Usługa sprzedaży i dostarczania krajowych i międzynarodowych biletów lotniczych dla Instytutu Adama Mickiewicza

Krótki opis

1.Przedmiotem zamówienia jest stałe świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych (w tym również biletów tzw „tanich przewoźników” oraz biletów grupowych) w połączeniach krajowych oraz na trasach europejskich i pomiędzy poszczególnymi kontynentami. Rezerwacje i bilety elektroniczne muszą być generowane bezpośrednio z systemu rezerwacyjnego (nie dotyczy biletów tzw „tanich przewoźników”).
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SIWZ i jest dostępny na stronie internetowej Zamawiającego. Szacunkowa skala potrzeb IAM na lata 2019-2023: Bilety lotnicze zagraniczne ok. 7 500 sztuk, bilety krajowe ok. 600 sztuk.

Opis zamówienia

Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje:
1. Przedmiotem umowy jest stałe świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych (w tym również biletów tzw „tanich przewoźników” oraz biletów grupowych) w połączeniach krajowych oraz na trasach europejskich i pomiędzy poszczególnymi kontynentami. Rezerwacje i bilety elektroniczne muszą być generowane bezpośrednio z systemu rezerwacyjnego (nie dotyczy biletów tzw „tanich przewoźników”).
2. Przedstawianie Zamawiającemu najkorzystniejszych, dostępnych na rynku, ofert na zakup biletów lotniczych, każdorazowo wraz z podaniem informacji o tym, jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego.
3. Pośrednictwo między IAM a przewoźnikami w sprawach reklamacyjnych.
4. Zapewnienie bieżącego dostarczania dokumentów podróży (biletów lotniczych), oraz faktur do siedziby IAM.
5. Fakturowanie: Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia i doręczenia faktury VAT Zamawiającemu w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze po dokonaniu zakupu biletu. Termin płatności faktury VAT – 21 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego.
6. Zapewnienie stałej możliwości dokonania rezerwacji/jej zmiany lub wykupu biletu/jego zmiany w dni robocze w godzinach 8:00 do 18:00. Wykonawca zobowiązuje się ponadto w ramach zaoferowanej ceny do udostępnienia numeru telefonu alarmowego, czynnego przez 24/dobę, pod którym Zamawiający będzie mógł dokonywać rezerwacji, zmian lub anulacji zakupionego biletu.
7. Przydzielenie do realizacji umowy co najmniej trzech numerów telefonicznych ze stanowiskami rezerwacji.
8. Każdorazowe informowanie Instytutu drogą elektroniczną, na wskazane adresy, nt. dokonywanych rezerwacji biletów, obejmujące: dane rezerwacji, cenę biletu termin wykupu oraz warunki taryfy.
9. Każdorazowo w dniu wykupu biletu do g. 10:00 informowanie drogą elektroniczną wyznaczonego pracownika IAM, że tego dnia upływa termin rezerwacji.
10. Każdorazowe informowanie Instytutu drogą elektroniczną nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołanie rejsu.
11. Wykonawca i Zamawiający wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia.
12. Zapewnienie możliwości bezkosztowego zwrotu biletu w dniu jego wykupu do g. 18:00 (nie dotyczy biletów tzw. „tanich przewoźników”).
13. Dostęp do wszystkich taryf publikowanych i niepublikowanych linii lotniczych oraz tzw. „tanich przewoźników”.
14. Możliwość współpracy z Partnerami IAM, wskazanymi przy realizacji zakupu biletów dla konkretnych projektów (np. Teatr Wielki – zakup biletów dla aktorów) – płatnikiem pozostaje IAM.
15. W sytuacjach, gdy Instytut uzyska bezpośrednio od przewoźników specjalne zniżki, Agent zastosuje je przy wystawianiu biletów (konieczność stworzenia „profilu klienta”, zawierającego kody otrzymane od linii lotniczych w których Instytut posiada specjalne zniżki.)
Szacunkowa skala potrzeb IAM na lata 2019-2023: Bilety lotnicze zagraniczne ok. 7 500 sztuk, bilety krajowe ok. 600 sztuk.

Informacje dodatkowe

Zamawiający, zgodnie z art. 24aa ustawy Pzp, zastosuje tzw. procedurę odwróconą, tj. w pierwszej kolejności dokona oceny ofert, a następnie zbada, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu, tj. zbada oświadczenie wstępne, a następnie zażąda przedłożenia dokumentów w trybie art. 26 ust. 1 ustawy Pzp

