Świadczenie usług doradztwa w projekcie cyfryzacji m.st. Warszawy w zakresie obszaru finansowo-księgowego

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Zamawiającego usług doradztwa w:
1) przeprowadzeniu procesu wyboru wykonawcy realizującego Projekt , oraz
2) zarządzaniu realizacją Projektu.
2. Przedmiot zamówienia świadczony będzie w podziale na:
1) Etap I – obsługa merytoryczna i doradztwo w zakresie prawnym w procesie udzielenia zamówienia publicznego na realizację Projektu,
2) Etap II – wsparcie w zakresie zarządzania realizacją Projektu.
3. Przedmiot zamówienia w zakresie szczegółowym określony został we wzorze umowy wraz z załącznikami, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Zamawiającego usług doradztwa w:
1) przeprowadzeniu procesu wyboru wykonawcy realizującego Projekt , oraz
2) zarządzaniu realizacją Projektu.
2. Przedmiot zamówienia świadczony będzie w podziale na:
1) Etap I – obsługa merytoryczna i doradztwo w zakresie prawnym w procesie udzielenia zamówienia publicznego na realizację Projektu,
2) Etap II – wsparcie w zakresie zarządzania realizacją Projektu.
3. Przedmiot zamówienia w zakresie szczegółowym określony został we wzorze umowy wraz z załącznikami, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ.

Informacje dodatkowe

Przedmiot zamówienia świadczony będzie na rzecz Zamawiającego w podziale na etapy, o których mowa w pkt 6.2. SWZ, z tym że:
1) Etap I będzie realizowany w okresie od pierwszego dnia roboczego po zawarciu umowy do:
a) podpisania umowy z wykonawcą realizującym Projekt, albo
b) unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na realizację Projektu, jeżeli równocześnie Zamawiający podejmie decyzję o rezygnacji z realizacji Projektu, albo
c) 31 sierpnia 2023 r., jeżeli do tego dnia nie nastąpi ani podpisanie umowy, o której mowa w lit. a), ani unieważnienie postępowania, o którym mowa w lit. b).
2) Etap II będzie realizowany przez okres 5 lat od pierwszego dnia roboczego następującego po zakończeniu realizacji Etapu I, z zastrzeżeniem, że:
a) realizacja Etapu II nastąpi wyłącznie w przypadku zakończenia realizacji Etapu I poprzez podpisanie umowy z wykonawcą realizującym Projekt;
b) okres trwania Etapu II ulegnie skróceniu w przypadku, jeżeli umowa z wybranym wykonawcą realizującym Projekt zakończy się przed upływem tego terminu i Zamawiający poinformuje Wykonawcę z zachowaniem formy pisemnej o podjęciu takiej decyzji.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Za spełniającego warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy:
1. w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, należycie zrealizowali lub realizują:
a) usługę doradztwa w projekcie informatycznym polegającym na zakupie, wdrożeniu lub rozbudowie systemu klasy ERP, spełniającą łącznie następujące warunki:
i. okres świadczenia usługi: nie mniej niż 6 miesięcy,
ii. wartość usługi: nie mniej niż 1 000 000,00 zł brutto,
iii. wartość projektu informatycznego: nie mniej niż 10 000 000,00 zł brutto,
iv. docelowa liczba użytkowników systemu: nie mniej niż 500 osób,
v. odbiorca usługi należał do obszaru finansów publicznych: nieistotne;
b) usługę doradztwa w projekcie informatycznym polegającym na zakupie, wdrożeniu lub rozbudowie systemu klasy ERP lub CRM lub SRM lub HRM lub innego systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem, spełniającą łącznie następujące warunki:
i. okres świadczenia usługi: nie mniej niż 6 miesięcy,
ii. wartość usługi: nie mniej niż 1 000 000,00 zł brutto,
iii. wartość projektu informatycznego: nie mniej niż 10 000 000,00 zł brutto,
iv. docelowa liczba użytkowników systemu: nie mniej niż 500 osób,
v. odbiorca usługi należał do obszaru finansów publicznych: nieistotne;
c) usługę doradztwa w zakresie zastosowania prawa zamówień publicznych w celu wyboru wykonawcy w postępowaniu na zakup, wdrożenie lub rozbudowę systemu informatycznego, spełniającą łącznie następujące warunki:
i. czas trwania usługi: nie istotne,
ii. wartość usługi: nie mniej niż 1 000 000,00 zł brutto,
iii. wartość projektu informatycznego: nie mniej niż 3 000 000,00 zł brutto,
iv. docelowa liczba użytkowników systemu: nie mniej niż 100 osób,
v. odbiorca usługi należał do obszaru finansów publicznych: tak;
d) usługę zarządzania projektem informatycznym polegającym na zakupie, wdrożeniu lub rozbudowie systemu klasy ERP lub CRM lub SRM lub HRM lub innego systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem, spełniającą łącznie następujące warunki:
i. okres świadczenia usługi: nie mniej niż 6 miesięcy,
ii. wartość usługi: nie mniej niż 1 000 000,00 zł brutto,
iii. wartość projektu informatycznego: nie mniej niż 3 000 000,00 zł brutto,
iv. docelowa liczba użytkowników systemu: nie mniej niż 100 osób,
v. odbiorca usługi należał do obszaru finansów publicznych: nieistotne.
