Obsługa Banku Gospodarstwa Krajowego przy realizacji wydarzeń wewnętrznych w latach 2022 – 2025

Bank Gospodarstwa Krajowego

1. Przedmiotem zamówienia jest:
1) Zakres umowy ramowej – określenie zasad zlecania i świadczenia usług organizacji wydarzeń. Wymagania względem rodzaju i jakości wydarzeń, które Zamawiający może zamawiać na podstawie umowy ramowej i zamówień wykonawczych określa Załącznik nr 2 do SWZ – PPU.
2) Zakres zlecenia wykonawczego – kompleksowa obsługa wydarzeń wewnętrznych organizowanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego w latach 2022-2025, w tym opracowanie koncepcji wydarzeń, konferencji i eventów oraz organizacja i koordynacja ich zgodnie z wypracowanym wspólnie z BGK scenariuszem i harmonogramem. Celem zlecenia wykonawczego jest ustalenie warunków dotyczących zamówień, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2022-10-03. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2022-09-05.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• Bespoke Sp. z o.o.
• Ixodes Sp. z o.o.

Kto?

• Bank Gospodarstwa Krajowego

Co?

Gdzie?

• Warszawski stołeczny › Miasto Warszawa

Historia zamówień

Data	Dokument
2022-09-05	Ogłoszenie o zamówieniu
2022-09-16	Dodatkowe informacje
2023-03-02	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2022-09-05)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer referencyjny: DZZK/36/DPWS/2022
Krótki opis:

1. Przedmiotem zamówienia jest: 1) Zakres umowy ramowej – określenie zasad zlecania i świadczenia usług organizacji wydarzeń. Wymagania względem rodzaju i jakości wydarzeń, które Zamawiający może zamawiać na podstawie umowy ramowej i zamówień wykonawczych określa Załącznik nr 2 do SWZ – PPU. 2) Zakres zlecenia wykonawczego – kompleksowa obsługa wydarzeń wewnętrznych organizowanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego w latach 2022-2025, w tym opracowanie koncepcji wydarzeń, konferencji i eventów oraz organizacja i koordynacja ich zgodnie z wypracowanym wspólnie z BGK scenariuszem i harmonogramem. Celem zlecenia wykonawczego jest ustalenie warunków dotyczących zamówień, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie.

Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Usługi
Regulacja: Unia Europejska
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi w zakresie organizacji imprez 📦
Dodatkowy kod CPV: Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 📦
Miejsce wykonania
Region NUTS: Polska 🏙️

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Podmiot prawa publicznego
Nazwa instytucji zamawiającej: Bank Gospodarstwa Krajowego
Adres pocztowy: Al. Jerozolimskie 7
Kod pocztowy: 00-955
Miasto pocztowe: Warszawa
Kontakt
Adres internetowy: http://www.bgk.pl 🌏
E-mail: agnieszka.szajkowska-pawlak@bgk.pl 📧
URL dokumentów: https://bgk.eb2b.com.pl/ 🌏
URL do udziału: https://bgk.eb2b.com.pl/ 🌏

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2022-09-05 📅
Termin składania ofert: 2022-10-03 📅
Data publikacji: 2022-09-09 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2022/S 174-491769
Numer Dz.U.-S: 174
Informacje dodatkowe

Ze względu na brak możliwości opisów kryteriów w Sekcji II.2.5), opis kryteriów: 1) Wydarzenie stacjonarne Cena brutto - C - 30% - 30 pkt Koncepcja kreatywna wydarzenia stacjonarnego - KS - 60% - 60 pkt Kryteria zrównoważonego rozwoju – ZR - 10% - 10 pkt 2) Wydarzenie online Cena brutto - C - 40% - 40 pkt Koncepcja kreatywna wydarzenia online - KO - 60% - 60 pkt Szczegóły w SWZ.

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

1. Przedmiotem zamówienia jest:

1) Zakres umowy ramowej – określenie zasad zlecania i świadczenia usług organizacji wydarzeń. Wymagania względem rodzaju i jakości wydarzeń, które Zamawiający może zamawiać na podstawie umowy ramowej i zamówień wykonawczych określa Załącznik nr 2 do SWZ – PPU.

