Dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego z jądrem bazującym na systemie klasy ERP

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego z jądrem bazującym na systemie klasy ERP (dalej jako „ZSI” lub „System”) w siedzibie Zamawiającego, obejmujące:
— dostawę ZSI wraz z wszystkimi komponentami niezbędnymi do właściwego działania Systemu, a w szczególności oprogramowaniem bazodanowym,
— wdrożenie ZSI,
— świadczenie usług gwarancyjnych dla wdrożonego ZSI w okresie 24 miesięcy od zakończenia wdrożenia.
Oraz świadczenie usług pogwarancyjnych (prawo opcji) przez okres nie dłuższy niż 96 miesięcy, obejmujących:
— dostęp do aktualizacji systemu i naprawy błędów,
— świadczenie usług asysty technicznej.
Szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia zostały zawarte m.in. w:
— opisie przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do SIWZ,
— opisie funkcjonalności – załącznik nr 2 do SIWZ,
— opisie wybranych procesów obiegu dokumentów – załącznik nr 3 do SIWZ,
— wzorze umowy – załącznik nr 5 do SIWZ.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego, w skrócie „ZSI” albo „System”, z jądrem bazującym na systemie klasy ERP w siedzibie Zamawiającego, obejmujące:
— dostawę ZSI wraz z wszystkimi komponentami niezbędnymi do właściwego działania ZSI, a w szczególności oprogramowaniem bazodanowym,
— wdrożenie ZSI,
— świadczenie usług gwarancyjnych dla wdrożonego ZSI w okresie 24 miesięcy od zakończenia wdrożenia, tj. od odbioru końcowego wdrożenia ZSI, obejmujących,
— dostęp do aktualizacji ZSI i naprawy błędów,
— świadczenie usług pomocy technicznej.
Oraz świadczenie usług pogwarancyjnych (Prawo opcji) przez okres nie dłuższy niż 96 miesięcy, obejmujących:
— dostęp do aktualizacji ZSI i naprawy błędów,
— świadczenie usług pomocy technicznej.
Zamawiający udostępni Wykonawcy infrastrukturę informatyczną w postaci rozwiązania sprzętowego, bądź – w przypadku niewystarczających zasobów – zakupi sprzęt w oddzielnym postępowaniu w oparciu o sugestie Wykonawcy. Zamawiający nie posiada żadnego oprogramowania, w tym systemowego i bazodanowego, które zostanie wykorzystane do realizacji niniejszego zamówienia z wyłączeniem systemów operacyjnych stacji roboczych. Po stronie Zamawiającego jest zapewnienie infrastruktury informatycznej wraz z oprogramowaniem systemowym.
Wykonawca poda Zamawiającemu w ciągu 14 dni od podpisania umowy minimalne parametry infrastruktury informatycznej potrzebnej do prawidłowego działania ZSI. Do czasu zakupu infrastruktury przez Zamawiającego, nie dłużej jednak niż 6 miesięcy od dnia dostarczenia minimalnych parametrów, Wykonawca udostępni własny serwer, na potrzeby realizacji usług objętych niniejszym zamówieniem.
Oferowany ZSI musi być systemem w pełni zintegrowanym, obejmującym następujące zakresy funkcjonalne (moduły):
— Finanse i Księgowość (FK),
— Majątek Trwały (MT),
— Kadry i Płace (KDP),
— Zakupy, Sprzedaż, Magazyny i Logistyka,
— Zarządzanie Majątkiem,
— Zarządzanie Projektami,
— Planowanie i Budżetowanie,
— Elektroniczny Obieg Dokumentów,
— Raporty i Analizy/ Portal BI,
— Nauka.
Zamawiający dopuszcza inną organizację modułów (tzn. inne nazewnictwo lub np. zawarcie funkcjonalności dwóch lub więcej modułów w jednym lub odwrotnie – funkcjonalności jednego modułu rozłożone na kilka modułów) pod warunkiem spełnienia wymagań opisu funkcjonalności stanowiącego załącznik 2 do SIWZ.
Wszystkie moduły zamawianego oprogramowania muszą tworzyć system zintegrowany tzn. zapewnić jednokrotne wprowadzanie danych, dostęp do niezbędnych dla danej funkcjonalności danych bez konieczności ich replikowania, kopiowania czy też ponownego wprowadzania, a także natychmiastową widoczność wprowadzonych zmian w danych we wszystkich miejscach, w których dane są wykorzystywane.
Zamawiający oczekuje odzwierciedlenia w elektronicznym obiegu dokumentów (EOD) procesów zachodzących w jednostce opisanych w załączniku nr 3 do SIWZ. Istnieje jednak możliwość zmiany procesu, jeżeli na etapie analizy przedwdrożeniowej Zamawiający dojdzie do wniosku, że zmiana zoptymalizuje i poprawi cały proces.

Opis opcji

1. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w art. 34 ust. 5 ustawy Prawo opcji jest uprawnieniem, z którego Zamawiający może, ale nie musi skorzystać.
2. W ramach prawa opcji Zamawiający zastrzega sobie prawo zakupu usługi pogwarancyjnej na oferowany zintegrowany system informatyczny (ZSI), na warunkach określonych w opisie przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do SIWZ) oraz we wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) na łączny okres nie dłuższy niż 96 miesięcy.
3. Warunkiem skorzystania z prawa opcji jest złożenie na piśmie oświadczenia woli przez Zamawiającego o skorzystaniu z tego prawa.
4. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z prawa opcji w trzech etapach poprzez złożenie stosownego oświadczenia woli.
5. Pierwsze oświadczenie o skorzystaniu z prawa opcji Zamawiający może złożyć nie później niż na 3 miesiące przed upływem podstawowego okresu gwarancji. Usługa pogwarancyjna, objęta opcją, zacznie obowiązywać, po wygaśnięciu pierwotnego okresu gwarancji.
6. Drugie oraz trzecie oświadczenie o skorzystaniu z prawa opcji, Zamawiający może złożyć nie później niż na 30 dni przed końcem obowiązywania usług pogwarancyjnych wskazanych w poprzednim oświadczeniu.
7. W przypadku nie dotrzymania któregoś z terminów określonych w ust. 5 i 6 Zamawiającemu nie będzie przysługiwała, możliwość skorzystania z prawa opcji.
8. Zamawiający w oświadczeniu, będzie informował Wykonawcę, na jaki okres (ilość miesięcy) zamierza zakupić usługę pogwarancyjną oraz jaką szacowaną ilość roboczogodzin będzie obejmować ta usługa we wskazanym okresie, zgodnie z tabelą nr 2 formularza oferty stanowiącego załącznik nr 7 do SIWZ.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

W celu potwierdzenia spełniania ww. warunku Wykonawcy zobowiązani będą wykazać, że:
a) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca dostarczył w instytutach naukowych PAN, instytutach badawczych i uczelniach akademickich – co najmniej 2 (dwa) zamówienia, (wartość każdej umowy nie może być mniejsza niż 700 000,00 PLN brutto), których przedmiotem była m.in. dostawa i wdrożenie systemu do zarządzania klasy ERP (tj. systemu do zarządzania jednostką organizacyjną, pracującego na jednej bazie danych, w ramach którego dane wprowadzone w jednym z modułów systemu są natychmiast widoczne przez innych użytkowników we wszystkich modułach systemu) opartego na tym samym oprogramowaniu, co system objęty ofertą składaną przez Wykonawcę w niniejszym postępowaniu wraz ze świadczeniem serwisu co najmniej przez okres 12 miesięcy, w tym każda z tych usług obejmowała co najmniej 4 obszary funkcjonalne, odpowiadające przedmiotowi zamówienia:
— Finanse i księgowość,
— Zakupy i sprzedaż,
— Kadry i płace,
— Budżetowanie,
— Obieg dokumentów zintegrowany z pozostałymi modułami.
Dla minimum 20 jednoczesnych użytkowników.;
b) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych – część wykonana obejmuje – co najmniej 1 (jedną) usługę polegającą na usłudze serwisowej zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP przez okres minimum 24 miesięcy, którego wdrożenie zostało zakończone, przy czym:
— usługa musi dotyczyć systemu klasy ERP, w którym pracuje co najmniej 20 jednoczesnych użytkowników,
— usługa świadczona była na rzecz instytutu naukowego PAN, instytutu badawczego lub uczelni akademickiej.
Świadczenie usługi serwisowej – w ilości, zakresie i długości trwania – wykazanej przez Wykonawcę na potwierdzenie spełnienia warunku wskazanego w pkt 2.3 lit. a zostanie uznane przez Zamawiającego za potwierdzenie spełnienie niniejszego warunku, o ile wykazane usługi serwisowe spełniają wymogi niniejszego warunku;
c) dysponuje lub będzie dysponował:
(i) jednym kierownikiem projektu posiadającym co najmniej 3 letnie doświadczenie związane z prowadzeniem co najmniej 2 (dwóch) projektów informatycznych dotyczących wdrożenia zintegrowanego systemu klasy ERP na stanowisku kierownika projektu lub równoważnym w instytucie naukowym PAN, instytucie badawczym lub uczelni akademickiej, przy czym każdy z prowadzonych przez niego projektów musiał obejmować wdrożenie co najmniej 4 obszarów funkcjonalnych, odpowiadających przedmiotowi zamówienia:
— Finanse i księgowość,
— Zakupy i sprzedaż,
— Kadry i płace,
— Budżetowanie,
— Obieg dokumentów zintegrowany z pozostałymi modułami.
Dla minimum 20 jednoczesnych użytkowników;
(ii) zespołem konsultantów wdrożeniowych przypisanych do projektu będącego przedmiotem zamówienia w liczbie min. 4 osób, każda z co najmniej 2-letnim doświadczeniem wdrożeniowym, gwarantującym realizację wdrożenia równolegle w kilku obszarach wdrożenia;
(iii) co najmniej 1 pracownikiem odpowiedzialnym za tworzenie i rozwój oprogramowania w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia, zapewniającym możliwość modyfikacji wdrożonego systemu w zależności od potrzeb Zamawiającego i zapewniającego rozwój systemu.
Zamawiający wymaga aby każda z osób wykonywała tylko jedną funkcję spośród wymienionych w lit. c.
Do przeliczenia na PLN wartości wskazanej w dokumentach złożonych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, wyrażonej w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs publikowany przez Narodowy Bank Polski z dnia wszczęcia postępowania. Jeżeli w dniu opublikowania ogłoszenia o zamówieniu NBP nie opublikuje informacji o średnim kursie walut, Zamawiający dokona odpowiednich przeliczeń według średniego kursu z pierwszego, kolejnego dnia, w którym NBP opublikuje ww. informacje.

Warunki realizacji zamówienia

Szczegółowe warunki realizacji umowy znajdują się we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 5 do SIWZ oraz w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 12–23 oraz art. 24 ust. 5 pkt 1, pkt 3 i pkt 8 ustawy.
Wykonawca musi złożyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym w SIWZ. Oświadczenie musi być złożone na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia.
Zamawiający przed udzieleniem zamówienia wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1.
1) w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej należy złożyć:
a) wykaz dostaw wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane, wraz z załączeniem dowodów określających, czy dostawy, o których mowa w wykazie, zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
b) wykaz usług – przynajmniej 1 (jednej) usługi wykonanej, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanej, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługa została wykonana, wraz z załączeniem dowodów określających, czy usługa, o której mowa w wykazie, została wykonana lub jest wykonywana należycie;
c) wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji/szkoleń oraz zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie dysponowania tymi osobami;
2) w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu należy złożyć:
a) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13–14 ustawy;
b) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 21 ustawy;
c) zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków;
d) zaświadczenie właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczej Ubezpieczenia Społecznego albo inny dokument potwierdzający, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;
e) odpis z właściwego rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
f) oświadczenie Wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne;
g) oświadczenie Wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne;
h) oświadczenie Wykonawcy o niezaleganiu z opłacaniem podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1170);
3) w celu potwierdzenia przez Wykonawcę spełnienia przez oferowane dostawy wymagań określonych przez Zamawiającego należy złożyć próbkę oferowanego systemu ZSI w formie prezentacji.
Powołując się na art. 24aa ustawy Zamawiający najpierw dokona oceny ofert, a następnie zbada, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
Wykonawca w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy, zobowiązany jest przekazać oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej.
Wymagane wadium – 84 000,00 PLN.

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego z jądrem bazującym na systemie klasy ERP (dalej jako „ZSI” lub „System”) w siedzibie Zamawiającego, obejmujące:
— dostawę ZSI wraz z wszystkimi komponentami niezbędnymi do właściwego działania systemu, a w szczególności oprogramowaniem bazodanowym,
— wdrożenie ZSI,
— świadczenie usług gwarancyjnych dla wdrożonego ZSI w okresie 24 miesięcy od zakończenia wdrożenia;
oraz świadczenie usług pogwarancyjnych (prawo opcji) przez okres nie dłuższy niż 96 miesięcy, obejmujących:
— dostęp do aktualizacji systemu i naprawy błędów,
— świadczenie usług asysty technicznej.
Szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia zostały zawarte m.in. w:
— opisie przedmiotu zamówienia – Załącznik nr 1 do SIWZ,
— opisie funkcjonalności – Załącznik nr 2 do SIWZ,
— opisie wybranych procesów obiegu dokumentów – Załącznik nr 3 do SIWZ,
— wzorze umowy – Załącznik nr 5 do SIWZ.