Dostawa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego z jądrem bazującym na systemie klasy ERP

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego z jądrem bazującym na systemie klasy ERP (ZSI) w siedzibie Zamawiającego tj.:
- dostawę ZSI wraz z wszystkimi komponentami niezbędnymi do właściwego działania Systemu, a w szczególności oprogramowaniem bazodanowym;
- wdrożenie ZSI;
- świadczenie usług gwarancyjnych dla wdrożonego ZSI w okresie 24 miesięcy od zakończenia wdrożenia;
oraz
świadczenie usług pogwarancyjnych (prawo opcji) przez okres nie dłuższy niż 96 miesięcy, obejmujących:
- dostęp do aktualizacji systemu i naprawy błędów;
- świadczenie usług asysty technicznej.
Szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia zostały zawarte m.in. w:
- Opisie przedmiotu zamówienia - Zał. nr 1 do SWZ;
- Opisie funkcjonalności - Zał. nr 2 do SWZ;
- Opisie wybranych procesów obiegu dokumentów - Zał. nr 3 do SWZ;
- Projektowanych postanowieniach umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego Zał. nr 5 do SWZ

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego, w skrócie „ZSI” albo „System”, z jądrem bazującym na systemie klasy ERP w siedzibie Zamawiającego, obejmujące:
- dostawę ZSI wraz z wszystkimi komponentami niezbędnymi do właściwego działania ZSI, a w szczególności oprogramowaniem bazodanowym;
- wdrożenie ZSI;
- świadczenie usług gwarancyjnych dla wdrożonego ZSI w okresie 24 miesięcy od zakończenia wdrożenia, tj. od odbioru końcowego wdrożenia ZSI, obejmujących;
- dostęp do aktualizacji ZSI i naprawy błędów,
- świadczenie usług pomocy technicznej.
oraz świadczenie usług pogwarancyjnych (Prawo Opcji) przez okres nie dłuższy niż 96 miesięcy, obejmujących:
- dostęp do aktualizacji ZSI i naprawy błędów;
- świadczenie usług pomocy technicznej.
Zamawiający udostępni Wykonawcy infrastrukturę informatyczną w postaci rozwiązania sprzętowego, bądź – w przypadku niewystarczających zasobów – zakupi sprzęt w oddzielnym postępowaniu w oparciu o sugestie Wykonawcy. Zamawiający nie posiada żadnego oprogramowania, w tym systemowego i bazodanowego, które zostanie wykorzystane do realizacji niniejszego zamówienia z wyłączeniem systemów operacyjnych stacji roboczych. Po stronie Zamawiającego jest zapewnienie infrastruktury informatycznej wraz z oprogramowaniem systemowym.
Wykonawca poda Zamawiającymu w ciągu 14 dni od podpisania umowy minimalne parametry infrastruktury informatycznej potrzebnej do prawidłowego działania ZSI. Do czasu zakupu infrastruktury przez Zamawiajacego, nie dłużej jednak niż 6 miesięcy od dnia dostarczenia minimalnych parametrów, Wykonawca udostępni własny serwer, na potrzeby realizacji usług objętych niniejszym zamówieniem.
Oferowany ZSI musi być systemem w pełni zintegrowanym, obejmującym następujące zakresy funkcjonalne (moduły):
1. Finanse i Księgowość (FK);
2. Majątek Trwały (MT);
3. Kadry i Płace (KDP);
4. Zakupy, Sprzedaż, Magazyny i Logistyka;
5. Zarządzanie Projektami;
6. Planowanie i Budżetowanie;
7. Elektroniczny Obieg Dokumentów;
8. Raporty i Analizy/ Portal BI;
Zamawiający dopuszcza inną organizację modułów (tzn. inne nazewnictwo lub np. zawarcie funkcjonalności dwóch lub więcej modułów w jednym lub odwrotnie - funkcjonalności jednego modułu rozłożone na kilka modułów) pod warunkiem spełnienia wymagań opisu funkcjonalności stanowiącego Załącznik 2 do SWZ.
Wszystkie moduły zamawianego oprogramowania muszą tworzyć system zintegrowany tzn. zapewnić jednokrotne wprowadzanie danych, dostęp do niezbędnych dla danej funkcjonalności danych bez konieczności ich replikowania, kopiowania czy też ponownego wprowadzania, a także natychmiastową widoczność wprowadzonych zmian w danych we wszystkich miejscach, w których dane są wykorzystywane. Zamawiający oczekuje odzwierciedlenia w Elektronicznym Obiegu Dokumentów (EOD) procesów zachodzących w jednostce opisanych w Załączniku nr 3 do SWZ. Istnieje jednak możliwość zmiany procesu, jeżeli na etapie analizy przedwdrożeniowej Zamawiający dojdzie do wniosku, że zmiana zoptymalizuje i poprawi cały proces.
W odniesieniu do wykonania serwisów dostępnych za pośrednictwem strony internetowej lub aplikacji mobilnych Wykonawca wykona przedmiot zamówienia zgodnie ze wszystkimi wytycznymi WCAG 2.1, o których mowa w załączniku do Ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz. U. 2019 poz. 848) oraz zgodnie z przepisami Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2017 poz. 2247 z póżn. zm.)
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia stanowi załącznik nr 1 do Specyfikacji Warunków Zamówienia.

Opis opcji

1. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ustawy. Prawo opcji jest uprawnieniem, z którego Zamawiający może, ale nie musi skorzystać.
2. W ramach prawa opcji Zamawiający zastrzega sobie prawo zakupu usługi pogwarancyjnej na oferowany Zintegrowany System Informatyczny (ZSI), na warunkach określonych w opisie przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1 do SWZ) oraz w projektowanych postanowieniach umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego (Załącznik nr 5 do SWZ) na łączny okres nie dłuższy niż 96 miesięcy.
3. Warunkiem skorzystania z prawa opcji jest złożenie na piśmie oświadczenia woli przez Zamawiającego o skorzystaniu z tego prawa.
4. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z prawa opcji w trzech etapach poprzez złożenie stosownego oświadczenia woli.
5. Pierwsze oświadczenie o skorzystaniu z prawa opcji Zamawiający może złożyć nie później niż na 3 miesiące przed upływem podstawowego okresu gwarancji. Usługa pogwarancyjna, objęta opcją, zacznie obowiązywać, po wygaśnięciu pierwotnego okresu gwarancji.
6. Drugie oraz trzecie oświadczenie o skorzystaniu z prawa opcji, Zamawiający może złożyć nie później niż na 30 dni przed końcem obowiązywania usług pogwarancyjnych wskazanych w poprzednim oświadczeniu.
7. W przypadku nie dotrzymania któregoś z terminów określonych w ust. 5 i 6 Zamawiającemu nie będzie przysługiwała możliwość skorzystania z prawa opcji.
8. Zamawiający w oświadczeniu, będzie informował Wykonawcę, na jaki okres (ilość miesięcy) zamierza zakupić usługę pogwarancyjną oraz jaką szacowaną ilość roboczogodzin będzie obejmować ta usługa we wskazanym okresie, zgodnie z tabelą nr 2 formularza oferty stanowiącego Załącznik nr 7 do SWZ. Zapisy projektowanych postanowień umowy odnoszące się do prawa opcji nie modyfikują ogólnego charakteru umowy.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

W celu potwierdzenia spełniania ww. warunku Wykonawcy zobowiązani będą wykazać, że:
a) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, Wykonawca wykonał - co najmniej 2 (dwa) zamówienia, (wartość każdej umowy nie może być mniejsza niż 700 000,00 zł brutto), których przedmiotem była m.in. dostawa i wdrożenie systemu do zarządzania klasy ERP (tj. systemu do zarządzania jednostką organizacyjną, w ramach którego dane wprowadzone w jednym z modułów systemu są natychmiast widoczne przez innych użytkowników we wszystkich modułach systemu) opartego na tym samym oprogramowaniu, co system objęty ofertą składaną przez Wykonawcę w niniejszym postępowaniu wraz ze świadczeniem serwisu co najmniej przez okres 12 miesięcy, w tym każda z tych usług obejmowała co najmniej 4 obszary funkcjonalne (spośród wskazanych poniżej), odpowiadające przedmiotowi zamówienia:
- Finanse i księgowość;
- Zakupy i sprzedaż;
- Kadry i płace;
- Budżetowanie;
- Obieg dokumentów zintegrowany z pozostałymi modułami;
dla minimum 20 jednoczesnych użytkowników
b) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych – część wykonana obejmuje – co najmniej 1 (jedną) usługę polegającą na usłudze serwisowej zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP przez okres minimum 24 miesięcy, którego wdrożenie zostało zakończone, przy czym:
- usługa musi dotyczyć systemu klasy ERP, w którym pracuje co najmniej 20 jednoczesnych użytkowników;
Świadczenie usługi serwisowej ZSI- w ilości, zakresie i długości trwania - wykazanej przez Wykonawcę na potwierdzenie spełnienia warunku wskazanego w pkt - lit. a zostanie uznane przez Zamawiającego za potwierdzenie spełnienie niniejszego warunku, o ile wykazane usługi serwisowe spełniają wymogi niniejszego warunku.
c) dysponuje lub będzie dysponował:
(i) jednym kierownikiem projektu posiadającym co najmniej 3 letnie doświadczenie związane z prowadzeniem co najmniej 2 (dwóch) projektów informatycznych dotyczących wdrożenia zintegrowanego systemu klasy ERP na stanowisku kierownika projektu przy czym każdy z prowadzonych przez niego projektów musiał obejmować wdrożenie co najmniej 4 obszarów funkcjonalnych (spośród poniżej wskazanych), odpowiadających przedmiotowi zamówienia:
- Finanse i księgowość;
- Zakupy i sprzedaż;
- Kadry i płace;
- Budżetowanie;
- Obieg dokumentów zintegrowany z pozostałymi modułami;
dla minimum 20 jednoczesnych użytkowników;
(ii) zespołem konsultantów wdrożeniowych przypisanych do projektu będącego przedmiotem zamówienia w liczbie min. 4 osób, każda z co najmniej 2-letnim doświadczeniem wdrożeniowym, gwarantującym realizację wdrożenia równolegle w kilku obszarach wdrożenia;
(iii) co najmniej 1 pracownikiem odpowiedzialnym za tworzenie i rozwój oprogramowania w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia, zapewniającym możliwość modyfikacji wdrożonego systemu w zależności od potrzeb Zamawiającego i zapewniającego rozwój systemu.
Zamawiający wymaga aby każda z osób wykonywała tylko jedną funkcję spośród wymienionych w pkt - lit. c.
Do przeliczenia na PLN wartości wskazanej w dokumentach złożonych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, wyrażonej w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs publikowany przez Narodowy Bank Polski z dnia, w którym ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Jeżeli w dniu opublikowania ogłoszenia o zamówieniu NBP nie opublikuje informacji o średnim kursie walut, Zamawiający dokona odpowiednich przeliczeń według średniego kursu z pierwszego, kolejnego dnia, w którym NBP opublikuje ww. informacje.

Warunki realizacji zamówienia

Szczegółowe warunki realizacji umowy znajdują się w projektowanych postanowieniach umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej mowy w sprawie zamówienia publicznego, stanowiących załącznik nr 5 do SWZ oraz w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ.

Warunki otwarcia ofert (miejsce)

Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk, ul. Księcia Janusza 64, 01-452 Warszawa, Polska
Otwarcie ofert następuje poprzez użycie mechanizmu do deszyfrowania ofert dostępnego na miniPortalu, poprzez załadowanie wybranego pliku do odszyfrowania.
Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia:
Osoba upoważniona: Mirosław Ciołek
Otwarcie ofert jest niepubliczne

PRZEDMIOTOWE ŚRODKI DOWODOWE
1. W celu potwierdzenia przez Wykonawcę spełnienia przez oferowane dostawy wymagań określonych przez Zamawiającego, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, należy złożyć próbkę oferowanego systemu ZSI w formie prezentacji. Zamawiający dokona weryfikacji, czy zaoferowany przez Wykonawcę przedmiot zamówienia spełnienia funkcjonalności opisane w scenariuszu prezentacji oferowanego Systemu. Scenariusz prezentacji funkcjonalności systemu określa Załącznik nr 4(1) do SWZ. Prezentacja musi być przeprowadzona przez maksymalnie cztery osoby reprezentujące Wykonawcę, na środowisku testowym z przykładową bazą danych, wypełnioną danymi w takim zakresie, aby możliwe było pokazanie funkcjonalności ujętych w Załączniku nr 4 (1) do SWZ.
Wykonawca jest zobowiązany złożyć przedmiotowy środek dowodowy - wszelkie zasoby sprzętowe (komputer, drukarkę, projektor) oraz programowe (oferowane programy, systemy operacyjne, bazy danych) niezbędne do wykonania prezentacji próbki oferowanego systemu ZSI i zawierające utrwaloną prezentację. Zamawiający będzie rejestrował przebieg prezentacji Systemu za pomocą rejestrujących urządzeń audiowizualnych, o czym powiadomi Wykonawcę przed rozpoczęciem prezentacji próbki Systemu. Nagranie będzie stanowiło załącznik do dokumentacji postępowania na potwierdzenie spełnienia przez oferowane dostawy wymagań określonych przez Zamawiającego. Ponadto, sporządzony zostanie pisemny protokół z prezentacji. Szczegółowe zasady prowadzenia prezentacji zostały opisane w scenariuszu prezentacji oferowanego systemu stanowiącym Załącznik nr 4(1) do SWZ.
Prezentacja odbędzie się w siedzibie Zamawiającego z zachowaniem zasad i terminu określonego w pkt 3 Załącznika nr 4 (1) do SWZ.
Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia zdalnej Prezentacji, w przypadku wprowadzenia obostrzeń sanitarnych w kraju lub w regionie (COVID 19), które uniemożliwiają przeprowadzenie Prezentacji w siedzibie Zamawiającego.
W przypadku realizacji Prezentacji w sposób zdalny, ze względów o których mowa powyżej, dopuszczalny jest udział dowolnej liczby prezenterów próbki.
Przedmiotowy środek dowodowy należy złożyć wraz z ofertą w siedzibie Instytutu Geofizyki Polskiej Akademii Nauk mieszczącej się przy ul. Księcia Janusza 64, 01 – 452 Warszawa, w wyznaczonym pokoju (szczegółowe informacje dotyczące przekazania ww. sprzętu znajdują się w pkt 25.3 i 25.4 w Rozdziale VIII SWZ). Zamawiający potwierdzi Wykonawcy przyjęcie zasobów sprzętowych do depozytu protokołem przyjęcia do depozytu.
UWAGA: Szczegółowe informacje dotyczące Prezentacji znajdują się w załączniku nr 4(1) do SWZ.
2. Ww. środki przedmiotowe należy złożyć wraz z ofertą, z zastrzeżeniem postanowień Rozdziału VIII pkt 25 SWZ.
3. Zgodnie z art. 107 ust. 2 ustawy, jeżeli Wykonawca nie złoży ww. przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne, Zamawiający wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, z zastrzeżeniem pkt 4 poniżej.
4. Zgodnie z art. 107 ust. 3 ustawy Zamawiający nie wezwie Wykonawcy do złożenia lub uzupełnienia ww. przedmiotowych środków dowodowych, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta będzie podlegała odrzuceniu albo będą zachodzić przesłanki unieważnienia postępowania.
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy na podstawie art. 57 ustawy, nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu.
Wykonawca musi złożyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym w SWZ. Oświadczenie musi być złożone na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia ("JEDZ").
Wymagane wadium - 50.000 PLN (pięćdziesiąt tysięcy złotych), które należy złożyć przed upływem terminu składania ofert.