Przygotowanie i przeprowadzenie kontroli projektów realizowanych w ramach POIR, POPW i POWER

Krótki opis

Przedmiotem umowy ramowej jest ustalenie warunków udzielania i realizacji zamówień (dalej: „zamówień wykonawczych”) na świadczenie usług, jakich Zamawiający może udzielić Wykonawcom w okresie obowiązywania umowy ramowej, w zakresie przygotowania i przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji projektu / w siedzibie podmiotu kontrolowanego projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014–2020 (dalej: „POIR”), Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014–2020 (dalej: „POPW”), Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014–2020 (dalej: „POWER”) i wizyt monitoringowych w miejscu prowadzenia działań merytorycznych projektów realizowanych w ramach POWER oraz sporządzenia i przekazania do Zamawiającego pełnej dokumentacji związanej z przeprowadzonymi kontrolami.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem umowy ramowej jest ustalenie warunków udzielania i realizacji zamówień (dalej: „zamówień wykonawczych”) na świadczenie usług, jakich Zamawiający może udzielić Wykonawcom w okresie obowiązywania umowy ramowej, w zakresie przygotowania i przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji projektu / w siedzibie podmiotu kontrolowanego projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014–2020 (dalej: „POIR”), Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014–2020 (dalej: „POPW”), Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014–2020 (dalej: „POWER”) i wizyt monitoringowych w miejscu prowadzenia działań merytorycznych projektów realizowanych w ramach POWER oraz sporządzenia i przekazania do Zamawiającego pełnej dokumentacji związanej z przeprowadzonymi kontrolami.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie i przeprowadzenie maksymalnie 1 980 kontroli, w tym:
870 kontroli projektów realizowanych w ramach POIR – kontrole w trakcie realizacji lub po zakończeniu realizacji projektu,
40 kontroli projektów realizowanych w ramach POIR – kontrole trwałości,
910 kontroli projektów realizowanych w ramach POPW – kontrole w trakcie realizacji lub po zakończeniu realizacji projektu,
60 kontroli projektów realizowanych w ramach POPW – kontrole trwałości,
100 kontroli projektów realizowanych w ramach POWER – kontrole w trakcie realizacji (obejmujące również wizytę monitoringową) lub po zakończeniu realizacji projektu,
Zgodnie z zasadami określonymi w Opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ (dalej: „OPZ”). Kontrole prowadzone będą w miejscu realizacji projektu / siedzibie podmiotu kontrolowanego (w tym także w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu) w lokalizacjach na terenie całego kraju. Przedmiot zamówienia obejmuje również przygotowanie i przekazanie Zamawiającemu pełnej dokumentacji związanej z każdą przeprowadzoną kontrolą, tj. zawierającej wszystkie wymagane dokumenty i informacje zapewniające pełną ścieżkę audytu, sporządzonej zgodnie z warunkami określonymi w OPZ.

