Kompleksowa organizacja wydarzenia EuroSkills Gdańsk 2023

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wydarzenia EuroSkills 2023 Gdańsk na terenie Międzynarodowych Targów Gdańskich Spółki Akcyjnej oraz na terenach Stadionu Polsat Plus Arena Gdańsk (Arena Gdańsk Operator Sp. Z o.o.) w Gdańsku w dniach 5-9 września 2023 r. dotycząca realizacji konkursu oraz wydarzeń towarzyszących w dniach 2 – 10 września 2023 r. łącznie dla około 2500 zawodników i delegatów oraz 100 000 widzów.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2023-04-17. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2023-03-15.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

Kto?

• Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

Co?

Gdzie?

• Pomorskie › Gdański
• Warszawski stołeczny › Miasto Warszawa

Historia zamówień

Data	Dokument
2023-03-15	Ogłoszenie o zamówieniu
2023-04-06	Dodatkowe informacje
2023-06-16	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
2023-10-03	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2023-03-15)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
Numer referencyjny: dzp.261.21.2023
Krótki opis:

Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Usługi
Regulacja: Unia Europejska
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw 📦
Dodatkowy kod CPV: Usługi w zakresie organizowania seminariów 📦
Miejsce wykonania
Region NUTS: Gdański 🏙️

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Podmiot prawa publicznego
Nazwa instytucji zamawiającej: Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Adres pocztowy: Al. Jerozolimskie 142a
Kod pocztowy: 02-305
Miasto pocztowe: Warszawa
Kontakt
Adres internetowy: http://www.frse.org.pl 🌏
E-mail: dzp@frse.org.pl 📧
Telefon: +48 728455324 📞
URL dokumentów: https://frse.ezamawiajacy.pl 🌏
URL do udziału: https://frse.ezamawiajacy.pl 🌏

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2023-03-15 📅
Termin składania ofert: 2023-04-17 📅
Data publikacji: 2023-03-20 📅
Data rozpoczęcia: 2023-06-01 📅
Data końcowa: 2023-11-30 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2023/S 056-164314
Numer Dz.U.-S: 56
Informacje dodatkowe

Zamawiający w postepowaniu wymaga wniesienia wadium w wysokości 100 000 złotych. Wykonawca zobowiązany jest w postepowaniu przedstawić dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowania, szczegółowo opisane w rozdz. X SWZ. Zamawiający informuje,że przed ogłoszeniem postępowania przeprowadził wstępne konsutacje rynkowe

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

W ramach przedmiotu zamówienia, wykonawca będzie zobowiązany do realizowania następujących zadań:

1)nadzór w imieniu Zamawiającego nad montażem namiotów na wydarzenie w dniach 1.08.-27.08.2023 r.

2) organizacja wydarzenia oraz wydarzeń równoległych, towarzyszących na zasadach określonych w załączniku numer 1 - Opis Przedmiotu Zamówienia („OPZ”) z załącznikami i projektowanych postanowieniach umowy,

3) montaż infrastruktury wydarzenia od dnia 28.08.2023 r. godz. 7:00 do 3.09.2023 r., do godziny 22:00,

4) odbiór poszczególnych powierzchni zgodnie z OPZ;

5) demontaż infrastruktury wydarzenia od godz. 18:00 dnia 8 września 2023 r. do godz. 23:00 dnia 10 września 2023 r.

6) podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego demontażu infrastruktury wydarzenia do godz. 23:50 w dniu 10 września 2023 r.

Wykonawca zorganizuje EuroSkills 2023 Gdańsk na terenie Międzynarodowych Targów Gdańskich (MTG) oraz na terenach Stadionu Polsat Plus Arena Gdańsk (Stadion) (dalej „Venue”) w Gdańsku ul. Żaglowa oraz Pokoleń Lechii Gdańsk. Wykaz powierzchni stref konkursowych (Venue).

Szczegółowy przedmiot zamówienia został zawarty w załączniku numer 1 do SWZ.

Nazwa projektu lub programu finansowanego przez UE: Zamówienie jest finansowane z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Umowa nr UDA-POWR.02.15.00-00-0001/22-00
Informacje dodatkowe:

Zamawiający w postepowaniu wymaga wniesienia wadium w wysokości 100 000 złotych.

Wykonawca zobowiązany jest w postepowaniu przedstawić dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowania, szczegółowo opisane w rozdz. X SWZ.

