„Zakup i wdrożenie systemu klasy ERP w Polskim Instytucie Sztuki Filmowej”

Polski Instytut Sztuki Filmowej

Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie systemu klasy ERP w Polskim Instytucie Sztuki Filmowej.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2021-09-10. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2021-07-20.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• Simple S.A.

Kto?

• Polski Instytut Sztuki Filmowej

Co?

Gdzie?

• Polska

Historia zamówień

Data	Dokument
2021-07-20	Ogłoszenie o zamówieniu
2021-11-16	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
2022-04-19	Zmiana umowy/koncesji w okresie jej obowiązywania

Ogłoszenie o zamówieniu (2021-07-20)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
Numer referencyjny: 1/6/2021/ROZW
Krótki opis:

Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie systemu klasy ERP w Polskim Instytucie Sztuki Filmowej.

Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Dostawy
Regulacja: Unia Europejska
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 📦
Dodatkowy kod CPV: Usługi opracowywania oprogramowania informatycznego 📦
Miejsce wykonania
Region NUTS: Polska 🏙️

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Inne
Nazwa instytucji zamawiającej: Polski Instytut Sztuki Filmowej
Adres pocztowy: Leona Kruczkowskiego 2
Kod pocztowy: 00-412
Miasto pocztowe: Warszawa
Kontakt
Adres internetowy: http://www.pisf.pl 🌏
E-mail: paulina.zjawinska@pisf.pl 📧
Telefon: +48 221026462 📞
URL dokumentów: https://platformazakupowa.pl/pn/pisf 🌏

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2021-07-20 📅
Termin składania ofert: 2021-09-10 📅
Data publikacji: 2021-07-23 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2021/S 141-372491
Numer Dz.U.-S: 141
Informacje dodatkowe

W otwarciu ofert wezmą udział członkowie komisji przetargowej. Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieści na stronie internetowej https://platformazakupowa.pl/pn/pisf informacje z otwarcia ofert.

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

Zakres zamówienia:

a) wykonanie analizy przedwdrożeniowej, w ramach której zostaną określone procesy operacyjne (zgodnie z załącznikiem nr 2 do OPZ oraz instrukcją kancelaryjną obowiązującą u Zamawiającego, która zostanie przedstawiona na etapie analizy przedwdrożeniowej) wraz z propozycją ich optymalizacji, które mają być wspierane funkcjonalnościami systemu ERP oraz wykonanie projektu technicznego instalacji i konfiguracji dostarczanego rozwiązania;

b) dostarczenie licencji na oferowany system ERP oraz na oprogramowanie niezbędne do prawidłowego jego funkcjonowania;

c) instalacja oprogramowania w środowisku sprzętowo-programowym Zamawiającego;

d) parametryzacja oprogramowania systemowego;

e) migracja danych z obecnie wykorzystywanego systemu Symfonia do systemu klasy ERP;

f) integracja wdrożonego systemu z używanymi przez Zamawiającego wytypowanymi systemami;

g) przeprowadzenie testów systemu ERP pod kątem funkcjonalności i wydajności oraz udzielenie Zamawiającemu wsparcia przy testowaniu poszczególnych modułów systemu ERP oraz całości systemu ERP przed uruchomieniem;

h) przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników i administratorów systemu;

i) świadczenie innych usług wdrożeniowych, niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia;

j) wykonawca zapewni na etapie realizacji zamówienia następujące rodzaje systemu:

i. system developerski;

ii. system testowy;

iii. system produkcyjny;

z tym, że system produkcyjny i system testowy będą posiadały odzwierciedlenie 1:1 w odniesieniu do posiadanych funkcjonalności oraz ról;

k) uruchomienie w pełni funkcjonalnego systemu ERP;

l) stworzenie oraz dostarczenie Zamawiającemu aktualnej dokumentacji systemu, w tym dokumentacji technicznej, struktury bazy danych, organizacyjnej oraz użytkowej dla każdego dostarczanego w ramach umowy modułu i oprogramowania;

m) wsparcie powdrożeniowe oraz serwis gwarancyjny dla użytkowników i administratorów systemu przez okres 24 miesięcy od podpisania Protokołu odbioru końcowego systemu, dostarczenie Zamawiającemu narzędzia Trouble – Ticketing. Zapewnienie minimum 200 roboczo-godzin modyfikacji systemu.

W ramach zakupu i wdrożenia systemu klasy ERP, powinny zostać dostarczone następujące moduły i funkcjonalności:

a) Finanse i Księgowość (w tym część do obsługi art. 19 Ustawy o kinematografii);

b) Kadry i Płace;

c) Ewidencja majątku;

d) Zakupy;

e) Zamówienia;

f) Elektroniczny Obieg Dokumentów (kancelaria, obieg faktur, delegacje, wnioski urlopowe, archiwum zakładowe) wraz z odpowiednim sprzętem dla dwóch stanowisk, o których mowa w ust. IV pkt. 3 lit. e OPZ;

g) Portal pracownika.

Czas trwania: 36 miesięcy

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Zdolność do prowadzenia działalności zawodowej: Zamawiający nie określa warunku.
Sytuacja gospodarcza i finansowa:

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca:

i. posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż 2 000 000,00 PLN (słownie złotych: dwa miliony 00/100);

ii. przedstawi dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez zamawiającego w wysokości co najmniej 1 000 000,00 PLN (słownie: jeden milion).

Zdolności techniczne i zawodowe:

Zamawiający uzna wyżej wskazany warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca:

i. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie wykonał należycie, (a w przypadku świadczenia usług okresowych lub ciągłych również wykonuje) minimum 3 (trzy) zamówienia polegające na dostawie, instalacji, wdrożeniu i serwisowaniu zintegrowanego systemu informatycznego wraz z przeszkoleniem pracowników, z czego przynajmniej jedno zamówienie zrealizowane było w jednostce sektora publicznego i co najmniej jedno zamówienie było o wartości co najmniej 4 000 000,00 PLN brutto;

ii. dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, to jest minimum 8 osobowym zespołem przewidzianym do realizacji przedmiotowego zamówienia, posiadającym kwalifikacje niezbędne do wykonania zamówienia, w tym:

a) kierownik projektu – posiadający minimum 3 letnie doświadczenie w zakresie kierowania wdrożeniami zintegrowanych systemów informatycznych, przy czym w tym okresie osoba ta powinna zakończyć odbiorem realizację co najmniej 2 odrębnych projektów wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych. Kierownik projektu musi posiadać znajomość systemu ERP będącego przedmiotem oferty;

b) architekt systemów – posiadający minimum 3 letnie doświadczenie w projektowaniu architektury systemów informatycznych. Wymagane jest by architekt wykazał się doświadczeniem w realizacji co najmniej 2 odrębnych projektów wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych, w tym co najmniej jednego takiego projektu realizowanego dla minimum 150 użytkowników, w którym pełnił rolę głównego architekta systemu. Architekt systemów musi posiadać znajomość systemu ERP będącego przedmiotem oferty;

c) konsultanci wiodący – minimum 4 osoby przypadające na poniżej wymienione obszary funkcjonalne:

— Finanse i Księgowość,

— Kadry i Płace,

— Ewidencja majątku,

— Zakupy,

— Zamówienia,

— Elektroniczny Obieg Dokumentów,

— Portal Pracownika.

Wymagane jest by każdy konsultant wiodący wykazał się doświadczeniem w realizacji co najmniej 1 projektu wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP, w tym co najmniej jednego realizowanego dla minimum 50 użytkowników.

Każda osoba z ww. konsultantów musi posiadać znajomość systemu ERP będącego przedmiotem oferty;

d) konsultant wiodący ds. bezpieczeństwa – posiadający minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w obszarze IT, w tym pełnił funkcję osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo IT w co najmniej 1 projekcie informatycznym, posiadający kompetencje w zakresie bezpieczeństwa systemów informatycznych. Konsultant wiodący ds. bezpieczeństwa musi posiadać znajomość systemu ERP będącego przedmiotem oferty;

e) konsultant wiodący ds. analizy wymagań, modelowania i optymalizacji procesów – posiadający minimum 3 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie:

• zbierania i specyfikacji wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych (ogólne) zgodnie z treścią załącznika nr 2 do SWZ – OPZ,

• identyfikowania założeń i ograniczeń systemowych oraz modelowania i optymalizacji procesów opartych o rozwiązania zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP,

• posiadający doświadczenie w roli analityka w minimum 2 projektach opartych o rozwiązania zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP.

Konsultant wiodący ds. analizy wymagań, modelowania i optymalizacji procesów musi posiadać znajomość systemu ERP będącego przedmiotem oferty.

Role wszystkich członków zespołu wymienionych w a–e nie mogą być łączone.

Procedura
Podstawa prawna: 32014L0024
Czas składania ofert: 10:00
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Okres ważności oferty: 2021-12-08 📅
Data otwarcia ofert: 2021-09-10 📅
Czas otwarcia ofert: 12:00
Miejsce: Siedziba Zamawiającego: ul. Leona Kruczkowskiego 2, 00-412 Warszawa
Informacje dodatkowe:

W otwarciu ofert wezmą udział członkowie komisji przetargowej. Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający

zamieści na stronie internetowej https://platformazakupowa.pl/pn/pisf informacje z otwarcia ofert.

Kryteria przyznawania nagród
Kryterium jakości (nazwa): Dodatkowe godziny modyfikacji systemu
Kryterium jakości (waga): 20
Kryterium jakości (nazwa): Próbka systemu
Kryterium kosztów (nazwa): Cena realizacji etapów I–VII
Kryterium kosztów (waga): 30
Kryterium kosztów (nazwa): Cena realizacji usługi wsparcia powdrożeniowego oraz serwisu gwarancyjnego

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Krajowy numer rejestracyjny: 525-23-41-631
Inny rodzaj instytucji zamawiającej: państwowa osoba prawna
Kontakt
Punkt kontaktowy: Paulina Zjawińska
Adres internetowy: www.pisf.pl 🌏
Adres profilu nabywcy: https://platformazakupowa.pl/pn/pisf 🌏
Dokumenty URL: https://platformazakupowa.pl/pn/pisf 🌏

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza
Adres pocztowy: ul. Postępu 17a
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 02-676
Kraj: Polska 🇵🇱
Telefon: +48 224587801 📞
Adres internetowy: https://www.uzp.gov.pl/kio 🌏
Informacje o terminach składania odwołań:

Środki ochrony prawnej przysługują̨ Wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Pzp.

Odwołanie przysługuje na:

— niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą̨ w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy,

— zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na

podstawie ustawy.

Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym.

Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym

mowa w art. 519 ust. 1 Pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.

Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określone są w dziale IX „Środki ochrony

Prawnej” Pzp.

Organ odpowiedzialny za procedury mediacyjne
Tak samo jak: Organ kontrolny
Źródło: OJS 2021/S 141-372491 (2021-07-20)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2021-11-16)
Obiekt
Zakres zamówienia
Całkowita wartość zamówienia: 3934959.35 PLN 💰
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Procedura
Typ oferty: Nie dotyczy

Instytucja zamawiająca
Kontakt
E-mail: paulina.olejniczak@pisf.pl 📧

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2021-11-16 📅
Data publikacji: 2021-11-19 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2021/S 225-590368
Odnosi się do ogłoszenia: 2021/S 141-372491
Numer Dz.U.-S: 225

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

a) wykonanie analizy przedwdrożeniowej, w ramach której zostaną określone procesy operacyjne (zgodnie z Załącznikiem nr 2 do OPZ oraz instrukcją kancelaryjną obowiązującą u Zamawiającego, która zostanie przedstawiona na etapie analizy przedwdrożeniowej) wraz z propozycją ich optymalizacji, które mają być wspierane funkcjonalnościami systemu ERP oraz wykonanie projektu technicznego instalacji i konfiguracji dostarczanego rozwiązania;

b) dostarczenie licencji na oferowany system ERP oraz na oprogramowanie niezbędne do prawidłowego jego funkcjonowania;

c) instalacja oprogramowania w środowisku sprzętowo-programowym Zamawiającego;

d) parametryzacja oprogramowania systemowego;

e) migracja danych z obecnie wykorzystywanego systemu Symfonia do Systemu klasy ERP;

f) integracja wdrożonego Systemu z używanymi przez Zamawiającego wytypowanymi systemami;

h) przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników i administratorów Systemu;

i) świadczenie innych usług wdrożeniowych, niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia;

j) wykonawca zapewni na etapie realizacji zamówienia następujące rodzaje Systemu:

i. System Developerski;

ii. System Testowy;

iii. System Produkcyjny;

z tym, że System Produkcyjny i System Testowy będą posiadały odzwierciedlenie 1:1 w odniesieniu do posiadanych funkcjonalności oraz ról;

k) uruchomienie w pełni funkcjonalnego systemu ERP;

l) stworzenie oraz dostarczenie Zamawiającemu aktualnej dokumentacji Systemu, w tym dokumentacji technicznej, struktury bazy danych, organizacyjnej oraz użytkowej dla każdego dostarczanego w ramach umowy modułu i oprogramowania;

m) wsparcie powdrożeniowe oraz serwis gwarancyjny dla użytkowników i administratorów Systemu przez okres 24 miesięcy od podpisania Protokołu Odbioru Końcowego Systemu, dostarczenie Zamawiającemu narzędzia Trouble – Ticketing. Zapewnienie minimum 200 roboczo-godzin modyfikacji Systemu.

W ramach zakupu i wdrożenia systemu klasy ERP, powinny zostać dostarczone następujące moduły i funkcjonalności:

a) Finanse i Księgowość (w tym część do obsługi art. 19 Ustawy o kinematografii);

b) Kadry i Płace;

c) Ewidencja majątku;

d) Zakupy;

e) Zamówienia;

g) Portal Pracownika.

Procedura
Kryteria przyznawania nagród
Kryterium kosztów (nazwa): Cena realizacji etapów I-VII

Udzielenie zamówienia
Data zawarcia umowy: 2021-11-08 📅
Nazwa: Simple s.a.
Krajowy numer rejestracyjny: 1130022578
Adres pocztowy: Bronisława Czecha 49/51
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 04-555
Kraj: Polska 🇵🇱
Telefon: +22 8125898 📞
E-mail: simple@simple.com.pl 📧
Adres internetowy: https://simple.com.pl/ 🌏
Całkowita wartość zamówienia: 2 384 000 PLN 💰
Informacje o przetargach
Liczba otrzymanych ofert: 2

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Inny rodzaj instytucji zamawiającej: Państwowa osoba prawna
Kontakt
Punkt kontaktowy: Paulina Olejniczak

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Informacje o terminach składania odwołań:

Środki ochrony prawnej przysługują̨ Wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz

poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów p.z.p.

-niezgodną z przepisami ustawy czynność̨ Zamawiającego, podjętą̨ w postępowaniu o udzielenie

zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

-zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na

Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej albo w formie elektronicznej

albo w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym.

mowa w art. 519 ust. 1 p.z.p., stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga

do sądu. Skargę̨ wnosi się̨ do Sądu Okręgowego w Warszawie za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby

Odwoławczej.

Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określone są w Dziale IX „Środki ochrony

prawnej” p.z.p.

Źródło: OJS 2021/S 225-590368 (2021-11-16)

Zmiana umowy/koncesji w okresie jej obowiązywania (2022-04-19)
Obiekt
Zakres zamówienia
Całkowita wartość zamówienia: 2 384 000 PLN 💰
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Zmiana umowy/koncesji w okresie jej obowiązywania

Procedura
Kryteria przyznawania nagród
Nie dotyczy

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2022-04-19 📅
Data publikacji: 2022-04-22 📅
Data rozpoczęcia: 2021-11-08 📅
Data końcowa: 2024-11-07 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2022/S 079-212415
Odnosi się do ogłoszenia: 2021/S 225-590368
Numer Dz.U.-S: 79
Źródło: OJS 2022/S 079-212415 (2022-04-19)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne (>20 nowe zamówienia)