Opis zamówienia
1. Przedmiotem Umowy jest kompleksowa obsługa ogólnopolskich konferencji prasowych, specjalistycznych warsztatów i szkoleń oraz spotkań warsztatowych w tym dobór tematycznych wydarzeń w ramach kampanii edukacyjno-informacyjnej (zwanej dalej: „kampanią”) dla projektu nieinwestycyjnego: „Inteligentnie w energetyce. Wsparcie budowy inteligentnej sieci energetycznej w Polsce” w ramach I osi priorytetowej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020 (dalej: „Przedmiot Umowy”).
2. Przedmiot Umowy będzie realizowany zgodnie ze:
1) Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy;
2) Wstępnymi koncepcjami wydarzeń, na które składają się: koncepcja organizacji ogólnopolskich konferencji (w tym: propozycje lokalizacji, wstępny scenariusz i wizualizacja konferencji); koncepcja cyklu 1-dniowych warsztatów (w tym: wstępny scenariusz warsztatów online, miejsca zorganizowania warsztatów); koncepcja cyklu szkoleń (w tym: propozycja lokalizacji, wstępny scenariusz szkoleń online), stanowiące Załącznik nr 2 do Umowy;
3) Projektem stoiska oraz gadżetów, na które składa się: wizualizacja stoiska oraz wizualizacja gadżetów;
4) Kalkulacją kosztów stanowiącą Załącznik nr 3 do Umowy.
3. W ramach realizacji Przedmiotu Umowy do zadań Wykonawcy należy:
1) Opracowanie koncepcji wszystkich wydarzeń wraz z zaplanowaniem, organizacją, realizacją oraz pełną obsługą, na którą składa się:
a) organizacja, realizacja i obsługa spotkań warsztatowych,
b) organizacja, realizacja i obsługa konferencji ogólnopolskich,
c) organizacja, realizacja i pełna obsługa warsztatów,
d) organizacja, realizacja i pełna obsługa szkoleń.
2) Zaplanowanie, organizacja, realizacja oraz pełna obsługa imprez branżowych, na które składa się:
a) przygotowanie stoiska,
b) przygotowanie wszystkich niezbędnych materiałów na potrzeby imprez branżowych,
c) zaproponowanie, wizualizacja, przygotowanie gadżetów,
d) pełna obsługa podczas imprez branżowych,
e) w przypadku wydarzeń wyjazdowych zapewnienie: miejsc noclegowych oraz pełne wyżywienie.
3) Przygotowanie materiałów informacyjnych oraz materiałów na potrzeby organizowanych wydarzeń, na które składa się:
a) zaprojektowanie, przygotowanie oraz dystrybuowanie materiałów w formie drukowanej,
b) dystrybucja gadżetów promujących kampanię.
4) Pełna obsługa wydarzeń, w tym obsługa techniczna.
5) Przygotowanie raportów oraz raportu końcowego, na podstawie którego zostanie przeprowadzone rozliczenie wykonania wydarzeń, wnioski z dotychczasowego przebiegu oraz rekomendacje na przyszłość.
6) Ewaluacja wydarzeń polegająca na ustaleniu, czy wydarzenia osiągnęły zakładane cele; porównanie rezultatów ze wstępnymi założeniami, celami oraz przekazanie wyników ewaluacji wydarzeń w formie dokumentu sporządzonego w formacie pdf oraz doc.