Opis zamówienia
Zamówienie ma być realizowane z zachowaniem następujących zasad:
1. Realizacja usługi zgodnie z zamówieniem, wskazaną klasą podróży, w najkorzystniejszym pod względem cenowym i czasowym dla Zamawiającego wariancie.
2. Przedstawianie przedstawicielowi Zamawiającego kilku wariantów połączeń (nie mniej niż trzech) z uwzględnieniem wszelkich preferencji, tj. ceny, czasu podróży i minimalnej ilości przesiadek w ustalony, dogodny dla niego sposób (fax, tel. e-mail).
3. Uwzględnianie wszelkich zmian, co do terminu, planu podróży, nazwisk osób podróżujących, standardu usługi. Przez standard rozumie się klasę ekonomiczną i biznes.
4. Rezerwacja biletów jest wiążąca i odbywa się na podstawie jednego z wariantów złożonej przez Usługodawcę oferty realizacji podróży zagranicznej w drodze elektronicznej lub za pośrednictwem fax-u.
5. Ceny zarezerwowanych biletów wg zaoferowanego wariantu połączenia wybranego przez przedstawiciela Zamawiającego wiążą strony i nie mogą odbiegać od ceny zakupionych biletów pod rygorem zastosowania kar umownych do rozwiązania umowy włącznie.
6. Zakup biletu następuje po złożeniu zamówienia przez przedstawiciela Zamawiającego, tj. wyżej wymienionej jednostki organizacyjnej – pisemne, faksem lub drogą elektroniczną - (zamówienie na bilet lotniczy, kolejowy lub prom) wysłanego (podpisanego) przez jednego z upoważnionych pracowników zgodnie z przepisami taryfowymi.
7. Bezpłatne dostarczenie zamówionych biletów wraz z fakturą VAT, każdorazowo w terminie ustalonym przez strony, nie później jednak niż 24 godziny przed rozpoczęciem podróży, której dotyczy bilet. Wykonawca dostarczy bilet wraz z fakturą VAT drogą elektroniczną pod wskazany przez przedstawiciela Zamawiającego adres email lub w formie papierowej do miejsca na terenie m.st Warszawy wskazanego przez Zamawiającego.
8. W przypadku zwrotu biletu z powodu odwołania wyjazdu, Wykonawca zwraca Zamawiającemu na podstawie faktury korygującej tę część zapłaconej kwoty, która pozostanie po potrąceniu kosztów obliczonych zgodnie z zasadami określonymi w regulaminach przewoźnika realizującego dane zamówienie.
9. Wykonawca zobowiązuje się do sporządzania i przesyłania na wskazany adres e-mail Zamawiającego miesięcznych zestawień zbiorczych sprzedanych (w formie pdf, doc lub xls) na podstawie zamówień przedstawicieli Zamawiającego biletów, zawierających imię i nazwisko pasażera, trasę podróży, datę wyjazdu/powrotu, cenę jednostkową biletu do zapłacenia, zastosowany upust cenowy.
10. Przedstawicielowi Zamawiającego będzie przysługiwało prawo porównania cen biletów lotniczych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów na ten sam dzień i trasę oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej. W przypadku stwierdzenia różnicy, w cenie biletu oferowanego przez Wykonawcę, a ceną biletu w innym biurze na korzyść Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany sprzedać bilet w cenie oferowanej przez to biuro.
11. Zamawiający preferuje wystawianie biletów w formie elektronicznej. Jeżeli dany przewoźnik nie wystawia biletów w takiej formie, dopuszcza się wystawienie biletu w formie tradycyjnej (papierowej – bez dodatkowych opłat z tego tytułu) pod warunkiem dostarczenia takiego biletu pod wskazany przez Zamawiającego adres w granicach m.st. Warszawy.
12. Zamawiający dopuszcza możliwość podróżowania na bazie dwóch lub większej ilości odrębnych biletów.
13. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do:
a) rezerwacji i zakupu biletów lotniczych z zachowaniem uczciwości handlowej (w klasach wymaganych przez Zamawiającego m. in.: ekonomicznej i biznes na trasach zagranicznych, wg obowiązujących taryf określonych przez przewoźnika, z zastrzeżeniem, że przeloty muszą być realizowane przez przewoźników posiadających certyfikat Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego, zwany dalej jako: „IATA” lub posiadających autoryzację IATA. Jednocześnie Zamawiający dopuszcza możliwości realizacji przelotów przez przewoźników tzw. „tanich linii...