Świadczenie usług wsparcia i modyfikacji Elektronicznego Obiegu Dokumentów – ESOD

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wsparcia i modyfikacji Elektronicznego Obiegu Dokumentów – ESOD, wdrożonego systemu obiegu dokumentów u Zamawiającego.
Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany w ramach projektu współfinansowanego przez Unię Europejską pn. „Finansowanie zaplecza technicznego i szkoleniowego dla Urzędu Komunikacji Elektronicznej w 2023 r.” nr POPC.04.01.01-00- 0073/22

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wsparcia i modyfikacji Elektronicznego Obiegu Dokumentów – ESOD, wdrożonego systemu obiegu dokumentów u Zamawiającego.
Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany w ramach projektu współfinansowanego przez Unię Europejską pn. „Finansowanie zaplecza technicznego i szkoleniowego dla Urzędu Komunikacji Elektronicznej w 2023 r.” nr POPC.04.01.01-00- 0073/22

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o:
1) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;
2) cenach lub kosztach zawartych w ofertach.

Wykaz i krótki opis warunków

Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie określa szczegółowego warunku w tym zakresie.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zdolność techniczna: Wykonawca dla spełnienia powyższego warunku zobowiązany jest wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie w ramach wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług, należycie wykonał co najmniej jedną usługę, której głównym przedmiotem było zapewnienie przez okres minimum 12 miesięcy wsparcia i modyfikacji dla oprogramowania służącego do elektronicznego obiegu dokumentów spełniającego wymogi z Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518) i Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517) oraz posiadającego wszystkie niżej wymienione funkcjonalności, tj.:
• działającego w strukturze rozproszonej instytucji (przez strukturę rozproszoną instytucji Zamawiający rozumie strukturę instytucji posiadającą co najmniej 3 siedziby, usytuowane w różnych lokalizacjach, z których w każdej z tych siedzib dokonuje się czynności kancelaryjno – archiwalnych właściwych dla tej instytucji);
• jednoczesną obsługę przez co najmniej 300 pracowników;
• obsługiwanie przez przeglądarkę internetową;
• posiadającego rejestr korespondencji wychodzącej i przychodzącej (w tym tworzenie raportów dla tego rodzaju korespondencji);
• posiadającego repozytorium dokumentów;
• posiadającego obieg pism wewnętrznych pomiędzy siedzibami instytucji;
• posiadającego zintegrowanie z platformą ePUAP i umożliwiającego odbiór i wysyłkę dokumentów bez konieczności logowania użytkownika na platformę ePUAP;
• posiadającego możliwość integracji z systemem Single Sign-On
• posiadającego możliwość podpisywania dokumentów elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Funkcjonalność ta musi być wbudowanym komponentem systemu;
• obsługującego podgląd dokumentów w ramach systemu z możliwością wyszukiwania pełno tekstowego oraz wydruku z podglądu;
• posiadającego mechanizm akceptacji oraz dekretacji dokumentów pomiędzy użytkownikami;
• posiadającego dedykowany mechanizm obsługi zwrotnych potwierdzeń odbioru dla przesyłek pocztowych;
• posiadającego zintegrowanie z innym systemem poprzez interfejs API. Integracja ma polegać na przesyłaniu odwzorowań dokumentów wraz z atrybutami dokumentów;
• posiadającego możliwość wysyłania e-maili przy użyciu serwera pocztowego oraz ich automatycznej rejestracji w oprogramowaniu służącym do elektronicznego obiegu dokumentów.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zdolność zawodowa: Wykonawca dla spełnienia warunku powinien wykazać, że dysponuje poniższym personelem tj.:
• co najmniej jednym Informatykiem ds. baz danych, który posiada: kwalifikacje zawodowe: -
znajomość zagadnień z zakresu administrowania systemami baz danych, - znajomość zagadnień
tworzenia i rozwoju oprogramowania bazodanowego, - znajomość zagadnień z zakresu zarządzania
systemami operacyjnymi pod kątem współpracy z systemami baz danych, - znajomość zagadnień
związanych z bezpieczeństwem systemów IT, - znajomość zagadnień związanych z testowaniem
