Opis zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest obsługa 1 Bazy Lotnictwa Transportowego (zwana dalej 1 BLTr.) i jednostek będących na zaopatrzeniu finansowym w zakresie rezerwacji i zakupu biletów lotniczych, kolejowych i promowych na trasach zagranicznych, w tym także dla przedstawicieli Wojskowych Zespołów Sportowych wraz ze sprzętem sportowym.
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca:
— zaoferuje różne warianty połączeń z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny (najtańszych z możliwych taryf i stawek przewoźników), trasy, najkorzystniejszego czasu podróży oraz dostępnych promocji,
— dokonuje rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych, promowych (z uwzględnieniem najniższej ceny, dogodnych połączeń oraz jak najkrótszego czasu trwania podróży),
— zapewnia transport sprzętu sportowego, z uwzględnieniem najdogodniejszego połączenia oraz rozwiązań logistycznych.
W przypadku sprzętu, który przekracza standardowe wymiary bagażu, przedstawiając uprzednio do akceptacji Zamawiającemu warianty transportu. Przykładowy sprzęt sportowy wraz z wymiarami znajduje się w załączniku nr 1a do opisu przedmiotu zamówienia,
— przedstawi minimum trzy warianty połączeń z czego Zamawiający wybierze najbardziej korzystne dla siebie połączenie, po czym wyrazi na piśmie lub drogą elektroniczną dyspozycję obligującą Wykonawcę do rezerwacji danego połączenia, kupna biletu oraz wystawienia faktury na Zamawiającego,
— po zaakceptowaniu propozycji przez wyznaczonego przedstawiciela Zamawiającego, Wykonawca wystawia bilety oraz dostarcza je do siedziby Dowództwa Generalnego Rodzaju Sił Zbrojnych w Warszawie przy ul. Żwirki i Wigury 103 (biuro przepustek),
— Wykonawca wystawi faktury i dostarczy je do siedziby Dowództwa Generalnego Rodzaju Sił Zbrojnych w Warszawie przy ul. Żwirki i Wigury 103 (biuro przepustek) oraz przesyła kopie faktur do 1 BLTr. na faks nr: +48 261821373 lub drogą elektroniczną na adres:
1bltr.2901@ron.mil.pl,
— termin płatności prawidłowo wystawionych faktur wynosi 30 dni od daty otrzymania,
— zapewnia możliwość bezpłatnego zwrotu i wymiany biletów przed wylotem.
Wykonawca świadczy nieodpłatnie następujące usługi:
— dokonuje rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych i promowych,
— udziela informacji taryfowych,
— zmienia rezerwację biletów wraz z nazwiskami osób podróżujących, zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy,
— wyznaczy osobę do kontaktów z Zamawiającym w dni powszechne oraz w dni wolne od pracy i świąteczne,
— wyznaczy specjalną linię telefoniczną dla Zamawiającego do całodobowego kontaktu,
— pośredniczy w uzyskiwaniu wiz w razie konieczności,
— pośredniczy w usłudze wynajmu samochodu poza granicami kraju w razie konieczności,
— odprawia pasażerów,
— umożliwia korzystanie z Help Desku,
— przygotowuje raporty z wykazem poniesionych wydatków w formie:
Lp; imię i nazwisko osoby podróżującej; numer biletu; trasa; okres podróży; cena biletu,
— negocjuje stawki specjalne i umowy trójstronne w celu uzyskania upustów dla Zamawiającego,
— porównuje ceny biletów w minimum trzech systemach rezerwacyjnych,
— ustawia profile dla pasażerów Zamawiającego,
— zapewnia serwis opiekuna podróży w celu minimalizacji ryzyka wydarzeń,
— zapewnia zwrot kosztów z niewykorzystanych odcinków.
Zamawiający wymagał ujęcia w ofercie bezpłatnego dostępu do systemów rezerwacyjnych umożliwiających sprawdzenie cen biletów, informacji o dostępności miejsc, dokonywanie samodzielnych rezerwacji i wystawienie biletu oraz jego wymiany, a także monitorowanie podróży Zamawiającego (self booking tool).