Obsługa Ministerstwa Spraw Zagranicznych w zakresie organizacji wizyt studyjnych

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest organizacja wizyt studyjnych, tj. planowanie, opracowanie programu pod względem merytorycznym i/lub logistycznym, realizacja i rozliczenie takich wizyt.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i realizacja, na zlecenie Zamawiającego, wizyt studyjnych. W szczególności planowanie i opracowanie programu wizyty pod względem merytorycznym (na podstawie założeń programowych przedstawionych przez Zamawiającego) i logistycznym oraz organizacja, realizacja i rozliczenie wizyt. Liczba wizyt wynikać będzie z aktualnego zapotrzebowania Zamawiającego. Zamówienie obejmuje zawarcie umowy ramowej z jednym wykonawcą. Na podstawie umowy ramowej Zamawiający może udzielać Wykonawcy zamówień wykonawczych do kwoty, której wysokość nie może przekroczyć 6 998 200,00 zł brutto. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki świadczenia usług opisane są w załącznika do SWZ, a w szczególności opisie przedmiotu zamówienia, projektowanych postanowieniach umowy i w tym projektowanych postanowieniach umowy wykonawczej.

Wykaz i krótki opis warunków

Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie.
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:
a) sytuacji ekonomicznej lub finansowej,
b) zdolności technicznej lub zawodowej.
2. Wykonawcy składają wraz z ofertą wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 8 do SWZ (pkt. VI.3 ppkt 4 Ogłoszenia)
2. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 3 miesiące przed jej złożeniem;
2) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 7 do SWZ.
Dowodami, o których mowa w niniejszym punkcie są:
referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
oświadczenie Wykonawcy, jeżeli z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa powyżej.
3) informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:
a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, odnośnie do prawomocnego orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,
– sporządzona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem.
Powyższe informacje należy złożyć w zakresie:
- wykonawcy będącego osobą fizyczną lub podmiotem zbiorowym,
- urzędujących członków organu zarządzającego,
- urzędujących członków organu nadzorczego,
- wspólników spółki w spółce jawnej,
- wspólników spółki w spółce partnerskiej,
- komplementariuszy w spółce komandytowej,
- komplementariuszy w spółce komandytowo-akcyjnej,
- prokurentów.
4) oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.
5) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
6) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu JEDZ. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 6a do SWZ.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej Zamawiający wymaga, aby Wykonawcy posiadali środki finansowe lub zdolność kredytową na poziomie minimum 350 000,00 PLN.
W przypadku, gdy wartości, o których mowa powyżej będą wyrażone w walucie innej niż PLN, Zamawiający przeliczy te wartości na PLN po średnim kursie ogłoszonym przez NBP w dniu przekazania ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

1) Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu, dot. zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał się doświadczeniem, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie, co najmniej 12 wizyt studyjnych zorganizowanych w Polsce, w tym co najmniej 6 wizyt dla grup liczących co najmniej cztery osoby. Przez wizytę studyjną należy rozumieć kilkudniowy pobyt w Polsce gościa/gości z zagranicy (przedstawicieli świata polityki, gospodarki, środowisk naukowych, administracji publicznej, organizacji pozarządowych, świata kultury, dziennikarzy). Gość/ Goście pochodzili z jednego lub kilku krajów innych niż Polska i realizowali wspólny program. Program wizyty musiał obejmować część merytoryczną, w ramach której Wykonawca zorganizował spotkania z osobami i instytucjami, których działalność leży w sferze zainteresowania gości oraz część logistyczną, w ramach której Wykonawca zapewnił co najmniej 3 z 5 wymienionych elementów: zakwaterowanie, transport lokalny, wyżywienie, opiekę – tłumaczenie, program turystyczny lub kulturalny. Zamawiający dopuszcza, by w ramach 1 umowy Wykonawca mógł się wykazać realizacją większej liczby wizyt studyjnych.
2) Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu, dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że dysponuje lub będzie dysponować zespołem osób, które Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia publicznego, spełniających co najmniej poniższe wymogi, tj.:
a) kierownikiem zespołu obsługi organizacyjnej wizyt: posiadającym doświadczenie w organizacji w Polsce co najmniej 6 wizyt studyjnych w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, posiadającym znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B2
b) zespołem obsługi organizacyjnej wizyt składającym się z co najmniej 3 osób (wyłączając kierownika zespołu obsługi organizacyjnej wizyt),w którym:
- co najmniej jedna osoba posiada doświadczenie w zakresie albo organizacji w Polsce 4 projektów – albo wizyt studyjnych albo innych imprez,
- co najmniej jedna osoba,inna niż w/w posiada doświadczenie w zakresie albo organizacji w Polsce 2 projektów – albo wizyt studyjnych albo innych imprez,
- każda z osób musi posiadać znajomość co najmniej jednego z języków europejskich (angielski, francuski, niemiecki, rosyjski, hiszpański) na poziomie co najmniej A2.
Wskazany w SWZ poziom znajomości języka obcego odpowiada klasyfikacji znajomości językowej określonej przez Radę Europy.
c) zespołem tłumaczy - składającym się z co najmniej dziewięciu osób, które będą towarzyszyć uczestnikom wizyt studyjnych oraz tłumaczyć spotkania z ich udziałem, w tym:
- co najmniej 2 tłumaczy z biegłą znajomością j. angielskiego,
- co najmniej 1 tłumacz z biegłą znajomością j. francuskiego,
- co najmniej 1 tłumacz z biegłą znajomością j. niemieckiego,
- co najmniej 1 tłumacz z biegłą znajomością j. hiszpańskiego,
- co najmniej 2 tłumaczy z biegłą znajomością j. rosyjskiego,
- co najmniej 1 tłumacz z biegłą znajomością j. arabskiego,
- co najmniej 1 tłumacz z biegłą znajomością j. chińskiego.
Członkowie zespołu tłumaczy muszą posiadać: z wyłączeniem native speakerów, dyplom ukończenia wyższych studiów filologicznych lub lingwistycznych w zakresie języka obcego, do tłumaczenia którego dana osoba została wskazana w ofercie Wykonawcy lub certyfikat znajomości języka obcego, do tłumaczenia którego dana osoba została wskazana w ofercie Wykonawcy, na poziomie C2; doświadczenie w zakresie towarzyszenia gościom i tłumaczenia spotkań z ich udziałem w trakcie co najmniej 6 wydarzeń(wizyt studyjnych, tłumaczenia oficjalnych spotkań delegacji zagranicznych), w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert.
Role członków zespołu opisane powyżej nie mogą być pełnione przez te same osoby.

