Usługa rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych, kolejowych oraz usług Meet&Greet / VIP

Krótki opis

Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych, kolejowych, usług Meet&Greet oraz VIP. Bilety Zamawiający będzie nabywał głównie dla gości Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych ENERGA CAMERIMAGE oraz dla pracowników wyjeżdżających w zagraniczne podróże służbowe które rozliczane będą według źródła finansowania tj. dotacji celowej dla rozliczenia kosztów Festiwalu i dotacji podmiotowej dla podróży służbowych.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych, kolejowych, usług Meet&Greet oraz VIP. Bilety Zamawiający będzie nabywał głównie dla gości Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych ENERGA CAMERIMAGE oraz dla pracowników wyjeżdżających w zagraniczne podróże służbowe które rozliczane będą według źródła finansowania tj. dotacji celowej dla rozliczenia kosztów Festiwalu i dotacji podmiotowej dla podróży służbowych.
2. Przewidywana skala potrzeb na okres trwania trzyletniej umowy ramowej wynosi orientacyjnie
a) ok. 650 biletów lotniczych europejskich w tym – w klasie ekonomicznej – 520 sztuk, w klasie biznes – 130 sztuk. Z uwagi na ograniczenia w ruchu lotniczym w związku z zagrożeniem pandemicznym nie wyklucza się zmian zapotrzebowania na bilety przypadku zniesienia lub zaostrzenia ograniczeń w ruchu lotniczym.
b) usługi rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów kolejowych będą dotyczyć ok. 30 rocznie usług w skali wszystkich rezerwacji,
c) usługi Meet&Greet oraz VIP będą dotyczyć ok. 30 rocznie usług w skali wszystkich rezerwacji i dotyczyć gości specjalnych.
3. Umowa ramowa zawarta zostaje na okres 36 miesięcy, począwszy od dnia zawarcia Umowy lub do wyczerpania się środków Zamawiającego, przeznaczonych na realizację przedmiotu umowy w zależności które ze zdarzeń nastąpi szybciej.
4. Przed udzieleniem każdego zamówienia Zamawiający pisemnie zaprosi do składania ofert Wykonawców zdolnych do wykonania konkretnego zamówienia z którymi zawarł umowę ramową.
5. Zamawiający wyznaczy termin składania ofert z uwzględnieniem złożoności przedmiotu zamówienia oraz czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia ofert w odniesieniu do każdego zamówienia.
6. Oferty składane będą pisemnie, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a z ich zawartością nie można będzie się zapoznać przed upływem terminu ich składania.
7. Zamawiający udzieli zamówienia na okres do 12 miesięcy Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej.
8. Przewidywana liczba biletów, rodzaj biletów (klasa), trasy mają charakter orientacyjny i ramowy. Na poziomie umowy wykonawczej, która zawierana będzie corocznie w wyniku przeprowadzonej uproszczonej procedury, Zamawiający będzie określał ilości biletów z zastrzeżeniem możliwości zrealizowania zakupu zwiększonej lub zmniejszonej ilości biletów. Wykonawcy nie będą przysługiwały względem Zamawiającego żadne roszczenia z tego tytułu. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakupienia biletów w klasie pierwszej oraz biletów na połączenia obsługiwane przez tanie linie lotnicze. Przez tanie linie lotnicze, na potrzeby niniejszego postępowania oraz umowy, rozumie się linie lotnicze oferujące usługi przewozu lotniczego osób po cenach niższych niż tradycyjne linie lotnicze lub linie lotnicze zrzeszone w European Low Fare Airlines Association (Zrzeszeniu Europejskich Przewoźników Niskokosztowych).
9. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 (OPZ) do SWZ, a szczegółowe warunki realizacji przedmiotu zamówienia zostały określone we wzorze Umowy ramowej i wzorze Umowy wykonawczej, stanowiące Załącznik nr 7 do SWZ

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

1) zdolności techniczne lub zawodowe:
a) Wykonawca musi wskazać osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia legitymujące się kwalifikacjami zawodowymi i doświadczeniem zawodowym tj. co najmniej 5-osobowym zespołem kasjerów lotniczych, gdzie przynajmniej 2 osoby posiadają co najmniej 5-cio letnie doświadczenie w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych w systemie GDS Amadeus lub Sabre, natomiast w stosunku do pozostałych 3 osób – każda z nich posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych w systemach GDS Amadeus lub Sabre. Zamawiający wymaga korzystania przez Wykonawcę podczas realizacji przedmiotu zamówienia z systemu GDS Amadeus lub Sabre.
b) Ponadto Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub wykonuje należycie, co najmniej: 1 usługę w ramach umowy, o wartości nie mniejszej niż 700.000,00 zł brutto (siedemset tysięcy złotych 00/100), odpowiadające swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych w systemie GDS Amadeus lub Sabre.
Jeżeli realizacja umowy rozpoczęła się w okresie wcześniejszym niż 5 lat przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca jest zobowiązany wykazać, iż jej wartość w ostatnich 5 latach wyniosła nie mniej niż 700.000,00 zł brutto (siedemset tysięcy złotych 00/100).
Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
W takim przypadku:
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji Wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.
Oświadczenie stanowi załącznik nr 2 do SWZ

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Art. 515. 1. Odwołanie wnosi się:
1) w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie:
a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego
wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego
wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a;
2) w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, w terminie:
a) 5 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego
wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
b) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego
wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.
2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie:
1) 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia
dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne;
2) 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi
unijne.
3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie:
1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień,
których wartość jest równa albo przekracza progi unijne;
2) 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć
wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.
4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego
obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił
wykonawcy do złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:
1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia
o udzieleniu zamówienia, a w przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ‒ ogłoszenia o wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki;
2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający:
a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo
b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia,
które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo
zamówienia z wolnej ręki;
3) miesiąca od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający:
a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo
b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych, kolejowych, usług Meet&Greet oraz VIP. Bilety Zamawiający będzie nabywał głównie dla gości Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych ENERGA CAMERIMAGE oraz dla pracowników wyjeżdżających w zagraniczne podróże służbowe które rozliczane będą według źródła finansowania tj. dotacji celowej dla rozliczenia kosztów Festiwalu i dotacji podmiotowej dla podróży służbowych.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1
3. Zamawiający udzieli zamówienia na okres do 12 miesięcy Wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej.
4. Kod CPV: 63510000-7: Usługi biur podróży i podobne.

