Elektronizacja procesu obsługi płatności za faktury zakupowe w oparciu o posiadany system SAP

Krótki opis

1) Przedmiotem zamówienia jest elektronizacja procesu obsługi płatności za faktury zakupowe w oparciu o posiadany system SAP, zwana dalej „Rozwiązaniem”. Oferowane Rozwiązanie musi obsługiwać minimum 30 tys. dokumentów na rok. Licencja musi umożliwiać dostęp do Rozwiązania dla 3650 potencjalnych użytkowników systemu SAP ERP. Podstawą Rozwiązania będzie Oprogramowanie standardowe, tj. programy komputerowe, o które posiadany system SAP ERP musi być rozszerzony.
2) Zakres zamówienia obejmuje:
a) dostarczenie Rozwiązania (w tym analiza przedwdrożeniowa i wdrożenie),
b) przeszkolenie pracowników w zakresie kompleksowej obsługi Rozwiązania,
c) utrzymanie Rozwiązania (wsparcie).

Opis zamówienia

1) Przedmiotem zamówienia jest elektronizacja procesu obsługi płatności za faktury zakupowe w oparciu o posiadany system SAP, zwana dalej „Rozwiązaniem”. Oferowane Rozwiązanie musi obsługiwać minimum 30 tys. dokumentów na rok. Licencja musi umożliwiać dostęp do Rozwiązania dla 3650 potencjalnych użytkowników systemu SAP ERP. Podstawą Rozwiązania będzie Oprogramowanie standardowe, tj. programy komputerowe, o które posiadany system SAP ERP musi być rozszerzony.
2) Zakres zamówienia obejmuje:
a) dostarczenie Rozwiązania (w tym analiza przedwdrożeniowa i wdrożenie),
b) przeszkolenie pracowników w zakresie kompleksowej obsługi Rozwiązania,
c) utrzymanie Rozwiązania (wsparcie).
3) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz wymagania licencyjne stanowią załączniki nr 2A-C do SWZ;
4) Termin realizacji zamówienia: do 30.06.2023 r., przy czym:
a) wdrożenie Rozwiązania wraz ze szkoleniem użytkowników - w terminie do 01.01.2023 r.,
b) utrzymanie Rozwiązania - w terminie liczonym od daty startu produktywnego Rozwiązania do 30.06.2023 r.,
c) utrzymanie Oprogramowania standardowego do 31.10.2022 r.
5) Wymagany maksymalny czas reakcji liczony od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia serwisowego:
a) Błąd krytyczny - do 1h,
b) Błąd poważny - do 6h,
c) Błąd zwykły - do 24h.
6) Wymagany maksymalny czas usunięcia błędów liczony od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia serwisowego:
a) Błąd krytyczny - do 48h,
b) Błąd poważny - do 5 dni roboczych,
c) Błąd zwykły - do 10 dni roboczych.
Czas usunięcia błędów stanowi pozacenowe kryterium oceny ofert – w przypadku zaoferowania krótszego czasu, oferta Wykonawcy otrzyma dodatkowe punkty, zgodnie z zasadami określonymi w rozdz. XI niniejszej SIWZ
7) Szczegółowe warunki realizacji zamówienia oraz warunki płatności zawiera wzór umowy stanowiący załącznik nr 3 do SWZ.

Informacje o funduszach Unii Europejskiej

„Zintegrowany Program Rozwoju Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach” w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa: III. Szkolnictwo wyższe dla gospodarki i rozwoju. Działanie: 3.5 Kompleksowe programy szkół wyższych, nr umowy o dofinansowanie POWR.03.05.00-00-Z117/17-00

