Świadczenie wybranych usług w ramach organizacji cyklicznych posiedzeń grup roboczych programu współpracy transgranicznej Interreg V-A Polska–Słowacja 2014–2020 na terenie obszaru wsparcia

Tytuł

Świadczenie wybranych usług w ramach organizacji cyklicznych posiedzeń grup roboczych programu współpracy transgranicznej Interreg V-A Polska–Słowacja 2014–2020 na terenie obszaru wsparcia.
WA.263.5.2020.KR

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie wybranych usług w ramach organizacji cyklicznych posiedzeń grup roboczych programu współpracy transgranicznej Interreg V-A Polska–Słowacja 2014–2020 na terenie obszaru wsparcia. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do SIWZ).

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie wybranych usług w ramach organizacji cyklicznych posiedzeń grup roboczych programu współpracy transgranicznej Interreg V-A Polska–Słowacja 2014–2020 na terenie obszaru wsparcia Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do SIWZ). Zamówienie obejmuje min. wynajem sal, usługi hotelarskie, gastronomiczne. Zapewnienie bazy do organizacji 8 posiedzeń grupy roboczej, w tym 1 posiedzenie stanowi opcję.

Informacje dodatkowe

Przed upływem terminu składania ofert Zamawiający żąda od Wykonawców wniesienia wadium w wysokości: 5 000,00 PLN (słownie: pięć tysięcy złotych 00/100). Szczegółowe informacje nt. wadium określono w rozdziale X SIWZ. Zamawiający przewiduje możliwość przedłużenia umowy o 3 miesiące przy zmianie terminów realizacji spotkań / niewykorzystaniu kwoty umowy.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1) spełniają warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający wymaga, by Wykonawca wykazał, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonał min. 3 usługi organizacji konferencji/szkoleń/spotkań, z których każda:
a) trwała co najmniej 2 dni* oraz
b) planowana była dla co najmniej 30 uczestników** oraz
c) polegała co najmniej na zapewnieniu sali konferencyjnej, wyżywienia, zakwaterowania uczestników ***.
Kryteria oceny ofert*: cena 95 %, aspekt społeczny (zatrudnienie na 1/4 etatu osoby niepełnosprawnej lub osoby do 30. roku życia lub po ukończeniu 50. roku życia – 5 %
*/**/*** doprecyzowane w SIWZ.

Warunki realizacji zamówienia

1. Okoliczności skutkujące możliwością istotnych zmian zawartej umowy opisuje art.144 Pzp Zmiany dopuszczalne są w zakresie:
a) strony są uprawnione do dokonania zmian o łącznej wartości nieprzekraczającej 10 % łącznego wynagrodzenia wskazanego w §2 ust.1 umowy, niezależnie od innych przypadków zmian dozwolonych przepisami Pzp. Zmiana dokonana zgodnie z niniejszym postanowieniem, niezależnie od jej wartości, nie może prowadzić do zmiany charakteru umowy;
b) strony są uprawnione do wprowadzenia do umowy zmian nieistotnych, to jest innych niż zmiany zdefiniowane w art. 144 ust. 1e Pzp;
c) w przypadku niewykorzystania do 31.12.2020 całej kwoty umowy możliwe jest wydłużenie terminu obowiązywania umowy nie dłużej niż o 3 miesiące.
2. Oprócz możliwości dokonania zmian do umowy, przewidzianych w art. 144 Pzp i postanowieniach załączonego projektu umowy, niewymagających sporządzenia aneksu do umowy, Zamawiający przewiduje także możliwości zmiany postanowień umowy w przypadkach gdy: cd. pkt VI.4.3) Składanie odwołań.

Ofertę należy złożyć za pośredn. formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionego na miniPortalu w nieprzekraczalnym terminie do dnia 17.2.2020 r., do godziny 9:00. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 17.2.2020 r. godz. 11:00 w siedzibie Zamawiającego. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu miniPortalu https://miniportal.uzp.gov.pl/, ePUAPu https://epuap.gov.pl/wps/portal. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, z zachowaniem postaci elektronicznej w formacie danych zgodnie z rozdziałem IX ust. 8 SIWZ i podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sposób złożenia oferty w tym zaszyfrowania oferty opisany został w regulaminie korzystania z miniPortalu. Ofertę należy złożyć w oryginale.Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.4.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które Wykonawca zastrzeże jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać złożone w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”a następnie wraz z plikami stanowiącymi jawną część skompresowane do jednego pliku archiwum (ZIP). Do oferty należy dołączyć jednolity europejski dokument zamówienia w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie wraz z plikami stanowiącymi ofertę skompresować do jednego pliku archiwum (ZIP). Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę za pośrednictwem formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionych również na miniPortalu. Sposób zmiany i wycofania oferty został opisany w Instrukcji użytkownika dostępnej na miniPortalu. W przypadku podpisania oferty i/lub poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę, której umocowanie do reprezentowania Wykonawcy nie wynika z dokumentu rejestracyjnego (ewidencyjnego) Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokumenty i oświadczenia, składane są w postaci dokumentu elektronicznego lub elektr. kopii dokumentu lub oświadczenia poświadczonej za zgodność z oryginałem. Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawca, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą. Poświadczenie za zgodność z oryginałem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczania, następuje przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Z ofertą Wykonawca złoży:
1) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, w postaci formularza jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia („JEDZ”) stanowiącego zał. nr 3 do SIWZ. Informacje zawarte w formularzu JEDZ stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu – złożone w oryginale wraz z ofertą w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnie z zapisami rozdziału IX SIWZ. Zamawiający informuje, że Wykonawca do wypełnienia oświadczenia-formularza JEDZ może wykorzystać również narzędzie dostępne na stronie https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=pl W złożonym przez Wykonawcę oświadczeniu w formie jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, Zamawiający wymaga wypełnienia w Cz. IV jedynie sekcję „α” – jako wstępne potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający udostępnia formularz JEDZ w wersji elektronicznej w postaci pliku: xml oraz pdf. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców JEDZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów w celu wykazania braku istnienia cd. niżej

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Wykonawcom i innym podmiotom przysługują środki ochrony prawnej opisane w dziale VI ustawy,w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ przysługują również organizacjom wpisanym na listę organizacji uprawnionych do wnoszenia środków ochrony prawnej, prowadzoną przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
Cd. VI.3 Inf. dodatkowe: wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania, w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby,warunków udziału w postępowaniu składa oświadczenie JEDZ dotyczące tych podmiotów. Wskazane pliki, JEDZ wraz z plikami stanowiącymi ofertę należy skompresować do jednego pliku archiwum (ZIP) Wykonawca w terminie 3 dni od zamieszczenia na stronie internetowej informacji,o której mowa w art. 86 ust. 5, przekazuje Zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej-dokument elektr. zał. 4 *doprecyzowane w SIWZ;
2) oświadczenie o udostępnianiu zasobów na zasadach określonych w art. 22a ust. 1 ustawy Pzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, stanowiące zał. nr 6 do SIWZ (jeżeli dotyczy) –złożone w oryginale z ofertą w postaci dokumentu elektronicznego;
3) pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy) do reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, w przypadku w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego w przypadku Wykonawców mogą wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
4) pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy) do reprezentowania Wykonawcy w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeżeli umocowanie do reprezentowania Wykonawcy nie wynika z dokumentów rejestrowych;
5) odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia przedmiotowego dokumentu, jeżeli Zamawiający może go uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych,w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, a Wykonawca wskaże w ofercie adres internetowy skąd Zamawiający ma go pobrać;
6) wykaz usług wykonanych a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu,dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane (zał. nr 5 do SIWZ) oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.*
Cd. III 2.2) Warunki realizacji umowy:
a) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy,
b) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu planowanych spotkań nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy – na okres nie dłuższy niż 3 miesiące.
3. Zmiany umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności w postaci aneksu, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4 umowy.

Tytuł

Świadczenie wybranych usług w ramach organizacji cyklicznych posiedzeń grup roboczych Programu Współpracy Transgranicznej Interreg v-a Polska- Słowacja 2014-2020 na terenie obszaru wsparcia.
WA.263.5.2020.KR

Opis zamówienia

I. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie wybranych usług w ramach organizacji cyklicznych posiedzeń GRUP ROBOCZYCH Programu Współpracy Transgranicznej INTERREG V-A POLSKA- SŁOWACJA 2014-2020 na terenie obszaru wsparcia.
II. Zamawiający szacuje zapewnienie w ramach niniejszego zamówienia organizacji 4-7 posiedzeń GRUPY ROBOCZEJ Programu Współpracy Transgranicznej INTERREG V-A POLSKA- SŁOWACJA 2014-2020, na terenie Słowacji i Polski.
W przypadku 4 posiedzeń: 2 planowane są na terytorium Polski i 2 na terytorium Słowacji.
W przypadku 5 posiedzeń: 2 planowane są na terytorium Polski i 3 na terytorium Słowacji.
W przypadku 6 posiedzeń: 3 planowane są na terytorium Polski i 3 na terytorium Słowacji.
W przypadku 7 posiedzeń: 3 planowane są na terytorium Polski i 4 na terytorium Słowacji.
Zamawiający zastrzega możliwość organizacji spotkania jednodniowego po cenach jednostkowych określonych w ofercie.
Wskazane ilości są szacunkowe i nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do ich pełnej realizacji w podanej konfiguracji planowanych spotkań. Zamawiający w ramach zamówienia zleci zapewnienie organizacji minimum 4 spotkań.
Organizacja posiedzeń Grup Roboczych obejmuje następujące usługi:
• zapewnienie sali konferencyjnej,
• zapewnienie sprzętu konferencyjnego wraz z nagłośnieniem (mikrofony) i sprzętem audio-wideo (ekrany, projektory, laptopy) oraz sprzętu tłumaczeniowego (słuchawki, dźwiękoszczelna kabina dla dwóch tłumaczy),
• obsługa gastronomiczna podczas posiedzeń (serwis kawowy, obiad, kolacje),
• obsługa hotelarska (w tym rezerwacja pokoi hotelowych),
• zapewnienie: szatni, przechowalni bagażu i miejsc postojowych.
Miejsce planowanych posiedzeń:
po stronie polskiej powiaty: pszczyński, cieszyński, bielski, żywiecki, olkuski, chrzanowski, oświęcimski, wadowicki, suski, myślenicki, tatrzański, nowotarski, limanowski, nowosądecki, gorlicki, bieszczadzki, leski, sanocki, brzozowski, krośnieński, jasielski, rzeszowski, przeworski, przemyski, jarosławski, lubaczowski, miasta na prawach powiatu: Bielsko-Biała, Nowy Sącz, Krosno, Przemyśl, miasta: Kraków, Katowice, Warszawa
po stronie słowackiej: Preszowski Kraj Samorządowy, Żyliński Kraj Samorządowy (powiaty): Čadca, Kysucké Nové Mesto, Bytča, Žilina, Martin, Turčianske Teplice, Ružomberok, Dolný Kubín, Námestovo, Tvrdošín, Liptovský Mikuláš, Poprad, Kežmarok, Stará Ľubovňa, Levoča, Sabinov, Bardejov, Svidník, Prešov, Vranov nad Topľou, Stropkov, Medzilaborce, Humenné, Snina oraz Spišská Nová Ves, Bratysława.
Posiedzenia GRUP ROBOCZYCH Programu Współpracy Transgranicznej Interreg V-A Polska - Słowacja 2014-2020 będą odbywały się w Polsce i na Słowacji.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Wykonawcom i innym podmiotom przysługują środki ochrony prawnej opisane w Dziale VI ustawy,w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ przysługują również organizacjom wpisanym na listę organizacji uprawnionych do wnoszenia środków ochrony prawnej, prowadzoną przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.