Organizacja w 2019 r. spotkań informacyjno-promocyjnych z uczniami w szkołach ponadpodstawowych na terenie kraju dotyczących oferty akademickiej Poznania

Tytuł

Organizacja w 2019 r. spotkań informacyjno-promocyjnych z uczniami w szkołach ponadpodstawowych na terenie kraju dotyczących oferty akademickiej Poznania
ZOU-XII.271.123.2019.EW

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na organizacji w 2019 r. spotkań informacyjno-promocyjnych z uczniami w szkołach ponadpodstawowych na terenie kraju dotyczących oferty akademickiej Poznania.
Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:
a) przygotowanie i przeprowadzenie spotkań informacyjno-promocyjnych w szkołach ponadpodstawowych w Polsce, zgodnie z koncepcją tych spotkań, zwaną dalej „Koncepcją” – opracowaną przez Wykonawcę i załączoną do jego oferty;
b) przeprowadzenie badań ankietowych z maturzystami - wzór ankiety zawierającej maksymalnie 15 pytań (bez pytań metryczkowych) - przekaże Zamawiający w dniu podpisania umowy;
c) sporządzenie i wysłanie drogą elektroniczną 3 newsletterów (z których każdy zawierać będzie grafikę i treść obejmującą nie więcej niż 3 000 znaków ze spacjami) do maturzystów biorących udział w spotkaniach, o treści zaakceptowanej przez Zamawiającego;
d) sporządzenie raportu z organizacji spotkań, o których mowa w pkt a).

Opis zamówienia

Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia zawiera § 1 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 8 do SIWZ.
Grupa docelowa spotkań w szkołach:
Uczniowie szkół ponadpodstawowych działających na terenie województw: wielkopolskie, kujawsko-pomorskie, lubuskie, dolnośląskie, zachodniopomorskie, łódzkie, opolskie, pomorskie, przede wszystkim maturzyści, planujący podjąć studia w roku akademickim 2020/2021, od października 2020.
Minimalne wymogi Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia:
1) Forma: 45-minutowe spotkania w szkołach, oparte na ciekawej prezentacji oferty miasta i uczelni poznańskich, uwzględniające w temacie przygotowania do egzaminu maturalnego (wybór przedmiotów, radzenie sobie ze stresem itp.) oraz planowanie kariery zawodowej.
2) Łączna liczba szkół objętych przedmiotem zamówienia: minimum 45.
3) Miasta, w których odbędą się spotkania w szkołach muszą być zlokalizowane na terenie województw: wielkopolskie, kujawsko-pomorskie, lubuskie, dolnośląskie, zachodniopomorskie, łódzkie, opolskie, pomorskie. Minimalna liczba województw objętych przedmiotem zamówienia: 7
4) Minimalna liczba miast z danego województwa: 2
5) Łączna liczba maturzystów biorących udział w badaniach ankietowych: minimum 2 000.
6) Łączna liczba uczniów objętych spotkaniami: minimum 3 500, w tym maturzystów minimum 3 000.
7) Raport ze spotkań informacyjno-promocyjnych w szkołach ponadpodstawowych powinien zawierać co najmniej:
— Opis założeń spotkań (cel, grupa docelowa, termin realizacji).
— Listę województw i miast, w których realizowane były wizyty w szkołach.
— Listę szkół (nazwa i adres), w których realizowane były wizyty, wraz z datą wizyty.
— Informację o liczbie uczniów biorących udział w spotkaniu w każdej ze szkół.
— Opis przebiegu spotkania w szkołach (scenariusz).
— Informację o prelegentach prowadzących spotkania.
— Opis najmocniejszych i najsłabszych elementów spotkań oraz sugestie na przyszłe edycje akcji.
— Załącznik w postaci pendrive lub CD z min. po 3 zdjęcia z przebiegu spotkania w każdej ze szkół. Wykonawca zapewni, że postacie na zdjęciach będą stanowić szczegół całości, aby nie zaistniała konieczność pozyskiwania zgody na utrwalenie i upublicznienie wizerunku.
8) Raport z badań ankietowych powinien zawierać co najmniej:
— Opis założeń spotkań (cel, grupa docelowa, termin realizacji).
— Listę województw i miast, w których realizowane były wizyty w szkołach.
— Listę szkół (nazwa i adres), w których realizowane były wizyty, wraz z datą wizyty.
— Informację o liczbie maturzystów biorących udział w badaniu ankietowym.
— Analizę wyników badań (przy każdym pytaniu wyniki podane w formie opisu oraz wykresu).
— Kwestionariusz ankiety.
Koncepcja musi zawierać co najmniej:
a) wykaz proponowanych przez Wykonawcę szkół ponadpodstawowych objętych działaniami w ramach zamówienia ze wskazaniem miast i województw, w których zlokalizowane są te szkoły (Wykonawca weźmie pod uwagę najnowszy ranking szkół wg Perspektyw) – liczba szkół i miast zdeklarowana przez Wykonawcę wpisana zostanie do § 1 ust. 2 pkt 1) umowy;
b) deklarowaną liczbę maturzystów, którzy wezmą udział w badaniach ankietowych – liczba maturzystów zdeklarowana przez Wykonawcę wpisana zostanie do § 1 ust. 2 pkt 2) umowy;
c) propozycję przebiegu spotkań ze wskazaniem i szczegółowym opisaniem najważniejszych aspektów poruszanych podczas tych spotkań oraz propozycję harmonogramu spotkań, w tym przebieg czasowy poszczególnych ich elementów;
d) szczegółowy scenariusz wraz z elementami wizualizacji prezentacji multimedialnej, przedstawiającej ofertę miasta Poznania i uczelni poznańskich dla studentów oraz informacje dotyczące przygotowań do egzaminu maturalnego;
e) listę prelegentów występujących podczas spotkań informacyjno-promocyjnych w szkołach wraz z informacją o ich kwalifikacjach i doświadczeniu w wystąpieniach publicznych wraz z tematyką tych wystąpień.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

