Organizacja konferencji dot. inicjatywy Narodowego Centrum Badań i Rozwoju pn. Wielkie Wyzwanie: Energia

Opis zamówienia

Do zadań Wykonawcy będzie należało zapewnienie miejsca wydarzenia, wsparcia technicznego i organizacyjnego oraz usługi cateringowej podczas trwania spotkania, polegającego na wykonaniu następujących zadań:
— zapewnienie sceny (z podestem i schodkiem) wraz z zabudową (ściana). Scena będzie utrzymana w eleganckim charakterze (przy zastosowaniu nowoczesnych i oryginalnych elementów). Na ścianie sceny muszą znaleźć się: logotyp inicjatywy Wielkie Wyzwanie: Energia, zestaw logotypów Funduszy Europejskich (wskazane przez Zamawiającego) oraz logo NCBR – zamieszczone w sposób trwały. Zamawiający dopuszcza zamieszczenie również innych logotypów. Wykonawca na zabudowie sceny (ścianie) zamieści duży ekran (ekran LED – standard P3 o proporcjach 16x9. Zamawiający dopuszcza także diodę w formacie 16x9); ekran wielkością musi być dostosowany do rozmiaru sali w miejscu zaproponowanym przez Wykonawcę – po uzgodnieniu rozmiaru z Zamawiającym. Wymogiem jest aby był on widoczny dla wszystkich uczestników wydarzenia), na którym prezentowane będą materiały konferencyjne (np. prezentacje, filmy itp.).
Wykonawca zapewni odpowiednie oświetlenie sceny, które będzie nawiązywać do koncepcji aranżacji spotkania. Scena musi być widoczna z każdego punktu sali. Na scenie ustawiona będzie mównica (nowoczesna, efektowna oraz multimedialna) z wmontowanym w blacie ekranem LCD do podglądu prezentacji oraz z dwoma mikrofonami na gęsiej szyi (wygląd mównicy spójny z aranżacją sceny). Okablowanie sceny musi być schowane i niewidoczne dla uczestników, a także dla prelegentów występujących na scenie,
— zapewnienie dodatkowych elementów scenografii i brandingu do ustawienia w sali i przed salą, oznakowanych logotypami i nawiązujących do tematu konferencji,
— przygotowanie wizualizacji graficznej konferencji, nawiązującej do dotychczasowej identyfikacji wizualnej inicjatywy, tj. zaproszenia w formie elektronicznej, zaproszenia dla mediów, 3 grafiki na social media Zamawiającego (w formatach dostosowanych do: Facebook, Twitter, Linkedin), prezentacja do wyświetlenia na ekranie, itp. wraz z przeniesieniem praw autorskich,
— przygotowanie i ustawienie lady recepcyjnej przed salą, w której odbędzie się spotkanie,
— zapewnienie co najmniej jednej hostessy i jednego hosta, którzy będą odpowiedzialni za rejestrację uczestników, wydanie identyfikatorów i obsługę organizacyjną uczestników Spotkania. Hostessa i host muszą mieć elegancki, estetyczny, jednolity strój, dostosowany do charakteru i rangi wydarzenia,
— zapewnienie innego, odpowiedniego, niezbędnego i kompleksowego wyposażenia sali konferencyjnej, umożliwiającego prawidłowy przebieg wydarzenia w standardzie spotkań międzynarodowych oraz komfortowy odbiór uczestników,
—usługi gastronomicznej podczas wydarzenia – catering dla ok. 100 osób,
— zapewnienie innego, odpowiedniego, niezbędnego i kompleksowego wyposażenia sali konferencyjnej, umożliwiającego prawidłowy przebieg wydarzenia w standardzie spotkań międzynarodowych oraz komfortowy odbiór uczestników,
— zapewnienie oświetlenia (sali i sceny np. ledowe/punktowe, np. podświetlenie z dołu sceny oraz większe oświetlenie osób na scenie), odpowiedniego nagłośnienia oraz pozostałego sprzętu umożliwiającego prawidłową realizację spotkania, w tym:
• komputera z odpowiednim oprogramowaniem do odtworzenia np. prezentacji, materiałów video, kompatybilnego z ekranem multimedialnym,
• innego sprzętu niezbędnego do zapewnienia prawidłowej organizacji technicznej spotkania.

Informacje dodatkowe

Spotkanie odbędzie się jednego dnia w terminie 24 marca 2020 r. w miejscu wybranym przez Zamawiającego spośród miejsc zaproponowanych przez Wykonawcę. W tym terminie zostanie przeprowadzone spotkanie oraz zostaną zrealizowane elementy zamówienia (z wyłączeniem realizacji spotów oraz ewentualnej produkcji i dostawy wybranych materiałów promocyjnych) Zamawiający dopuszcza zmianę terminu

Główne cechy procedury udzielania zamówień

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne prowadzone jest zgodnie z art. 138g ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz.1843 ze zm.) – zwanej dalej „ustawą Pzp”.

Zamawiający przewiduje możliwość zastosowania art. 144 ust. 1 pkt 6 uPzp.
W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt 5.2 SIWZ oraz braku podstaw wykluczenia w okolicznościach, o których mowa w pkt 5.1 SIWZ, Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą złożyć wraz z ofertą za pośrednictwem miniPortalu (https://miniportal.uzp.gov.pl/), następujące dokumenty:
1. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy;
2. wykaz usług wykonanych lub wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu usług, wartości, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączenie dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
Wykaz należy sporządzić zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SIWZ;
3. wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, sporządzony zgodnie z Załącznikiem nr 8 do SIWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołania zostały opisane w dziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych w tym w szczególności w art. 182. ust 1 pkt 1 odwołanie wnosi się:
1) w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 zdanie drugie albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób – w przypadku gdy wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8; oraz ust 3 pkt 1 odwołanie wobec czynności innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się;
2) w przypadku zamówień, których wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 – w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.