Usługa przechowywania dokumentów

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

siedziba Zamawiającego
INFORMACJE O ZMIANACH UMOWY:
1. Zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 Pzp Zamawiający przewiduje zmianę postanowień zawartej Umowy oraz określa warunki tych zmian poprzez wprowadzenie do zawartej umowy możliwości zmian:
1) w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub wynikających z prawomocnych orzeczeń lub ostatecznych aktów administracyjnych właściwych organów – w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego,
2) obniżenie ceny przedmiotu Umowy przez Wykonawcę może nastąpić w każdym czasie i nie wymaga zgody Zamawiającego ani sporządzenia Aneksu do Umowy,
3) w sytuacji zmiany podatku VAT i/lub podatku akcyzowego:
3.1) w ciągu 12 miesięcy od daty zawarcia Umowy - cena brutto nie ulegnie zmianie, nastąpi jedynie odpowiednia zmiana ceny netto;
3.2) po upływie 12 miesięcy od daty zawarcia Umowy - dla Stron wiążąca będzie stawka VAT obowiązująca w dniu wystawienia faktury, a zmiana kwoty ceny brutto z tego tytułu jest akceptowana przez Strony bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń;
4) w przypadku nie wykorzystania pełnej wartości przedmiotu Umowy do końca trwania umowy – Strony mogą przedłużyć niniejszą Umowę do wyczerpania wartości Umowy, nie dłużej niż na okres 4 miesięcy;
5) w przypadku zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego w oparciu o odpowiednią ustawę oraz w przypadku zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne oraz w przypadku zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w odpowiedniej ustawie– Zmiana umowy może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy od daty zawarcia Umowy, a każda ze stron może zwrócić się (nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy od daty zawarcia Umowy) do drugiej strony o przeprowadzenie negocjacji w sprawie odpowiedniej zmiany wynagrodzenia– pod warunkiem, iż zmiany wymienione na wstępie wpływają na koszty wykonania przez Wykonawcę warunków Umowy.
2. Zamawiający przewiduje możliwość waloryzacji wynagrodzenia za usługi objęte Umową na następujących zasadach:
1) przez „zmiany wysokości cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia” rozumie się zarówno wzrost cen lub kosztów jak i ich obniżenie, względem ceny lub kosztu przyjętych w celu ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy zawartego w ofercie;
2) ceny materiałów lub kosztów, o których mowa powyżej, muszą wzrosnąć minimum o 20 % względem cen z dnia zawarcia Umowy, aby zmiana mogła zostać wprowadzona (w przypadku kolejnych zmian liczone są ceny wg stanu na dzień poprzedniej zmiany wynagrodzenia);
3) przez materiały lub koszty związane z realizacją zamówienia, o których mowa w pkt 1), rozumie się ceny paliwa, koszty przeglądów technicznych pojazdów i koszty materiałów zużywalnych do bieżącej konserwacji pojazdów, którymi Wykonawca przyjeżdża do siedziby Zamawiającego oraz koszty utrzymania pomieszczeń, w których przechowywane są Dokumenty;
4) zmiany cen materiałów lub kosztów w niższym niż wskazany w pkt 2) zakresie Wykonawca uwzględnił w cenie oferty,
5) w przypadku zmiany ceny lub kosztów związanych z realizacją zamówienia, z których Wykonawca korzysta w celu wykonania usługi należy odnosić się do cen pozwalających Zamawiającemu na dokonanie weryfikacji wskazanej przez Wykonawcę zmiany i jej wysokości (np. można odwołać się do wskaźnika zmiany ceny ogłaszanego w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego);
6) Wykonawca zobowiązany jest również do wykazania wpływu zmiany cen materiałów lub kosztów na cenę lub koszt realizacji zamówienia (na ceny jednostkowe), przy czym Wykonawca zobowiązany jest również wykazać, że nie mógł zapobiec zmianie cen materiałów lub kosztów; zmiana wynagrodzenia może nastąpić jedynie w zakresie zobowiązań, które nie zostały jeszcze wykonane przed dniem złożenia wniosku o zmianę cen;
7) za początkowy termin ustalenia zmiany ceny wynagrodzenia Wykonawcy uznaje się upływ 12 miesięcy od dnia zawarcia Umowy a każda kolejna zmiana może być dokonana nie częściej niż po upływie 6 miesięcy od daty dokonania poprzedniej zmiany;
8) maksymalna wartość zmiany cen jednostkowych (wynagrodzenia Wykonawcy), dokonana na podstawie zmian określonych w niniejszym paragrafie, nie może przekroczyć 10 % cen jednostkowych (wynagrodzenia Wykonawcy) określonych pierwotnie w Umowie (w ofercie, na podstawie której dokonano wyboru oferty Wykonawcy) – w okresie realizacji Umowy;
9) waloryzacja nie może służyć do poprawiania błędów Wykonawcy dokonanych w trakcie kalkulacji ceny oferty i nie może prowadzić do zmniejszenia ryzyka związanego z niedoszacowaniem oferty przez Wykonawcę, ani do wzbogacenia się Wykonawcy, czyli wzrostu jego zysku,
10) Wykonawca ma obowiązek zmiany wynagrodzenia należnego podwykonawcom, jeżeli Wykonawcy zmieniono wartość wynagrodzenia, w związku ze zmianami cen i kosztów realizacji przedmiotu Umowy,
11) w przypadku korzystania z podwykonawców Wykonawca, przed uzyskaniem zmiany wynagrodzenia, zobowiązany jest wykazać wprowadzenie zmiany wynagrodzenia w przypadku podwykonawców, którzy spełniają wymogi określone w art. 439 ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy Pzp, przy czym zmiana taka może być uzależniona od uzyskania zmiany wynagrodzenia przez Wykonawcę;
3. Wniosek o dokonanie zmiany umowy należy przedłożyć na piśmie a okoliczności mogące stanowić podstawę zmiany umowy powinny być uzasadnione, a w miarę możliwości również udokumentowane. Zmiany nie mogą skutkować wzrostem cen brutto przedmiotu Umowy w innym zakresie niż podany w ust. 1 i ust. 2.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

B) DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA SKŁADANE NA WEZWANIE ZAMAWIAJĄCEGO
1. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia/ przesłania na Platformę Zakupową Zamawiającego w zakładce „Pytania / Informacje” – w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia– niżej wymienionych oświadczeń i dokumentów:
1) Oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu JEDZ w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania tj. art. 108 ust.1 pkt. 3 i 6 ustawy Pzp;
2) Oświadczenie Wykonawcy w zakresie przesłanki opisanej w art. 108 ust. 1 pkt. 5 Pzp, tj., oświadczenie o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16.02.2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020r. poz. 1076 ze zm.), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej (wg załącznika nr 3 do SWZ.);
3) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie dotyczącym podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt. 1, 2 i 4 ustawy Pzp, sporządzoną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem
4) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej *), w zakresie art. 109 ust. 1 pkt. 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem;
5) jeżeli Wykonawca polega na zasobach podmiotu udostępniającego zasoby- dokumenty dotyczące podmiotu udostępniającego zasoby – w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia (w zakresie analogicznym jak Wykonawca) oraz spełnienia (w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby) warunków udziału w postępowaniu.
*) Zamawiający nie będzie żądał dokumentu wskazanego w pkt. 4) jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych i o ile Wykonawca wskazał w jednolitym dokumencie, dane umożliwiające dostęp do tego dokumentu.
C) INNE INFORMACJE
2. W zakresie nieuregulowanym niniejszą SWZ, zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020r. poz. 2415 ze zm.) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dn. 31 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U z 2020r. poz. 2452).
3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamiast dokumentu, o którym mowa w pkt 1.3) składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
4. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamiast dokumentu, o którym mowa w pkt 1.4) składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.
5. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. 1.3) lub pkt. 1.4) lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt. 1, 2 i 4 ustawy Pzp - zastępuje się je w całości lub części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć.
Dokument powinien być wystawiony w terminach odpowiadających terminom wskazanym w pkt. 3, 4.

Informacje dodatkowe

A) DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE DO UPŁYWU TERMINU SKŁADANIA OFERT
1. Wykonawca zobowiązany jest złożyć/przesłać za pośrednictwem Platformy Zakupowej w terminie wyznaczonym jako dzień i godzina składania ofert niżej wymienione dokumenty i oświadczenia:
1) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunku udziału w postępowaniu w formie jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (zwanego dalej: JEDZ) *)
Informacje zawarte w oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
UWAGA: Warunki udziału w postępowaniu zostaną wstępnie zweryfikowane na podstawie wypełnionej Części IV: Kryteria kwalifikacji poprzez złożenie ogólnego oświadczenia dotyczącego wszystkich kryteriów kwalifikacji w punkcie „alfa” w JEDZ (nie wymaga się wypełniania żadnej z pozostałych sekcji w części IV JEDZ)
2) Jeżeli Wykonawca będzie polegać na zasobach podmiotu udostępniającego zasoby (tzw. „trzeciego”):
2. 1) JEDZ podmiotu trzeciego. JEDZ powinien być wypełniony w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na ich zasoby.
2. 2) Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby (załącznik nr 4 do SWZ).
2. 3) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby wg wytycznych wskazanych w Rozdz. 4 pkt. 2 ppkt. 3) SWZ
3) wypełniony i podpisany formularz oferty (załącznik nr 2 do SWZ);
4) kosztorys ofertowy wyrażony w PLN - wg wzoru określonego w Załączniku nr 1.1 do SWZ (plik.xls) – posiadający wypełnione wiersze i kolumny zgodnie z zakresem przedmiotu zamówienia
5) pełnomocnictwo lub inny dokument określający zakres umocowania do reprezentowania wykonawcy, treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności, co do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony, o ile ofertę składa pełnomocnik lub przedstawiciel Wykonawcy, a w przypadku podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – pełnomocnictwo, o którym mowa w Rozdz. 4 pkt. 3.
*) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców - oświadczenie w formie jednolitego dokumentu (JEDZ) przesyła każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te mają potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.
4. Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców, wobec których zachodzą przesłanki określone w:
- art. 108 ust. 1 ustawy Pzp i w art. 109 ust. 1 pkt. 4) ustawy Pzp.
- art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, na czas trwania tych okoliczności.
6. Zamawiający nie udzieli zamówienia Wykonawcy, który jest objęty zakazem, o którym mowa w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.
Zamawiający nie udzieli zamówienia również Wykonawcy, gdy wskazani przez niego podwykonawcy lub podmiot, na którego zdolnościach polega Wykonawca objęci są zakazem, o którym mowa w w/w artykule.