Świadczenie kompleksowej usługi organizacji konferencji prasowych oraz innych wydarzeń z udziałem mediów

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi organizacji konferencji prasowych oraz innych wydarzeń z udziałem mediów, np.: briefingów, nagrań indywidualnych, wizyt studyjnych (dalej jako „Spotkanie”) organizowanych przez NCBR na terenie całego kraju. Do zadań Wykonawcy należeć będzie m.in.: zapewnienie sprzętu niezbędnego do prawidłowej realizacji usługi, organizacja i bieżąca obsługa Spotkania, opracowanie szczegółowego scenariusza Spotkania, zapewnienie usług cateringowych, zapewnienie usługi video, usługi fotograficznej i usługi make up.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi organizacji konferencji prasowych oraz innych wydarzeń z udziałem mediów, np.: briefingów, nagrań indywidualnych, wizyt studyjnych (dalej jako „Spotkanie”) organizowanych przez NCBR na terenie całego kraju. Do zadań Wykonawcy należeć będzie m.in.: zapewnienie sprzętu niezbędnego do prawidłowej realizacji usługi, organizacja i bieżąca obsługa Spotkania, opracowanie szczegółowego scenariusza Spotkania, zapewnienie usług cateringowych, zapewnienie usługi video, usługi fotograficznej i usługi make up. Zamawiający zrealizuje minimum 10 (dziesięć) Spotkań dla przedstawicieli mediów lub partnerów biznesowych, obejmujących m.in. zapewnienie miejsca Spotkania, zapewnienie sprzętu niezbędnego do prawidłowej realizacji usługi, organizację i bieżącą obsługę Spotkania, zapewnienie usług cateringowych, oświetlenia, obsługę foto i video (wraz z przygotowaniem napisów, transkrypcji w języku polskim i/lub angielskim itp.).
Zamawiający zastrzega sobie możliwość swobodnego doboru elementów zamówienia (sala, obsługa foto, catering, make up, oświetlenie) w ramach jednego Spotkania, w zależności od zaistniałych potrzeb, przez co ostateczna kwota za Spotkanie zostanie wyliczona na podstawie faktycznie zrealizowanych usług. Zamówienie gwarantowane obejmuje zapewnienie niezbędnego sprzętu i usług (np. zapewnienie bezpłatnego internetu) wraz z obsługą techniczną oraz przygotowanie materiału filmowego dokumentującego Spotkanie lub nagranie wypowiedzi osób wskazanych przez Zamawiającego na każdym Spotkaniu przy założeniu, że Zamawiający zrealizuje minimum 10 spotkań.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
Zamawiający wymaga, aby minimum jedna osoba skierowana do realizacji usługi była zatrudniona przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę, w takim wymiarze czasu pracy, w jakim dana osoba będzie realizować usługę. Zasady kontroli sposobu realizacji wyżej wymienionego obowiązku i sankcje za jego niedotrzymanie określone są w istotnych postanowieniach umowy. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia drogą elektroniczną w wyznaczonym, terminie aktualnych na dzień złożenia następujących oświadczeń lub dokumentów:
1. informację(-e) z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 ustawy Pzp, wystawiona(-e) nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
2. odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp;
3. oświadczenie Wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne albo – w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji – dokumentów potwierdzających dokonanie płatności tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcie wiążącego porozumienia w sprawie spłat tych należności;
4. oświadczenie Wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne;
5. oświadczenie wykonawcy o niezaleganiu z opłacaniem podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12.1.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. z 2016 r. poz. 716).
Wykonawca w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy Pzp, przekaże Zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do gr. kapitałowej.

Informacje dodatkowe

Termin realizacji zamówienia – 24 miesiące od dnia zawarcia umowy lub do wykorzystania kwoty określonej w umowie(zgodnie z zapisami IPU stanowiącego Załącznik nr 7 do SIWZ). Zamawiający w ramach realizacji zamówienia przewiduje zastosowanie prawa opcji. Przy skorzystaniu z prawa opcji termin realizacji zamówienia może ulec przedłużeniu o kolejne 24 miesiące.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy zgodnie z art. 22 ust. 1 nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu, co potwierdzą przez złożenie wraz z ofertą oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 i 5 pkt 1 ustawy Pzp.
W zakresie warunku udziału w postępowaniu określonego w art. 22 ust. 1b pkt 3 ustawy Pzp (zdolności technicznej lub zawodowej), Wykonawcy winni wykazać się, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wiedzą i doświadczeniem w realizacji zamówienia lub wykazać wiedzę i doświadczenie innego podmiotu, o którym mowa w art. 22a ust. 1 ustawy Pzp, w postaci należytego wykonania\wykonywania co najmniej 3 usług polegających na kompleksowej organizacji konferencji prasowych, obejmujących swym zakresem zapewnienie sprzętu. Cd. pkt III.2.2.

Warunki realizacji zamówienia

Cd. pkt III 1.4. niezbędnego do prawidłowej realizacji usługi, organizacja i bieżąca obsługa Spotkania, opracowanie szczegółowego scenariusza Spotkania oraz zapewnienie usług cateringowych, o wartości całej usługi co najmniej 25 000,00 PLN brutto. Zamawiający nie dopuszcza sumowania usług z różnych kontraktów w celu uzyskania ww. wartości minimalnej. Istotne dla Stron postanowienia zostały zawarte w istotnych postanowieniach umowy. Do oferty należy dołączyć podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym oświadczenia i dokumenty: formularz ofertowy, JEDZ, ewentualne pełnomocnictwo, wykaz usług wraz z dowodami potwierdzającymi należyte ich wykonanie.

Główne cechy procedury udzielania zamówień

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne prowadzone jest zgodnie z art. 138g ustawy z dnia 29.1.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz.1843 ze zm.)
Przedmiotem zamówienia są usługi społeczne, wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE.
Niniejsze postępowanie prowadzone jest w sposób przejrzysty, obiektywny i niedyskryminacyjny.

Zamawiający przewiduje możliwość zastosowania art. 144 ust. 1 pkt 6 uPzp. Wykonawca jest zobowiązany złożyć, za pośrednictwem miniPortalu (https://miniportal.uzp.gov.pl/), Zamawiającemu razem z ofertą aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym w załączniku nr 3 do SIWZ (JEDZ). Informacje zawarte w oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. W niniejszym postępowaniu Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium przed upływem terminu składania ofert. Wadium należy wnieść w wysokości 9 000,00 PLN (słownie: dziewięć tysięcy złotych 00/100).
Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;
3) gwarancjach bankowych;
4) gwarancjach ubezpieczeniowych;
5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9.11.2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2014 r., poz. 1804 oraz z 2015 r. poz. 978 i 1240). Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy Narodowego Centrum Badań i Rozwoju:Bank Gospodarstwa Krajowego I Oddział w Warszawie, nr 22 1130 1017 0020 1020 9820 0001, z zaznaczeniem „Wadium – świadczenie usługi organizacji konferencji prasowych nr 7/20/US”.
Za skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu Zamawiający uzna wadium, które znajdzie się na rachunku bankowym Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wniesienia wadium w formie innej niż pieniężna, Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą oryginału dokumentu wadialnego (gwarancji lub poręczenia) w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez uprawnionego pracownika gwaranta/poręczyciela.
Dokument wadialny powinien zawierać informacje o udzieleniu gwarancji lub poręczenia na odpowiednią kwotę stanowiącą zabezpieczenie wadium na rzecz Zamawiającego w postępowaniu na usługi społeczne na świadczenie usługi organizacji konferencji prasowych winien określać precyzyjnie gwaranta (poręczyciela), beneficjenta (Narodowe Centrum Badań i Rozwoju), zleceniodawcę gwarancji (poręczenia), termin ważności udzielonej gwarancji (poręczenia), który winien odpowiadać co najmniej terminowi związania ofertą – pkt 10.1. SIWZ oraz zawierać zobowiązanie podmiotu udzielającego gwarancji (poręczenia) do bezwarunkowej, nieodwołalnej zapłaty wadium na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego w przypadkach przewidzianych ustawie Pzp. Treść dokumentu stanowiącego wadium nie może warunkować wypłacenia kwoty Zamawiającemu od badania zasadności żądania wypłaty przez wystawcę dokumentu czy jakikolwiek inny podmiot.
Treść dokumentu stanowiącego wadium nie może warunkować wypłacenia kwoty Zamawiającemu od badania zasadności żądania wypłaty przez wystawcę dokumentu czy jakikolwiek inny podmiot. W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, dopuszczalne jest wystawienie dokumentu stanowiącego wadium na jednego z Wykonawców, pod warunkiem, że z jego treści wynika, iż zabezpiecza on złożenie oferty przez wszystkich Wykonawców działających wspólnie, lub że dokument wadialny został wystawiony na podmiot prawidłowo umocowany do reprezentowania wszystkich Wykonawców działających wspólnie. Termin wniesienia wadium upływa wraz z upływem terminu składania ofert. Wadium musi zabezpieczać ofertę przez cały okres związania ofertą, począwszy od dnia, w którym upływa termin składania ofert. Kryteria: Maks. cena jednostkowa brutto – zapewnienie sali wraz z wyposażeniem – w. 15 %, cena jed. brutto – zapewnienie niezbędnego sprzętu i usług –w. 10 %, cena jed. brutto – zapewnienie niezbędnego oświetlenia – w 5 %, cena jed. brutto – obsługa video – w 10 %, cenA jed. brutto – obsługa foto – w. 5 %, cena za 1 os. catering – w. 7 %, cen. za makeup – w. 3 %, doświadcz wyk – w. 40 %, asp. społeczne – w. 5 %.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołania zostały opisane w dziale VI ustawy prawo zamówień publicznych w tym w szczególności w art. 182. ust. 1 pkt 1. Odwołanie wnosi się:
1) w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 zdanie drugie albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób – w przypadku gdy wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8; oraz ust. 3 pkt 1. Odwołanie wobec czynności innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się:
2) w przypadku zamówień, których wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 – w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.