Wsparcie i rozwój Systemu TETA na okres 4 lat

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług: obsługi zgłoszeń, wsparcia, utrzymania oraz aktualizacji sytemu kadrowo - płacowego TETA, w okresie 48 miesięcy od rozpoczęcia świadczenia przedmiotowych usług. System TETA jest kluczowy dla obsługi procesów biznesowych w obszarze Kadr i Płac, w tym rejestracji czasu pracy i rozliczeń z pracowników PPL.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług serwisowych obejmujących: obsługę zgłoszeń błędów, wsparcie, utrzymanie, aktualizację oraz rozwój Systemu kadrowo – płacowego TETA (TETA HR, TETA WEB) w okresie 48 miesięcy od dnia podpisania Umowy, w tym:
1. Przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie czynności serwisowych poprzez łącza zdalne lub w wyjątkowej sytuacji w siedzibie Zamawiającego.
2. Posiadanie aplikacji internetowej do przyjmowania i obsługi zgłoszeń.
3. Rejestracja błędów Systemu zgłaszanych przez Zamawiającego poprzez aplikację internetową w trybie 24/7/365 lub w wyjątkowych sytuacjach drogą elektroniczną lub telefonicznie w godzinach pracy Serwisu Wykonawcy (tj. w dni robocze od 8.00 do 16.00).
4. Przekazywanie informacji o wszystkich nowych wersjach, patchach, poprawkach i aktualizacjach oprogramowania.
5. Aktualizację instrukcji w przypadku, gdy aktualizacja oprogramowania ma wpływ na obsługę systemu przez użytkowników Zamawiającego.
6. Realizacja Żądań zmiany oprogramowania w ramach rozwoju systemu. Koszt realizacji zmiany będzie wyliczony według stawek z góry określonych w Umowie. Zamawiający przewiduje w ramach Umowy pulę 800 Osobodni do wykorzystania w trakcie trwania Umowy. Zamawiający zapłaci tylko za faktycznie wykorzystane dni.
7. Przeprowadzenie dodatkowych szkoleń jeśli były przewidziane w zakresie Zmiany oraz opracowanie i przekazanie instrukcji obsługi w ramach wprowadzonych zmian w systemie.
8. Dostarczanie nowych wersji oprogramowania uwzględniających:
• Zmiany zachodzące w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, z zastrzeżeniem, że wyżej wymienione zmiany zostaną udostępnione nie później niż w dniu rozpoczęcia ich obowiązywania.
• Zmiany związane z podniesieniem jakości i funkcjonalności oprogramowania lub usuwających wykryte przez Wykonawcę błędy w działaniu oprogramowania.
9. Naprawę zgłoszonych błędów w Systemie.
10. Wsparcie i utrzymanie modyfikacji Systemu wytworzonych przez Zamawiającego w zakresie dozwolonym licencją udzieloną przez Właściciela Oprogramowania
11. Wykonywanie przeglądów, audytów i strojenia Systemu na zlecenie Zamawiającego w ramach dostępnej w Umowie puli osobodni.
12. Utrzymywanie/wersjonowanie kodów źródłowych do modyfikacji wytworzonych na Zlecenie Zamawiającego.
13. Prowadzenie, aktualizację oraz wersjonowanie dokumentacji Systemu.
14. Wykonywanie w sytuacjach nadzwyczajnych prac administracyjnych w środowisku produkcyjnym Systemu, które byłyby zamawiane i płatne przez Zamawiającego w ramach puli osobodni.
15. Przeniesienie praw autorskich do wszelkich modyfikacji zrealizowanych przez Wykonawcę na zlecenie Zamawiającego w ramach puli osobodni.
16. Sposób serwisowania musi spełniać wymogi RODO.
17. Zagwarantowanie Zamawiającemu możliwości wykonywania audytów (audyt strony drugiej), w celu potwierdzenia spełniania warunków umowy oraz prawidłowości przetwarzania danych osobowych (RODO).
Warunki obsługi zgłoszeń
1. Usługa serwisowa będzie realizowana zgodnie z podanymi poniżej warunkami SLA w godzinach pracy Serwisu Wykonawcy.
2. Zamawiający musi mieć możliwość zamówienia dodatkowego wsparcia (po godzinach pracy Serwisu oraz w weekendy) w postaci dyżuru zdalnego konsultanta lub/i programisty. Zamówiony dodatkowy Dyżur będzie rozliczany z puli osobodni.
3. Wymagane czasy reakcji na zgłoszenie oraz terminy usunięcia Błędu (lub Obejścia) liczone od zgłoszenia Błędu:
• Awaria/błąd krytyczny - czas usunięcia Błędu wynosi max. 8 godz. od momentu zgłoszenia. Czas reakcji na podjęcie zgłoszenia do 4 godziny od momentu zgłoszenia.
• Poważny błąd - czas usunięcia Błędu wynosi max. 7 dni. Czas reakcji -do 4 godzin.
• Zwykły błąd - czas usunięcia Błędu wynosi max. 14 dni. Czas reakcji - do 4 godzin.
2. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień dotychczasowemu wykonawcy usług zgodnie z art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp. Zakres tych usług obejmować będzie usługi, o których mowa w § 1 ust. 2 punkty 7), 8), 11), 14) i 15) Istotnych Postanowień Umowy.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie, o którym mowa w art. 25a ust. 2 ustawy, tj. Formularz jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia - cześć IV "Kryteria kwalifikacji", sekcja "alfa".

