Opis zamówienia
I. Spotkania stacjonarne
1. Zakres poszczególnych usług:
świadczenie usługi hotelarskiej i gastronomicznej w obiekcie, który posiada standard hotelu co najmniej 4-gwiazdkowego, w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. 2017, poz. 2166) oraz świadczenie usługi wynajmu profesjonalnych, biznesowych sal z wyposażeniem konferencyjnym na ternie m.st. Warszawy, jak również na terytorium Polski, w celu organizacji spotkań, grup roboczych, warsztatów, posiedzeń oraz innych form spotkań (nazwanych dalej na potrzeby niniejszej SIWZ „spotkaniami”) na potrzeby programu operacyjnego Wiedza edukacja rozwój (PO WER), współfinansowanych ze środków EFS, obejmujących min.: zakwaterowanie, usługi gastronomiczne, wynajem sali konferencyjnej, zapewnienie obsługi technicznej (nagłośnienie) wraz z obsługą oraz niezbędny sprzęt konferencyjny w godzinach wynajmu sali/sal w dniach trwania spotkania, tłumaczenia symultaniczne/konsekutywne, zapewnienie transportu, przygotowanie protokołu, przygotowanie stenogramu, wykonanie zdjęć, transport i konfekcjonowanie materiałów.
II. Spotkania online
Zamawiający przewiduje możliwość zlecenia organizacji spotkania/posiedzenia KM PO WER w formie online z wykorzystaniem platformy do wideokonferencji.
Zakres poszczególnych usług obejmuje:
a) zapewnienie obsługi technicznej spotkania online:
Wykonawca zapewni organizację i obsługę spotkania w formie online, z wykorzystaniem platformy do wideokonferencji, przez co rozumie się zaplanowanie i zorganizowanie wydarzenia w formie online zgodnie z ramami czasowymi wskazanymi przez Zamawiającego w agendzie, którą dostarczy Wykonawcy. Zadaniem Wykonawcy ma być obsługa wydarzenia. Poprzez obsługę należy rozumieć m.in. wpuszczanie z poczekalni do właściwego pokoju (o ile dotyczy) w oparciu o listę uczestników przekazaną przez IZ PO WER, zmiana nazewnictwa uczestników zgodnie ze wskazaniem IZ PO WER, obsługa związana z problemami technicznymi występującymi po stronie osób logujących się (w tym gości obcojęzycznych), mutowanie wizji i fonii w trakcie spotkania zgodnie z zaleceniami IZ PO WER, przeprowadzenie głosowań, pomoc w uruchamianiu prezentacji lub jej wyświetlenie, zapewnienie odrębnego, równoległego pokoju do dyskusji (kuluary) zgodnie ze wskazaniami IZ PO WER, przygotowanie listy obecności z odbytego spotkania zgodnie ze wskazaniami IZ PO WER, itp.
Wykonawca sporządzi szczegółową instrukcję obsługi platformy dla użytkownika. Instrukcja powinna zawierać informacje o sposobie pobrania aplikacji umożliwiającej łączenie się z systemem, jak również informacje praktyczne związane z jego obsługą, m.in. jak włączać i wyłączać dźwięk i obraz, jak przełączać obraz na różne tryby, jak zabierać głos, jak samodzielnie zmienić nazwę użytkownika itp. Szczegółowy zakres do ustalenia z IZ PO WER. Ponadto instrukcja powinna być w 2 wersjach językowych: polskiej i angielskiej. Na żądanie Zamawiającego, w ramach wynagrodzenia za konkretne spotkanie Wykonawca w oparciu o (...) Pełny opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 3 do umowy.