Zamawiający informuje,że przed ogłoszeniem postępowania przeprowadził wstępne konsutacje rynkowe

Miejsce wykonania
Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności: Gdańsk

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Zdolności techniczne i zawodowe:

a) Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał (zakończył), co najmniej 2 (dwie) usługi polegające na koordynacji wydarzenia na powierzchni nie mniejszej niż 10 000 m2, w których skład wchodziły hale targowe lub namiotowe. Wydarzenie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym musi spełniać następujące wymagania:

miało charakter międzynarodowy,

trwało co najmniej 3 dni,

udział w Wydarzeniu wzięło co najmniej 3 000 osób (trzy tysiące).

b) Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że skieruje do realizacji zamówienia:

i. Koordynatora projektu, który posiada doświadczenie, tj. zrealizował co najmniej dwie usługi polegające na koordynacji wydarzeń międzynarodowych (przez wydarzenie należy rozumieć, w szczególności: targi, konkursy branżowe, kongresy). Każda z usług, o których mowa w zdaniu poprzedzającym obejmowała swoim zakresem, co najmniej:

nadzór nad kompleksową organizacją międzynarodowych wydarzeń dla co najmniej 500 osób (pięćset) każde;

nadzór nad pracą zespołu, na który składało się co najmniej 5 osób, który odpowiadał z ramienia Wykonawcy za organizację wydarzeń międzynarodowych, w których udział wzięło co najmniej 1 000 osób (jeden tysiąc) każde;

nadzór nad pracą podwykonawców odpowiedzialnych w szczególności za nagłośnienie, oprawę multimedialną wydarzenia, scenografię przestrzenną;

opiekę nad obcojęzycznymi uczestnikami Wydarzenia (w tym gośćmi specjalnymi) przed, w trakcie i po organizacji wydarzenia;

organizację punktu rejestracyjnego;

nadzór nad pracami montażowymi i demontażem infrastruktury niezbędnej do organizacji Wydarzenia;

Ponadto posiada:

biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie;

znajomość języka angielskiego na poziomie, co najmniej B2;

ii. Zastępcę koordynatora projektu, który:

zrealizował co najmniej dwie usługi polegające na nadzorowaniu prac, co najmniej 5 osobowego zespołu, który brał udział w organizacji wydarzeń międzynarodowych dla co najmniej 500 osób każde;

posiada biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie;

posiada znajomość języka angielskiego na poziomie B2;

iii. Koordynatora ds. wydarzeń towarzyszących, który posiada doświadczenie, tj. zrealizował co najmniej 3 usługi polegające na koordynacji lub organizacji wydarzeń dla co najmniej 20 obcokrajowców każde (przez wydarzenie należy rozumieć, w szczególności seminaria, konferencje, wystawy, uroczyste posiłki) oraz:

posługuje się biegle językiem polskim w mowie i piśmie;

Minimalny poziom(y) standardów:

iv. Koordynator ds. techniki, scenografii, który posiada doświadczenie, tj. zrealizował co najmniej 3 (trzy) usługi polegające na koordynacji wydarzeń dla min. 200 osób każde oraz:

nadzorował prace co najmniej 5 pracowników zajmujących się montażem, bezawaryjnością i demontażem sprzętu konferencyjnego niezbędnego do organizacji wydarzeń takich jak: systemy nagłaśniające, oświetlenie, nadzór nad pracami zespołów techników obsługujących reżyserki, projektory, ekrany dla uczestników, ekrany do podglądu prezentacji dla prelegentów;

oraz posiada:

biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie,

znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B1;

v. Specjalista ds. oprawy wizualnej wydarzeń, który posiada doświadczenie, tj. zrealizował co najmniej 3 usługi polegające na przygotowaniu Key Visualu. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w ramach Key Visualu przygotował następujące elementy: przygotowanie koncepcji Key Visualu, przygotowanie grafik na elementy scenografii przestrzennej (ścianki, rollupy) oraz ekrany LED w oparciu o przygotowana koncepcje Key Visualu;

vi. Osoba nadzorująca wydarzenie, która posiada doświadczenie, tj. koordynowała co najmniej jedno 3-dniowe wydarzenie międzynarodowe, związane z rywalizacją sportową, kulturową, branżową, w której wzięło udział co najmniej 600 osób współpracujących z zawodnikami, zaś wydarzenie odbyło się na co najmniej 20 000 m2 oraz:

posiada znajomość języka angielskiego na poziomie C1

vii. Dwóch tłumaczy, którzy posługują się biegle językiem angielskim w mowie i piśmie, tj. na poziomie C2.