Warunki otwarcia ofert (miejsce)

Siedziba Ministerstwa Spraw Zagranicznych, 00-580 Warszawa, al. J. Ch. Szucha.
Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert. Zamawiający najpóźniej przed otwarciem ofert udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o:
a) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania Wykonawców, których oferty zostały otwarte;
b) cenach zawartych w ofertach.

1. W związku z kryterium oceny ofert (część 13 SWZ), zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą następujących oświadczeń/dokumentów:
• Wykazu dodatkowego doświadczenia podlegającego ocenie w kryterium „Dodatkowe doświadczenie kierownika zespołu w zakresie zrealizowanych wizyt studyjnych” (wzór wykazu stanowi załącznik nr 3a do SWZ);
• Wykazu dodatkowego doświadczenia podlegającego ocenie w kryterium „Dodatkowe doświadczenie członków zespołu obsługi organizacyjnej wizyt studyjnych” (wzór wykazu stanowi załącznik nr 3b do SWZ).
2. Oświadczenia lub dokumenty, określone w pkt 1 nie podlegają uzupełnieniu ze względu na fakt, że prowadziłoby to do zmiany treści złożonej oferty co stoi w sprzeczności z art. 223 ust. 1 Pzp.
3. Brak złożenia lub wadliwe złożenie oświadczeń lub dokumentów, określonych w pkt 1, skutkował będzie nie przyznaniem punktów w ramach określonych kryteriów, nie będzie to jednak miało wpływu na ważność złożonej oferty.
4. Wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, składanego wraz z ofertą zgodnie z wymogiem opisanym w pkt 8.5. (pkt. VI.3 ppkt 4 Ogłoszenia)
5. Wykonawcy zobowiązani są złożyć wraz z ofertą aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, określonych w pkt 7.2 - 7.4 SWZ i niepodleganiu wykluczeniu.
Oświadczenie to Wykonawca sporządza w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w SWZ, na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ).
6. Dokumenty sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.
7. Dokumenty powinny być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy, w przypadku gdy dokumenty podpisują osoby, których upoważnienie do reprezentacji nie wynika z dokumentów rejestrowych, wymaga się aby Wykonawca dołączył do oferty pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym (do ewentualnego wykorzystania wzór w Załączniku nr 5 do SWZ).
8. Wskazane oświadczenia / dokumenty sporządza się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz przekazuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w pkt 6.1 SWZ.
9. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie 70 000,00 PLN (słownie: siedemdziesiąt tysięcy złotych 00/100).
9.1. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku z następujących form:
a) pieniądzu,
b) gwarancjach bankowych,
c) gwarancjach ubezpieczeniowych,
d) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
9.2. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu należy dokonać przelewu na rachunek bankowy Narodowego Banku Polskiego nr 39 1010 1010 0007 3613 9120 0000.
9.3. W przypadku wnoszenia wadium w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w pkt 10.2 lit. b)-d) należy wraz z ofertą przedłożyć oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej.
9.4 Z treści gwarancji/poręczenia powinno wynikać bezwarunkowe, na każde pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego, zobowiązanie Gwaranta do wypłaty Zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w pkt 10.9 SWZ. Ponadto, gwarancja/poręczenie musi umożliwiać skuteczne zaspokojenie roszczeń Zamawiającego w razie spełnienia przesłanek zatrzymania wadium, o którym mowa w pkt. 10.9 SWZ

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

W toku postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcom przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale IX ustawy Prawo zamówień publicznych.
1. Odwołanie wnosi się w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie:
a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.
2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku
Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne.
3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne.