Opis zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest organizacja stoisk informacyjno-promocyjnych na zagranicznych targach i konferencji w ramach realizacji przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości Branżowego Programu Promocji branży IT/ICT w 2020 r., oraz stoiska narodowego podczas targów Gamescom 2020 w ramach realizacji projektu Dużych Przedsięwzięć Promocyjnych, które odbędą się w dniach 25–27 sierpnia 2020 r. w Kolonii (Niemcy), w tym:
1) Przygotowanie stoisk informacyjno-promocyjnych na imprezach targowo-wystawienniczych:
a) Hannover Messe (Hanower, Niemcy) – 20–24.4.2020;
b) Money 20/20 (Amsterdam, Holandia) – 16–18.6.2020;
c) GITEX (Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie) – 27.9–1.10.2020;
W zakresie określonym w pkt 1 Załącznika nr 1 do IWZ (SOPZ);
2) Przygotowanie stoiska informacyjno-promocyjnego na konferencji zagranicznej DLD Tel Aviv Innovation Festival (Tel Awiw, Izrael) III kwartał 2020 r. (dokładne daty do potwierdzenia) w zakresie określonym w pkt 2 SOPZ;
3) Zapewnienie ubezpieczenia stoisk, wyposażenia i personelu stoisk;
4) Przygotowanie stoiska narodowego na targach Gamescom 2020 w Kolonii, w zakresie określonym w pkt 4 SOPZ;
5) Zapewnienie obsługi audiowizualnej;
6) Przygotowanie i transport materiałów promocyjno-reklamowych.
Wykonawca zobowiązuje się do realizacji ww. działań w niezmienionym zakresie również w przypadku zmiany lokalizacji (o ile zmiana dotyczy lokalizacji na terenie Europy - w przypadku Hannover Messe, Money 20/20, Gamescom 2020, na terenie Zjednoczonych Emiratów Arabskich
W przypadku targów Gitex, oraz na terenie Izraela w przypadku DLD Tel Aviv Innovation Festival i/lub dat targów i konferencji przez organizatorów poszczególnych wydarzeń.
Podczas realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca jest zobowiązany jest między innymi do:
— ścisłej współpracy z Zamawiającym i wskazanymi przez niego podmiotami,
— ścisłej współpracy z organizatorami poszczególnych targów i konferencji,
— realizacji poszczególnych zadań wchodzących w zakres zamówienia zgodnie z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Zamawiającym w trakcie przygotowań do realizacji zamówienia,
— działania z dochowaniem najwyższej staranności i zgodnie z obowiązującym stanem prawnym oraz regulacjami organizacyjnymi i technicznymi organizatorów poszczególnych targów i konferencji.
W ramach zamówienia Wykonawca odpowiada między innymi za:
— koordynację i nadzór nad wszelkimi działaniami podejmowanymi w związku z realizacją zamówienia przez zatrudnionych przez siebie podwykonawców i pracowników,
— koordynację i nadzór nad wszystkimi podwykonawcami w celu zapewnienia należytego i terminowego wykonania zamówienia,
— organizację zakwaterowania, przejazdu, wyżywienia i transportu lokalnego całego personelu (ekipa montażowa stoisk, pracownicy obsługi merytorycznej stoisk, hostessy/hości, pracownicy obsługi technicznej, tłumacze oraz wszelkie inne osoby zaangażowane w realizację zamówienia po stronie Wykonawcy) w związku z realizacją niniejszego zamówienia oraz pokrywa wszelkie koszty z tym związane,
— zakup biletów wstępu oraz kart wjazdu na teren targów i konferencji na czas montażu oraz demontażu stoisk dla całego personelu realizującego usługi w tym zakresie oraz bilety wstępu na czas trwania targów i konferencji dla całego personelu realizującego usługi z zakresu obsługi stoisk,
— wypełnienie wszelkich zobowiązań formalno-prawnych i finansowych wobec swoich podwykonawców i pracowników współpracujących z nim przy lub na rzecz realizacji niniejszego zamówienia oraz za współpracę z nimi, w tym za ich przeszkolenie i przekazanie otrzymanych od Zamawiającego informacji dotyczących charakteru i programu targów lub konferencji,
— transport wszystkich elementów wyposażenia, urządzeń i produktów (w tym spożywczych) niezbędnych do realizacji usług określonych w niniejszym zamówieniu.