Organizacja w 2019 r. spotkań informacyjno-promocyjnych z uczniami w szkołach ponadpodstawowych na terenie kraju dotyczących oferty akademickiej Poznania

Tytuł

Organizacja w 2019 r. spotkań informacyjno-promocyjnych z uczniami w szkołach ponadpodstawowych na terenie kraju dotyczących oferty akademickiej Poznania
ZOU-XII.271.162.2019.LJ

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na organizacji w 2019 r. spotkań informacyjno-promocyjnych z uczniami w szkołach ponadpodstawowych na terenie kraju dotyczących oferty akademickiej Poznania:
a) przygotowanie i przeprowadzenie spotkań informacyjno-promocyjnych w szkołach ponadpodstawowych w Polsce, zgodnie z koncepcją tych spotkań,
b) przeprowadzenie badań ankietowych z maturzystami - wzór ankiety zawierającej maksymalnie 15 pytań (bez pytań metryczkowych),
c) sporządzenie i wysłanie drogą elektroniczną 3 newsletterów (z których każdy zawierać będzie grafikę i treść obejmującą nie więcej niż 3 000 znaków ze spacjami) do maturzystów biorących udział w spotkaniach, o treści zaakceptowanej przez Zamawiającego, d) sporządzenie raportu z organizacji spotkań, o których mowa w pkt a) i raportu z badań ankietowych, o których mowa w pkt b) oraz przekazanie Zamawiającemu każdego z tych raportów w wersji papierowej - po 1 egz. i wersji elektronicznej (edytowalna wersja Word doc.).

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na organizacji w 2019 r. spotkań informacyjno-promocyjnych z uczniami w szkołach ponadpodstawowych na terenie kraju dotyczących oferty akademickiej Poznania.
a) przygotowanie i przeprowadzenie spotkań informacyjno-promocyjnych w szkołach ponadpodstawowych w Polsce, zgodnie z koncepcją tych spotkań, zwaną dalej „Koncepcją” – opracowaną przez Wykonawcę i załączoną do jego oferty,
b) przeprowadzenie badań ankietowych z maturzystami - wzór ankiety zawierającej maksymalnie 15 pytań (bez pytań metryczkowych) - przekaże Zamawiający w dniu podpisania umowy,
c) sporządzenie i wysłanie drogą elektroniczną 3 newsletterów (z których każdy zawierać będzie grafikę i treść obejmującą nie więcej niż 3 000 znaków ze spacjami) do maturzystów biorących udział w spotkaniach, o treści zaakceptowanej przez Zamawiającego,
d) sporządzenie raportu z organizacji spotkań, o których mowa w pkt a) i raportu z badań ankietowych, o których mowa w pkt b) oraz przekazanie Zamawiającemu każdego z tych raportów w wersji papierowej – po 1 egzemplarzu i wersji elektronicznej (edytowalna wersja Word doc.).
Wykonawca będzie zobowiązany w ramach ceny przedstawionej w Formularzu Ofertowym (załącznik nr 1 do SIWZ) przenieść na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do utworów powstałych w ramach realizacji zamówienia.
Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy stanowiący załącznik nr 8 do SIWZ.
Grupa docelowa spotkań w szkołach: uczniowie szkół ponadpodstawowych działających na terenie województw: wielkopolskie, kujawsko-pomorskie, lubuskie, dolnośląskie, zachodniopomorskie, łódzkie, opolskie, pomorskie, przede wszystkim maturzyści, planujący podjąć studia w roku akademickim 2020/2021, od października 2020.
Minimalne wymogi Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia:
1) Forma: 45-minutowe spotkania w szkołach, oparte na ciekawej prezentacji oferty miasta i uczelni poznańskich, uwzględniające w temacie przygotowania do egzaminu maturalnego (wybór przedmiotów, radzenie sobie ze stresem itp.) oraz planowanie kariery zawodowej.
2) Łączna liczba szkół objętych przedmiotem zamówienia: minimum 45.
3) Miasta, w których odbędą się spotkania w szkołach muszą być zlokalizowane na terenie województw: wielkopolskie, kujawsko-pomorskie, lubuskie, dolnośląskie, zachodniopomorskie, łódzkie, opolskie, pomorskie. Minimalna liczba województw objętych przedmiotem zamówienia: 7
4) Minimalna liczba miast z danego województwa: 2
5) Łączna liczba maturzystów biorących udział w badaniach ankietowych: minimum 2 000.
6) Łączna liczba uczniów objętych spotkaniami: minimum 3 500, w tym maturzystów minimum 3 000.
7) Raport ze spotkań informacyjno-promocyjnych w szkołach ponadpodstawowych powinien zawierać co najmniej:
— opis założeń spotkań (cel, grupa docelowa, termin realizacji),
— listę województw i miast, w których realizowane były wizyty w szkołach,
— listę szkół (nazwa i adres), w których realizowane były wizyty, wraz z datą wizyty,
— informację o liczbie uczniów biorących udział w spotkaniu w każdej ze szkół,
— opis przebiegu spotkania w szkołach (scenariusz),
— informację o prelegentach prowadzących spotkania,
— opis najmocniejszych i najsłabszych elementów spotkań oraz sugestie na przyszłe edycje akcji,
— załącznik w postaci pendrive lub cd z min, po 3 zdjęcia z przebiegu spotkania w każdej ze szkół, wykonawca zapewni, że postacie na zdjęciach będą stanowić szczegół całości, aby nie zaistniała konieczność pozyskiwania zgody na utrwalenie i upublicznienie wizerunku.
8) raport z badań ankietowych powinien zawierać co najmniej:
— opis założeń spotkań (cel, grupa docelowa, termin realizacji),
— listę województw i miast, w których realizowane były wizyty w szkołach,
— listę szkół (nazwa i adres), w których realizowane były wizyty, wraz z datą wizyty,
— informację o liczbie maturzystów biorących udział w badaniu ankietowym,
— analizę wyników badań,
— kwestionariusz ankiety.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