Opis zamówienia

1) Rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów lotniczych, kolejowych, usług Meet&Greet oraz VIP odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie składanych przez niego zamówień, przy czym:
a) przewidywana skala potrzeb na okres trwania umowy wykonawczej wynosi orientacyjnie ok. 220 biletów lotniczych europejskich w tym – w klasie ekonomicznej – 175 sztuk, w klasie biznes 45 sztuk. Z uwagi na ograniczenia w ruchu lotniczym w związku z zagrożeniem pandemicznym nie wyklucza się zmian zapotrzebowania na bilety przypadku zniesienia lub zaostrzenia ograniczeń w ruchu lotniczym.
b) usługi rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów kolejowych będą dotyczyć ok. 30 rocznie usług w skali wszystkich rezerwacji,
c) usługi Meet&Greet oraz VIP będą dotyczyć ok. 30 rocznie usług w skali wszystkich rezerwacji i dotyczyć gości specjalnych.
2) Zamawiający i Wykonawca będą przekazywać sobie wszelkie informacje w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia drogą poczty elektronicznej.
3) Wyszukiwanie i oferowanie różnych wariantów połączeń z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny i promocji (tzn. uwzględniające promocje oferowane przez przewoźników, zniżki grupowe, zniżki wynikające z terminu rezerwacji, połączeń weekendowych, programów lojalnościowych itp.). Wymagane jest, aby podczas wyszukiwania najkorzystniejszych wariantów połączeń lotniczych, brane były pod uwagę połączenia na wszystkie linie lotnicze obsługujące dany kierunek, dostępne w systemach rezerwacyjnych Wykonawcy oraz przez tanie linie lotnicze. Wymagane jest, aby oferowane propozycje połączeń uwzględniały najkorzystniejsze połączenia pod względem długości trasy, czasu podróży i - w przypadku konieczności przejazdu w danym mieście z jednego lotniska na drugie - czasu transferu między lotniskami. W przypadku połączeń z przesiadkami wymagane jest, aby przedstawiane warianty połączeń zapewniały najkrótszy przelot na danej trasie oraz odpowiedni czas i warunki zapewniające sprawną przesiadkę.
Realizacja zlecenia w zakresie przedstawienia Zamawiającemu różnych wariantów połączeń nastąpi najpóźniej:
a) W miesiącach październik-listopad – w ciągu 4 godzin od otrzymania zlecenia, a w przypadku gdy zlecenie zostanie złożone w inny dzień niż dzień roboczy lub w dzień roboczy po godzinie 18:00, nie później niż do godziny 10:00 następnego dnia roboczego następującego po dniu złożenia zamówienia;
b) W pozostałych miesiącach – najpóźniej do godziny 12:00 następnego dnia roboczego po dniu złożenia zlecenia, chyba że zlecenie zostanie złożone do godziny 12:00, w takim przypadku warianty połączeń powinny zostać przedstawione Zamawiającemu tego samego dnia roboczego, nie później niż do godziny 16:00;
c) Niezależnie od postanowień lit. a-b, Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu różnych wariantów połączeń w ciągu 4 godzin od otrzymania zlecenia, w przypadku wystąpienia pilnej potrzeby, bez względu na datę oraz godzinę złożenia zlecenia, w takim przypadku Zamawiający poinformuje Wykonawcę telefonicznie o złożeniu zlecenia drogą wiadomości e-mail, na które jest on zobowiązany odpowiedzieć w ciągu 4 godzin od dnia jego otrzymania.
d) Zakres przedmiotu zamówienia z punktu 2 oraz 3 lit. a - c maja zastosowanie odnoszą się do rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych kolejowych oraz usług Meet&Greet i VIP.
4) Wstępną rezerwację biletów, zgodnie z wyborem Zamawiającego spośród zaproponowanych wariantów przez Wykonawcę. Dostarczanie potwierdzeń dokonania tych rezerwacji zawierających ostateczną datę wykupu biletu na warunkach określonych w rezerwacji (przede wszystkim zachowanie określonej w rezerwacji ceny biletu lotniczego) drogą elektroniczną na adres email Zamawiającego, który będzie podany w przypadku realizacji danego zlecenia.
Dostarczenie Zamawiającemu potwierdzenia dokonania rezerwacji nastąpi najpóźniej w ciągu 2 godzin od otrzymania zlecenia. W przypadku, gdy zlecenie dokonania rezerwacji zostanie wysłane Wykonawcy w dzień wolny od pracy l

Przedmiotem Umowy Wykonawczej (zwaną też Umową) jest wykonanie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usługi polegającej na rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych, kolejowych oraz usług Meet&Greet / VIP (Przedmiot Umowy), na podstawie zamówień składanych przez Zamawiającego, zgodnie z wymaganiami i zasadami zawartymi odpowiednio w dokumentach oraz w Ofercie z dnia 15.09.2022 r. wyłonionej w wyniku przeprowadzonej uproszczonej procedury na podstawie art. 314 ust 4 (sprawa nr ECFC 2600.2.2022 oraz zapytania ofertowego ECFC 2600.2ZO/II.2022) ustawy Prawo zamówień publicznych