manualnym i automatycznym front-endu aplikacji webowych; doświadczenie: - w okresie ostatnich 3
lat przed upływem terminu składania ofert przez minimum 6 miesięcy brał udział łącznie: – w realizacji
co najmniej 1 (słownie: jednej/jednego) usługi/zamówienia, w której/którym wykonywał łącznie
czynności związane z utrzymaniem, wsparciem, aktualizacjami i rozwojem oprogramowania
działającego w strukturze rozproszonej instytucji (przez strukturę rozproszoną instytucji zamawiający
rozumie strukturę instytucji posiadającą co najmniej 3 siedziby, usytuowane w różnych lokalizacjach, z
których w każdej z tych siedzib dokonuje się czynności kancelaryjno – archiwalnych właściwych dla
tej instytucji), służącego do elektronicznego obiegu dokumentów, – w realizacji co najmniej 1 (słownie:
jednej/jednego) usługi/zamówienia, w której/którym wykonywał czynności związane z
administrowaniem systemami baz danych. Przez oprogramowanie służące do elektronicznego obiegu
dokumentów, Zamawiający rozumie system informatyczny obejmujący co najmniej niżej wymienione
funkcjonalności: - rejestr korespondencji wychodzącej i przychodzącej; - przechowywania i odwzorowania pism; - integracja z podpisem elektronicznym i Profilem Zaufanym; - obieg pism wewnętrznych pomiędzy siedzibami instytucji; • co najmniej jednym Informatykiem ds. integracji i
bezpieczeństwa danych, który posiada: kwalifikacje zawodowe w dziedzinie praktycznej wiedzy w
zakresie bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz z zakresu prowadzenia audytu
bezpieczeństwa danych; doświadczenie zawodowe, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem
terminu składania ofert przez minimum 6 miesięcy brał udział w realizacji co najmniej 1 usługi
/zamówienia, w której/którym wykonywał łącznie czynności związane z integracją i bezpieczeństwem
danych dotyczących oprogramowania działającego w strukturze rozproszonej instytucji (przez
strukturę rozproszoną instytucji zamawiający rozumie strukturę instytucji posiadającą co najmniej 3
siedziby, usytuowane w różnych lokalizacjach, z których w każdej z tych siedzib dokonuje się
czynności kancelaryjno – archiwalnych właściwych dla tej instytucji), służącego do elektronicznego
obiegu dokumentów. Przez oprogramowanie służące do elektronicznego obiegu dokumentów,
Zamawiający rozumie system informatyczny obejmujący co najmniej niżej wymienione
funkcjonalności: - rejestr korespondencji wychodzącej i przychodzącej; - przechowywania i
odwzorowania pism; - integracja z podpisem elektronicznym i Profilem Zaufanym; - obieg pism
wewnętrznych pomiędzy siedzibami instytucji; • co najmniej jednym Testerem manualnym/Testerem
automatyzującym, który posiada: kwalifikacje zawodowe: - praktyczną wiedzę w zakresie testowania
front-endu aplikacji webowych; - praktyczną wiedzę w zakresie tworzenie skryptów automatyzujących,
powielających możliwe akcje użytkownika na front-endzie aplikacji webowych, w oparciu o ogólnie
znane narzędzia do automatyzacji testów; doświadczenie zawodowe, tj. w okresie ostatnich 3 lat
przed upływem terminu składania ofert przez minimum 6 miesięcy brał udział w realizacji co najmniej
1 usługi/zamówienia, w której/którym wykonywał łącznie której/którym wykonywał łącznie czynności
związane z tworzeniem i realizacją scenariuszy testowych w oparciu o testy manualne oraz ogólnie
znane narzędzia do automatyzacji testów, dla oprogramowania działającego w strukturze
rozproszonej instytucji (przez strukturę rozproszoną instytucji zamawiający rozumie strukturę instytucji
posiadającą co najmniej 3 siedziby, usytuowane w różnych lokalizacjach, z których w każdej z tych
siedzib dokonuje się czynności kancelaryjno – archiwalnych właściwych dla tej instytucji), służącego
do elektronicznego obiegu dokumentów. Przez oprogramowanie służące do elektronicznego obiegu
dokumentów, Zamawiający rozumie system informatyczny obejmujący co najmniej niżej wymienione
funkcjonalności: - rejestr korespondencji wychodzącej i przychodzącej; - przechowywania i
odwzorowania pism; - integracja z podpisem elektronicznym i Profilem Zaufanym; - obieg pism
wewnętrznych pomiędzy siedzibami instytucji. UWAGA!!! Zamawiający wymaga, aby osoby wskazane
w ofercie pełniły nie więcej niż jedną funkcję/stanowisko. Nie mogą łączyć funkcji w ramach
realizowanego zamówienia.