Opis zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi pośrednictwa w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelowych w kraju i za granicą na potrzeby komórek organizacyjnych Kancelarii Senatu. Przez „rezerwację” zamawiający rozumie pobyt jednej albo więcej osób, na jedną albo kilka nocy, w jednym hotelu, stosownie
do złożonego zamówienia. W zależności od potrzeb zamawiającego, liczba noclegów może być różna dla poszczególnych osób zakwaterowanych w ramach jednej rezerwacji.
2. Usługa obejmuje:
2.1. zakwaterowanie senatorów, pracowników zamawiającego lub wskazanych przez zamawiającego osób niebędących pracownikami zamawiającego w ramach krajowych i zagranicznych podróży służbowych, z wyłączeniem delegacji na szczeblu Marszałka Senatu,
2.2. zakwaterowanie gości krajowych i zagranicznych zamawiającego na terenie kraju, z wyłączeniem wizyt delegacji zagranicznych na szczeblu przewodniczących parlamentów lub innych osób objętych ochroną Służby Ochrony Państwa,
2.3. zakwaterowanie innych osób wskazanych przez zamawiającego na terenie kraju i za granicą.
3. W ramach świadczenia usług wykonawca zobowiązany jest w szczególności do:
3.1. wyszukiwania miejsc noclegowych oraz ich rezerwacji i zakupu ze śniadaniem oraz do zamawiania innych dodatkowych usług w hotelach na terenie kraju i za granicą,
3.2. dostarczania, drogą elektroniczną, na adres wskazany przez zamawiającego potwierdzeń rezerwacji hotelowych,
3.3. zapewnienia gwarancji płatności (np. kartą kredytową) za noclegi i usługi rezerwowane w hotelach krajowych i zagranicznych,
3.4. zapewnienia płatności należnych hotelom za rezerwowane usługi wraz z wszelkimi dodatkowymi opłatami typu kaucje, taksy zabezpieczające, opłaty klimatyczne, opłaty za parkingi i za podatek miejski,
3.5. reprezentowania zamawiającego w sprawach odwołań i reklamacji, wynikających z rezerwacji i zakupu usług hotelowych dokonywanych za pośrednictwem wykonawcy.
4. Realizowane przez wykonawcę usługi obejmują następujące kategorie:
4.1. rezerwacje usług hotelowych w kraju:
4.1.1. dokonywane przez wykonawcę, w całości obciążające zamawiającego,
4.1.2. dokonywane przez wykonawcę, w części obciążające zamawiającego, a w części pokrywane bezpośrednio przez zakwaterowanych w hotelu gości zamawiającego,
4.1.3. dokonywane przez wykonawcę, w całości pokrywane bezpośrednio przez zakwaterowanych w hotelu gości zamawiającego,
4.2. rezerwacje usług hotelowych za granicą:
4.2.1. dokonywane przez wykonawcę, w całości obciążające zamawiającego,
4.2.2. dokonywane w obiektach wskazanych przez gospodarza lub organizatora wydarzeń, w których biorą udział osoby delegowane przez zamawiającego w podróż służbową (dalej jako „gospodarz lub organizator”), potwierdzane przez wykonawcę, w części obciążające zamawiającego, a w części gospodarza lub organizatora,
4.2.3. dokonywane przez gospodarza lub organizatora, gwarantowane i opłacane przez wykonawcę, w całości obciążające zamawiającego.
5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ z załącznikami nr 1 i nr 2 do opisu przedmiotu zamówienia.