a) wykaże, że samodzielnie lub jeden z konsorcjantów lub inny podmiot, na którego zdolnościach zawodowych polega Wykonawca (doświadczenie ww. podmiotów nie sumuje się) wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej trzy usługi (umowy), obejmujące swym zakresem przygotowanie i przeprowadzenie akcji informacyjno-promocyjnych prezentujących ofertę edukacyjną, a wartość tych usług wynosiła co najmniej 40 000,00 PLN brutto każda;
b) dysponuje osobami wyznaczonymi do realizacji zamówienia:
— Koordynator — osoba posiadająca doświadczenie w kierowaniu realizacją minimum dwóch usług polegających na działaniach informacyjnych, bądź promocyjnych z zakresu prezentacji promującej edukację,
— Animator — osoba posiadająca doświadczenie w realizacji co najmniej dwóch usług polegających na wykonaniu zadań zapewniających przygotowanie i organizację spotkań informacyjno-promocyjnych.

Warunki uczestnictwa (zdolność techniczna i zawodowa)

a. Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. Należy złożyć wypełniony i podpisany załącznik nr 6 do SIWZ wraz z dowodami.
b. Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – załącznik nr 7 do SIWZ.

Warunki realizacji zamówienia

Zgodnie ze Wzorem umowy, stanowiącym załacznik nr 8 do SIWZ.
Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany postanowień umowy w stosunku do treści złożonej oferty zgodnie z § 12 ust.2 wzoru umowy

Procedura przyspieszona

W związku z unieważnieniem postępowania o nr ZOU-XII.271.123.2019.EW, pn. „Organizacja w 2019 r. spotkań informacyjno-promocyjnych z uczniami w szkołach ponadpodstawowych na terenie kraju dotyczących oferty akademickiej Poznania”, zachodzi pilna potrzebą udzielenia zamówienia, wynikającą ze skali przedsięwzięcia (spotkania mają się odbyć w min. 45 szkołach w kilkunastu miastach w Polsce) i uzależnieniem realizacji spotkań z uczniami od dostępności szkół ponadpodstawowych w miesiącach październik-grudzień br.