Informacje dodatkowe

1. Postępowanie jest prowadzone w celu zawarcia umowy ramowej. Przedmiotem umowy ramowej jest ustalenie warunków udzielania i realizacji zamówień wykonawczych na świadczenie usług, o których mowa w pkt II.2.4). 2. Zamawiający przewiduje zawarcie umowy ramowej z nie więcej niż 7 Wykonawcami, których oferty zostaną ocenione najwyżej stosując kryteria wyboru opisane w rozdziale XV SIWZ.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych, część zrealizowana obejmuje) 3 usługi, z których każda obejmowała przeprowadzenie co najmniej 20 kontroli lub audytów projektów współfinansowanych/finansowanych ze środków publicznych lub środków Unii Europejskiej lub innych źródeł, o wartości brutto każdego z kontrolowanych lub audytowanych projektów nie mniejszej niż 200 000,00 PLN (w przypadku, gdy wartość projektu została określona w walucie innej niż złoty, przeliczenie nastąpi wg średniego kursu złotego ogłoszonego przez Prezesa NBP i obowiązującego w dniu zawarcia umowy o dofinansowanie), przy czym kontrole lub audyty, o których mowa wyżej:
— przeprowadzone były w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie podmiotu kontrolowanego,
— stanowiły niezależną ocenę zgodności realizacji projektu z postanowieniami umów o dofinansowanie lub przepisami prawa krajowego lub wspólnotowego,
— były wykonane z zachowaniem zasady bezstronności, tj. Wykonawca był podmiotem zewnętrznym w stosunku do podmiotu kontrolowanego oraz zlecającego realizację kontroli lub audytu,
— zakończyły się opracowaniem raportu (lub równoważnego dokumentu) w weryfikowanym zakresie;
2) skieruje do realizacji zamówienia osoby o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych, doświadczeniu i wykształceniu, niezbędnym do prawidłowej realizacji zamówienia, w tym posiada co najmniej 25-osobowy zespół składający się z:
a) jednej osoby, która będzie pełnić funkcję koordynatora zespołów kontrolujących, która spełnia poniższe wymagania:
— posługuje się biegle językiem polskim w mowie i piśmie;
— posiada wykształcenie wyższe;
— w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, kierowała w sposób nieprzerwany przez okres co najmniej 6 miesięcy organizacją lub jej częścią świadczącą usługi w zakresie kontroli lub audytów projektów współfinansowanych / finansowanych ze środków publicznych lub środków Unii Europejskiej lub innych źródeł;
— posiada doświadczenie w przeprowadzeniu kontroli lub audytów projektów, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przeprowadziła co najmniej 20 kontroli lub audytów różnych (dla jednego projektu można wykazać tylko jedną kontrolę, kilkakrotne skontrolowanie tego samego projektu będzie oceniane jako zrealizowanie tylko jednej kontroli) projektów współfinansowanych / finansowanych ze środków publicznych lub środków Unii Europejskiej lub innych źródeł, o wartości brutto każdego z projektów nie mniejszej niż 200 000,00 PLN (w przypadku, gdy wartość projektu została określona w walucie innej niż złoty, przeliczenie nastąpi wg średniego kursu złotego ogłoszonego przez Prezesa NBP i obowiązującego w dniu zawarcia umowy o dofinansowanie), gdzie przeprowadzenie kontroli lub audytu polegało na uczestniczeniu w czynnościach kontrolnych prowadzonych w miejscu realizacji projektu lub siedzibie podmiotu kontrolowanego i każda z kontroli lub audytu:
• stanowiła niezależną ocenę zgodności realizacji projektu z postanowieniami umów o dofinansowanie lub przepisami prawa krajowego lub wspólnotowego,
• była wykonana z zachowaniem zasady bezstronności, tj. osoba prowadząca kontrolę lub audyt nie była powiązana z podmiotem kontrolowanym w sposób faktyczny lub prawny,
• zakończyła się opracowaniem raportu (lub równoważnego dokumentu) w weryfikowanym zakresie;
b) 2 osób, które będą pełnić funkcję zastępcy koordynatora zespołów kontrolujących, z których każda spełnia poniższe wymagania:
— posługuje się biegle językiem polskim w mowie i piśmie;
— posiada wykształcenie wyższe;
— w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, kierowała w sposób nieprzerwany przez okres co najmniej 6 miesięcy organizacją lub jej częścią świadczącą usługi w zakresie kontroli lub audytów projektów współfinansowanych / finansowanych ze środków publicznych

Warunki uczestnictwa (zdolność techniczna i zawodowa)

lub innych źródeł;
— posiada doświadczenie w przeprowadzeniu kontroli lub audytów projektów, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przeprowadziła co najmniej 20 kontroli lub audytów różnych (dla jednego projektu można wykazać tylko jedną kontrolę, kilkakrotne skontrolowanie tego samego projektu będzie oceniane jako zrealizowanie tylko jednej kontroli) projektów współfinansowanych / finansowanych ze środków publicznych lub środków Unii Europejskiej lub innych źródeł, o wartości brutto każdego z projektów nie mniejszej niż 200 000,00 PLN (w przypadku, gdy wartość projektu została określona w walucie innej niż złoty, przeliczenie nastąpi wg średniego kursu złotego ogłoszonego przez Prezesa NBP i obowiązującego w dniu zawarcia umowy o dofinansowanie), gdzie przeprowadzenie kontroli lub audytu polegało na uczestniczeniu w czynnościach kontrolnych prowadzonych w miejscu realizacji projektu lub siedzibie podmiotu kontrolowanego i każda z kontroli lub audytu:
• stanowiła niezależną ocenę zgodności realizacji projektu z postanowieniami umów o dofinansowanie lub przepisami prawa krajowego lub wspólnotowego,
• była wykonana z zachowaniem zasady bezstronności, tj. osoba prowadząca kontrolę lub audyt nie była powiązana z podmiotem kontrolowanym w sposób faktyczny lub prawny,
• zakończyła się opracowaniem raportu (lub równoważnego dokumentu) w weryfikowanym zakresie;
c) co najmniej 20 osób, które będą przeprowadzać kontrole (kierowników / członków zespołów kontrolujących), z których każda spełnia poniższe wymagania:
— posługuje się biegle językiem polskim w mowie i piśmie,
— posiada wykształcenie wyższe,
— posiada doświadczenie w przeprowadzaniu kontroli lub audytów projektów, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przeprowadziła co najmniej 12 kontroli różnych (dla jednego projektu można wykazać tylko jedną kontrolę, kilkakrotne skontrolowanie tego samego projektu będzie oceniane jako zrealizowanie tylko jednej kontroli) projektów współfinansowanych / finansowanych ze środków publicznych lub środków Unii Europejskiej lub innych źródeł, o wartości brutto każdego z projektów nie mniejszej niż 200 000,00 PLN (w przypadku, gdy wartość projektu została określona w walucie innej niż złoty, przeliczenie nastąpi wg średniego kursu złotego ogłoszonego przez Prezesa NBP i obowiązującego w dniu zawarcia umowy o dofinansowanie), gdzie przeprowadzenie kontroli lub audytu polegało na uczestniczeniu w czynnościach kontrolnych prowadzonych w miejscu realizacji projektu lub siedzibie podmiotu kontrolowanego, a każda z kontroli lub audytu:
• stanowiła niezależną ocenę zgodności realizacji projektu z postanowieniami umów o dofinansowanie lub przepisami prawa krajowego lub wspólnotowego,
• była wykonana z zachowaniem zasady bezstronności, tj. osoba prowadząca kontrolę lub audyt nie była powiązana z podmiotem kontrolowanym lub audytowanym w sposób faktyczny lub prawny,
• zakończyła się opracowaniem raportu (lub równoważnego dokumentu)
W weryfikowanym zakresie.
d) co najmniej 2 osoby pełniące funkcję eksperta z zakresu:
— budownictwa – minimum 1 osoba,
— informatyki – minimum 1 osoba,
Gdzie każda z nich spełnia poniższe wymagania:
— posługuje się biegle językiem polskim w mowie i piśmie;
— posiada wykształcenie wyższe kierunkowe:
W przypadku budownictwa – wykształcenie inżynierskie,
W przypadku informatyki – wykształcenie informatyczne,
— w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert sporządziła minimum 3 pisemne analizy / opinie eksperckie z zakresu swojej specjalności.