Realizacja zamówienia
Warunki realizacji zamówienia:

Warunki realizacji umowy zostały określone w załączniku numer 2 do SWZ. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających, w oparciu o treść art. 214 ust. 1 pkt 7) Pzp.

Zamawiający wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania zamówienia, zgodnie z postanowieniami rozdz. XXI SWZ.

Procedura
Podstawa prawna: 32014L0024
Czas składania ofert: 10:00
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Okres ważności oferty: 2023-07-15 📅
Data otwarcia ofert: 2023-04-17 📅
Czas otwarcia ofert: 10:15
Miejsce: https://frse.ezamawiajacy.pl
Kryteria przyznawania nagród
Kryterium jakości (nazwa): Doświadczenie koordynatora projektu
Kryterium jakości (waga): 20
Kryterium jakości (nazwa): Doświadczenie zastępcy koordynatora projektu
Kryterium jakości (waga): 10
Kryterium jakości (nazwa): Doświadczenie koordynatora ds. wydarzeń towarzyszących
Cena (waga): 60

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Krajowy numer rejestracyjny: 526-10-00-645
Kontakt
Punkt kontaktowy: Piotr Sosnowski
Dokumenty URL: https://frse.ezamawiajacy.pl 🌏

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
Adres pocztowy: Postępu 17a
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 02-676
Kraj: Polska 🇵🇱
Telefon: +48 224587801 📞
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧
Fax: +48 4587800 📠
Adres internetowy: https://www.uzp.gov.pl/kio/ 🌏
Informacje o terminach składania odwołań:

1. Środki ochrony prawnej określone w niniejszym rozdziale przysługują Wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów p.z.p.

2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 p.z.p. oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.

3. Odwołanie przysługuje na:

1) niezgodną z przepisami p.z.p. czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie p.z.p.;

4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Odwołujący przekazuje kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.

5. Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

6. Odwołanie wnosi się w terminie:

1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1).

7. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust.5 i 6 wnosi się w terminie 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.

8. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 p.z.p., stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.

9. W postępowaniu toczącym się wskutek wniesienia skargi stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2021 poz. 1805 t.j. ze zm.) o apelacji, jeżeli przepisy p.z.p. nie stanowią inaczej.

10. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie - sądu zamówień publicznych, zwanego dalej "sądem zamówień publicznych".

11. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej lub postanowienia Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 p.z.p., przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 poz.896 t.j. ze zm.) jest równoznaczne z jej wniesieniem.

12. Prezes Krajowej Izby Odwoławczej przekazuje skargę wraz z aktami postępowania odwoławczego do sądu zamówień publicznych w terminie 7 dni od dnia jej otrzymania.

Organ odpowiedzialny za procedury mediacyjne
Tak samo jak: Organ kontrolny
Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza
Adres internetowy: https://www.uzp.gov.pl/kio 🌏
Źródło: OJS 2023/S 056-164314 (2023-03-15)

Dodatkowe informacje (2023-04-06)
Obiekt
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Dodatkowe informacje

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2023-04-06 📅
Termin składania ofert: 2023-04-21 📅
Data publikacji: 2023-04-11 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2023/S 071-216156
Odnosi się do ogłoszenia: 2023/S 056-164314
Numer Dz.U.-S: 71
Źródło: OJS 2023/S 071-216156 (2023-04-06)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2023-06-16)
Obiekt
Zakres zamówienia
Całkowita wartość zamówienia: 3135831.11 PLN 💰
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Procedura
Typ oferty: Nie dotyczy

Instytucja zamawiająca
Kontakt
Adres internetowy: https://www.frse.org.pl/ 🌏
Fax: +48 224631025 📠

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2023-06-16 📅
Data publikacji: 2023-06-21 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2023/S 118-368761
Numer Dz.U.-S: 118

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

3) montaż infrastruktury wydarzenia od dnia 28.08.2023 r. godz. 7:00 do 3.09.2023 r., do godziny 22:00,

4) odbiór poszczególnych powierzchni zgodnie z OPZ;

5) demontaż infrastruktury wydarzenia od godz. 18:00 dnia 8 września 2023 r. do godz. 23:00 dnia 10 września 2023 r.

6) podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego demontażu infrastruktury wydarzenia do godz. 23:50 w dniu 10 września 2023 r.

Udzielenie zamówienia
Data zawarcia umowy: 2023-06-15 📅
Nazwa: EL PADRE Sp. z o.o.
Krajowy numer rejestracyjny: 5213473972
Miasto pocztowe: Warszawa
Kraj: Polska 🇵🇱
Miasto Warszawa 🏙️
Nazwa: BERM Sp. z o.o. Sp. k.
Krajowy numer rejestracyjny: 8992722165
Całkowita wartość zamówienia: 3135831.11 PLN 💰
Informacje o przetargach
Liczba otrzymanych ofert: 3

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Informacje o terminach składania odwołań:

1. Środki ochrony prawnej określone w niniejszym rozdziale przysługują Uczestnikowi oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów p.z.p.

2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego Konkurs oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 p.z.p. oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.

3. Odwołanie przysługuje na:

1) niezgodną z przepisami p.z.p. czynność Zamawiającego, podjętą w Konkursie, w tym na projektowane postanowienie umowy;

2) zaniechanie czynności w Konkursie, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie p.z.p.;

5. Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści Regulaminu wnosi się w terminie 10 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

6. Odwołanie wnosi się w terminie:

9. W postępowaniu toczącym się wskutek wniesienia skargi stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego

(Dz. U. z 2021 poz. 1805 tj. ze zm.) o apelacji, jeżeli przepisy p.z.p. nie stanowią inaczej.

Źródło: OJS 2023/S 118-368761 (2023-06-16)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2023-10-03)
Obiekt
Zakres zamówienia
Numer referencyjny: DZP.261.92.2023
Krótki opis:

W ramach przedmiotu Umowy, Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowej koordynacji podwykonawców EuroSkills Gdańsk 2023 w zakresie: 1) koordynacji najmu powierzchni wydarzenia, w szczególności najmu terenu pod wydarzenie Hala AmberExpo, 16 hal namiotowych, sal konferencyjnych Polsat Plus Arena Gdańsk; 2) koordynacji najmu powierzchni stadionu Polsat Plus Arena Gdańsk w związku z Ceremonią Otwarcia i Zamknięcia; 3) koordynacji organizacji przestrzeni konkursowych, w zakresie ustalonym przez Strony w trybie roboczym; 4) koordynacji montażu mebli na potrzeby Wydarzenia; 5) koordynacji wykonawców świadczących usługi personalnej obsługi Wydarzenia w zakresie ustalonym przez Strony w trybie roboczym; 6) koordynacji budowy stoisk partnerów Wydarzenia, ustalonych przez Strony w trybie roboczym; 7) zapewnienia wsparcia podczas montaży i demontaży poprzez oddelegowanie dodatkowych osób.

Całkowita wartość zamówienia: 680 000 PLN 💰

Procedura
Typ procedury: Procedura ograniczona
Kryteria przyznawania nagród
Najniższa cena

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2023-10-03 📅
Data publikacji: 2023-10-06 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2023/S 193-601074
Numer Dz.U.-S: 193

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

W ramach przedmiotu Umowy, Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowej koordynacji podwykonawców

EuroSkills Gdańsk 2023 w zakresie:

koordynacji najmu powierzchni wydarzenia, w szczególności najmu terenu pod wydarzenie Hala AmberExpo,

16 hal namiotowych, sal konferencyjnych Polsat Plus Arena Gdańsk;

koordynacji najmu powierzchni stadionu Polsat Plus Arena Gdańsk w związku z Ceremonią Otwarcia i

Zamknięcia;

koordynacji organizacji przestrzeni konkursowych, w zakresie ustalonym przez Strony w trybie roboczym;

koordynacji montażu mebli na potrzeby Wydarzenia;

koordynacji wykonawców świadczących usługi personalnej obsługi Wydarzenia w zakresie ustalonym przez

Strony w trybie roboczym;

koordynacji budowy stoisk partnerów Wydarzenia, ustalonych przez Strony w trybie roboczym;

zapewnienia wsparcia podczas montaży i demontaży poprzez oddelegowanie dodatkowych osób.

Udzielenie zamówienia
Data zawarcia umowy: 2023-09-04 📅
Nazwa: EL PADRE Sp. z o.o
Kod pocztowy: 02-761
Kraj: Warszawski stołeczny 🏙️
Nazwa: BERM Sp. z o.o. Sp. k
Całkowita wartość zamówienia: 680 000 PLN 💰
Informacje o przetargach
Liczba otrzymanych ofert: 1
Źródło: OJS 2023/S 193-601074 (2023-10-03)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania (>20 nowe zamówienia)

Różne usługi branżowe i podobne (>20)

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów (10)