Wybór domu mediowego na lata 2022-2025

Opis zamówienia

Przedmiotu zamówienia obejmuje:
1) Pośredniczenie w zakupie powierzchni reklamowych i czasu antenowego na potrzebę zamieszczenia materiałów (reklama, artykuł, spot itp.) dostarczonych Wykonawcy przez Zamawiającego, z uwzględnieniem zaoferowanych przez Wykonawcę :
a) gwarantowanych upustów od cen cennikowych, w tym:
1) zakup powierzchni w prasie ogólnopolskiej i regionalnej oraz prasie branżowej i specjalistycznej
2) zakup powierzchni reklamowej w Internecie
3) zakup powierzchni, nośników outdoorowych
4) zakup czasu antenowego w radiu
5) zakup czasu antenowego w telewizji
b) gwarantowanych cen zakupu, w tym:
6) zakup czasu antenowego w telewizji.
2) Pośredniczenie w zakupie powierzchni reklamowych w Internecie w oparciu o zakup automatyczny (tj. Facebook, Google Search, Google Display Network, YouTube, Programmatic itp.) nie objętych Formularzem Cenowym (załącznik nr 3a do SWZ).
3) Pośrednictwo w zakupie Projektów specjalnych.
4) Kontrola realizacji, dostarczenie egzemplarzy dowodowych lub/i potwierdzenia emisji oraz przygotowanie raportu podsumowującego realizację kampanii określonych w ust. 1-3.
5) W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca świadczyć będzie również usługi w zakresie przygotowywania wycen działań reklamowych (przygotowanie Media Planów) zleconych przez Zamawiającego oraz usługi doradcze wyboru najefektywniejszych formatów reklam i terminów publikacji, oraz doboru tytułów prasowych, serwisów internetowych i stacji telewizyjnych dla potencjalnych działań reklamowych Zamawiającego. Wykonawca przeprowadzi również, co najmniej cztery razy w roku kalendarzowym, szkolenia i/lub prezentacji dot. nowych trendów w mediach, konsumpcji mediów oraz zmian w podejściu do planowania kampanii w mediach, itd.
6) Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) zawiera załącznik nr 1 do SWZ oraz Projektowane Postanowienia Umowy (PPU) – załącznik nr 2 do SWZ.
5.Zamawiający podzielił przedmiot zamówienia na zamówienie podstawowe oraz zamówienie objęte prawem opcji.
Zamówienie podstawowe:
- obejmuje realizację Umowy od dnia podpisania Umowy do wyczerpania maksymalnej kwoty wynagrodzenia wykonawcy w wysokości 20 000 000,00 zł netto (słownie netto: dwadzieścia milionów złotych 00/100).
Zamówienie objęte prawem opcji:
Zamawiający przewiduje możliwość zlecenie dalszej realizacji Umowy przez Wykonawcę z wynagrodzeniem w maksymalnej wysokości 20 000 000,00 PLN netto (słownie netto: dwadzieścia milionów złotych 00/100 ). Zamówienie objęte prawem opcji polegać będzie na powtórzeniu zakresu zamówienia opisanego dla zamówienia podstawowego.
Przy czym termin realizacji całości Umowy (liczony łącznie dla zamówienia podstawowego i zamówienia objętego prawem opcji) nie może być dłuższy niż do dnia 31.12.2025 r.
Szczegółowe informacje dotyczące zamówienia objętego prawem opcji, w tym zakres, termin skorzystania z tego uprawnienia przez Zamawiającego oraz zasady, na jakich będzie się to odbywało, zostały zawarte w niniejszej SWZ, w PPU.

