„Usługi rezerwacji i zakupu noclegów od marca do lipca 2023 r.”

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa Zamawiającego rezerwacji i zakupu usług noclegowych w kraju i zagranicą w okresie od marca do lipca 2023 roku.
Przedmiotowe zamówienie współfinansowane jest w ramach projektu pn. „Żydowskie Dziedzictwo Kulturowe”
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz opis sposobu wykonania zamówienia zawiera Opis Przedmiotu Zamówienia (dalej: „OPZ”), stanowiący załącznik nr 1 do SWZ.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa podróży krajowych i zagranicznych organizowanych dla Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN w zakresie rezerwacji i zakupu usług noclegowych w kraju i zagranicą obejmująca:
hotele, hotele zagraniczne: głównie Stany Zjednoczone, Izrael, Norwegia, Holandia, Niemcy, pozostałe kraje Europy – ilość: ok. 100 noclegów, hotele, hostele i inne miejsca noclegowe krajowe: głównie Warszawa, inne miasta Polski - 750 noclegów.
Podane wyżej miejsca i ilości noclegów są szacunkowe i mogą ulec zmianie, a Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.
Zamawiający przewiduje realizację co najmniej 20% ze wskazanych powyżej szacunkowych zapotrzebowań łącznie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz opis sposobu wykonania zamówienia zawiera Opis Przedmiotu Zamówienia (dalej: „OPZ”), stanowiący załącznik nr 1 do SWZ.

Opis odnowień

Zamówienia z art. 214 ust. 1 pkt. 7) Ustawy, tj. Zamówienie polegające na powtórzeniu podobnych usług tj. rezerwacja i zakup usług hotelowych, hostelowych, innych miejsc noclegowych w kraju i hotelowych zagranicą w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zamówienie o którym mowa powyżej stanowi 30 % wartości zamówienia podstawowego. Szczegółowo opisane w załączniku nr 9 do SWZ.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

zdolności technicznej lub zawodowej:
w celu potwierdzenia spełnienia warunku w zakresie posiadania zdolności technicznej lub zawodowej, wykonawca zobowiązany jest wykazać, iż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał (w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych – wykonuje) należycie :
co najmniej dwie usługi polegające na świadczeniu usług kompleksowej obsługi w zakresie zakwaterowania na terenie kraju lub za granicą o wartości usługi co najmniej: 100 000 PLN brutto (sto tysięcy złotych) każda, przy czym za kompleksową obsługę w zakresie zakwaterowania Zamawiający rozumie: co najmniej wyszukiwanie miejsc noclegowych, rezerwację oraz dokonywanie opłaty.
W odniesieniu do usług powtarzających się lub ciągłych - (tj. usług wykonywanych/niezakończonych) weryfikacja w zakresie, spełnienia warunku odnoszącego się do wartości usługi, zostanie dokonana na dzień upływu składania ofert. Jedna usługa oznacza jedną umowę/zamówienie.

Warunki uczestnictwa (zdolność techniczna i zawodowa)

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca którego oferta zostanie najwyżej oceniona złoży wykaz usług - według wzoru na załączniku nr 4 do SWZ wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w zakresie zgodnym z opisanym w Rozdziale VII „Warunki udziału w postępowaniu” ust. 2 pkt 4 SWZ, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane w okresie ostatnich 3 miesięcy

Warunki realizacji zamówienia

1. Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, stanowiących załącznik nr 9 do SWZ.
2. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.
3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 454-455 ustawy oraz wskazanym w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, stanowiących załącznik nr 9 do SWZ.
4. Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej.

OPIS KRYTERIÓW OCENY OFERT:
1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:
1) Cena brutto opłaty transakcyjnej - 50%
2) Wysokość zaoferowanego upustu - 10%
3) Termin przekazania informacji dotyczącej pilnej rezerwacji – 40 %
1. Cena brutto opłaty transakcyjnej (Ct) – 50%
Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty biorąc pod uwagę ceny brutto opłaty transakcyjnej, która jest sumą cen brutto za opłaty transakcyjne za rezerwację i zakup jednego miejsca hotelowego, hostelowego lub innego miejsca noclegowego w kraju oraz hotelowego zagranicą, określone przez Wykonawcę odpowiednio w Tabeli w Formularzu oferty – załącznik nr 2 do SWZ, zgodnie z wyliczeniem, o którym mowa poniżej.
Cena opłat transakcyjnych (Ct) podstawiona do poniższego wzoru będzie sumą:
a) ceny brutto opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca hotelowego, hostelowego lub innego miejsca noclegowego w kraju (Chk) oraz
b) ceny brutto opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca hotelowego
za granicą (Chz)
(Chk + Chz) = ”łączna suma opłat”, tj. cena oferty brutto
Szczegółowe wyliczenie:
łączna najniższa cena oferty brutto
Ct = --------------------------------------------------------------------- x 100 pkt x 50%
łączna cena oferty brutto oferty badanej
gdzie:
Ct- liczba punktów przyznanych ofercie w kryterium
Łączna najniższa cena ofertowa brutto – to najniższa cena ofertowa brutto spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu wyliczona zgodnie z szczegółowym wyliczeniem, o którym mowa powyżej.
Łączna cena ofertowa brutto oferty badanej – cena ofertowa brutto oferty badanej.
Maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta w tym kryterium wynosi: 50 punktów.
Podstawą przyznania punktów w kryterium „Cena opłaty transakcyjnej” będzie „łączna suma opłat” na którą składają się ceny brutto opłat transakcyjnych podane przez Wykonawcę w ofercie.
Cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie
w związku z realizacją przedmiotu zamówienia.
Wysokość zaoferowanego upustu – (U) 10%
Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty biorąc pod uwagę wysokość upustu zaoferowanego w % od ceny jednego opłaconego miejsca hotelowego, hostelowego lub innego miejsca noclegowego w kraju oraz miejsca hotelowego za granicą wskazanego w Formularzu oferty – załącznik nr 2 do SWZ (Wykonawca podaje jeden upust wspólny dla wszystkich rodzajów miejsc noclegowych).
Punkty w tym kryterium zostaną przyznane w następujący sposób:
1) za zaoferowanie upustu w wysokości od 0% - 0 pkt.
2) za zaoferowanie upustu w wysokości od 1% do 5% - 2 pkt.
3) za zaoferowanie upustu w wysokości od 6% do 10% - 5 pkt.
4) za zaoferowanie upustu w wysokości od 11% do 15% - 7 pkt.
5) za zaoferowanie upustu w wysokości powyżej 15% - 10 pkt.
Wykonawca obowiązany jest wskazać w formularzu ofertowym wysokość zaoferowanego upustu poprzez zaznaczenie jednego z powyższych okresów. Zadeklarowanie wysokości zaoferowanego upustu poprzez wybranie dwóch lub więcej zakresów skutkować będzie odrzuceniem oferty Wykonawcy przez Zamawiającego, jako niezgodnej z treścią SWZ na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp. W przypadku, gdy Wykonawca nie wskaże żadnego z wyżej wymienionych upustów Zamawiający przyjmie, iż zaoferował maksymalny upust, tj. powyżej 0 % i przyzna ofercie 0 punktów w tym kryterium.
Maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta w tym kryterium wynosi: 10 punktów.
Podstawą przyznania punktów w kryterium „Wysokość zaoferowanego upustu” będzie wysokość upustu zaoferowana przez Wykonawcę w ofercie.
Termin przekazania informacji dotyczącej pilnej rezerwacji – (T) – 40%
Kryterium to zostanie ocenione na podstawie złożonego w Formularzu oferty – Załączniku nr 2 do SWZ - oświadczenia Wykonawcy dotyczącego terminu przekazania Zamawia