W przypadku zamówień, które są w trakcie realizacji, Wykonawca musi wykazać, że do chwili składania ofert, wartość realizowanej usługi oraz wartość projektu informatycznego wynosiły nie mniej niż wymagane w lit. a)-d) powyżej.
UWAGA!
Wskazane w lit. a) i b) warunki nie mogą być spełnione łącznie przez jedną usługę, w zakresie pozostałych warunków udziału w postępowaniu Zamawiający dopuszcza spełnienie łączne dwóch lub więcej warunków poprzez wskazanie jednej usługi.
2. wykażą, że dysponują lub będą dysponować zespołem osób, przeznaczonym do realizacji zamówienia, w tym:
a) co najmniej jedną osobą, która obejmie funkcję kierownika projektu, odpowiedzialną za wsparcie eksperckie w zakresie zarządzania Projektem:
i. kwalifikacje w zakresie zarządzania przedsięwzięciami informatycznymi potwierdzone posiadanym certyfikatem PRINCE2 (Practitioner Certificate) lub certyfikatem PMP (Project Management Professional) lub równoważnym, wydanym przez uprawniony podmiot na podstawie zdanego egzaminu; jako równoważy Zamawiający uzna certyfikat potwierdzający wiedzę w zakresie właściwym dla wskazanych certyfikatów,
ii. co najmniej 5 lat doświadczenia w pełnieniu funkcji Kierownika Projektu w zakresie prowadzenia projektów informatycznych dotyczących wdrażania systemów aplikacyjnych,
iii. kierowanie projektem informatycznym prowadzonym w organizacji wielooddziałowej w co najmniej 10 lokalizacjach;
b) co najmniej jedną osobą, która obejmie funkcję specjalisty ds. zamówień publicznych, odpowiedzialną za wsparcie eksperckie w zakresie przygotowania specyfikacji warunków zamówienia wraz z załącznikami, zgodnie z obowiązującym prawem polskim, uwarunkowaniami Projektu oraz aktami wewnętrznie obowiązującymi, posiadającą doświadczenie w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowań przetargowych, w tym:
i. co najmniej 5 lat doświadczenia w przygotowaniu i przeprowadzaniu postępowań przetargowych,
ii. uczestnictwo, w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert, w przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dotyczącego zakupu lub wdrożenia systemu informatycznego dla podmiotu należącego do obszaru finansów publicznych,
iii. uczestnictwo, w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert, w realizacji co najmniej dwóch postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych w trybie negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego lub partnerstwa innowacyjnego;
c) co najmniej jedną osobą, która obejmie funkcję specjalisty ds. prawnych, odpowiedzialną za wsparcie eksperckie w zakresie przygotowania umowy z wykonawcą rozwiązania stanowiącego wynik realizacji Projektu, posiadającą doświadczenie w zakresie przygotowania umów dotyczących zamówień publicznych na usługi wdrożenia i utrzymania systemów informatycznych wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem, w tym:
i. co najmniej 5 lat doświadczenia w przygotowaniu umów dotyczących systemów informatycznych porównywalnych z Systemem ; przez „porównywalny z Systemem” Zamawiający rozumie obecność systemu informatycznego na opublikowanym przez firmę Gartner® po 2017 r. Magic Quadrant™ dotyczącym systemów informatycznych wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem,
ii. uczestnictwo, w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert, w przygotowaniu i przeprowadzeniu co najmniej trzech postępowań o udzielenie zamówienia publicznego dotyczących zakupu lub wdrożenia systemu informatycznego porównywalnego z Systemem dla podmiotu publicznego; przez „porównywalny z Systemem” Zamawiający rozumie obecność systemu informatycznego na opublikowanym przez firmę Gartner® po 2017 r. Magic Quadrant™ dotyczącym systemów informatycznych wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem;
d) co najmniej jedną osobą, która obejmie funkcję specjalisty ds. analizy biznesowej, odpowiedzialną za wsparcie eksperckie w zakresie przygotowania specyfikacji warunków zamówienia wraz z załącznikami oraz w zakresie nadzoru nad produktami wytwarzanymi przez wykonawcę realizującego Projekt:
i. udział w roli głównego analityka w co najmniej 2 projektach opartych o rozwiązania Producenta,
ii. posiadanie certyfikacji produktowej Producenta (w zakresie wdrażanego modułu FI lub CO lub HR lub FM systemu SAP);
e) co najmniej jedną osobą, która obejmie funkcję specjalisty ds. architektury systemu, odpowiedzialną za wsparcie eksperckie w zakresie przygotowania specyfikacji warunków zamówienia wraz z załącznikami oraz w zakresie nadzoru nad produktami wytwarzanymi przez wykonawcę realizującego Projekt:
i. kwalifikacje w zakresie projektowania systemów informatycznych potwierdzone posiadanym certyfikatem The Open Group Certified Architect (https://www.opengroup.org/certifications/certified-architect-open-ca) lub SAP Certified Professional Enterprise Architect (http://www.sap.com/index.epx) lub równoważnym, wydanym przez uprawniony podmiot na podstawie zdanego egzaminu; jako równoważy Zamawiający uzna certyfikat potwierdzający wiedzę w zakresie właściwym dla wskazanych certyfikatów,
ii. udział w roli głównego architekta w co najmniej 2 projektach opartych o rozwiązania porównywalne z Systemem; przez „porównywalny z Systemem” Zamawiający rozumie obecność systemu informatycznego na opublikowanym przez firmę Gartner® po 2017 r. Magic Quadrant™ dotyczącym systemów informatycznych wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem;
f) co najmniej jedną osobą, która obejmie funkcję specjalisty ds. infrastruktury informatycznej, odpowiedzialną za wsparcie eksperckie w zakresie przygotowania specyfikacji warunków zamówienia wraz z załącznikami, zgodnie z obowiązującym prawem polskim, uwarunkowaniami Projektu oraz aktami wewnętrznie obowiązującymi, jak również w zakresie rozwiązania stanowiącego wynik realizacji Projektu, posiadającą doświadczenie w zakresie projektowania infrastruktury informatycznej, w tym:
i. co najmniej 3 letnie doświadczenie w projektowaniu lub zarządzaniu infrastrukturą informatyczną i licencjonowaniem oprogramowania, w zakresie systemów wielowarstwowych o podwyższonej odporności na awarie i zmienność obciążenia,
ii. uczestnictwo, w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert, w realizacji co najmniej dwóch projektów dotyczących wdrożenia systemu klasy ERP na infrastrukturze sprzętowej zamawiającego;
g) co najmniej jedną osobą, która obejmie funkcję specjalisty ds. bezpieczeństwa, odpowiedzialną za wsparcie eksperckie w zakresie bezpieczeństwa rozwiązania stanowiącego wynik realizacji Projektu:
i. kompetencje w zakresie bezpieczeństwa systemów informatycznych potwierdzone posiadanym certyfikatem CISA (Certified Information System Auditor) (http://www.isaca.org) lub równoważnym, wydanym przez uprawniony podmiot na podstawie zdanego egzaminu; jako równoważy Zamawiający uzna certyfikat potwierdzający wiedzę w zakresie właściwym dla wskazanego certyfikatu,
ii. uprawnienia audytora systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji według normy bezpieczeństwa ISO27001 lub inne równoważne uprawnienia wydane przez uprawniony podmiot na podstawie zdanego egzaminu; jako równoważne Zamawiający uzna uprawnienia potwierdzające wiedzę w zakresie właściwym dla wskazanej normy,
iii. co najmniej 3 letnie doświadczenie zawodowe w obszarze IT,
iv. udział w roli osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo w co najmniej 2 projektach informatycznych.
UWAGA!
Wskazane powyżej funkcje, wynikające z warunków udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej i zawodowej, nie mogą być łączone w ramach jednej osoby.

1. Oferta składa się z:
a) wypełnionego zdefiniowanego przez Zamawiającego w systemie Formularza oferty – zakres danych wypełnianych przez Wykonawcę w systemie został określony w pkt. 23 i 26 SWZ;
b) załączonego do oferty w systemie oświadczenia w postaci Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ) - zakres danych wypełnianych przez Wykonawcę jest możliwy do pobrania z systemu w sposób określony w Instrukcji, o której mowa w pkt. 5.2. SIWZ. Szczegółowe zasady wypełniania JEDZ zostały określone w pkt. 15 SWZ;
c) w przypadku, gdy Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji innych Podmiotów, załączonego do oferty w systemie:
– oświadczenia (JEDZ), o którym mowa w lit. b) dotyczącego każdego Podmiotu,
– zobowiązania każdego Podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzające, że stosunek łączący Wykonawcę z Podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określające w szczególności:
• zakres dostępnych Wykonawcy zasobów Podmiotu udostępniającego zasoby;
• sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów Podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;
• czy i w jakim zakresie Podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału
w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą.
d) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, załączonego
do oferty w systemie:
– oświadczenia (JEDZ), o którym mowa w lit. b) dotyczącego każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie,
– oświadczenia z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (sporządzonego wg wzoru określonego
w Załączniku nr 2 do SWZ).
2. Załączonych do oferty w systemie następujących podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych oraz oświadczeń i dokumentów innych niż wymienionych wyżej:
2.1. Podmiotowe środki dowodowe
W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie wymaga złożenia wraz z ofertą podmiotowych środków dowodowych.
2.2. Przedmiotowe środki dowodowe
W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie wymaga złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych.
2.3. Inne oświadczenia lub dokumenty
a) w przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowana
w dokumencie rejestrowym Wykonawcy, dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy;
b) w przypadku, gdy oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa – dokument zawierający dowody, o których mowa w pkt. 19 SWZ;
c) w przypadku wniesienia wadium w dopuszczalnej formie niepieniężnej – oryginał gwarancji lub poręczenia.
3. Wykaz podmiotowych środków dowodowych, jakie na wezwanie Zamawiającego mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia z postępowania.
Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia
w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni od otrzymania wezwania, aktualnych
na dzień złożenia, podmiotowych środków dowodowych, o których mowa poniżej.
3.1. Podmiotowe środki dowodowe potwierdzające spełnianie warunków udziału
w postępowaniu:
a) wykaz usług – przygotowany wg wzoru określonego w Załączniku 6 do SWZ na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt. 12.2.1. SWZ;
b) dowody, że wykazane w wykazie usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami, o których mowa powyżej są:
– referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz, którego usługi zostały wykonane;
– oświadczenie Wykonawcy, jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać dokumentów. W takim przypadku należy uzasadnić brak możliwości uzyskania dokumentów.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
c) wykaz osób – przygotowany wg wzoru określonego w Załączniku 7 do SWZ na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt. 12.2.2. SWZ.
3.2. Podmiotowe środki dowodowe potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania:
a) informacje z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt. 1, 2, 4 ustawy, sporządzone nie wcześniej niż 6 miesięcy przed ich złożeniem;
b) oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ, sporządzone wg wzoru określonego w Załączniku nr 4 do SWZ;
c) oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt. 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. 2021 poz. 275), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału
w postępowaniu, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, sporządzone wg wzoru określonego w Załączniku nr 3 do SWZ.
d) oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 5k rozporządzenia Rady UE 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r., dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady UE 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r., o istnieniu albo nieistnieniu okoliczności zakazujących udzielenia Wykonawcy zamówienia publicznego, sporządzone wg wzoru określonego w Załączniku nr 5 do SWZ.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, informacje, o których mowa w lit. a) oraz oświadczenia, o których mowa w lit. b), c) i d) przekazuje się w odniesieniu do każdego z Wykonawców.
W przypadku, gdy Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji innych Podmiotów, informacje, o których mowa w lit. a) oraz oświadczenie, o którym mowa w lit. b), przekazuje się w odniesieniu do każdego z Podmiotów.
W przypadku, gdy Wykonawca korzysta z podwykonawcy, dostawcy lub polega na zdolnościach lub sytuacji innego Podmiotu, o ile przypada na niego ponad 10% wartości zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w lit. d), przekazuje się w odniesieniu do każdego takiego podwykonawcy, dostawcy lub Podmiotu.
4. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy, do wysokości 3 175 860,00 zł brutto.
5. Adres www, pod którym została zamieszczona dokumentacja postępowania i jej zmiany: https://zamowienia.um.warszawa.pl.
5. Zamawiający przewiduje możliwość zastosowania do badania i oceny ofert „procedury odwróconej” opisanej w art. 139 ustawy.
6. Zamawiający wymaga w niniejszym postępowaniu wniesienia wadium w kwocie: 220 000,00 zł.