Opis opcji

Zamawiający podzielił przedmiot zamówienia na zamówienie podstawowe oraz zamówienie objęte prawem opcji.
Zamówienie podstawowe:
- obejmuje realizację Umowy od dnia podpisania Umowy do wyczerpania maksymalnej kwoty wynagrodzenia wykonawcy w wysokości 20 000 000,00 zł netto (słownie netto: dwadzieścia milionów złotych 00/100).
Zamówienie objęte prawem opcji:
Zamawiający przewiduje możliwość zlecenie dalszej realizacji Umowy przez Wykonawcę z wynagrodzeniem w maksymalnej wysokości 20 000 000,00 PLN netto (słownie netto: dwadzieścia milionów złotych 00/100 ). Zamówienie objęte prawem opcji polegać będzie na powtórzeniu zakresu zamówienia opisanego dla zamówienia podstawowego opisanego w sekcji II.2.4 ogłoszenia .
Przy czym termin realizacji całości Umowy (liczony łącznie dla zamówienia podstawowego i zamówienia objętego prawem opcji) nie może być dłuższy niż do dnia 31.12.2025 r.
Szczegółowe informacje dotyczące zamówienia objętego prawem opcji, w tym zakres, termin skorzystania z tego uprawnienia przez Zamawiającego oraz zasady, na jakich będzie się to odbywało, zostały zawarte w niniejszej SWZ, w PPU.
Zamawiający informuje, że prawo opcji jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach niniejszego zamówienia. Skorzystanie z prawa opcji, w całości lub w części, jest zastrzeżone do wyłącznej decyzji Zamawiającego. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji w całości lub części Wykonawcy nie będzie przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie, ani jakiekolwiek roszczenie.
Informacje do sekcji II.2.13- oraz ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach: regionalnych programów operacyjnych na lata 2014-2020, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014-2020 oraz z grantów Europejskiego Banku Inwestycyjnego. Umowa jest również współfinansowana ze środków Unii Europejskie. Program Operacyjny Inteligentny Rozwój UDAPOIR.05.01.00000004/20-00.

Informacje o funduszach Unii Europejskiej

w ramach Projektu Przedsiębiorcza Polska Wschodnia – Turystyka, rządowego programu Wsparcie w starcie oraz programów wspólnotowych Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego z regionalnych programów operacyjnych na lata 2014-2020, Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014-2020(...)dalsze informacje w sekcji II.2.11ogłoszenia

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni:
1) aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych służących potwierdzeniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu, tj.:
a) oświadczenia Wykonawcy o rocznym przychodzie Wykonawcy w obszarze objętym zamówieniem za okres nie dłuższy niż ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres.
Jeżeli z uzasadnionej przyczyny Wykonawca nie może złożyć wymaganych przez Zamawiającego podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w lit a, Wykonawca składa inne podmiotowe środki dowodowe, które w wystarczający sposób potwierdzają spełnianie opisanego przez Zamawiającego warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej.

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż:
- posiada roczny przychód w zakresie objętym przedmiotem zamówienia w wysokości co najmniej 60 000 000,00 zł netto (słownie: sześćdziesiąt milionów złotych 00/100) za okres ostatnich trzech lat obrotowych, a jeżeli okres działalności jest krótszy – to za ten okres.
W przypadku, gdy wartości, których dotyczy ww. warunek zostały wyrażone w walucie innej niż PLN, Wykonawca zobowiązany jest do ich przeliczenia na PLN przyjmując jako podstawę średni kurs danej waluty opublikowany przez NBP (wg tabeli A kursów średnich walut obcych) w dniu publikacji ogłoszenia o niniejszym zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Jeśli publikacja ogłoszenia o Zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej nastąpi w dniu, kiedy NBP nie publikuje tabeli kursów średnich, należy przyjąć kurs z tabeli kursów średnich opublikowany w dniu najbliższym po dniu publikacji ogłoszenia o Zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Zgodnie z art. 115 ust. 2 ustawy Pzp, Zamawiający wyjaśnia, że:
1) kwota obrotu o wartości 60 000 000,00 złotych netto rocznego przychodu stanowi niespełna 1% rynku mediów i potwierdza potencjał, jaki ma Wykonawca do zdobywania klientów, co jest pochodną atrakcyjności merytorycznej i kosztowej. Brak osiągnięcia takiego wolumenu obrotu można interpretować, jako brak odpowiedniego doświadczenia przekładającego się na ofertę merytoryczną lub niską atrakcyjność kosztową, które każde z osobna lub razem łącznie mogą skutkować niskim wolumenem obrotu.
2) większy podmiot ma większe możliwości negocjacyjne z dostawcami mediów. Zgodnie z zapisami PPU Wykonawca, który wygra przetarg rozliczać się będzie zgodnie z zaproponowanymi cenami i rabatami. W przypadku uzyskania niższej ceny lub wyższego rabatu u dostawcy mediów, Wykonawca zwróci Zamawiającemu 50% kwoty, która stanowi różnicę w cenie. W przypadku podmiotu o przychodzie powyżej 60 000 000,00 zł netto uzyskanie wyższych rabatów jest znacznie bardziej prawdopodobne.
3) Wykonawcy o mniejszym przychodzie mają mniejszy potencjał kadrowy. Istnieje ryzyko problemu zastępowalności pracowników w przypadku zwolnienia lekarskiego, urlopu lub zmiany pracy. W obecnym okresie, z powodu COVID-19, ryzyko zachorowania pracowników znacząco rośnie, co może mieć negatywny na realizację umowy ze strony Wykonawcy.
Informacje o mniejszych podmiotach cechuje mniejsza dostępność, przez co rośnie ryzyko trudności dotarcia do istotnych informacji o podmiocie. Ustawienie wysokości przychodu na odpowiednio wysokim poziomie jest substytutem dla wymogu w SWZ powoływania się na konieczność obecności w źródłach i rankingach. Przykładem takiego zestawienia jest międzynarodowe ranking RECMA dotyczący rynku polskiego, w którym oceniana jest konkurencyjność agencji mediowych na podstawie 18 wskaźników w czterech istotnych kategoriach.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni:
1) aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych służących potwierdzeniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu, tj.: wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami - Wykaz osób stanowi załącznik nr 5 do SWZ

Warunki uczestnictwa (zdolność techniczna i zawodowa)

Warunek udziału w postępowaniu w zakresie dysponowania odpowiednim potencjałem kadrowym:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada odpowiedni zespół zapewniający zdolność do realizacji zamówienia, tj. w skład zespołu skierowanego do realizacji zamówienia będą wchodzić co najmniej 10 osób posiadających poniżej określone doświadczenie i wykształcenie, tj.:
a) co najmniej 2 (dwie) osoby, z których każda posiada łącznie:
minimum 5 (pięć) lat doświadczenia w przygotowywaniu i prowadzeniu kampanii reklamowych, informacyjnych, edukacyjnych,
minimum 5 (pięć) lat doświadczenia w nadzorze nad realizacją strategii mediowych,
doświadczenie w przeprowadzeniu co najmniej 3 (trzech) kampanii reklamowych, o wartości nie mniejszej niż 1 000 000,00 zł brutto.
b) co najmniej 2 (dwie) osoby, z których każda posiada:
minimum 3 (trzy) lata doświadczenia w planowaniu reklamowych kampanii w TV.
c) co najmniej 1 (jedna) osoba, która każda posiada:
minimum 3 (trzy) lata doświadczenia w planowaniu reklamowych kampanii w radio
d) co najmniej 2 (dwie) osoby, z których każda posiada:
minimum 3 (trzy) lata doświadczenia w planowaniu reklamowych kampanii w prasie
e) co najmniej 3 (trzy) osoby, z których każda posiada:
minimum 3 (trzy) lata doświadczenia w planowaniu w planowaniu reklamowych kampanii internetowych oraz w mediach społecznościowych.
W przypadku zaistnienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających wykonywanie zamówienia przez którąś ze wskazanych przez Wykonawcę osób, Wykonawca będzie mógł zmienić personel delegowany do wykonywania zamówienia. W przypadku zmiany personelu, Wykonawca wskaże osobę o takich samych lub wyższych kwalifikacjach, jak określone powyżej. Zmiana osoby pełniącej wyżej wymienioną funkcję w trakcie realizacji zamówienia, wymagać będzie powiadomienia Zamawiającego i jego akceptacji.