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Wykonawca musi wskazać osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia legitymujące się kwalifikacjami zawodowymi i doświadczeniem tj. co najmniej 6-osobowym zespołem kasjerów lotniczych, gdzie przynajmniej 2 osoby posiadają co najmniej 5-letnie doświadczenie w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych w systemie GDS a pozostała każda z 4 osób posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych w systemach GDS.
Zgodnie z klauzulą społeczną wszystkie ze wskazanych osób muszą być zatrudnione na podstawie umowy o pracę (stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy).
Ponadto wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub wykonuje należycie, co najmniej 3 usługi, z których każda obejmowała m.in. rezerwację, zakup i dostarczenie biletów na krajowe i zagraniczne pasażerskie przewozy lotnicze, a wartość każdej z nich wynosiła co najmniej 4 000 000,00 PLN brutto (całkowite wynagrodzenie Wykonawcy obejmujące usługę rezerwacji i cenę biletów). W przypadku zamówień, które są w trakcie realizacji, Wykonawca na dzień składania ofert winien wykazać się realizacją umów na kwotę minimum 4 000 000,00 PLN brutto każda. Uwaga: jeżeli realizacja umowy rozpoczęła się w okresie wcześniejszym niż 3 lata przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca jest zobowiązany wykazać, iż jej wartość w ostatnich trzech latach wyniosła nie mniej niż 4 000 000,00 PLN brutto.

Warunki realizacji zamówienia

1. Warunki realizacji umowy stanowiące załącznik nr 3 do SIWZ zostały określone w istotnych postanowieniach umowy zamieszczonych na stronie internetowej
Podanej przez Zamawiającego.
2. Zmiana umowy może nastąpić wyłącznie w przypadkach określonych w istotnych postanowieniach umowy.
3. Zamawiający będzie żądać od Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, wniesienia przed podpisaniem umowy zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 1 % maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego wynikającego z Umowy.

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się za pomocą poczty elektronicznej e-mail.
2. miniPortal: https://miniportal.uzp.gov.pl/, ePUAP: https://epuap.gov.pl/wps/portal służą wyłącznie do składania/wycofywania i zmiany ofert. Wszelka pozostała korespondencja (pytania do treści SIWZ, wezwania do wyjaśnień, uzupełnień, dokumenty, wyjaśnienia, informacje składanie przez Wykonawcę) przekazywana będzie za pomocą poczty elektronicznej e-mail.
3. Wadium 1. Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert.
2. Każda oferta musi być zabezpieczona wadium na cały okres związania ofertą, w wysokości 150 000,00 PLN (słownie sto pięćdziesiąt tysięcy złotych) lub jeśli wadium jest wnoszone w innej walucie równowartość tej kwoty wg średniego kursu NBP z dnia wniesienia wadium.
3. Wadium może być wniesione w następujących formach:
1) pieniądzu,
2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym,
3) gwarancjach bankowych,
4) gwarancjach ubezpieczeniowych,
5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9.11.2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2018 r. poz. 110 z późn. zm.).
4. Kryteria oceny ofert: Cena usługi tj.:
— opłata transakcyjna za wystawienie biletu lotniczego krajowego (W1-10 %)
— opłata transakcyjna za wystawienie biletu lotniczego międzynarodowego (W2-10 %)
Cena przykładowych połączeń lotniczych (biletów) oceniony na podst. załącznika nr 2a do SIWZ - 40 %
Termin założenia i przesłania do Zamawiającego rezerwacji lotniczej po otrzymaniu zlecenia, podany w godzinach, nie krótszy niż 0,5 godziny i nie dłuższy niż 6 godzin - 20 %
Korzystanie przy realizacji przedmiotu zamówienia z jednego z systemów rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych tj. Amadeus lub Sabre lub Galileo lub Worldspan lub Sart - 10 %
Kryterium społeczne - 10 %
5. Klauzula społeczna. Zamawiający wymaga aby przedmiot zamówienia w zakresie czynności rezerwacji, zakupu i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych realizowany był przy pomocy osób zatrudnionych na umowę o pracę. Zamawiający, zgodnie z art. 29 ust. 3a w związku z art. 36 ust. 2 pkt. 8a ustawy Pzp żąda od Wykonawcy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy) wszystkich osób skierowanych do realizacji zamówienia.
6. Termin związania ofertą wynosi 60 dni.
7. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych.
8. Podstawy wykluczenia o których mowa w art. 24 ustawy:
— O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na postawie art. 24 ust. 1 ustawy i art. 24 ust. 5 pkt 1 i pkt 5–8 ustawy.
9. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy oraz zgodnie z art. 24 ust. 11 ustawy, Wykonawca w terminie 3 dni od zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy, przekazuje Zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt. 23 ustawy.
10. Szczegółowe informacje dotyczące dokumentów i oświadczeń składanych przez Wykonawców, Wykonawców/osoby mające siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, innych podmiotów na których zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia znajdują się w SIWZ
11. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty, aktualne na dzień składania ofert, oświadczenie w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w niniejszej SIWZ. Oświadczenie składa się na formularzu Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ).

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale VI ustawy.
2. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 zdanie drugie ustawy albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób.
3. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu oraz wobec postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na stronie internetowej.
4. Odwołanie wobec czynności innych niż określone w ust. 2 i ust. 3 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto, lub przy zachowaniu należytej staranności, można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.