Dostarczenie wybranych usług w zakresie organizacji dwudniowego spotkania w Giżycku dla maksymalnie 20 osób

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w zakresie organizacji dwudniowego spotkania w Giżycku dla maksymalnie 20 osób. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do SIWZ).

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w zakresie organizacji dwudniowego spotkania w Giżycku dla maks. 20 uczestników. Dwudniowe spotkanie planowane jest w dniach: 27–28 sierpnia 2020 r. (zamawiający zastrzega, ze możliwa jest zmiana terminu – do 30 września 2020 r.) W dniu 27 sierpnia 2020 r. spotkanie odbędzie się w Ekomarinie w Giżycku. Obiekt wraz z miejscami do parkowania jest własnością Urzędu Miejskiego w Giżycku. Na czas wydarzenia miejsce spotkania zostanie udostępnione nieodpłatnie zamawiającemu. Usługi obejmują:
1. zapewnienie usługi gastronomicznej, na którą składają się:
a) przerwy kawowe ciągłe z uzupełnianiem brakujących składników w 1 i 2 dniu spotkania (ok. 5 h pierwszego dnia – 27.8.2020 i 3 h drugiego dnia 28.8.2020);
b) 2 obiady w formie bufetu, w obiekcie, w którym odbędzie się spotkanie (27 i 28.8.2020);
c) kolacja serwowana w przeddzień spotkania (26.8.2020, ok. godz. 19), która zostanie zorganizowana w centrum Giżycka. Poprzez centrum miasta zamawiający rozumie obszar pomiędzy ul. Nadbrzeżną, Kolejową, Dąbrowskiego, ul. Warszawską, ul. Olsztyńską.
Podczas pierwszego dnia spotkania (27.8.2020) wykonawca zapewni obiad i przerwę kawową w Ekomarinie (miejsce zostanie bezpłatnie udostępnione zamawiającemu przez Urząd Miejski w Giżycku). Drugiego dnia spotkania wykonawca zapewni obiad i przerwę kawową w miejscu, w którym zostanie zorganizowane spotkania. Przewidywana ilość osób korzystających z usług gastronomicznych, maks. 20 (zamawiający przewiduje możliwość zmniejszenia o 30 %).
Wynajem sali podczas drugiego dnia spotkania w Giżycku wraz z odpowiednim wyposażeniem dla maks. 20 osób od godziny 9.00 do godziny 12.00 podczas drugiego dnia spotkania.
3. Usługi w zakresie działalności kulturalnej
Usługa obejmuje zapewnienie rejsu statkiem (ok. godz. 18.00) po mazurskich jeziorach (rozpoczęcie rejsu w Giżycku) wraz z zapewnieniem cateringu (kolacja) lub kolacji na lądzie podczas przerwy w trwającym rejsie (do uzgodnienia z zamawiającym) oraz muzyki na żywo podczas kolacji/rejsu (np. szanty, piosenka turystyczna);
a) zapewnienie w dniu 27 sierpnia 2020 r. rejsu statkiem dla maksymalnie 20 osób (zamówienie opcjonalne), z opcją, aby w przypadku złej pogody uczestnicy swobodnie schronili się przed deszczem, celem organizacji rejsu wycieczkowego (czas trwania 3–4 h) po mazurskich jeziorach. Wypłynięcie statku z portu w Giżycku;
b) zapewnienie występu zespołu (maksymalnie 2–3 h), który wykona utwory typu: szanty lub piosenki turystyczne. Wykonawca odpowiedzialny będzie za zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia, mikrofonu i sprzętu niezbędnego do zorganizowania występu;
c) kolacja w formie bufetu podczas rejsu na statku lub serwowana na lądzie w restauracji podczas przerwy w rejsie – do uzgodnienia z zamawiającym (27.8.2020, ok. godz. 19).
Pozostałe warunki/wymagania:
1. Zamawiający poda dokładną liczbę uczestników spotkania na 7 dni przed planowaną datą spotkania.
2. Wykonawca w terminie do 5 dni roboczych od daty podpisania umowy przedstawi do akceptacji zamawiającego propozycje co najmniej dwóch obiektów, w którym zostanie zorganizowany drugi dzień spotkania, które spełniają warunki określone w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający dokona wyboru lub zgłosi uwagi, które wykonawca musi uwzględnić.
3. Wykonawca w terminie do 5 dni roboczych od daty podpisania umowy przedstawi do akceptacji zamawiającego propozycje co najmniej trzech restauracji, w której zostanie zorganizowana kolacja w dniu 26 sierpnia 2020 r., które spełniają warunki określone w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający dokona wyboru lub zgłosi uwagi, które wykonawca musi uwzględnić.
4. Bezkosztowa rezygnacja z usługi lub części usług może nastąpić w terminie 14 dni kalendarzowych przed 1 dniem spotkania.

Informacje dodatkowe

Przed upływem terminu składania ofert zamawiający żąda od wykonawców wniesienia wadium w wysokości: 500,00 PLN (słownie: pięćset złotych 00/100). Szczegóły dot. wadium opisano w rozdziale X SIWZ.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający wymaga, by wykonawca wykazał, że w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał co najmniej 2 usługi, z których każda:
a) polegała na organizacji spotkania i/lub konferencji;
b) planowana była dla co najmniej 18 uczestników*; oraz
c) polegała na zapewnieniu co najmniej cateringu, wynajmu sali oraz organizacji aktywności rekreacyjno-sportowych**
Kryteria oceny ofert*:
1) cena 85 %;
2) doświadczenie koordynatora 10 %;
3) aspekty społeczne (zatrudnienia przy realizacji zamówienia co najmniej 1 osoby niepełnosprawnej* w wymiarze co najmniej ¼ etatu) 5 %.
*/** doprecyzowane w SIWZ w rozdziale IV i XV.