Warunki realizacji zamówienia

1. Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy (PPU) – załącznik nr 2 do SWZ.
2. Zmiana umowy podlega unieważnieniu, jeżeli została dokonana z naruszeniem art. 454 i art. 455 ustawy Pzp.
W takim przypadku stosuje się postanowienie umowne w brzmieniu obowiązującym przed tą zmianą (art. 458 ustawy Pzp).
3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie wskazanym w PPU. Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy
pisemnej.

Informacja o przedmiotowych środkach dowodowych:
1.Zamawiający wymaga złożenia następujących przedmiotowych środków dowodowych:
1) Dokumenty złożone przez Wykonawcę wraz z ofertą tj. „Rozwiązanie zadania strategicznego” i „Odpowiedź na Pytanie Merytoryczne”.
Zasady dotyczące oceny ww. dokumentów przez Zamawiającego zawierają załączniki nr 10 i 12 do SWZ.
2) Jeżeli Wykonawca nie złoży wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych, o których mowa powyżej w pkt 1 lub dokumenty będą niekompletne, to nie podlegają one uzupełnieniu a oferta Wykonawcy zostanie odrzucona.
2. Kryterium II „M”- ocena merytoryczna – waga 55 % = 55 pkt
Podkryterium IV „Z” – ocena rozwiązania zadania strategicznego wykonanego przez Wykonawcę
- waga 45% = 45 pkt
Podkryterium V „P” – ocena odpowiedzi Wykonawcy na pytania merytoryczne - waga 10% = 10 pkt
3. Kompletna oferta musi zawierać następujące dokumenty:
1) Formularz „Oferta” – sporządzony zgodnie ze wzorem zawartym w Załączniku nr 3 do SWZ,
2) Formularz Cenowy - sporządzony zgodnie ze wzorem zawartym w Załączniku nr 3a do SWZ,
3) Dokumenty złożone przez Wykonawcę tj. „Rozwiązanie Zadania Strategicznego” oraz odpowiedź na „Pytanie Merytoryczne”,
4) Jednolity Europejski Dokument Zamówienia, oraz pozostałe oświadczenia i dokumenty wskazane w rozdz. VII ust. 1 SWZ - w formie określonej w rozdz. VIII SWZ,
5) dokumenty potwierdzające wniesienie wadium zgodnie z rozdz. XVIII SWZ,
6) Wyjaśnienia uzasadniające zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa (jeżeli dotyczy),
7) Zobowiązanie podmiotu trzeciego – wzór – załącznik nr 4 do SWZ, (jeżeli dotyczy),
8) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, w tym podpisania oferty (jeżeli dotyczy),
9) Pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (zgodnie z art. 58 ustawy Pzp) (jeżeli dotyczy),
10) Oświadczenie o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp – wzór – załącznik nr 8 do SWZ (jeżeli dotyczy),
11) Oryginał gwarancji lub poręczenia, w przypadku wniesienia wadium w formie innej niż pieniądz sporządzony w postaci elektronicznej i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym (nie dopuszcza się możliwości złożenia skanów opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
Oferta musi być podpisana przez osoby upełnomocnione do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjno - prawnej Wykonawcy albo przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy. Jeżeli z dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub pełnomocnictwa wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy upoważnionych jest łącznie kilka osób, dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby.
4. WADIUM: 1) Oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości:
20 000,00 (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych 00/100).
2) Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą.
5. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu, najpóźniej w terminie 3 dni przed zawarciem umowy o wykonanie zamówienia niżej wymienione dokumenty (w oryginale lub w kopi poświadczonej „za zgodność z oryginałem”):
1) umowę regulującą współpracę Wykonawców, w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (na żądanie Zamawiającego);
2) kopię ważnej polisy ubezpieczenia OC (wraz z ogólnymi warunkami ubezpieczenia oraz dowodem potwierdzającym opłacenie składki ubezpieczeniowej) na sumę ubezpieczenia w wysokości co najmniej 500 000,00 PLN (słownie: pięćset tysięcy złotych) z tytułu prowadzonej przez Wykonawcę działalności gospodarczej obejmującej m. in. świadczenie usług stanowiących przedmiot niniejszego zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do utrzymywania ochrony ubezpieczeniowej z tytułu Ubezpieczenia przez cały okres obowiązywania Umowy.