Wykaz i krótki opis warunków

1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się wyłącznie wykonawca, który nie podlega wykluczeniu z postępowania ze względu na okoliczności wymienione w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp (obligatoryjne podstawy wykluczenia) oraz art. 109 ust. 1 pkt 5) i 7) ustawy Pzp (fakultatywne podstawy wykluczenia).
2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, a także podmiotów udostępniających swoje zasoby wykonawcy (jeżeli dotyczy), spełnienie wymogu dotyczącego braku podstaw do wykluczenia, powinno zostać wykazane przez każdy z tych podmiotów.
3. Oświadczenie wstępne, podmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty:
1) Wykonawca dołączy do oferty, jako dowód tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe i potwierdzający na dzień składania ofert elementy kwalifikacji podmiotowej tj. w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia z postępowania w okolicznościach wymienionych w rozdziale IV ust. 1 i 2 SWZ - oświadczenie wstępne, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ). Oryginał w formie elektronicznej (oświadczenie w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym), składane wraz z ofertą.
2) Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w rozdz. VI ust. 2 pkt 1 lit. a-c) oraz pkt 2 i pkt 3) SWZ, potwierdzających brak podstaw do wykluczenia, tj.
a) Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przesłanek wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp,
b) Oświadczenia wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp (grupa kapitałowa),
c) Oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3, 4, 5, 6 oraz art. 109 ust. 1 pkt 5 i 7.
Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej lub jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów o których mowa w pkt 2) lit. a), lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 - zastosowanie znajdują zapisy rozdz. VI ust. 2 pkt 2 i 3 SWZ.
4. Pozostałe dokumenty wymagane przez Zamawiającego:
1) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. dokumentów, jeżeli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów. Oryginał w formie elektronicznej lub kopia w postaci cyfrowego odwzorowania dokumentu papierowego, której zgodność z oryginałem poświadczy wykonawca lub notariusz podpisem kwalifikowanym. Dokument składany wraz ofertą.
2) Jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt 1), Zamawiający żąda od wykonawcy złożenia pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy. Wymóg powyższy ma zastosowanie odpowiednio do osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego. Oryginał w formie elektronicznej lub kopia w postaci cyfrowego odwzorowania dokumentu papierowego, której zgodność z oryginałem poświadcza mocodawca lub notariusz podpisem kwalifikowanym. Dokument składany wraz ofertą.
5. Wykaz oświadczeń i dokumentów wraz z określeniem wymaganej formy dokumentu zawiera rozdz. VI SWZ. Adres strony internetowej, pod którą jest dostępna SWZ: https://platformazakupowa.pl/pn/us.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zgodnie z przepisem art. 112 ust. 1 w zw. z art. 57 pkt 2 ustawy Pzp, Zamawiający nie określa warunków udziału w przedmiotowym postępowaniu dotyczących sytuacji ekonomicznej i finansowej

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

1. Zgodnie z przepisem art. 112 ust. 1 w zw. z art. 57 pkt 2 ustawy Pzp, Zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu:
a) W odniesieniu do warunku dotyczącego zdolności technicznej, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub wykonuje w sposób należyty:
co najmniej dwie dostawy Oprogramowania standardowego wraz z wdrożeniem o wartości nie mniejszej niż 300.000,00 zł brutto każda.
Przez „Oprogramowanie standardowe” należy rozumieć programy komputerowe stanowiące podstawę Rozwiązania, o które system SAP ERP musi być rozszerzony. Przez pojęcie „Rozwiązanie” należy rozumieć wdrożoną elektroniczną obsługę płatności za faktury zakupowe w oparciu o system SAP ERP. Przez 1 dostawę Zamawiający rozumie dostawę świadczoną na podstawie 1 umowy (1 dostawa = 1 umowa = 1 zamówienie). Jeżeli Wykonawca na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności technicznej wykaże się realizacją dostaw, których wartość wyrażona zostanie w walucie innej niż PLN, Zamawiający w celu dokonania oceny spełniania warunku udziału w postępowaniu dokona przeliczenia wskazanej wartości według średniego kursu NBP z dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu.
Zamawiający oceni spełnianie powyższego warunku w oparciu o podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w rozdz. VI ust. 3 pkt 1
b)W odniesieniu do warunku dotyczącego zdolności zawodowej, Zamawiający wymaga, aby wykonawca wykazał, iż dysponuje lub będzie dysponował osobami, które zostaną skierowane do realizacji niniejszego zamówienia:
1) Kierownik projektu legitymujący się co najmniej:
a) jednym kierowaniem projektem wdrożeniowym Oprogramowania standardowego będącego podstawą Rozwiązania,
b) 3-letnim doświadczeniem w pracy na systemie SAP ERP moduły FI lub MM,
c) certyfikatem potwierdzającym znajomość metodyki zarządzania projektem.
2) Konsultant wiodący ds. Oprogramowania standardowego legitymujący się co najmniej:
a) jednym udziałem we wdrożeniu Oprogramowania standardowego będącego podstawą Rozwiązania,
b) 3-letnim doświadczeniem w pracy na systemie SAP ERP moduły FI lub MM,
3) Konsultant wiodący ds. BASIS legitymujący się co najmniej:
a) jednym udziałem we wdrożeniu technologii, na których jest oparte Oprogramowanie standardowe będące podstawą Rozwiązania,
b) 3-letnim doświadczeniem w pracy w zakresie BASIS systemu SAP ERP.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości łączenia żadnej z funkcji opisanych w pkt 1-3), tzn. jedna osoba nie może pełnić w przedmiotowym zamówieniu więcej niż jednej funkcji.
Przez „Oprogramowanie standardowe” należy rozumieć programy komputerowe stanowiące podstawę Rozwiązania, o które system SAP ERP musi być rozszerzony.
Przez pojęcie „Rozwiązanie” należy rozumieć wdrożoną elektroniczną obsługę płatności za faktury zakupowe w oparciu o system SAP ERP.
Zamawiający oceni spełnianie powyższego warunku w oparciu o podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w rozdz. VI ust. 3 pkt 2.
b) W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub do-świadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają dostawy, do realizacji których te zdolności są wymagane. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w takim wypadku składają w ofercie oświadczenie, z którego wynika, które dostawy wykonają poszczególni wykonawcy;
c) Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (zgodnie z rozdz. VI ust. 4 pkt 1)

