Dostarczenie i wdrożenie nowego systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z migracją danych z systemu obecnie używanego przez Zamawiającego, szkolenie oraz świadczenie usług asysty powdrożeniowej

Pomorska Kolej Metropolitalna S. A.

Przedmiot zamówienia obejmuje analizę, dostawę i wdrożenie nowego systemu elektronicznego obiegu dokumentów (wraz z świadczeniem usług asysty powdrożeniowej przez okres 6 miesięcy od dnia zakończenia wdrożenia systemu) wraz z migracją danych z systemu obecnie używanego przez Zamawiającego, wraz ze szkoleniami użytkowników i administratorów (dalej jako „Przedmiot zamówienia”).

Termin

Termin składania ofert wynosił 2021-12-09. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2021-11-24.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• Comarch Polska S.A.

Kto?

• Pomorska Kolej Metropolitalna S. A.

Co?

Gdzie?

• Makroregion północny › Pomorskie

Historia zamówień

Data	Dokument
2021-11-24	Ogłoszenie o zamówieniu
2021-12-07	Dodatkowe informacje
2021-12-13	Dodatkowe informacje
2021-12-15	Dodatkowe informacje
2022-01-18	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2021-11-24)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Usługi wdrażania oprogramowania
Numer referencyjny: PKM/DO/SP/350/8/21
Krótki opis:

Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Usługi
Regulacja: Unia Europejska
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi wdrażania oprogramowania 📦
Dodatkowy kod CPV: Usługi dostawy oprogramowania 📦
Miejsce wykonania
Region NUTS: Pomorskie 🏙️

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Najniższa cena

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Podmiot działający w sektorze użyteczności publicznej
Nazwa instytucji zamawiającej: Pomorska Kolej Metropolitalna S. A.
Adres pocztowy: ul. Budowlanych 77
Kod pocztowy: 80-298
Miasto pocztowe: Gdańsk
Kontakt
Adres internetowy: http://bip.pkm-sa.pl 🌏
E-mail: zamowienia@pkm-sa.pl 📧
Telefon: +48 583501100 📞
Fax: +48 583501101 📠
URL dokumentów: http://bip.pkm-sa.pl 🌏

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2021-11-24 📅
Termin składania ofert: 2021-12-09 📅
Data publikacji: 2021-11-29 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2021/S 231-609862
Numer Dz.U.-S: 231
Informacje dodatkowe

Wykonawca zobowiązany jest posiadać przez cały okres obowiązywania Umowy oraz przez okres trzech miesięcy po jej zakończeniu ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej na sumę nie mniejszą niż 300 000,00 złotych (czterysta tysięcy złotych 00/100). Zakres polisy określa § 4 ust. 6 wzoru umowy, stanowiącej Załącznik nr 8 do SIWZ.

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

1. Przedmiot zamówienia obejmuje analizę, dostawę i wdrożenie nowego systemu elektronicznego obiegu dokumentów (wraz z świadczeniem usług asysty powdrożeniowej przez okres 6 miesięcy od dnia zakończenia wdrożenia systemu) wraz z migracją danych z systemu obecnie używanego przez Zamawiającego, wraz ze szkoleniami użytkowników i administratorów (dalej jako „Przedmiot zamówienia”).

2. Wdrożenie nowego systemu musi zostać poprzedzone wykonaniem analizy przedwykonawczej. Wdrożenie systemu nastąpi po zaakceptowaniu przez Zamawiającego Analizy przedwdrożeniowej oraz będzie przebiegać zgodnie z harmonogramem prac dostarczonym razem z analizą.

3. Przedmiot zamówienia podzielony został na następujące Fazy:

1) Faza I - Opracowanie i wdrożenie Systemu u Zamawiającego zgodnie z SOPZ:

a) Etap I – wykonanie analizy przedwykonawczej,

b) Etap II – wdrożenie Systemu,

c) Etap III - migracja danych do Systemu,

d) Etap IV - przeprowadzenie szkolenia.

2) Faza II - Świadczenie asysty powdrożeniowej

4. Pozostałe uregulowania dotyczące Przedmiotu zamówienia zostały opisane w SOPZ stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ oraz we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 8 do SIWZ, na zasadach i warunkach, których Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie.

Czas trwania: 9 miesięcy
Informacje dodatkowe:

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Zdolności techniczne i zawodowe:

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, o którym mowa w § 13 ust. 1 pkt. 3) Regulaminu, tj. dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej.

1) DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że należycie wykonał lub wykonuje w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, co najmniej dwie usługi w dwóch różnych podmiotach (u dwóch różnych zamawiających), których przedmiotem było wdrożenie wraz z świadczeniem asysty technicznej (usługi wsparcia technicznego) do systemów elektronicznego obiegu dokumentów przez minimum jeden (1) rok u jednego zamawiającego o wartości min. 100 000,00 zł brutto każda, przy czym każdy z systemów w danym podmiocie obejmował grupę minimum 150 użytkowników.

