„Organizacja gali finałowej XXII edycji konkursu Polski Produkt Przyszłości”

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja na rzecz Zamawiającego gali finałowej Konkursu Polski Produkt Przyszłości, w tym następujące Zadania Wykonawcy:
Zadanie 1 – Wynajęcie, aranżacja i zabudowa miejsca organizacji Gali,
Zadanie 2 – Wykonanie i wysyłka zaproszeń, i rekrutacja,
Zadanie 3 – Przygotowanie prezentacji multimedialnej oraz prezentacja laureatów,
Zadanie 4 – Wykonanie filmu promującego 20-lecie działalności PARP oraz Konkurs PPP,
Zadanie 5 – Obsługa konferansjerska Gali,
Zadanie 6 – Oprawa muzyczna Gali,
Zadanie 7 – Obsługa fotograficzna Gali,
Zadanie 8 – Przygotowanie dyplomów dla laureatów,
Zadanie 9 – Wykonanie statuetek dla laureatów Konkursu PPP,
Zadanie 10 – Przygotowanie statuetek i etui dla laureatów Nagrody Specjalnej w Konkursie PPP,
Zadanie 11 – Przygotowanie dodatków do statuetek dla laureatów głównych nagród,
Zadanie 12 – Przygotowanie projektu graficznego katalogu laureatów Konkursu PPP,
Zadanie 13 – Pozyskanie materiałów do katalogu od laureatów Konkursu PPP,
Zadanie 14 – Przygotowanie katalogów do druku,
Zadanie 15 – Druk katalogu i jego dystrybucja,
Zadanie 16 – Produkcja materiałów promocyjnych,
Zadanie 17 – Zapewnienie ubezpieczenia Gali,
Zadanie 18 – Zapewnienie usług cateringowych,
Zadanie 19 – Zapewnienie obsługi PR wydarzenia,
Zadanie 20 – Zapewnienie noclegu dla 10 laureatów Konkursu PP,
Zadanie 21 – Sprawozdawczość.

Główne cechy procedury udzielania zamówień

Postępowanie jest prowadzone z zastosowaniem przepisów działu I rozdziału 2a, działu II rozdziału 5, działu V rozdziału 3 oraz działu VI uPzp.
Otwarcie ofert nastąpi za pośrednictwem platformy w siedzibie Zamawiającego PARP, ul. Pańska 81/83, 00-834 Warszawa, POLSKA.
Zamawiający informuje, że będzie przetwarzał dane osobowe uzyskane w trakcie postępowania.

1. Wykonawca spełni warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej.
W zakresie „zdolności technicznej lub zawodowej” Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że:
1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał należycie 3 usługi polegające na zorganizowaniu wydarzeń typu: gala/konferencja/kongres, spełniające poniższe parametry:
a) w ramach jednego z tych wydarzeń uczestniczyło nie mniej niż 200 osób; w ramach co najmniej 2 z tych wydarzeń uczestniczyło nie mniej niż 100 osób,
b) w ramach co najmniej 2 z tych wydarzeń, zakres prac Wykonawcy obejmował, opracowanie koncepcji scenograficznej i scenariusza wydarzeń oraz ich realizację;
c) w ramach każdego z tych wydarzeń, zakres prac Wykonawcy obejmował kompleksową organizację techniczną i obsługę wydarzenia, oraz obsługa procesu zapraszania uczestników i produkcję materiałów promocyjnych;
2) dysponuje i skieruje do realizacji zamówienia osoby o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych i doświadczeniu niezbędnym do prawidłowej realizacji zamówienia, tj.:
a) Koordynatorem usługi – osobą, która odpowiadała za koordynację co najmniej 3 wydarzeń typu: gala/konferencja/kongres, a zespół, którym kierowała przy realizacji jednego wydarzenia był nie mniejszy niż 4 osoby;
b) 3 specjalistami ds. obsługi wydarzenia – osobami, które były odpowiedzialne (osobno) za koordynację i logistykę zamówień w ramach organizacji 3 wydarzeń typu: gala/konferencja/kongres, a w każdym z nich uczestniczyło co najmniej 100 osób;
c) Specjalistą ds. obsługi mediów – osobą, która była odpowiedzialna za kontakt z mediami przed oraz po gali/konferencji/kongresie, oraz sprawowała nadzór nad mediami w trakcie każdego z tych wydarzeń, oraz była odpowiedzialna za przygotowanie materiałów prasowych dla dziennikarzy w ramach organizacji co najmniej 3 wydarzeń typu gala/konferencja/kongres.
Jedna osoba może pełnić wyłącznie jedną funkcję w zespole realizującym zadanie.
2. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 5 000 PLN przed upływem terminu składania ofert określonego w IWZ.
3. Wykonawca zobowiązany jest załączyć na platformie następujące dokumenty: Formularz ofertowy, zaleca się przygotować z wykorzystaniem wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do IWZ, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
2) Oświadczenie (o którym mowa w art. 25a ust. 1 uPzp), stanowiące załącznik nr 4 do IWZ sporządzony w postaci elektronicznej i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
3) pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy,
4) zobowiązanie innego podmiotu jeżeli Wykonawca polega na zasobach innego podmiotu (jeśli dotyczy), sporządzone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji,
5) oryginał gwarancji lub poręczenia jeśli wadium wnoszone jest w innej formie niż pieniądz, w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym osób upoważnionych do jego wystawienia tj. wystawcę dokumentu,
6) wstępną propozycję scenariusza Gali sporządzony w postaci elektronicznej i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
7) Koncepcję aranżacji przestrzeni konferencyjnej Gali sporządzony w postaci elektronicznej i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
8) Propozycję rozwiązań proekologicznych (jeśli dotyczy).
4. Wykonawca, w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na platformie informacji o Wykonawcach, którzy złożyli oferty w postępowaniu, zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej co inni Wykonawcy, którzy złożyli oferty w postępowaniu.
5. Zamawiający informuje, że będzie przetwarzał dane osobowe uzyskane w trakcie postępowania.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej,opatrzone odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Odwołujący przesyła kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, iż Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 ustawy Pzp zdanie drugie albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób