Kompleksowa organizacja i obsługa trzydniowej międzynarodowej Konferencji

Krótki opis

Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie następujących zadań:
Zadanie nr I – Zapewnienie sal, w których odbywać się będzie konferencja, w tym:
1) sali konferencyjnej w dniach (10–12).11.2020 dla max. 200 uczestników;
2) sali na wydarzenia towarzyszące w dniach (10–12).11.2020 dla max. 30 uczestników;
3) sali na potrzeby obsługi konferencji.
Zadanie nr II – Zapewnienie wyżywienia dla uczestników konferencji w dniach (10–12).11.2020, w tym:
1) obiadów dla max. 200 uczestników konferencji;
2) przerw kawowych dla max. 200 uczestników konferencji.
Zadanie nr III – Zapewnienie obsługi konferencji, w tym:
1) przylotu i pobytu max. 3 prelegentów wskazanych przez Zamawiającego w tym dokonanie rezerwacji oraz zapewnienie miejsc hotelowych i transportu lotniczego;
2) właściwego oznakowania w miejscu organizacji konferencji.
Zadanie nr IV – Zapewnienie materiałów promocyjnych, w tym:
1) opracowanie oraz wykonanie materiałów promocyjnych.

Opis zamówienia

Realizacja przedmiotu zamówienia obejmuje wykonanie następujących zadań:
Zadanie nr I – Zapewnienie sal, w których odbywać się będzie konferencja, w tym:
1) zapewnienie sali konferencyjnej w dniach 10–12 listopada 2020 r. dla maksymalnie 200 uczestników;
2) zapewnienie sali na wydarzenia towarzyszące w dniach 10–12 listopada 2020 r. dla maksymalnie 30 uczestników;
3) zapewnienie sali na potrzeby obsługi konferencji.
Zadanie nr II – Zapewnienie wyżywienia dla uczestników konferencji w dniach 10–12 listopada 2020 r., w tym:
1) zapewnienie obiadów dla maksymalnie 200 uczestników konferencji w dniach 10–12 listopada 2020 r.;
2) zapewnienie przerw kawowych dla maksymalnie 200 uczestników konferencji w dniach 10–12 listopada 2020 r.
Zadanie nr III – Zapewnienie obsługi konferencji, w tym:
1) zapewnienie przylotu i pobytu maksymalnie 3 prelegentów (tzw. Keynote speakers) wskazanych przez Zamawiającego w tym dokonanie rezerwacji oraz zapewnienie miejsc hotelowych i zapewnienie transportu lotniczego;
2) zapewnienie właściwego oznakowania w miejscu organizacji konferencji.
Zadanie nr IV – Zapewnienie materiałów promocyjnych, w tym:
1) opracowanie oraz wykonanie materiałów promocyjnych.
Szczegółowy zakres i sposób realizacji przedmiotu zamówienia określa „Opis przedmiotu zamówienia”, stanowiący Załącznik nr 1 do SIWZ oraz umowa, której wzór stanowi Załącznik nr 7 do SIWZ.

1. Zamawiający przewiduje stosowanie procedury, określonej w art. 24aa ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Klauzula społeczna – pkt 3.4 SIWZ, klauzula środowiskowa – pkt 3.5 SIWZ, zatrudnienie na umowę o pracę – 3.6. SIWZ.
3. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego (pkt 1.16 SIWZ). Zasady zachowania poufności danych i informacji zostały określone w pkt 1.17 SIWZ.
4. Ofertę należy złożyć pod rygorem nieważności w postaci elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, za pośrednictwem platformy dostępnej pod adresem: http://gus.ezamawiajacy.pl
5. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający wykluczy Wykonawcę zgodnie z art. 24 ust. 1 pkt 12–23 ustawy. Zamawiający przewiduje wykluczenie Wykonawcy na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1–4 ustawy.
6. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona,do złożenia następujących oświadczeń lub dokumentów:
1) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
2) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, lub innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
3) zaświadczenia właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, lub innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
4) odpisu z właściwego rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy;
5) oświadczenia Wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne;
6) informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których Wykonawca posiada rachunek, potwierdzających wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, wystawionej w okresie nie wcześniejszym niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania ofert;
7) dowodów potwierdzających czy wskazane w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 9.1 SIWZ, usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
7. Dokumenty podmiotów zagranicznych, wspólnych (pkt 9.9 i 9.10 SIWZ).
8. Wadium: 5 500,00 PLN.
9. ZNWU: 10 % wartości umowy z VAT.
10. W przedmiotowym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, szczegółowo określona w pkt 10 SIWZ, odbywać się będzie języku polskim, przy użyciu:
1) platformy zakupowej Zamawiającego, zwanej dalej „Platformą”, dostępnej pod adresem: http://gus.ezamawiajacy.pl;
2) poczty elektronicznej.
11. W przedmiotowym postępowaniu złożenie oferty możliwe będzie przy użyciu platformy dostępnej pod adresem: http://gus.ezamawiajacy.pl

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Wobec postanowień SIWZ i czynności podjętych przez Zamawiającego w toku postępowania oraz w przypadku zaniechania przez Zamawiającego czynności, do których jest zobowiązany na podstawie ustawy, Wykonawcy przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale VI ustawy, tj. odwołanie oraz skarga do sądu.
2. Zgodnie z art. 180 ustawy:
1) odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności Zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której Zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy;
2) odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności Zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania;
3) odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej, podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub równoważnego środka, spełniającego wymagania dla tego rodzaju podpisu;
4) odwołujący przesyła kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, iż Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
3. Zgodnie z art. 182 ustawy:
1) odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 ustawy zdanie drugie albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób;
2) odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, a jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, także wobec postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na stronie internetowej;
3) odwołanie wobec czynności innych niż określone w pkt 1) i 2) wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.