Warunki realizacji zamówienia

1. Okoliczności skutkujące możliwością dokonania innych istotnych zmian zawartej umowy opisuje art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zmiany dopuszczalne są w następującym zakresie:
a) strony są uprawnione do dokonania zmian o łącznej wartości nieprzekraczającej 10 % łącznego wynagrodzenia wskazanego w § 2 ust. 1 umowy, niezależnie od innych przypadków zmian dozwolonych przepisami Pzp. Zmiana dokonana zgodnie z niniejszym postanowieniem, niezależnie od jej wartości, nie może prowadzić do zmiany charakteru umowy, w szczególności do zastąpienia przedmiotu umowy innego rodzaju przedmiotem;
b) strony są uprawnione do wprowadzenia do umowy zmian nieistotnych, to jest innych niż zmiany zdefiniowane w art. 144 ust. 1e Pzp;
c) w przypadku braku możliwości realizacji zamówienia z przyczyn nie dotyczących wykonawcy w terminie umownym możliwe jest wydłużenie terminu obowiązywania umowy, jednak nie dłużej niż o 3 miesiące.
cd. w VI.4.3.

Ofertę należy złożyć za pośredn. formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionego na miniPortalu w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31 lipca 2020 r., do godziny 9.00. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 31 lipca 2020 r. o godz 11.00 w siedzibie zamawiającego. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu miniPortalu (https://miniportal.uzp.gov.pl/), ePUAPu (https://epuap.gov.pl/wps/portal). Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, z zachowaniem postaci elektronicznej w formacie danych zgodnie z rozdziałem IX ust. 8 SIWZ i podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sposób złożenia oferty w tym zaszyfrowania oferty opisany został w regulaminie korzystania z miniPortalu. Ofertę należy złożyć w oryginale. Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które wykonawca zastrzeże jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać złożone w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”, a następnie wraz z plikami stanowiącymi jawną część skompresowane do jednego pliku archiwum (zip). Do oferty należy dołączyć Jednolity europejski dokument zamówienia w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie wraz z plikami stanowiącymi ofertę skompresować do jednego pliku archiwum (zip). Wykonawca może przed upływem terminu doskładania ofert zmienić lub wycofać ofertę za pośrednictwem formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionych również na miniPortalu. Sposób zmiany i wycofania oferty został opisany w instrukcji użytkownika dostępnej na miniPortalu. W przypadku podpisania oferty i/lub poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę, której umocowanie do reprezentowania wykonawcy nie wynika z dokumentu rejestracyjnego (ewidencyjnego) wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokumenty i oświadczenia, składane są w postaci dokumentu elektronicznego lub elektr. kopii dokumentu lub oświadczenia poświadczonej za zgodność z oryginałem. Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawca, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą. Poświadczenie za zgodność z oryginałem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczania, następuje przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Z ofertą wykonawca złoży:
1) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, w postaci formularza Jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia („JEDZ”) stanowiącego zał. nr 3 do SIWZ. Informacje zawarte w formularzu JEDZ stanowią wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu – złożone w oryginale wraz z ofertą w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnie z zapisami rozdziału IX SIWZ. Zamawiający informuje, że wykonawca do wypełnienia oświadczenia – formularza JEDZ może wykorzystać również narzędzie dostępne na stronie (https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=pl). W złożonym przez wykonawcę oświadczeniu w formie Jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, zamawiający wymaga wypełnienia w cz. IV jedynie sekcję „α” – jako wstępne potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający udostępnia formularz JEDZ w wersji elektronicznej w postaci pliku: xml oraz pdf. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców JEDZ składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów w celu wykazania braku istnienia cd. niżej.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Wykonawcom i innym podmiotom przysługują środki ochrony prawnej opisane w dziale VI ustawy, w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ przysługują również organizacjom wpisanym na listę organizacji uprawnionych do wnoszenia środków ochrony prawnej, prowadzoną przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
Cd. VI.3 Inf. dodatkowe: wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania, w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu składa oświadczenie JEDZ dotyczące tych podmiotów. Wskazane pliki, JEDZ wraz z plikami stanowiącymi ofertę należy skompresować do jednego pliku archiwum (zip). Wykonawca w terminie 3 dni od zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5, przekazuje zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej – dokument elektr. zał. 4 *doprecyzowane w SIWZ;
2) oświadczenie o udostępnianiu zasobów na zasadach określonych w art. 22a ust. 1 ustawy Pzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, stanowiące zał. nr 6 do SIWZ (jeżeli dotyczy) – złożone w oryginale z ofertą w postaci dokumentu elektronicznego;
3) pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy) do reprezentowania wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, w przypadku w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego w przypadku wykonawców mogą wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
4) pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy) do reprezentowania wykonawcy w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeżeli umocowanie do reprezentowania wykonawcy nie wynika z dokumentów rejestrowych;
5) odpis z właściwego rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia przedmiotowego dokumentu, jeżeli zamawiający może go uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, a wykonawca wskaże w ofercie adres internetowy skąd zamawiający ma go pobrać (doprecyzowane w SIWZ);
6) wykaz usług wykonanych a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane (zał. nr 5 do SIWZ) oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.*
cd. III.2.2 Warunki realizacji umowy:
2. Oprócz możliwości dokonania zmian do umowy, przewidzianych w art. 144 ustawy i postanowieniach załączonego projektu umowy, nie wymagających sporządzenia aneksu do umowy, zamawiający przewiduje także możliwości zmiany postanowień umowy w przypadkach gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy.
3. Zmiany umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności w postaci aneksu, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4 umowy.