Warunki uczestnictwa (zdolność techniczna i zawodowa)

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą spełnienie następującego warunku:
1. W okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie zrealizowali lub realizują co najmniej 2 zamówienia na utrzymanie systemu TETA trwającego nie krócej niż 12 miesięcy każde dla co najmniej, 500 pracowników zamawiającego każde zamówienie, przy czym co najmniej jedno zamówienie o wartości nie mniejszej niż 500 000,00 PLN netto.
2.Dysponują osobami dedykowanymi do wykonania prac stanowiących przedmiot niniejszego zamówienia:
a) Co najmniej jedna osoba w roli konsultanta w obszarze kadrowo/płacowym, która spełnia wymagania:
— wykształcenie wyższe,
— posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w usługach wsparcia sytemu TETA,
— posiada wiedzę na temat przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz przepisów podatkowych.
b) Co najmniej jedna osoba w roli konsultanta w obszarze kadrowo/płacowym, która spełnia wymagania:
— wykształcenie wyższe,
— posiada doświadczenie polegające na uczestniczeniu jako analityk w realizacji co najmniej 1 usługi wsparcia zintegrowanego sytemu informatycznego.
Zamawiający uzna spełnienie powyższego warunku przez jedną osobę.
Uwaga! Wszystkie osoby, dedykowane przez wykonawcę do wykonywania prac na rzecz Zamawiającego w zakresie przedmiotu umowy, muszą posługiwać się biegle językiem polskim w mowie i piśmie.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca przystępujący do przetargu jest obowiązany wnieść przed upływem terminu składania ofert wadium w jednej z form określonych w art. 45 ust. 6 ustawy Pzp wysokości 50 000,00 PLN (pięćdziesiąt tysięcy złotych).
2. Zamawiający będzie żądał wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5 % ceny umowy podanej w ofercie..

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo powinno jednoznacznie określić postępowanie, do którego się odnosi, precyzować zakres umocowania, wskazać pełnomocnika, wyliczać wszystkich Wykonawców, którzy wspólnie ubiegają się o zamówienie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie wybrana przez Zamawiającego będą zobowiązani przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego do przedstawienia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

Oferta oraz Formularz JEDZ można złożyć jedynie w formie elektronicznej podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym poprzez Platformę Portal SmartPzp. Wykonawcy swoją ofertę powinni złożyć do dnia 22.3.2019 godz. 10:00.
2. Zamawiający (zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy) wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym terminie następujących dokumentów na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia w zakresie art. 24 ust. 1 ustawy wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju z dnia 26.7.2016 w "sprawie rodzajów dokumentów (...)":
— par. 5 pkt 1) - w zakresie 24 ust. 1 pkt 13, 14, 21 ustawy,
— par. 5 pkt 4) - w zakresie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy,
— par. 5 pkt 2), 3) i 9) - w zakresie art. 25 ust. 5 pkt 8 ustawy,
— par. 5 pkt 5) - w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 15 ustawy,
— par. 5 pkt 6) - w zakresie art. 24 ust 1 pkt 22 ustawy.
3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej polskiej, a także w przypadku gdy osoba, której dany dokument dotyczy ma miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej polskiej, zastosowanie mają zasady określone w par. 7 i 8 ww. Rozporządzenia.
4. Zamawiający, w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, działając na podstawie art.26 ust. 1 ustawy wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym terminie
Wykazu wykonanych usług wraz z dowodami potwierdzającymi należyte wykonanie.
5. Wykonawca ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia zobowiązani są złożyć wraz z ofertą następujące dokumenty:
— Formularz "Oferta" (załącznik nr 1 do SIWZ),
— Zobowiązanie, w przypadku gdy Wykonawca polega na zdolnościach innych podmiotów zgodnie z zapisem w SIWZ
— Jednolity Europejski Dokument Zamówienia
— dowód wniesienia wadium,
— pełnomocnictwo, z którego wynika prawo do podpisania oferty (zgodnie z SIWZ)
— pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców (zgodnie z SIWZ)
6. Zgodnie z art. 24 ust. 11 ustawy Wykonawca w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy przekaże Zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy. Wraz ze złożeniem oświadczenia, Wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym Wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
7. Zamawiający informuje, że przez okres dwóch miesięcy, o którym mowa w Sekcji IV pkt. 2.6 niniejszego ogłoszenia należy rozumieć okres 60 dni liczonych z dniem otwarcia ofert.
8. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień dotychczasowemu Wykonawcy usług zgodnie z art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp. Zakres tych usług obejmować będzie usługi, o których mowa w § 1 ust. 2 punkty 7), 8), 11), 14) i 15) Istotnych Postanowień Umowy i wartość tych usług nie przekroczy 50 % wartości usługi podstawowej w tym zakresie.
9. Ze względu na ograniczoną liczbę znaków, które można wprowadzić do treści ogłoszenia, pozostałe informacje zawarto w SIWZ dostępnym na stronie internetowej Zamawiającego.