2) Zakres zlecenia wykonawczego – kompleksowa obsługa wydarzeń wewnętrznych organizowanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego w latach 2022-2025, w tym opracowanie koncepcji wydarzeń, konferencji i eventów oraz organizacja i koordynacja ich zgodnie z wypracowanym wspólnie z BGK scenariuszem i harmonogramem. Celem zlecenia wykonawczego jest ustalenie warunków dotyczących zamówień, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie.

Maksymalna liczba części dla jednego oferenta: 3
Nazwa części: Część A
Numer części: 1
Krótki opis:

Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie wydarzeń zgodnie z postanowieniami PPU – eventy komunikacyjne.

UWAGA

W części A Zamawiający dopuszcza możliwość zawarcia umowy ramowej maksymalnie z 3 (trzema) wykonawcami, którzy uzyskają najwyższą liczbę punktów w kryteriach oceny ofert.

Czas trwania: 48 miesięcy
Opis opcji:

Prawo opcji polegające na tym, że po upływie 36 miesięcy Zamawiający ma prawo wydłużyć okres obowiązywania umowy ramowej o 12 miesięcy.

Szczegółowe informacje dotyczące Opcji, w tym zakres oraz zasady na jakich będzie się odbywała realizacja Opcji, zostały zawarte w PPU oraz OPZ.

Informacje dodatkowe:

Ze względu na brak możliwości opisów kryteriów w Sekcji II.2.5), opis kryteriów:

1) Wydarzenie stacjonarne

Cena brutto - C - 30% - 30 pkt

Koncepcja kreatywna wydarzenia stacjonarnego - KS - 60% - 60 pkt

Kryteria zrównoważonego rozwoju – ZR - 10% - 10 pkt

2) Wydarzenie online

Cena brutto - C - 40% - 40 pkt

Koncepcja kreatywna wydarzenia online - KO - 60% - 60 pkt

Szczegóły w SWZ.

Nazwa części: Część B
Numer części: 2
Krótki opis:

Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie wydarzeń zgodnie z postanowieniami PPU – eventy HR.

W części B Zamawiający dopuszcza możliwość zawarcia umowy ramowej maksymalnie z 3 (trzema) wykonawcami, którzy uzyskają najwyższą liczbę punktów w kryteriach oceny ofert.

Nazwa części: Część C
Numer części: 3
Krótki opis:

Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie wydarzeń zgodnie z postanowieniami PPU – np. mikołajki, dzień z dzieckiem, dzień seniora.

W części C Zamawiający dopuszcza możliwość zawarcia umowy ramowej maksymalnie z 3 (trzema) wykonawcami, którzy uzyskają najwyższą liczbę punktów w kryteriach oceny ofert.

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Sytuacja gospodarcza i finansowa:

Oświadczenie Wykonawcy odnośnie przestrzegana przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacji i wytycznych, w tym przepisów krajowego i międzynarodowego prawa podatkowego oraz odpowiednich przepisów w zakresie przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu a także zgodności z wymaganiami Komunikatu Komisji Europejskiej w sprawie nowych wymogów dotyczących unikania opodatkowania w prawodawstwie UE, regulującego w szczególności operacje finansowania inwestycji C(2018) 1756, C(2018) 175, wraz z wszelkimi jego aktualizacjami – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 10 do SWZ.

Minimalny poziom(y) standardów:

Część A, B i C:

Zamawiający wymaga, żeby Wykonawca zapewnił stabilność ekonomiczną oraz potencjał finansowy realizacji zamówienia poprzez spełnienie następującego warunku:

Wykonawca wykaże, że przestrzega powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz regulacji i wytycznych w tym przepisów krajowego i międzynarodowego prawa podatkowego oraz odpowiednich przepisów w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz zapewnia zgodność z wymaganiami Komunikatu Komisji Europejskiej w sprawie wymogów dot. unikania opodatkowania w prawodawstwie UE, regulującego w szczególności operacje finansowe i inwestycje C(2018) 1756, wraz

z wszelkimi aktualizacjami.

Zdolności techniczne i zawodowe:

Część A, B i C:

Wykaz zamówień wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których zamówienia zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te zamówienia zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego zamówienia zostały wykonane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert – wzór wykazu „Doświadczenie” stanowi załącznik nr 11 do SWZ;

Część A i B

Wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – wzór wykazu stanowi załącznik nr 12 do SWZ.

Minimalny poziom(y) standardów:

Część A i B:

a) warunek dotyczący doświadczenia:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał - a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie:

• co najmniej pięć (5) usług, w tym co najmniej trzy (3) usługi polegające zorganizowaniu wydarzeń stacjonarnych typu gala, bankiet, raut, przyjęcie o uroczystym charakterze, wydarzenie plenerowe oraz co najmniej dwie (2) usługi polegające na zorganizowaniu wydarzeń online typu konferencja, prezentacja strategii, spotkanie biznesowe. Dla ww. usług Zamawiający określa następujące parametry:

wartość co najmniej dwóch (2) wykazanych wydarzeń stacjonarnych wynosiła nie mniej niż 500 000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych) brutto dla każdego wydarzenia

wartość dwóch (2) wydarzeń online wynosiła nie mniej niż 300 000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych) brutto dla każdego wydarzenia

minimalna liczba uczestników dla minimum dwóch (2) zrealizowanych wydarzeń stacjonarnych wynosiła 500 osób dla każdego wydarzenia

minimalna liczba uczestników dla dwóch (2) wydarzeń online wynosiła 300 osób dla każdego wydarzenia ;

wydarzenia stacjonarne o charakterze zamkniętym (typu spotkanie biznesowe), tzn. miejsce w którym odbyło się wydarzenie było obiektem zamkniętym, np. hotel, teatr, centrum konferencyjne, studio, zamknięty teren koncertu lub pikniku;

co najmniej dwie (2) usługi, w tym jedna (1) stacjonarna i jedna (1) online, obejmowały swoim zakresem organizację części artystycznej (typu występ artystyczny, koncert);

co najmniej jedna (1) usługa online zawierała elementy angażujące uczestników do interakcji, tj. quiz, badanie opinie, konkurs.

b) warunek dotyczący dysponowania odpowiednim potencjałem kadrowym:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami zdolnymi do realizacji zamówienia, tj. wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować osobami legitymującymi się odpowiednimi kwalifikacjami zawodowymi, wykształceniem i doświadczeniem:

koordynatorem usługi – co najmniej jedna osoba, która w ciągu ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert odpowiadała za realizację co najmniej dwóch (2) wydarzeń (typu gala, bankiet, raut, przyjęcie o charakterze uroczystym, wydarzenie plenerowe o wartości minimum 300 000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych) brutto dla każdego wydarzenia;

organizatorem imprez – co najmniej jedna osoba, która w ciągu ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert była odpowiedzialna za organizację, co najmniej dwóch (2) wydarzeń (typu gala, bankiet, raut, przyjęcie o charakterze uroczystym, wydarzenie plenerowe, w których brało udział minimum 500 osób w każdym wydarzenia, a program każdej imprezy obejmował część artystyczną;

projektantem graficznym 2D oraz 3D – co najmniej jedna osoba, która posiada minimum 3 letnie doświadczenie w tworzeniu projektów graficznych oraz biegłą znajomość pakietu graficznego Adobe i projektowania w tym programie.

Uwaga:

Zamawiający nie dopuszcza wykazania przez Wykonawcę tej samej osoby zarówno w Części A jak i Części B zamówienia, tzn. jeżeli Wykonawca składa ofertę na Część A oraz Część B musi zapewnić inne osoby do realizacji zamówienia.

Część C:

warunek dotyczący doświadczenia - Z uwagi na ograniczoną liczbę znaków, ciąg dalszy warunków został opisany w Sekcji VI.3 - Informacje dodatkowe.

Realizacja zamówienia
Warunki realizacji zamówienia:

1. Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy ramowej na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy (Umowa) – załącznik nr 2 do SWZ.