Warunki otwarcia ofert (miejsce)

Otwarcie ofert jest jawne, Wykonawcy mogą uczestniczyć w sesji otwarcia ofert. Otwarcie ofert następuje poprzez użycie aplikacji do szyfrowania ofert dostępnej na miniPortalu (https://miniportal.uzp.gov.pl) i dokonywane jest poprzez odszyfrowanie i otwarcie ofert za pomocą klucza prywatnego w Urzędzie Miasta Poznania, pl. Kolegiacki 17, w pok. nr 155.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem miniPortalu https://miniportal.uzp.gov.pl/ zgodnie z wymogami zawartymi w SIWZ. Do oferty należy dołaczyć JEDZ w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie wraz z plikami stanowiącymi ofertę skompresować do jednego pliku archiwum (ZIP)

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia dokumentów o których mowa w pkt VI.4 .c) – e) SIWZ Zamawiający wykluczy wykonawców na podst. art 24 ust 5.1 ustawy Pzp.
Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami.
Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu miniPortalu https://miniportal.uzp.gov.pl/, ePUAPu https://epuap.gov.pl/wps/portal oraz pocztyelektronicznej: zp@um.poznan.pl. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do formularza do komunikacji.Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Instrukcji użytkowania systemu miniPortal oraz ePUAP. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do komunikacji wynosi 150 MB (dotyczy Miniportalu oraz ePuap). Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP. Identyfikator postępowania i klucz publiczny dla danego postępowania o udzielenie zamówienia dostępne są na Liście wszystkich postępowań na miniPortalu oraz stanowi załącznik nr 9 do SIWZ. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Formularza do złożenia, zmiany,wycofania oferty lub wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu. Klucz publiczny niezbędny do zaszyfrowania oferty przez Wykonawcę jest dostępny dla wykonawców na mini portalu lub w załączniku nr 9 do SIWZ. W formularzu oferty Wykonawca zobowiązany jest podać adres skrzynki ePUAP, na którym prowadzona będzie korespondencja związana z postępowaniem. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, z zachowaniem postaci elektronicznej w formacie danych. pdf, .doc, .docx, .rtf, .xps, .odt.i podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sposób złożenia oferty, w tym zaszyfrowania oferty opisany został w Instrukcji użytkowania systemu miniPortal oraz ePUAP. Ofertę należy złożyć w oryginale.Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które Wykonawca zastrzeże jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać złożone w osobnym pliku (wypełniony i podpisany załącznik nr 5 do SIWZ) wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”, a następnie wraz z plikami stanowiącymi jawną część skompresowane do jednego pliku archiwum (ZIP). W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków(innych niż wskazanych powyżej), zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego na ePUAP oraz udostępnionego przez miniPortal (Formularz do komunikacji). We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się ID postępowania. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki. Zamawiający dopuszcza również możliwość składania dokumentów elektronicznych, tj. oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów za pomocą poczty elektronicznej, na adres email zp@um.poznan.pl .W/w dokumenty należy złożyć w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia poświadczonego za zgodność z oryginałem.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Każdemu Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale VI ustawy Pzp jak dla trybu przetargu nieograniczonego o wartości przekraczającej 221 000 EUR. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt5 ustawy Pzp. Zgodnie z § 10 ust. 1a i 1b rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22.3.2010 r. w sprawie regulaminu postępowania przy rozpoznawaniu odwołań (Dz.U. z 2018 r. poz. 1092, z późn. zm.) w przypadku, gdy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywała się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w sposób określony w dziale I, rozdziale 2a ustawy z dnia 29.1.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986), lub gdy Zamawiający dopuścił taki sposób komunikacji, dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu sporządzona w postaci elektronicznej składana w postępowaniu odwoławczym, przekazywana jest na następujących rodzajach informatycznych nośników danych: płyta CD, płyta DVD, nośnik USB, dysk przenośny USB. Dokumentacja postępowania składana w postaci elektronicznej powinna zostać zapisana na jednym z wskazanych powyżej informatycznych nośników danych w sposób zapewniający odczyt dokumentów elektronicznych i informacji opisanych oraz uporządkowanych zgodnie ze strukturą i metodyką nazewnictwa katalogów i dokumentów elektronicznych, który umożliwia identyfikację poszczególnych dokumentów postępowania oraz wyodrębnienie dokumentów zawierających informacje niejawne lub tajemnice prawnie chronione.