Wpływające dokumenty uważa się za złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę ich wpływu przyjmuje się datę ich wysłania na platformie. Oznaczenie momentu odbioru danych przez platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu. Wszelka korespondencja przekazywana zamawiającemu, będzie mogła być odbierana wyłącznie w dni robocze (bez sobót) w g. 7.30–15.30. Z korespondencją po g. 15.30, zamawiający będzie mógł skutecznie zapoznać się w następnym dniu roboczym. W sytuacji awaryjnej wykonawca może również komunikować się za pomocą poczty elektr. (
zamowienia@op.policja.gov.pl). Za datę wpływu dokumentów przekazywanych na adres e-mail przyjmuje się datę dostarczenia wiadomości na ww. e-mail. Na platformie w zakładce Regulacje i procedury procesu zakupowego znajdują się informacje opisujące warunki, wymagania dot. komunikacji i składania oferty, z którymi wykonawca jest zobowiązany się zapoznać. Ogólne zasady korzystania z platformy:
1) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania wykonawcy do systemu na (https://kwp-opole.ezamawiajacy.pl);
2) wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do (
https://oneplace.marketplanet.pl), gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”;
3) rejestracja wykonawcy trwa maks. do 2 dni rob. Zamawiający zaleca wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestracje w procesie złożenia oferty w postaci elektr. Wykonawca wraz z potwierdzeniem złożenia wniosku rejestracyjnego otrzyma informacje, o możliwości przyspieszenia procedury założenia konta, wówczas należy skontaktować się z nr telefonu podanym w ww. potwierdzeniu;
4) po założeniu konta wykonawca ma możliwość złożenia oferty wraz z zał. W przypadku wątpliwości zw. z zasadami korzystania z platformy, wykonawca może skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego Marketplanet.
Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektr, jako:
1) dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAdES;
2) dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf". Wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem i wykonawca będzie zobowiązany go załączyć. Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na platformie, tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
2) komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych – MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;
3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0;
4) włączona obsługa JavaScript;
5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf. Dopuszczalne formaty przesyłanych danych, tj. plików o wielkości do 100 MB w formatach: .txt; .rft; .pdf; .xps; .odt; .ods; .odp; .doc; .xls; .ppt; .docx; .xlsx; .pptx; XAdES; PAdES; .zip; .7Z.