UWAGA: Za jedną usługę zamawiający uzna, jeśli Wykonawca świadczył/świadczy ww. usługi w jednym podmiocie przez jeden rok - bez znaczenia, czy usługi były świadczone na podstawie jednej rocznej umowy, czy na podstawie kilku umów zawartych na krótsze okresy następujące bezpośrednio po sobie.

UWAGA: W przypadku, gdy za wykonane przez Wykonawcę usługi rozliczenie nastąpiło w innej niż w PLN walucie, Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w niniejszym postępowaniu zobowiązany jest do przeliczenia wartości wykonanych usług przyjmując średni kurs złotego w stosunku do walut obcych określony w tabeli kursów średnich walut obcych Narodowego Banku Polskiego opublikowanych na dzień zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ na stronie Zamawiającego.

2. Zamawiający nie określa warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w § 13 ust. 1 pkt. 1) oraz 2) Regulaminu, dotyczących sytuacji ekonomicznej lub finansowej oraz kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów.

1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają warunek udziału w postępowaniu, dotyczący braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w okolicznościach, o których mowa w § 15 ust. 1 Regulaminu.

2. Dodatkowo Zamawiający wykluczy Wykonawcę z przedmiotowego postępowania w okolicznościach, o których mowa w § 15 ust. 2 pkt. 1 Regulaminu:

1) w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. - Prawo restrukturyzacyjne (t.j., Dz. U. z 2019 r., poz. 243, ze zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe (t.j., Dz. U. z 2017 r. poz. 2344, ze zm.);

Minimalny poziom(y) standardów:

3. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę, który jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

2) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

4. Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia.

VII. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia.

1. Zamawiający informuje, iż w pierwszej kolejności dokona oceny ofert pod kątem przesłanek odrzucenia oferty zgodnie z § 70 Regulaminu, po czym korzystając z uprawnienia, o którym mowa w § 19 ust. 1 Regulaminu oferty nie podlegające odrzuceniu zostaną ocenione pod kątem kryteriów określonych w SIWZ, a następnie zbada, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

2. Dla potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu, Wykonawcy do oferty powinni przedłożyć niżej wymienione oświadczenia i dokumenty:

1) Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym w załączniku nr 3 do SIWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu będzie stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu.

3. Dla potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia, Wykonawcy do oferty powinni przedłożyć niżej wymienione oświadczenia i dokumenty:

1) Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym w załączniku nr 4 do SIWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu będzie stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu.

Pozostałe uregulowania dotyczące wykazu oświadczeń lub dokumentów znajdują się w Rozdziale VII SIWZ.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów:

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1) Nie podlegają wykluczeniu - Brak podstaw do wykluczenia zostanie wstępnie zweryfikowany na podstawie przedłożonego wraz z ofertą oświadczenia (podstawy wykluczenia zostały opisane w Rozdziale VI SIWZ).

2) Spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu (szczegółowe informacje zawarte zostały w Rozdziale V SIWZ).

2. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia zostały opisane w Rozdziale VII SIWZ.

3. Oferty nie podlegające odrzuceniu, oceniane będą na podstawie następujących kryteriów oceny oferty:Cena-100 %. Dokładny opis i sposób dokonania ocen został przedstawiony w Rozdziale XIV SIWZ

Realizacja zamówienia
Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je:

Podstawą stwierdzenia wykonania zobowiązań Wykonawcy dla Fazy I i wystawienia przez Wykonawcę faktury jest podpisane przez Zamawiającego bez zastrzeżeń protokołu odbioru zakończenia wszystkich Etapów, o których mowa w § 3 ust. 6 powyżej.

Za prawidłowe wykonywanie Przedmiotu Umowy w zakresie asysty powdrożeniowej, opisanej w § 9 powyżej, Zamawiający zapłaci Wykonawcy miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe, w wysokości wynoszącej iloraz kwoty wskazanej w ust. 3 pkt 2 wyżej oraz liczby 6. Wynagrodzenie to będzie płatne na podstawie faktur wystawianych najwcześniej w ostatnim dniu każdego miesiąca świadczenia asysty powdrożeniowej przez okres kolejnych 6 miesięcy (licząc od dnia rozpoczęcia świadczenia usługi po podpisaniu Protokołu odbioru Fazy I).

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie:

1. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenia, o których mowa w rozdziale VII ust. 2 oraz ust. 3 niniejszej SIWZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te mają potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu, brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.

2. W przypadku spółki cywilnej Zamawiający przyjmuje, że Wykonawcami w rozumieniu § 1 ust. 3 pkt 14Regulaminu, są wspólnicy spółki cywilnej, których udział w postępowaniu traktowany jest jako wspólne ubieganie się o udzielenie zamówienia w rozumieniu § 14 Regulaminu.

3. Ze względu na ograniczoną ilość miejsca do wykorzystania Zamawiający informuje, iż zasady występowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie zostały opisane w Rozdziale XVII SIWZ.

Warunki realizacji zamówienia:

1. Wzór umowy stanowi Załącznik nr 8 do SIWZ.

2. Umowa zostanie zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

3. Do umowy mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej.

4. Umowa jest jawna i podlega udostępnieniu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej.

5. Wszelkie zmiany zawartej umowy będą wymagały pisemnego aneksu pod rygorem nieważności.

6. Okoliczności, w jakich zmieniona może zostać umowa, są opisane w § 15 wzoru umowy (Załącznik nr 8 do SIWZ).

7. Zmiana umowy może nastąpić wyłącznie w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności.

8. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisywaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty.