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania - https://platformazakupowa.pl/pn/us w sekcji „Komunikaty”, informacje o:
a) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;
b) cenach lub kosztach zawartych w ofert

1. Wykaz wymaganych przedmiotowych środków dowodowych:
a) Opis techniczny Rozwiązania ze wskazaniem wszystkich funkcjonalności, w celu potwierdzenia zgodności oferowanego Rozwiązania z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia (załączniki 2A do SWZ). Oryginał w formie elektronicznej lub kopia w postaci cyfrowego odwzorowania dokumentu papierowego, której zgodność z oryginałem poświadczy wykonawca lub notariusz podpisem kwalifikowanym. Dokument składany wraz z ofertą.
b) Deklaracja skierowania do realizacji zamówienia osób posiadających doświadczenie zawodowe we wdrożeniach Oprogramowania standardowego będącego podstawą Rozwiązania. Deklaracja składana w formie oświadczenia, w Formularzu oferty (Załącznik nr 1A do SWZ) . Uwaga: Deklaracja nie podlega uzupełnieniu oraz wyjaśnieniom, a w przypadku jej braku Zamawiający przyzna Wykonawcy 0 pkt. w kryterium „Doświadczenie wdrożeniowców” .
2. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych bezpośrednio od osoby fizycznej, której dane dotyczą, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego oraz obowiązki informacyjne wykonawcy wynikające z RODO zostały określone w rozdz. XVI ust. 5 SWZ, dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/us.
3. Zmiany postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, wynikające z dyspozycji art. 455 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp, mogą nastąpić w okolicznościach przewidzianych w par. 8 ust. 2 wzoru umowy (załącznik nr 3 do SWZ), dostępnym pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/us.
4. Oferta winna być zabezpieczona wadium w wysokości: 15.000,00 zł (słownie: piętnaście tysięcy zł, 00/100),

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej.
1) Wykonawcom oraz innym podmiotom, które mają lub miały interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniosły lub mogą ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej określone w Dziale IX ww. ustawy (art. 505 – 590).
2) Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę organizacji uprawnionych do wnoszenia środków ochrony prawnej prowadzoną przez Prezesa UZP oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
2. Odwołanie.
1) Odwołanie przysługuje na:
a) niezgodną z przepisami ustawy Pzp czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
b) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy Pzp;
2) Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym;
3) Odwołujący przekazuje kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu;
4) Odwołanie wnosi się w terminie:
a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informację przekazano przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
b) 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w DUUE lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej, jeżeli chodzi o odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia,
c) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku odwołania w innych okolicznościach niż wymienione w lit. a i b;