Warunki realizacji zamówienia

1. Zamawiający przewiduje zawarcie umowy ramowej z nie więcej niż 7 Wykonawcami, których oferty zostaną ocenione najwyżej stosując kryteria wyboru opisane w rozdziale XV SIWZ.
2. Warunki realizacji umowy zostały określone przez Zamawiającego we wzorze umowy stanowiącej Załącznik nr 3 do SIWZ.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Osoby zainteresowane udziałem w sesji otwarcia ofert proszone są o stawiennictwo i oczekiwanie w recepcji Zamawiającego co najmniej na 5 minut przed terminem określonym powyżej.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w art. 24 ust. 1 i ust. 5 uPzp, które wystąpiły w odpowiednim okresie określonym w art. 24 ust. 7 uPzp.
2. 1. Wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie zwane Jednolitym Europejskim Dokumentem Zamówienia (JEDZ), zawierające w szczególności informacje:
1) o tym, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu określone przez zamawiającego w Rozdziale VI SIWZ. Zamawiający informuje, że dopuścił możliwość wypełnienia JEDZ jedynie w sekcji α (alfa) – „ogólne oświadczenie” i w związku z tym Wykonawca nie musi wypełniać żadnej z pozostałych sekcji w Części IV JEDZ,
2) o tym, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z powodów wskazanych w art. 24 ust. 1 pkt 13-22 i ust. 5 pkt 1-8 uPzp,
3) o innych podmiotach na zasoby których powołuje się w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu,
4) części zamówienia, których wykonanie Wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom,
5) o podwykonawcach, na zasobach których Wykonawca nie polega, jeśli jest już wiadome Wykonawcy jakim podwykonawcom zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia.
3. W przypadku, w którym Wykonawca polega na zdolnościach innego podmiotu na zasadach określonych w art. 22a uPzp, zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie miał rzeczywisty dostęp do zasobów tych podmiotów w zakresie niezbędnym do należytego wykonania zamówienia, w szczególności dołączając do oferty zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.
4. Zamawiający przewiduje wezwanie Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia dokumentów określonych w rozdz. VIII ust. 4 SIWZ, tj.: dokumenty z § 2 ust. 4 pkt 2 i 10 i § 5 pkt 1–9 oraz odpowiednio dokumentów od Wykonawców spoza Rzeczypospolitej Polskiej (§ 7 i § 8 Rozp. z dn. 27.7.2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz.U. 2016).
5. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 80 000,00 PLN (słownie: osiemdziesiąt tysięcy) przed upływem terminu składania ofert.
6. Zamawiający dopuszcza możliwość zmian treści zawartej umowy ramowej w okolicznościach wskazanych w § 10 wzoru umowy.
7. Wykonawca, w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na Platformie informacji o wykonawcach, którzy złożyli oferty w postępowaniu, zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej co inni wykonawcy, którzy złożyli oferty w postępowaniu. W stosownej sytuacji, wraz ze złożeniem oświadczenia, Wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą, który złożył ofertę lub ofertę częściową w tym samym postępowaniu, nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
W przypadku konsorcjum, oświadczenie składa oddzielnie każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Wzór oświadczenia zostanie zamieszczony przez Zamawiającego na Platformie wraz z informacją z otwarcia ofert.
8. Oferta wraz z załącznikami powinna zostać przygotowana zgodnie z wymogami zawartymi w SIWZ.
9. Zamawiający informuje, że może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia na podstawie art. 93.1a ustawy Pzp, jeżeli środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegające zwrotowi środki z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które zamierza przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostaną mu przyznane.
10. Zamawiający informuje, że będzie przetwarzał dane osobowe uzyskane w trakcie postępowania. Na tę okoliczność Wykonawca złoży stosowne pisemne oświadczenie (pkt 3 Załącznika nr 2 do SIWZ).
11. Zamawiający przewiduje zastosowanie procedury zgodnie z art. 24aa uPzp.

Opis zamówienia

Zamawiający planuje 112 kontroli POIR i 138 kontroli POPW. Wykaz kontroli objętych umową, stanowi załącznik nr 1 do Zaproszenia. Opis wykonania zamówienia wykonawczego został przedstawiony w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do umowy ramowej.
Zamówienie wykonawcze będzie realizowane do 31.3.2021 r.

Udzielenie zamówienia bez uprzedniej publikacji zaproszenia do składania ofert w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (wyjaśnienie)

Zamówienie wykonawcze do umowy ramowej zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia Zaproszenie, na podstawie art. 101a ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy Prawo zamówień publicznych, wysłano do wykonawców, z którymi zostały zawarte umowy ramowe.

Opis zamówienia

Zamawiający w ramach niniejszego zaproszenia planuje zlecenie przygotowania i przeprowadzenia maksymalnie 35 kontroli (w tym 16 kontroli POIR, 19 kontroli POPW).
Zamówienie wykonawcze będzie realizowane do dnia 31 grudnia 2021 r.

Udzielenie zamówienia bez uprzedniej publikacji zaproszenia do składania ofert w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (wyjaśnienie)

Zamówienie wykonawcze do umowy ramowej zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia – zaproszenie, na podstawie art. 101a ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy Prawo zamówień publicznych, wysłano do wykonawców, z którymi zostały zawarte umowy ramowe.

Opis zamówienia

Zamawiający planuje zlecenie przygotowania i przeprowadzenia maksymalnie 25 kontroli POWER. Wykaz kontroli objętych umową stanowi załącznik nr 1 do Zaproszenia. Opis wykonania zamówienia wykonawczego został przedstawiony w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do umowy ramowej.

Udzielenie zamówienia bez uprzedniej publikacji zaproszenia do składania ofert w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (wyjaśnienie)

Zamówienie wykonawcze do umowy ramowej zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia. Zaproszenie na podstawie art. 101a ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych wysłano do wykonawców, z którymi zawarto umowy ramowe.

Udzielenie zamówienia bez uprzedniej publikacji zaproszenia do składania ofert w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (wyjaśnienie)

Zamówienie wykonawcze do umowy ramowej zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia Zaproszenie , na podstawie art. 101a ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy Prawo zamówień publicznych, wysłano do wykonawców, z którymi zostały zawarte umowy ramowe.