produkty powinny należeć do wiodących marek z sektora małego AGD, narzędzi i akcesoriów do domu, oświetlenia, produktów dla dzieci, wypoczynku, hobby, gadżetów oraz nowinek rynkowych. Minimum 15 dostawców;
— zapewnienie stałej dostępności oferty produktowej w skali nie mniejszej niż 2000 aktywnych SKU należących do ww. kategorii produktów;
— dodawanie produktów do panelu administracyjnego eSklepu wraz z opisami, zdjęciami oraz cenami otrzymanymi od Energa Obrót SA. Bieżąca aktualizacja oferty produktów, czyli codzienne dodawanie i usuwanie produktów;
2) Magazyn, logistyka:
— obsługa magazynowa – przyjmowanie produktów do systemu, magazynowanie towarów, kompletacja zamówień, przyjmowanie zwrotów i reklamacji, raportowanie oraz inwentaryzowanie stanów magazynowych;
— Energa-Obrót SA zastrzega sobie na każdym etapie współpracy (zarówno na etapie negocjacji jak i współpracy) możliwość wizytacji magazynu;
— gotowość do obsługi 3000 zamówień w skali miesiąca z możliwością zwiększenia mocy przerobowych (możliwość pików sprzedażowych związanymi z akcjami marketingowymi);
— sprawna obsługa pakowania i wysyłki - terminowość, prawidłowe kompletowanie, estetyka pakowania, dokumenty przewozowe;
— dostarczanie przesyłek do klientów przez wiodących kurierów oraz do automatów lub punktów odbioru paczek.
— Energa-Obrót SA nie uczestniczy w procesie dostaw i reklamacji produktów od klientów eSklepu Energa. Za utrzymanie odpowiednich stanów magazynowych umożliwiających prezentację minimum 15 produktów w danej kategorii/podkategorii odpowiada Wykonawca;
— Energa-Obrót SA posiada w sprzedaży produkty własne, które należy umieścić na magazynie. Do zadań Wykonawcy będzie należała obsługa tych produktów w procesie sprzedażowym oraz raportowanie stanów.
— przedstawienie systemu WMS obsługującego magazyn Wykonawcy oraz systemów do komunikacji z platformą www.sklep.energa.pl.
3) Obsługa księgowo-finansowa:
— fiskalizacja sprzedaży odbywa się po stronie Wykonawcy;
— pełna obsługa księgowo-finansowa po stronie Wykonawcy,
— generowanie dokumentów sprzedażowych (paragon/FV) oraz integracja systemowa drukarek fiskalnych z systemem logistycznym oraz platformą e-commerce;
— obsługa i monitoring płatności od operatorów kart i przelewów,
— tworzenie raportów księgowo-finansowych wg ustalonych wytycznych po stronie Energa-Obrót SA i Wykonawcy. Raporty będą uwzględniać m.in. numery zamówień wraz z ceną zakupu i sprzedaży, ilością sprzedanych towarów, przedstawienie dodatkowych kosztów lub prowizji;
— prowadzenie na rzecz Energa-Obrót SA rozliczenia magazynu wg ustalonych wytycznych;
4) Obsługa klienta:
— zapewnienie zespołu do obsługi komunikacji z konsumentem (m.in. infolinia, e-mail, czat);
— prawidłowa realizacja komunikacji z klientami końcowymi;
— obsługa zwrotów;
— obsługa reklamacji;
— infolinia (infolinia powinna posiadać dedykowany numer telefonu i być czynna w dni robocze minimum 10h. Wraz z systemami przechowującymi nagrania dla możliwości odsłuchiwania przez Energa Obrót S.A zarejestrowanych zgłoszeń oraz sposobu prowadzenia komunikacji z konsumentem.
5) Hosting oraz utrzymanie systemu:
— hosting i monitoring prawidłowego działania sklepu internetowego,
— utrzymanie i serwisowanie systemu Magento (SLA).