2. Zmiana umowy podlega unieważnieniu, jeżeli została dokonana z naruszeniem art. 454 i art. 455 ustawy Pzp. W takim przypadku stosuje się postanowienie umowne w brzmieniu obowiązującym przed tą zmianą (art. 458 ustawy Pzp).

3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie wskazanym w Umowie. Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej.

Procedura
Podstawa prawna: 32014L0024
Liczba uczestników do rozważenia: 3
Czas składania ofert: 12:00
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Okres ważności oferty: 2022-12-31 📅
Data otwarcia ofert: 2022-10-03 📅
Czas otwarcia ofert: 12:30
Miejsce: Platforma Zakupowa Zamawiającego.
Informacje dodatkowe:

Odszyfrowanie i otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu, w którym upływa termin składania ofert, o godz. 12:30, przy użyciu systemu teleinformatycznego – Platformy Zakupowej.

Instytucja zamawiająca
Kontakt
Punkt kontaktowy: Departament Zarządania Zakupami i Kontraktami
Adres internetowy: www.bgk.pl 🌏
Dokumenty URL: https://bgk.eb2b.com.pl/ 🌏

Odniesienie
Informacje dodatkowe

Ciąg dalszy Zdolność techniczna i kwalifikacje zawodowe dla Części C:

warunek dotyczący doświadczenia:

• co najmniej trzy (3) zamówienia (jedno zamówienie oznacza jedną zawartą umowę), polegające na realizacji imprez, tj. mikołajki, dzień dziecka, dzień seniora, na kwotę minimum 100 000,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych) brutto. W tym co najmniej jedno (1) zamówienie stacjonarne lub online dla uczestników w wieku do 14 lat.

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza
Adres pocztowy: ul. Postępu 17a
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 02-676
Kraj: Polska 🇵🇱
Telefon: +48 224587801 📞
Fax: +48 224587700 📠
Informacje o terminach składania odwołań: Odwołanie wnosi się na zasadach określonych w dziale IX ustawy Pzp.
Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Organ kontrolny
Źródło: OJS 2022/S 174-491769 (2022-09-05)

Dodatkowe informacje (2022-09-16)
Obiekt
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Dodatkowe informacje
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi świadczone przez indywidualnych artystów 📦

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2022-09-16 📅
Termin składania ofert: 2022-10-17 📅
Data publikacji: 2022-09-21 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2022/S 182-516086
Odnosi się do ogłoszenia: 2022/S 174-491769
Numer Dz.U.-S: 182
Źródło: OJS 2022/S 182-516086 (2022-09-16)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2023-03-02)
Obiekt
Zakres zamówienia
Całkowita wartość zamówienia: 9665040.65 PLN 💰
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Procedura
Typ oferty: Nie dotyczy

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2023-03-02 📅
Data publikacji: 2023-03-07 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2023/S 047-139042
Numer Dz.U.-S: 47

Procedura
Kryteria przyznawania nagród
Kryterium jakości (nazwa): Koncepcja kreatywna wydarzenia
Kryterium jakości (waga): 60
Kryterium jakości (nazwa): Kryteria zrównoważonego rozwoju
Kryterium jakości (waga): 10
Cena (waga): 35

Udzielenie zamówienia
Data zawarcia umowy: 2023-02-08 📅
Nazwa: Ixodes Sp. z o.o.
Miasto pocztowe: Warszawa
Kraj: Polska 🇵🇱
Miasto Warszawa 🏙️
Nazwa: Bespoke Sp. z o.o.
Całkowita wartość zamówienia: 6260162.60 PLN 💰
Data zawarcia umowy: 2023-01-27 📅
Całkowita wartość zamówienia: 2804878.05 PLN 💰
Data zawarcia umowy: 2023-01-31 📅
Całkowita wartość zamówienia: 600 000 PLN 💰
Informacje o przetargach
Liczba otrzymanych ofert: 6
4
Źródło: OJS 2023/S 047-139042 (2023-03-02)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania (>20 nowe zamówienia)

Różne usługi branżowe i podobne (>20)

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów (9)

Usługi w zakresie organizacji imprez (6)

Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych (2)