a) Warunek zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że samodzielnie lub jeden z konsorcjantów lub inny podmiot, na którego zdolnościach zawodowych polega Wykonawca (doświadczenie ww. podmiotów nie sumuje się) wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał 3 usługi (umowy), obejmujące co najmniej przygotowanie i przeprowadzenie akcji informacyjno-promocyjnych prezentujących ofertę edukacyjną, a wartość każdej z tych usług wynosiła co najmniej 50 000,00 PLN brutto;
b) dysponuje osobami wyznaczonymi do realizacji zamówienia:
— koordynator - osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie projektu, do której należy: podział zadań pomiędzy członków zespołu realizującego zamówienie, nadzorowanie rzeczowego i terminowego harmonogramu zadań, utrzymywanie kontaktów z Zamawiającym, zgłaszanie Zamawiającemu okoliczności stanowiących zagrożenie dla prawidłowej bądź terminowej realizacji zamówienia,
— animator - osoba odpowiedzialna za bieżący kontakt ze szkołami i przygotowanie grafiku spotkań w szkołach, ustalanie grafików wystąpień prelegentów, ustalanie logistyki spotkań - organizacja transportu osób i sprzętu, przygotowanie wystąpień w szkołach pod względem technicznym.

Warunki uczestnictwa (zdolność techniczna i zawodowa)

a. Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. Należy złożyć wypełniony i podpisany załącznik nr 6 do SIWZ wraz z dowodami;
b. Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – załącznik nr 7 do SIWZ.

Warunki realizacji zamówienia

Zgodnie z załącznikiem nr 8 do SIWZ
Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany postanowień umowy w stosunku do treści złożonej oferty zgodnie z § 12 ust. 2 wzoru umowy.

Warunki otwarcia ofert (miejsce)

Otwarcie ofert jest jawne, Wykonawcy mogą uczestniczyć w sesji otwarcia ofert.
Otwarcie ofert nastąpi poprzez użycie aplikacji do szyfrowania ofert dostępnej na miniPortalu (https://miniportal.uzp.gov.pl) i dokonywane jest poprzez odszyfrowanie i otwarcie ofert za pomocą kluczaprywatnego, w Urzędzie Miasta Poznań, pl. Kolegiacki 17, pok. 158, 61-841 Poznań, POLSKA.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem miniPortalu https://miniportal.uzp.gov.pl/ zgodnie z wymogami opisanymi w SIWZ. Do oferty należy dołączyć JEDZ w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie wraz z plikami stanowiącymi ofertę skompresować do jednego pliku archiwum (ZIP).

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 12-23 ustawy oraz art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy.
Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni do złożenia dokumentów, o których mowa w pkt VI.4 SIWZ

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Każdemu Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale VI ustawy Pzp jak dla trybu przetargu nieograniczonego o wartości przekraczającej 221 000 EUR. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt 5 ustawy Pzp. Zgodnie z § 10 ust. 1a i 1b rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22.3.2010 r. w sprawie regulaminu postępowania przy rozpoznawaniu odwołań (Dz.U. z 2018 r. poz. 1092, z późn. zm.) w przypadku, gdy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywała się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w sposób określony w dziale I, rozdziale 2a ustawy z dnia 29.1.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1986), lub gdy Zamawiający dopuścił taki sposób komunikacji, dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu sporządzona w postaci elektronicznej składana w postępowaniu odwoławczym, przekazywana jest na następujących rodzajach informatycznych nośników danych: płyta CD, płyta DVD, nośnik USB, dysk przenośny USB. Dokumentacja postępowania składana w postaci elektronicznej powinna zostać zapisana na jednym z wskazanych powyżej informatycznych nośników danych w sposób zapewniający odczyt dokumentów elektronicznych i informacji opisanych oraz uporządkowanych zgodnie ze strukturą i metodyką nazewnictwa katalogów i dokumentów elektronicznych, który umożliwia identyfikację poszczególnych dokumentów postępowania oraz wyodrębnienie dokumentów zawierających informacje niejawne lub tajemnice prawnie chronione.