Pozostałe uregulowania zostały opisane we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 8 do SIWZ oraz rozdziale XIX SIWZ.

Procedura
Podstawa prawna: 32014L0025
Czas składania ofert: 11:00
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Okres ważności oferty: 2022-01-07 📅
Data otwarcia ofert: 2021-12-09 📅
Czas otwarcia ofert: 11:30
Miejsce: Oferty należy składać w formie pisemnej w Sekretariacie Pomorskiej Kolei Metropolitalnej S.A. w Gdańsku,ul.Budowlanych 77, 80-298 Gdańsk, POLSKA (I piętro).

Instytucja zamawiająca
Kontakt
Punkt kontaktowy: Sławomir Kłos
Dokumenty URL: http://bip.pkm-sa.pl 🌏

Odniesienie
Informacje dodatkowe

1. Wykonawca, w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji z otwarcia ofert, przekazuje Zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w § 15 ust. 1 pkt 12) Regulaminu. Wraz ze złożeniem oświadczenia, Wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w niniejszym postępowaniu. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do SIWZ.

2. Dokumenty składane przez Wykonawców zagranicznych:

1) Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 8 powyżej, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości;

2) Dokument, o którym mowa w ust. 8 powyżej powinien być wystawiony nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

3) Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 8 powyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub przed notariuszem;

4) W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Komisja przetargowa może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, z wnioskiem o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących przedłożonego dokumentu.

3. Pozostałe uregulowania dotyczące oświadczeń lub dokumentów zostały zawarte w Rozdziale VII SIWZ.

4. Zamawiający informuje, iż w pierwszej kolejności dokona oceny ofert pod kątem przesłanek odrzucenia oferty zgodnie z § 70 Regulaminu, po czym korzystając z uprawnienia, o którym mowa w § 19 ust. 1 Regulaminu oferty nie podlegające odrzuceniu zostaną ocenione pod kątem kryteriów określonych w SIWZ, a następnie zbada, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza
Adres pocztowy: ul. Postępu 17a (budynek Adgar Plaza)
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 02-676
Kraj: Polska 🇵🇱
Informacje o terminach składania odwołań:

1. Odwołanie przysługuje Wykonawcom wyłącznie wobec czynności: 1) Wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę; 2) Opisu sposobu dokonania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu; 3) Wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia; 4) Odrzucenia oferty odwołującego. 2. Odwołanie wnosi się w terminie 5 dni od dnia przekazania ogłoszenia do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej oraz umieszczenia tego ogłoszenia na stronie internetowej Zamawiającego albo w terminie 5 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeśli została przesłana faksem lub pocztą elektroniczną, albo w terminie 10 dni - jeżeli została przesłana w inny sposób. 3. Odwołanie uważa się za wniesione z chwilą, gdy zostało dostarczone do Zamawiającego w taki sposób, że mógł on zapoznać się z jego treścią. 4. Wniesienie odwołania jest dopuszczalne tylko przed zawarciem umowy. 5. Zamawiający odrzuca odwołanie wniesione po terminie lub wniesione przez podmiot nieuprawniony. 6. Odwołanie powinno wskazywać oprotestowaną czynność Zamawiającego, a także zawierać żądanie, zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające jego wniesienie. 7. W przypadku wniesienia odwołania po upływie terminu składania ofert bieg terminu związania ofertą ulega zawieszeniu do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia odwołania. 8. Pozostałe postanowienia dotyczące odwołania regulują przepisy Działu V Regulaminu.

Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Organ kontrolny
Źródło: OJS 2021/S 231-609862 (2021-11-24)

Dodatkowe informacje (2021-12-07)
Obiekt
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Dodatkowe informacje
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi dostawy oprogramowania 📦

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2021-12-07 📅
Termin składania ofert: 2021-12-15 📅
Data publikacji: 2021-12-10 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2021/S 240-633961
Odnosi się do ogłoszenia: 2021/S 231-609862
Numer Dz.U.-S: 240
Źródło: OJS 2021/S 240-633961 (2021-12-07)

Dodatkowe informacje (2021-12-13)
Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2021-12-13 📅
Termin składania ofert: 2021-12-21 📅
Data publikacji: 2021-12-17 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2021/S 245-648382
Numer Dz.U.-S: 245
Źródło: OJS 2021/S 245-648382 (2021-12-13)

Dodatkowe informacje (2021-12-15)
Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2021-12-15 📅
Data publikacji: 2021-12-20 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2021/S 246-651602
Numer Dz.U.-S: 246
Źródło: OJS 2021/S 246-651602 (2021-12-15)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2022-01-18)
Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

Całkowita wartość zamówienia: 190 000 PLN 💰
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Procedura
Typ oferty: Nie dotyczy

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2022-01-18 📅
Data publikacji: 2022-01-21 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2022/S 015-036590
Numer Dz.U.-S: 15

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis: