Świadczenie usług organizacji i kompleksowej obsługi spotkań, szkoleń i wydarzeń

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług organizacji i kompleksowej obsługi spotkań, szkoleń i wydarzeń, w podziale na następujące zadania:
Zadanie I. Stała obsługa planistyczna,
Zadanie II. Stworzenie lub opiniowanie scenariusza wydarzenia,
Zadanie III. Realizacja wydarzenia według uzgodnionego scenariusza i kosztorysu,
Zadanie IV. Realizacja wydarzenia zagranicznego według uzgodnionego scenariusza i kosztorysu.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług organizacji i kompleksowej obsługi spotkań, szkoleń i wydarzeń, w podziale na następujące zadania:
Zadanie I. Stała obsługa planistyczna,
Zadanie II. Stworzenie lub opiniowanie scenariusza wydarzenia,
Zadanie III. Realizacja wydarzenia według uzgodnionego scenariusza i kosztorysu,
Zadanie IV. Realizacja wydarzenia zagranicznego według uzgodnionego scenariusza i kosztorysu.
2. Opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ, a zamówienie będzie realizowane na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących załącznik nr 2 do SWZ.

Informacje dodatkowe

Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego na ePUAP oraz udostępnionego przez miniPortal Formularza do komunikacji: https://miniportal.uzp.gov.pl https://epuap.gov.pl/wps/portal lub poczty elektronicznej na adres: wzp@kprm.gov.pl Korespondencja przesyłana za pomocą Formularza do komunikacji nie może być szyfrowana.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca posiada środki finansowe lub zdolność kredytową na łączną kwotę co najmniej 200 000,00 zł.
W przypadku, gdy Wykonawca dla potwierdzenia spełniania niniejszego warunku, załączy dokumenty zawierające kwoty wyrażone w walutach obcej, Zamawiający przeliczy tą kwotę na PLN. Do przeliczenia zostanie zastosowany średni kurs walut NBP w dniu publikacji ogłoszenia o przedmiotowym zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni: informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, potwierdzająca spełnianie warunku udziału w postępowaniu, który został opisany w rozdziale V pkt 1.3 SWZ, wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiąc przed jej złożeniem.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca:
- wykaże, że w okresie ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert - a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie wykonał należycie usługi polegające na kompleksowej organizacji (planowaniu i realizacji) spotkań lub wydarzeń o wartości nie mniejszej niż 2 000 000,00 zł brutto, przy czym wartość pojedynczego spotkania lub wydarzenia nie może wynieść mniej niż 200 000,00 zł brutto.
W przypadku:
usług (umów) w trakcie trwania (dot. świadczeń ciągłych lub okresowych), Wykonawca musi wykazać, że zrealizował już umowę w wymienionym zakresie i potwierdzić jej należytą realizację stosownym dowodem;
gdy w zakres świadczenia (umowy) wchodziło wiele usług i działań, należy podać, czy w zakres tego świadczenia (umowy) wchodziła także usługa określona w warunku, wymagana przez Zamawiającego i wskazać ją w odpowiednim polu wykazu;
gdy Wykonawca dla potwierdzenia spełniania przedmiotowego warunku udziału w postępowaniu powołuje się na umowę, której wartość podana jest w walucie obcej, należy wyrazić równowartość tej kwoty w PLN według kursu waluty NBP w dniu zawarcia umowy, na podstawie której usługa była realizowana.
- skieruje do realizacji zamówienia zespół składający się z osób posiadających odpowiednie kompetencje i doświadczenie, dających gwarancję realizacji przedmiotu zamówienia na wymaganym przez Zamawiającego poziomie. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia zespołu realizującego zamówienie (szczegółowo opisanego w OPZ). Na potrzeby niniejszego postępowania Wykonawca przedstawi osobę, która będą uczestniczyć w realizacji zamówienia tj. 1 osoba, pełniąca funkcję koordynatora projektu, która w okresie ostatnich 4 latach przed upływem terminu składania ofert pełniła funkcję kierownika/koordynatora projektu lub równoważną w maksymalnie 5 projektach z zakresu organizacji wydarzeń, których suma budżetów wynosi minimum 2 000 000,00 zł brutto, w tym co najmniej jeden odbywał się za granicą Polski.

Warunki uczestnictwa (zdolność techniczna i zawodowa)

Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) wykaz zrealizowanych, w okresie ostatnich 4 latach przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie usług ze wskazaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane. Wzór wykazu stanowi załącznik nr 8 do SWZ;
2) dokumenty (np. referencje) potwierdzające należyte wykonanie usług wskazanych w wykazie, sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy;
3) wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnych do wykonywania zamówienia publicznego oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
2. Zamawiający określa następujący sposób spełnienia przez Wykonawców warunków, o których mowa w rozdziale V ust. 1 pkt 1.3-1.4 SWZ – w przypadku Wykonawców występujących wspólnie, Zamawiający dopuszcza łączne spełnienie przez Wykonawców ww. warunków.
3. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

Procedura przyspieszona

Rozstrzygnięcie postępowania z zachowaniem dotychczasowego terminu składania ofert nie jest możliwe, ponieważ w znaczący sposób zagraża interesom Zamawiającego. Dla pilności udzielenia zamówienia istotny jest fakt, że powoli mija okres wakacyjny, w którym zostały wstrzymane wszelkie istotne wydarzenia. W najbliższym kwartale planowana jest organizacja kilku kluczowych dla departamentu eventów związanych m.in. z ogólnopolskim Programem Laboratoria Przyszłości czy współpracą z branżą kreatywną i konkursami na platformie GovTech. Dodatkowo tożsame zamówienie publiczne zostało przeprowadzone bez wyboru Wyk. w normalnym trybie składania ofert, w związku z czym potencjalni oferenci mieli szansę zapoznać się z dokumentacją dużo wcześniej. Zam. także nie posiada innego zamówienia, z którego mógłby korzystać przy organizacji wydarzeń do czasu rozstrzygnięcia przetargu. Wobec powyższego, zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia ze skróconym terminem skróconym terminem składaniem ofert.

Warunki otwarcia ofert (miejsce)

Otwarcie ofert następuje przez użycie mechanizmu do odszyfrowania ofert dostępnego po zalogowaniu w
zakładce Deszyfrowanie na miniPortalu i następuje przez wskazanie pliku do odszyfrowania

Zamawiający żąda wniesienia wadium 30 000 zł (Rozdział XI SWZ), żąda wniesie zabezpieczenie należytego
wykonania umowy w wysokości 30.000 zł, w formie określonej w art. 450 ust. 1 ustawy Pzp.(Rozdział XVIII SWZ). Szczegółowy
opis kryterium oceny ofert i sposobu oceny ofert Rozdziale XV SWZ. Z postępowania o udzielenie zamówienia
Zamawiający wykluczy Wykonawcę w oparciu o obligatoryjne podstawy wykluczenia określone w art. 108
ust. 1 ustawy Pzp, z zastrzeżeniem art. 110 ust. 2 ustawy Pzp, art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022
r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących
ochronie bezpieczeństwa narodowego, art. 5k rozporządzenia 833/2014 oraz w oparciu o fakultatywne
podstawy wykluczenia określone w art. 109 ust.1 pkt 4 i pkt 8-10 ustawy Pzp. Do oferty Wykonawca
zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, że nie podlega wykluczeniu
oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia
(JEDZ) oraz oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz
służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania Wykonawca,
którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie
krótszym niż 10 dni następujących podmiotowych środków dowodowych:
1. informacji z Krajowego Rejestru Karnego sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem w
zakresie:
1.1 art. 108 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp,
1.2 art. 108 ust.1 pkt 4 ustawy Pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne
tytułem środka karnego,
2. oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust.
1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których
mowa w ustawie Pzp:
2.1 art. 108 ust.1 pkt 3,
2.2 art. 108 ust.1 pkt 4, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka
zapobiegawczego,
2.3 art. 108 ust.1 pkt 5 dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu
zakłócenie konkurencji,
2.4 art. 108 ust.1 pkt 6,
2.5 art. 109 ust.1 pkt 8–10
oraz w oświadczeniu dotyczącym przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1
ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę.
3. oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej
grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z
innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę bądź ofertę częściową w postępowaniu, albo oświadczenia
o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi
przygotowanie oferty bądź oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy
kapitałowej
4. odpisu lub informacji z KRS lub z CEiIDG w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie
wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
Oferta Wykonawcy wraz z załącznikami przekazywana jest tylko przy użyciu ePUAPu za pośrednictwem
dedykowanego Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku. Zamawiający może unieważnić
postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na
sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały mu przyznane.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy lub innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy pzp.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia w konkursie przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy pzp oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. Odwołanie przysługuje na:
3.1. niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
3.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Odwołujący przekazuje kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
5. Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
6. Odwołanie wnosi się w terminie:
6.1 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
6.2 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 6.1
7. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 5 i 6 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia
8. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.
9. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określone są w Dziale IX „Środki ochrony prawnej” ustawy pzp.