Obiektywne kryteria wyboru ograniczonej liczby kandydatów

Zamawiający zaprosi do składania ofert maksymalnie 5 Wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu. Jeżeli liczba Wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu będzie większa niż 5, Zamawiający dokona kwalifikacji Wykonawców do dalszego etapu przedmiotowego postępowania według następujących kryteriów:
1) w pierwszej kolejności Zamawiający zakwalifikuje Wykonawców, którzy zrealizowali największą liczbę zamówień, o których mowa w Rozdziale IX ust. 2 Informacji do postępowania. Za każde dodatkowe zamówienie (ponad 2 wymagane zamówienia w Rozdziale IX ust. 2 Informacji do postępowania) Wykonawca uzyska 1 pkt;
a. w przypadku, gdy dwóch lub więcej Wykonawców uzyska równą liczbę punktów, według kryterium opisanego w pkt 1. powyżej, o kolejności zdecyduje większa łączna wartość w zł wynikająca z zamówień potwierdzających spełnianie warunku udziału w postępowaniu opisanego w Rozdziale IX ust. 2 Informacji do postępowania;
b. jeżeli pomimo zastosowania powyższych zasad, będzie więcej niż jeden Wykonawca na ostatnim miejscu, Zamawiający zaprosi do składania ofert wszystkich takich Wykonawców.
2) Jednocześnie Zamawiający podnosi, że nie będzie brał pod uwagę przy ww. kwalifikacji Wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert, zamówień wskazanych przez Wykonawcę w treści JEDZ, w stosunku do których zachodzi konieczność zastosowania art. 26 ust. 3 ustawy. Zamawiający będzie wzywał Wykonawców do uzupełnienia dokumentów zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy tylko jeżeli z załączonego JEDZ nie będzie wynikać, że Wykonawca spełnił warunek udziału w postępowaniu, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 2 Informacji do postępowania. W pozostałym zakresie Zamawiający odstąpi od wzywania do uzupełnienia dokumentów w celu przyznania dodatkowych punktów zgodnie z powyższymi zasadami.
3) Dodatkowo Zamawiający nadmienia, że w ramach dodatkowej kwalifikacji będzie punktował wyłącznie doświadczenie własne Wykonawcy. Zamawiający w tym zakresie wyłącza możliwość odwoływania się przez Wykonawców do potencjału podmiotu trzeciego w oparciu o treść art. 22a ust. 1 ustawy, celem spełnienia powyższych wymagań.

Informacje dodatkowe

Zamawiający informuje, że pełna Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia zostanie przekazana tym Wykonawcom, którzy zostaną zakwalifikowani do drugiego etapu postępowania i podpiszą umowę o zachowaniu w poufności danych dotyczących Zamawiającego uzyskanych w toku przedmiotowego postępowania. Wzór umowy zostanie przekazany Wykonawcom przed zaproszeniem do składania ofert.

Wykaz i krótki opis warunków

1. O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24ust. 1 pkt 13) – pkt 23) Ustawy.
2. Z Postępowania o udzielenie Zamówienia Zamawiający wykluczy Wykonawcę na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1)– pkt 8) Ustawy.
Wymagane dokumenty razem z wnioskiem:
1). aktualne na dzień składania wniosku wstępne oświadczenie potwierdzające, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w Postępowaniu. Rzeczone oświadczenie Wykonawca jest zobowiązany złożyć w formie jednolitego dokumentu (Załącznik nr 1 do Wniosku).
a) W przypadku wniosku składanego przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie Zamówienia, wymóg złożenia jednolitego dokumentu dotyczy każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie Zamówienia. Dokumenty te potwierdzają spełnianie warunków udziału w Postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w Postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.
b) Jeżeli Wykonawca powołuje się na zasoby innych podmiotów na zasadach określonych w art. 22a Ustawy, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia z udziału w Postępowaniu oraz spełniania, w zakresie w jakim Wykonawca powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w Postępowaniu, składa jednolite dokumenty dotyczące tych podmiotów.
Dokumenty i oświadczenia do złożenia na wezwanie Zamawiającego:
1) informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13), pkt 14) i 21) Ustawy oraz, odnośnie skazania za wykroczenie na karę aresztu, na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 5) i 6) Ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków;
2) zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków, lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
3) zaświadczenie właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo inny dokument potwierdzający, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków, lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
4) odpis z właściwego rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia w oparciu na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1) Ustawy.
5) oświadczenie Wykonawcy (Załącznik nr 2 do Wniosku),
6) oświadczenie Wykonawcy (Załącznik nr 3 do Wniosku),
7) oświadczenie Wykonawcy (Załącznik nr 4 do Wniosku),
8) oświadczenie Wykonawcy (Załącznik nr 5 do Wniosku),
9) oświadczenie Wykonawcy (Załącznik nr 6 do Wniosku),
10) Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, musi załączyć do wniosku zobowiązanie tego podmiotu (Załącznik nr 9 do Wniosku).

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1. Posiadają aktualne i opłacone ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem Zamówienia na sumę ubezpieczenia na jedno i wszystkie zdarzenia w wysokości co najmniej 250 000,00 PLN (słownie: dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100).
2. Potwierdzą posiadanie środków finansowych lub zdolności kredytowej w kwocie nie mniejszej niż 250 000,00 PLN (słownie: dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100).
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie Zamówienia warunek opisany w ust. 1. – ust. 2. powyżej może spełniać łącznie grupa Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie Zamówienia. Wykonawca wykazując spełnianie warunku, o którym mowa w ust. 1. – ust. 2. powyżej może polegać na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 22a ust. 1 Ustawy.
Dokumenty do złożenia na wezwanie Zamawiającego:
1) Dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę ubezpieczenia na jedno i wszystkie zdarzenia nie mniejszą niż 250 000 PLN.
2) Informacja banku lub Spółdzielczej Kasy Oszczędnościowo-Kredytowej potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy w kwocie nie mniejszej niż 250 000,00 PLN, w okresie nie wcześniejszym niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału postępowaniu;

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1. W okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizowali lub realizują co najmniej 2 zamówienia, każde polegające na wdrożeniu platformy sprzedażowej sklepu internetowego. Przy czym każde z zamówień powinno dotyczyć platformy za pomocą której realizowanych jest minimum 1000 zamówień miesięcznie oraz posiadającej minimum 40 000 odwiedzin sklepu miesięcznie.
2. Dysponują osobami, które będą uczestniczyć w wykonaniu umowy ramowej, tj.:
1) Koordynator projektu – co najmniej 1 osoba, która:
— posiada minimum 1 rok doświadczenia w koordynowaniu prac związanych z prowadzeniem sklepu internetowego tj.:
— prowadziła stały nadzór procesów logistycznych obejmujących realizację 1000 zamówień miesięcznie
— była odpowiedzialna za poszukiwanie ofert produktowych oraz prowadziła negocjacje z dostawcami,
— kontrolowała stany magazynowe z ilością minimum 500 SKU
— realizowała zamówienia towarów
— przygotowywała raporty sprzedażowe obejmujące m.in. zestawienie zamówień po transakcjach, inne raporty ujmujące szczegóły zamówień
— kontrolowała jakość obsługi klienta, m.in. ilość zgłoszeń klientów, ilość reklamacji, zwrotów,
— była w stałym kontakcie z Zamawiającym
— wykorzystywała znajomość pakietu MS Office (głównie MS Excel);
2) Pracownik operacyjny – co najmniej 1 osoba, która:
— posiada minimum 1 rok doświadczenia we wsparciu prac, prowadzonych przez kierownika projektu, związanych z obsługą zamówień sklepu internetowego;
3) Pracownik ds. obsługi klienta – co najmniej 2 osoby, które:
— realizowały obsługę zapytań klientów w ilości 25 dziennie.
Dokumenty do złożenia na wezwanie Zamawiającego:
1) Wykaz zamówień wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania wniosków, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, spełniających warunek określony w Rozdziale IX ust. 3 Informacji do postępowania (zgodnie z treścią Załącznika nr 8 do Wniosku).
Do każdego zamówienia wymienionego w wykazie należy podać: przedmiot zamówienia, ilość zamówień miesięcznie, ilość odwiedzin sklepu miesięcznie, wartość zamówienia netto, datę wykonania, tj. rozpoczęcia (dd/mm/rrrr) i zakończenia (dd/mm/rrrr) realizacji i podmioty, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane.
Do każdego zamówienia wymienionego w ww. wykazie, należy załączyć dowody potwierdzające, że zamówienia te zostały wykonane lub są wykonywane należycie tj.:
a) referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane,
b) jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa w lit. a) powyżej – oświadczenie Wykonawcy.
W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków.
2) Wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (zgodnie z treścią Załącznika nr 10 do Wniosku).

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie przedmiotowego Zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania w Postępowaniu albo do reprezentowania w Postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie Zamówienia. W przypadku wspólnego ubiegania się Wykonawców o udzielenie Zamówienia do wniosku należy dołączyć dokument ustanawiający pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu o udzielenie Zamówienia albo do reprezentowania w Postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie Zamówienia.

1. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez przeprowadzenia negocjacji.
2. Zamawiający przewiduje podziału negocjacji na 2 etapy.