Zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP w OPEC SP. z o.o. wraz ze świadczeniem Serwisu Utrzymaniowego

Krótki opis

1.Przedmiotem Zamówienia jest zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP w OPEC SP. z o.o. wraz ze świadczeniem Serwisu Utrzymaniowego i obejmuje następujące obszary wdrożenia:
1)Finanse i Księgowość oraz środki trwałe – moduł odpowiedzialny za przepływy finansowe w firmie, właściwa ewidencja zdarzeń gospodarczych, rozliczanie podatków, zobowiązań i majątku oraz zarządzanie środkami trwałymi; uwzględniający obowiązujące wymogi prawne oraz zmiany prawne, wobec których trwa vacatio legis.
2)Zakupy, łańcuch dostaw, gospodarka magazynowa - moduł ukierunkowany na zarządzanie procesem zakupowym w zakresie: wewnętrznego definiowania potrzeb zakupowych, obsługi zamówień dedykowanych podmiotom zewnętrznym i obsługi obszaru magazynowego.
3)Kontroling - moduł umożliwiający pogłębione analizy finansowe w oparciu o zintegrowane narzędzia.
4)Płace - moduł odpowiedzialny za dokumenty potrzebne do wypłaty wynagrodzenia wraz z możliwością obsługi PPE i PPK.
5)Kadry wraz z aplikacją zewnętrzną dla pracowników - moduł odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji pracowników wraz z portalem pracowniczym (narzędzie, które umożliwia pracownikom dostęp do informacji związanych z pracą w firmie. Zapewnia bezpieczny dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia -komputer, smartfon, tablet).
6)Biling - moduł odpowiedzialny za rozliczenia wskazań urządzeń pomiarowych importowanych z systemu zdalnego odczytu lub wprowadzanych przez użytkownika, posiadający możliwość prognozowania i obliczania średnich zużyć w przypadku uszkodzeń układów pomiarowo–rozliczeniowych, umożliwiający kontrolę poprawności odczytów oraz posiadający kartotekę licznikową zawierającą informacje techniczne o opomiarowaniu wraz z historią wymian licznika.
7)Sprzedaż - moduł odpowiedzialny za wystawianie faktur sprzedaży w powiązaniu z modułem bilingowym.
8)EBOK wraz z aplikacją zewnętrzną na potrzeby obsługi klientów - moduł zarządzający klientami, umowami i sprawami, zintegrowany z elektronicznym systemem obiegu dokumentów oraz portalem EBOK zawierającym informacje o zobowiązaniach klientów, umożliwiający dokonanie płatności, posiadający repozytorium dokumentów indywidualnych dla każdego użytkownika, przedstawiający parametry usług z innych systemów.
9)Raportowanie - moduł odpowiedzialny za budowanie raportów indywidualnych przez użytkowników systemu bez konieczności posiadania wiedzy specjalistycznej (programistycznej), moduł będzie posiadać funkcjonalność przyznawania indywidualnych uprawnień w stosunku do raportu.
10)Kancelaria - moduł posiadający w sobie procesy przyjmowania i wydawania pism oraz książka podawczo-odbiorcza, książka pocztowa, elektroniczny system obiegu dokumentów z możliwością późniejszej rozbudowy o procesy niepowiązane - moduł posiada proste narzędzie umożliwiające budowę procesów przez lokalnego administratora systemu. Do zadań kancelarii należy prowadzenie archiwum.
11)Panel administracyjny systemu - rozbudowany system zarządzania uprawnieniami dostępu, rejestracja każdego kroku systemu (pełny log pracy).
2.Szczegółowy Opis Przedmiotu Umowy stanowią:
1)Opis Przedmiotu Zamówienia, zwany dalej OPZ - załącznik nr 1 do SWZ;
2)Wymagania funkcjonalne ERP – załącznik nr 2 do SWZ – załącznik określa wymagane funkcjonalności Systemu w zakresie poszczególnych Modułów;
3)Infrastruktura Zamawiającego- załącznik nr 3 do SWZ.
3.Przedmiot Umowy obejmuje wszystkie usługi niezbędne do uruchomienia i eksploatacji Systemu w deklarowanej funkcjonalności, w szczególności:
1)Przygotowanie Analizy Przedwdrożeniowej, obejmującej, szczegółowy opis realizacji przez System funkcji określonych w załączniku nr 2 do SWZ – Wymagania funkcjonalne ERP oraz spełniającej wymagania określone w załączniku nr 1 do SWZ – OPZ.
2)Dostawę wszelkich licencji na Oprogramowanie niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania zintegrowanego systemu informatycznego do zarządzania, w tym w szczególności systemów operacyjnych, oprogramowania aplikacyjnego, bazodanowego i narzędziowego oraz instalacja i konfiguracja tego Oprogramowania, w ilości zabezpieczającej potrzeby Zamawiającego.
3)Instalację dostarczonego Oprogramowania na posiadanej przez Zamawiającego infrastrukturze sprzętowej.
4)Modyfikację Oprogramowania w celu dopasowania go do specyficznych potrzeb Zamawiającego (o ile będzie to konieczne).
5)Wykonanie wszelkich niezbędnych czynności mających na celu instalację (na serwerze i stacjach końcowych), wdrożenie, konfigurację, rozszerzenie, uruchomienie i integrację wszystkich elementów obszarów funkcjonalnych Systemu.
6)Przeprowadzenie Testów Akceptacyjnych.
7)Opracowanie planu Migracji, przygotowanie i przeprowadzenie Migracji Danych z obecnie wykorzystywanych przez Zamawiającego systemów informatycznych do Systemu, w tym co najmniej przeprowadzenie Migracji próbnej i Migracji końcowej.
8)Dostarczenie wymaganej Dokumentacji.
9)Zaplanowanie, przygotowanie, zorganizowanie i przeprowadzenie szkoleń dla Administratorów i Użytkowników Kluczowych w zakresie obsługi poszczególnych obszarów Systemu.
10)Zapewnienie trzymiesięcznej Asysty Powdrożeniowej w okresie stabilizacji Systemu (dla każdego z modułów).
11)Zapewnienie Serwisu Utrzymaniowego w terminie określonym w pkt. 4.2.2 SWZ.
4.Zgodnie z zapisem w Rozdz. II pkt 7 ppkt 1 OPZ System zaoferowany przez Wykonawcę winien spełniać następujące wymagania: na dzień składania Ofert System winien posiadać funkcjonujące łącznie w ramach zintegrowanego Systemu przynajmniej następujące moduły (obszary wdrożenia): Finanse i Księgowość oraz środki trwałe (zgodnie z pkt 3.2. ppkt 1 SWZ); Sprzedaż (zgodnie z pkt 3.2 ppkt 7 SWZ); Billing (zgodnie z pkt 3.2 ppkt 6 SWZ), które na Etapie Wdrożenia będą dostosowywane do wymagań Zamawiającego.
5.Pozostały opis przedmiotu zamówienia w pkt 3.6-3.18 SWZ.

Opis zamówienia

1.Przedmiotem Zamówienia jest zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP w OPEC SP. z o.o. wraz ze świadczeniem Serwisu Utrzymaniowego i obejmuje następujące obszary wdrożenia:
1)Finanse i Księgowość oraz środki trwałe – moduł odpowiedzialny za przepływy finansowe w firmie, właściwa ewidencja zdarzeń gospodarczych, rozliczanie podatków, zobowiązań i majątku oraz zarządzanie środkami trwałymi; uwzględniający obowiązujące wymogi prawne oraz zmiany prawne, wobec których trwa vacatio legis.
2)Zakupy, łańcuch dostaw, gospodarka magazynowa - moduł ukierunkowany na zarządzanie procesem zakupowym w zakresie: wewnętrznego definiowania potrzeb zakupowych, obsługi zamówień dedykowanych podmiotom zewnętrznym i obsługi obszaru magazynowego.
3)Kontroling - moduł umożliwiający pogłębione analizy finansowe w oparciu o zintegrowane narzędzia.
4)Płace - moduł odpowiedzialny za dokumenty potrzebne do wypłaty wynagrodzenia wraz z możliwością obsługi PPE i PPK.
5)Kadry wraz z aplikacją zewnętrzną dla pracowników - moduł odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji pracowników wraz z portalem pracowniczym (narzędzie, które umożliwia pracownikom dostęp do informacji związanych z pracą w firmie. Zapewnia bezpieczny dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia -komputer, smartfon, tablet).
6)Biling - moduł odpowiedzialny za rozliczenia wskazań urządzeń pomiarowych importowanych z systemu zdalnego odczytu lub wprowadzanych przez użytkownika, posiadający możliwość prognozowania i obliczania średnich zużyć w przypadku uszkodzeń układów pomiarowo–rozliczeniowych, umożliwiający kontrolę poprawności odczytów oraz posiadający kartotekę licznikową zawierającą informacje techniczne o opomiarowaniu wraz z historią wymian licznika.
7)Sprzedaż - moduł odpowiedzialny za wystawianie faktur sprzedaży w powiązaniu z modułem bilingowym.
8)EBOK wraz z aplikacją zewnętrzną na potrzeby obsługi klientów - moduł zarządzający klientami, umowami i sprawami, zintegrowany z elektronicznym systemem obiegu dokumentów oraz portalem EBOK zawierającym informacje o zobowiązaniach klientów, umożliwiający dokonanie płatności, posiadający repozytorium dokumentów indywidualnych dla każdego użytkownika, przedstawiający parametry usług z innych systemów.
9)Raportowanie - moduł odpowiedzialny za budowanie raportów indywidualnych przez użytkowników systemu bez konieczności posiadania wiedzy specjalistycznej (programistycznej), moduł będzie posiadać funkcjonalność przyznawania indywidualnych uprawnień w stosunku do raportu.
10)Kancelaria - moduł posiadający w sobie procesy przyjmowania i wydawania pism oraz książka podawczo-odbiorcza, książka pocztowa, elektroniczny system obiegu dokumentów z możliwością późniejszej rozbudowy o procesy niepowiązane - moduł posiada proste narzędzie umożliwiające budowę procesów przez lokalnego administratora systemu. Do zadań kancelarii należy prowadzenie archiwum.
11)Panel administracyjny systemu - rozbudowany system zarządzania uprawnieniami dostępu, rejestracja każdego kroku systemu (pełny log pracy).
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Umowy stanowią:
1)Opis Przedmiotu Zamówienia, zwany dalej OPZ - załącznik nr 1 do SWZ;
2)Wymagania funkcjonalne ERP – załącznik nr 2 do SWZ – załącznik określa wymagane funkcjonalności Systemu w zakresie poszczególnych Modułów;
3)Infrastruktura Zamawiającego- załącznik nr 3 do SWZ.
3.Przedmiot Umowy obejmuje wszystkie usługi niezbędne do uruchomienia i eksploatacji Systemu w deklarowanej funkcjonalności, w szczególności:
1)Przygotowanie Analizy Przedwdrożeniowej, obejmującej, szczegółowy opis realizacji przez System funkcji określonych w załączniku nr 2 do SWZ – Wymagania funkcjonalne ERP oraz spełniającej wymagania określone w załączniku nr 1 do SWZ – OPZ.
2)Dostawę wszelkich licencji na Oprogramowanie niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania zintegrowanego systemu informatycznego do zarządzania, w tym w szczególności systemów operacyjnych, oprogramowania aplikacyjnego, bazodanowego i narzędziowego oraz instalacja i konfiguracja tego Oprogramowania, w ilości zabezpieczającej potrzeby Zamawiającego.
3)Instalację dostarczonego Oprogramowania na posiadanej przez Zamawiającego infrastrukturze sprzętowej.
4)Modyfikację Oprogramowania w celu dopasowania go do specyficznych potrzeb Zamawiającego (o ile będzie to konieczne).
5)Wykonanie wszelkich niezbędnych czynności mających na celu instalację (na serwerze i stacjach końcowych), wdrożenie, konfigurację, rozszerzenie, uruchomienie i integrację wszystkich elementów obszarów funkcjonalnych Systemu.
6)Przeprowadzenie Testów Akceptacyjnych.
7)Opracowanie planu Migracji, przygotowanie i przeprowadzenie Migracji Danych z obecnie wykorzystywanych przez Zamawiającego systemów informatycznych do Systemu, w tym co najmniej przeprowadzenie Migracji próbnej i Migracji końcowej.
8)Dostarczenie wymaganej Dokumentacji.
9)Zaplanowanie, przygotowanie, zorganizowanie i przeprowadzenie szkoleń dla Administratorów i Użytkowników Kluczowych w zakresie obsługi poszczególnych obszarów Systemu.
10)Zapewnienie trzymiesięcznej Asysty Powdrożeniowej w okresie stabilizacji Systemu (dla każdego z modułów).
11)Zapewnienie Serwisu Utrzymaniowego w terminie określonym w pkt. 4.2.2 SWZ.
4.Zgodnie z zapisem w Rozdz. II pkt 7 ppkt 1 OPZ System zaoferowany przez Wykonawcę winien spełniać następujące wymagania: na dzień składania Ofert System winien posiadać funkcjonujące łącznie w ramach zintegrowanego Systemu przynajmniej następujące moduły (obszary wdrożenia): Finanse i Księgowość oraz środki trwałe (zgodnie z pkt 3.2. ppkt 1 SWZ); Sprzedaż (zgodnie z pkt 3.2 ppkt 7 SWZ); Billing (zgodnie z pkt 3.2 ppkt 6 SWZ), które na Etapie Wdrożenia będą dostosowywane do wymagań Zamawiającego.
5. Pozostały opis przedmiotu zamówienia w pkt 3.6-3.18 SWZ.

Informacje dodatkowe

1. Zamawiający, mając na uwadze specyfikę wykonywania usług w branży informatycznej w zakresie dostawy i wdrożenia systemów klasy ERP, nie wymaga zatrudniania przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, zgodnie z art. 95 ustawy Pzp, gdyż wykonanie tych czynności nie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 §1 ustawy z dn. 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.).
2. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania w trakcie realizacji Umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, obejmującego odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone Zamawiającemu i/lub jakimkolwiek osobom bądź podmiotom trzecim w związku i/lub przy okazji wykonywania Umowy (suma gwarancyjna – minimum 2.000 000,00 zł).
3. Informacja o obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań: Zamawiający nie przewiduje obowiązku osobistego wykonania kluczowych zadań dotyczących zamówień na usługi przez poszczególnych wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w rozumieniu art. 60 ustawy Pzp, ani związanych z udziałem pod-miotów udostępniających zasoby w rozumieniu art. 121 ustawy Pzp.
4. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia (pkt 7 SWZ), spełniania warunków udziału w postępowaniu (pkt 6 SWZ) do Oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć:
a) aktualne na dzień składania Ofert oświadczenie (art. 125 ust 1 Pzp), że nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez Zamawiającego. Oświadczenie Wykonawca składa w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ), na formularzu JEDZ stanowiącym załącznik nr 5 do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu na dzień składania Ofert. Przedmiotowe oświadczenie tymczasowo zastępuje wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.
b) oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania na podstawie
art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), dalej: rozporządzenie 2022/576, (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6a do SWZ).
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, ww. oświadczenia składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
W przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, Wykonawca przedstawia, także ww. oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby (załącznik nr 6b do SWZ).
5. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, zostanie wezwany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, niżej wymienionych podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia.
6. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie: art. 108 ust.1 pkt 1 Pzp, art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp,
sporządzona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;
2) oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 275 ze zm.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną Ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie Oferty, niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 11 SWZ);
3) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem;
4) oświadczenie Wykonawcy / Podmiotu udostępniającego zasoby o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu JEDZ, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego (art. 108 ust. 1 pkt 3 Pzp, art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp, art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, art. 108 ust. 1 pkt 6 Pzp oraz 109 ust. 1 pkt 1 oraz pkt 8 (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 12a/12b do SWZ);
5) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust.1 pkt 1 ustawy Pzp, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania Wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania Ofert Wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;
6) zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania Wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania Ofert Wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności.
7. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, o których mowa w pkt. 6.2.4 SWZ, Wykonawca złoży:
1) wykaz usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 7 lat przed upływem terminu składania Ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane (wzór wykazu stanowi załącznik nr 9 do SWZ),
2) dowody określające, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty,
3) wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (wzór wykazu stanowi załącznik nr 10 do SWZ).
Zamawiający wymaga aby osoby wskazane w Wykazie osób uczestniczyły w wykonaniu zamówienia. Zmiana/zastępstwo tych osób w toku realizacji zamówienia jest możliwa tylko w przypadku uzasadnionej konieczności na wniosek Wykonawcy. Zamawiający zaakceptuje zmianę tylko w przypadku gdy zaproponowana osoba będzie posiadać doświadczenie spełniające wymagania Zamawiającego zawarte w SWZ.
7. Poleganie na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby opisano w pkt 9 SWZ.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

Zamawiający poza realizacją przedmiotu zamówienia w siedzibie Zamawiającego dopuszcza możliwość realizacji części przedmiotu zamówienia np. w zakresie Asysty Wdrożeniowej/Asysty Powdrożeniowej/świadczenia usługi Serwisu Utrzymaniowego przez konsultacje telefoniczne i/lub wsparcie zdalne, na zasadach określonych w dokumentacji postępowania.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Wymagania w zakresie doświadczenie i dysponowania osobami: W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający żąda:
1) wykazania wykonanych należycie w okresie ostatnich 7 lat przed upływem terminu składania Ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej: dwóch zakończonych wdrożeń systemu klasy ERP dla co najmniej 80 Użytkowników Końcowych każde, u Zamawiających z sektora ciepłowniczego lub sektora wodociągowego lub sektora energetycznego , o wartości minimum 1 400 000,00 zł netto każde, oraz każde z tych wdrożeń zawierało minimum następujące moduły (obszary wdrożenia):
a) Finanse i Księgowość oraz środki trwałe, zgodnie z pkt 3.2 ppkt 1 SWZ,
b) Biling, zgodnie z pkt 3.2 ppkt 6 SWZ,
c) Sprzedaż, zgodnie z pkt. 3.2 ppkt 7 SWZ,
a zakres każdego z tych wdrożeń obejmował co najmniej:
• przygotowanie Analizy Przedwdrożeniowej,
• dostawę niezbędnego Oprogramowania oraz niezbędnych licencji,
• instalację, konfigurację i uruchomienie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP,
• dokonanie Migracji Danych z systemu dotychczas użytkowanego przez Zamawiającego do Systemu dostarczonego przez Wykonawcę,
• dokonanie integracji systemu dostarczonego przez Wykonawcę z innymi systemami Zamawiającego,
• przeprowadzenie testów i szkoleń,
• świadczenie usługi Serwisu Utrzymaniowego w okresie co najmniej 6 miesięcy licząc od dnia zakończenia wdrożenia.
W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, wymagany warunek musi spełniać samodzielnie jeden z Wykonawców.
2) skierowania przez Wykonawcę do realizacji zamówienia co najmniej:
•1 osoby, która będzie pełniła funkcję Kierownika projektu wdrożenia posiadającej doświadczenie zawodowe polegające na pełnieniu roli kierownika projektu nadzorującego realizację minimum: 2 projektów informatycznych, dotyczących wdrożenia systemu klasy ERP dla co najmniej 80 Użytkowników Końcowych,
• Zespołem konsultantów wdrożeniowych przypisanych do projektu będącego przedmiotem zamówienia w liczbie min. 5 osób, każda z co najmniej 2-letnim doświadczeniem wdrożeniowym, obejmującym realizację wdrożenia równolegle w minimum trzech obszarach wdrożenia zgodnych z obszarami wskazanymi w pkt 3.2. SWZ i posługująca się biegle językiem polskim. Co najmniej 1 osoba z tych osób musi posiadać doświadczenie polegające na udziale w minimum jednym projekcie informatycznym, dotyczącym wdrożenia systemu klasy ERP u Zamawiającego z sektora ciepłowniczego lub sektora wodociągowego lub sektora energetycznego dla co najmniej 80 Użytkowników Końcowych.
Wyjaśnienia w zakresie pojęć:
Przez „jedno zakończone wdrożenie” należy rozumieć jedną umowę dot. wdrożenia systemu klasy ERP, którą zrealizowano tj. przedmiot zamówienia odebrano np. Protokołem Odbioru Końcowego. Zamawiający uzna również za „zakończone wdrożenie” umowę dot. wdrożenia systemu klasy ERP, której usługa świadczenia Serwisu Utrzymaniowego nie została jeszcze zakończona, pod warunkiem, że przedmiotową umowę zrealizowano w zakresie odbioru w pełni funkcjonalnego Systemu, zaś usługa Serwisu Utrzymaniowego była świadczona przez okres co najmniej 6 miesięcy licząc od daty zakończenia wdrożenia.
Przez „ilość Użytkowników Końcowych” należy rozumieć ilość użytkowników, która po Starcie Produkcyjnym korzysta z Systemu lub jego poszczególnych części (nie dotyczy użytkowników korzystających wyłącznie z Portalu Pracowniczego i EBOK).
Pod pojęciem „Zamawiający z sektora ciepłowniczego” należy rozumieć podmiot zajmujący się co najmniej przesyłaniem i dystrybucją oraz sprzedażą ciepła.
Pod pojęciem „Zamawiający z sektora wodociągowego” należy rozumieć przedsiębiorcę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162 i 2105 oraz z 2022 r. poz. 24, 974 i 1570), jeżeli prowadzi działalność gospodarczą w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę lub zbiorowego odprowadzania ścieków, oraz gminne jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, prowadzące tego rodzaju działalność (art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków).
Pod pojęciem „Zamawiający z sektora energetycznego” należy rozumieć podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wytwarzania, przetwarzania, magazynowania, przesyłania, dystrybucji paliw albo energii lub obrotu nimi.

Wymagane depozyty i gwarancje

1.Zamawiający żąda od Wykonawcy wniesienia wadium w wysokości:35.000,00 zł (słownie: trzydzieści pięć tysięcy 00/100);
2.Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:
a)pieniądzu;
b)gwarancjach bankowych;
c)gwarancjach ubezpieczeniowych;
d)poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2080 ze zm.).
3.Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy PKO BP SA I O/Gdynia nr rachunku: 20 1020 1853 0000 9502 0009 4706 z dopiskiem: wadium EZP/635/2023. Za datę zapłaty wadium uznaje się moment wpływu na konto Zamawiającego.
4.W przypadku wnoszenia wadium w formie gwarancji lub poręczenia, Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym wraz z ofertą.
5. Wadium wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji musi spełniać co najmniej poniższe wymagania:
a)musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę określone w Pzp;
b)z jej treści powinno jednoznacznej wynikać zobowiązanie gwaranta do zapłaty całej kwoty wadium;
c)powinno być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie Zamawiającego bez badania podstawy;
d)termin obowiązywania poręczenia lub gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą (z zastrzeżeniem, iż pierwszym dniem związania ofertą jest dzień składania ofert);
e)w treści poręczenia lub gwarancji powinna znaleźć się nazwa oraz numer przedmiotowego postępowania;
f)wskazanie beneficjenta poręczenia lub gwarancji, tj. Okręgowe Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. w Gdyni, ul. Opata Hackiego 14, 81-213 Gdynia;
g)w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (art. 58 Pzp), Zamawiający wymaga aby poręczenie lub gwarancja obejmowała swą treścią wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z jej treści wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum).
6.Z treści gwarancji i poręczeń, o których mowa pkt 2 lit. b), c), d) powyżej musi wynikać bezwarunkowe, nieodwołalne i na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego, zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela do zapłaty na rzecz Zamawiającego kwoty określonej w gwarancji lub poręczeniu, w okolicznościach, o których mowa w art. 98 ust. 6 Pzp w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia złożenia przez Zamawiającego żądania.
7.W przypadku wniesienia wadium w formie:
a)pieniężnej - zaleca się, by dowód dokonania przelewu został dołączony do oferty;
b)gwarancji lub poręczeń – Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym.
Uwaga: W celu zachowania wymaganej dla gwarancji/poręczenia formy oryginału: Wykonawca przekazuje Zamawiającemu elektronicznie sporządzony przez gwaranta/poręczyciela dokument (plik) podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez umocowanego przedstawiciela gwaranta/poręczyciela. Za oryginał nie zostanie uznany dokument stanowiący cyfrowe odwzorowanie (scan, kserokopia) otrzymanej gwarancji/poręczenia.
8.Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium lub wniesie w sposób nieprawidłowy lub nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt. 3 Pzp, zostanie odrzucona.
9.Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wystąpienia jednej z okoliczności:
a)upływu terminu związania ofertą;
b)zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;
c)unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, z wyjątkiem sytuacji gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.
10.Zamawiający, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku zwraca wadium Wykonawcy:
a)który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert;
b)którego oferta została odrzucona;
c)po wyborze najkorzystniejszej oferty, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza;
d)po unieważnieniu postępowania, w przypadku gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.
11.Złożenie wniosku o zwrot wadium, o którym mowa w pkt 10, powoduje rozwiązanie stosunku prawnego z Wykonawcą wraz z utratą przez niego prawa do korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX Pzp.
12.Zamawiający zwraca wadium:
a)wniesione w pieniądzu wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowe-go, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachun-ku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę;
b)wniesione w innej formie niż w pieniądzu poprzez złożenie gwarantowi lub poręczycielowi oświadczenia o zwolnieniu wadium.
13.Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, a w przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w pkt 2 lit. b), c), d), występuje odpowiednio do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium w sytuacjach określonych w pkt 13.13 SWZ.

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie Przedmiotu Umowy jest wynagrodzeniem płatnym w częściach za poszczególne etapy realizacji odpowiadającym zakresowi prac określonemu w § 5 Umowy. Wynagrodzenie, o którym mowa powyżej zostanie wypłacone zgodnie z harmonogramem płatności określonym w § 14 ust. 3 i 4 Wzoru umowy (załącznik nr 13 do SWZ). Termin płatności - 30 dni od daty skutecznego dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT do Zamawiającego na zasadach określonych w § 14 ust. 3 Wzoru Umowy.

Warunki realizacji zamówienia

Elementy przedmiotu zamówienia:
1)Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP
2)Świadczenie usługi Serwisu Utrzymaniowego
Na poszczególne elementy przedmiotu zamówienia składają się następujące Etapy:
1.Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP:
ETAP I - przeprowadzenie Analizy Przedwdrożeniowej i dostarczenie rezultatu analizy w postaci Dokumentacji Projektu wraz ze Szczegółowym Harmonogramem wdrożenia,
ETAP II:
Etap II a - Dostawa Systemu i wymaganych do niego licencji oraz środowiska bazodanowego i wymaganych do niego licencji
Etap II b - Wdrożenie Systemu w zakresie Modułów: Finanse i Księgowość oraz środki trwałe,Sprzedaż,Biling,
ETAP III - wdrożenie Systemu w zakresie pozostałych Modułów,
ETAP IV – przeprowadzenie Asysty Powdrożeniowej (stabilizacja i testowanie Systemu) oraz Odbiór Wdrożenia,
2. Świadczenie usługi Serwisu Utrzymaniowego – ETAP V.
3. Termin wykonania zamówienia, w tym poszczególnych Etapów określono w pkt.4 SWZ.

Informacje dodatkowe

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 376 ust. 1 pkt 1 Pzp.
2. Wartość szacunkowa zamówienia przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ust. 2 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późniejszymi zmianami).
3. Zamawiający informuje, że zgodnie z treścią art. 139 ustawy Pzp w pierwszej kolejności dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
4. Jeżeli wobec Wykonawcy, o którym mowa w pkt. 3 powyżej, zajdą podstawy wykluczenia, Wykonawca ten nie spełni warunków udziału w postępowaniu, nie złoży podmiotowych środków dowodowych lub oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający dokona ponownego badania i oceny ofert pozostałych Wykonawców, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
5. Zamawiający będzie kontynuował procedurę ponownego badania i oceny ofert, o której mowa w pkt. 4 powyżej, w odniesieniu do ofert Wykonawców pozostałych w postępowaniu, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu, do momentu wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.
6. Postępowanie opublikowano na stronie internetowej Zamawiającego https://platformazakupowa.pl/pn/opecgdy/proceedings.
7. Zmiany i wyjaśnienia treści SWZ, a także inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia udostępnione zostaną na stronie internetowej Zamawiającego https://platformazakupowa.pl/pn/opecgdy/proceedings .
8. Adres strony internetowej, na której udostępniona zostanie dokumentacja oraz zamieszczane będą zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia: https://platformazakupowa.pl/pn/opecgdy/proceedings
9. Informacja o zamówieniach na dodatkowe usługi w rozumieniu art. 388 ust. 2 lit. c) Pzp:
1) Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług w rozumieniu przepisu art. 388 ust. 2 lit. c) Pzp.
2) Przez podobne usługi Zamawiający rozumie świadczenia usługi Serwisu Utrzymaniowego w zakresie wskazanym w Rozdz. II pkt 18 OPZ (załącznik nr 1 do SWZ) oraz w § 3 Umowy (załącznik nr 13 do SWZ).
10. Warunki, na jakich zostaną udzielone usługi, o których mowa w pkt. 9 powyżej:
1) gdy Zamawiający uzna za konieczne udzielenie przedmiotowej usługi po okresie realizacji świadczenia usługi w zakresie Serwisu Utrzymaniowego w ramach zamówienia podstawowego;
2) wykonanie zamówienia będzie niezbędne do prawidłowego działania wdrożonego Systemu klasy ERP;
3) Wykonawca nie będzie podlegał wykluczeniu z postępowania;
4) Wykonawca prawidłowo wykonał zamówienie podstawowe;
5) cena zamówienia, określona zostanie w formie comiesięcznych abonamentów, w których zawierać się będzie limit roboczogodzin przypadających na dany miesiąc świadczenia usługi Serwisu Utrzymaniowego;
6) przewidywany okres świadczenia przedmiotowej usługi - 24 miesiące;
7) zakres kar zgodnie z § 16 wzoru Umowy (załącznik nr 13 do SWZ) w zakresie świadczenia przedmiotowej usługi.
11. Zamawiający informuje, że przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy w przypadkach określonych we Wzorze umowy. Rodzaj i zakres zmian Umowy oraz warunki ich wprowadzenia zostały szczegółowo opisane w załączniku nr 13 do SWZ (Wzór umowy).
12. Obowiązek informacyjny ROD określono w pkt. 33 SWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Informacje dotyczące środków ochrony prawnej zawarte są w Dziale IX ustawy Pzp.
1. Odwołanie wnosi się w terminie:
1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1 powyżej.
2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 1 i 2 powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
4. Jeżeli Zamawiający mimo takiego obowiązku nie przesłał Wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:
1) 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia;
2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli Zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.

Krótki opis

1.Przedmiotem Zamówienia jest zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP w OPEC SP. z o.o. wraz ze świadczeniem Serwisu Utrzymaniowego i obejmuje następujące obszary wdrożenia:
1)Finanse i Księgowość oraz środki trwałe – moduł odpowiedzialny za przepływy finansowe w firmie, właściwa ewidencja zdarzeń gospodarczych, rozliczanie podatków, zobowiązań i majątku oraz zarządzanie środkami trwałymi; uwzględniający obowiązujące wymogi prawne oraz zmiany prawne, wobec których trwa vacatio legis.
2)Zakupy, łańcuch dostaw, gospodarka magazynowa - moduł ukierunkowany na zarządzanie procesem zakupowym w zakresie: wewnętrznego definiowania potrzeb zakupowych, obsługi zamówień dedykowanych podmiotom zewnętrznym i obsługi obszaru magazynowego.
3)Kontroling - moduł umożliwiający pogłębione analizy finansowe w oparciu o zintegrowane narzędzia.
4)Płace - moduł odpowiedzialny za dokumenty potrzebne do wypłaty wynagrodzenia wraz z możliwością obsługi PPE i PPK.
5)Kadry wraz z aplikacją zewnętrzną dla pracowników - moduł odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji pracowników wraz z portalem pracowniczym (narzędzie, które umożliwia pracownikom dostęp do informacji związanych z pracą w firmie. Zapewnia bezpieczny dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia -komputer, smartfon, tablet).
6) ZMIANA II: Biling - moduł odpowiedzialny za rozliczenia wskazań urządzeń pomiarowych importowanych z systemu zdalnego odczytu oraz wprowadzanych przez użytkownika, posiadający możliwość prognozowania i obliczania średnich zużyć w przypadku uszkodzeń układów pomiarowo–rozliczeniowych, umożliwiający kontrolę poprawności odczytów oraz posiadający kartotekę licznikową zawierającą informacje techniczne o opomiarowaniu wraz z historią wymian licznika. System powinien umożliwiać dokonywanie rozliczeń na węzłach grupowych, jak poniżej:
Urządzenia pomiaru ciepła biorące udział w rozliczeniu węzłów grupowych:
• Ciepłomierz – GJ,
• Ciepłomierz liczący ciepło wspólne - GJ ( np. C.O. + C.W.U. , C.O. + K.L.),
• Ciepłomierze w układzie – GJ (różnica zużyć),
• Wodomierz - m3,
• Układ wodomierzy – m3 ( zasilanie, cyrkulacja - różnica).
W rozliczeniu bierze udział licznik główny minus licznik podzielnik. Mogą występować jeszcze: podlicznik lub licznik letni (na stacji). Dopiero za tymi licznikami, w rozliczeniu biorą udział liczniki lub wodomierze w obiektach. Zależne jest to od sposobu poprowadzenia instalacji, dlatego też, często za licznikami głównymi zachodzi jeszcze zależność między urządzeniami – podzielnikami lub układem liczników. Może zaistnieć również sytuacja, w której jeden licznik mierzy zużycie dla kilku odbiorców. Wtedy konieczny jest podział % lub według klucza (np. powierzchni ogrzewanej lub mocy zamówionej).
Wszystkie zdarzenia pomiędzy urządzeniami potrzebują odpowiednich algorytmów rozliczenia zużyć względem siebie. Rozliczenie zależne jest również od własności węzła (przypisanie strat).
Niezbędna jest możliwość bilansowania zużyć z licznika głównego względem sumy zużyć podzielników, z zachowaniem odpowiednich jednostek (GJ, M3) urządzeń, uwzględniając dopuszczalny współczynnik dla C.O. i C.W.U.
W przypadku uszkodzenia licznika, do pełnego rozliczenia, niezbędne są przypisane urządzeniom odpowiednie algorytmy wyliczenia średnich zużyć w oparciu o temperatury powietrza i liczbę dni w odpowiednich okresach (prognozy).
System powinien umożliwiać obliczanie oraz rozliczanie strat na licznikach głównych i podłączonych do nich podlicznikach.
7)Sprzedaż - moduł odpowiedzialny za wystawianie faktur sprzedaży w powiązaniu z modułem bilingowym.
8)EBOK wraz z aplikacją zewnętrzną na potrzeby obsługi klientów - moduł zarządzający klientami, umowami i sprawami, zintegrowany z elektronicznym systemem obiegu dokumentów oraz portalem EBOK zawierającym informacje o zobowiązaniach klientów, umożliwiający dokonanie płatności, posiadający repozytorium dokumentów indywidualnych dla każdego użytkownika, przedstawiający parametry usług z innych systemów.
9)Raportowanie - moduł odpowiedzialny za budowanie raportów indywidualnych przez użytkowników systemu bez konieczności posiadania wiedzy specjalistycznej (programistycznej), moduł będzie posiadać funkcjonalność przyznawania indywidualnych uprawnień w stosunku do raportu.
10)Kancelaria - moduł posiadający w sobie procesy przyjmowania i wydawania pism oraz książka podawczo-odbiorcza, książka pocztowa, elektroniczny system obiegu dokumentów z możliwością późniejszej rozbudowy o procesy niepowiązane - moduł posiada proste narzędzie umożliwiające budowę procesów przez lokalnego administratora systemu. Do zadań kancelarii należy prowadzenie archiwum.
11)Panel administracyjny systemu - rozbudowany system zarządzania uprawnieniami dostępu, rejestracja każdego kroku systemu (pełny log pracy).
2.Szczegółowy Opis Przedmiotu Umowy stanowią:
1)Opis Przedmiotu Zamówienia, zwany dalej OPZ - załącznik nr 1 do SWZ;
2)Wymagania funkcjonalne ERP – załącznik nr 2 do SWZ – załącznik określa wymagane funkcjonalności Systemu w zakresie poszczególnych Modułów;
3)Infrastruktura Zamawiającego- załącznik nr 3 do SWZ.
3.Przedmiot Umowy obejmuje wszystkie usługi niezbędne do uruchomienia i eksploatacji Systemu w deklarowanej funkcjonalności, w szczególności:
3.Przedmiot Umowy obejmuje wszystkie usługi niezbędne do uruchomienia i eksploatacji Systemu w deklarowanej funkcjonalności , w szczególności określone w pkt. 3.4 SWZ.
4.Zgodnie z zapisem w Rozdz. II pkt 7 ppkt 1 OPZ System zaoferowany przez Wykonawcę winien spełniać następujące wymagania: na dzień składania Ofert System winien posiadać funkcjonujące łącznie w ramach zintegrowanego Systemu przynajmniej następujące moduły (obszary wdrożenia): Finanse i Księgowość oraz środki trwałe (zgodnie z pkt 3.2. ppkt 1 SWZ), Sprzedaż (zgodnie z pkt 3.2 ppkt 7 SWZ), Billing (zgodnie z pkt 3.2 ppkt 6 SWZ), które na Etapie Wdrożenia będą dostosowywane do wymagań Zamawiającego.
5. Pozostały opis przedmiotu zamówienia w pkt 3.6-3.18 SWZ.

Opis zamówienia

1.Przedmiotem Zamówienia jest zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP w OPEC SP. z o.o. wraz ze świadczeniem Serwisu Utrzymaniowego i obejmuje następujące obszary wdrożenia:
1)Finanse i Księgowość oraz środki trwałe – moduł odpowiedzialny za przepływy finansowe w firmie, właściwa ewidencja zdarzeń gospodarczych, rozliczanie podatków, zobowiązań i majątku oraz zarządzanie środkami trwałymi; uwzględniający obowiązujące wymogi prawne oraz zmiany prawne, wobec których trwa vacatio legis.
2)Zakupy, łańcuch dostaw, gospodarka magazynowa - moduł ukierunkowany na zarządzanie procesem zakupowym w zakresie: wewnętrznego definiowania potrzeb zakupowych, obsługi zamówień dedykowanych podmiotom zewnętrznym i obsługi obszaru magazynowego.
3)Kontroling - moduł umożliwiający pogłębione analizy finansowe w oparciu o zintegrowane narzędzia.
4)Płace - moduł odpowiedzialny za dokumenty potrzebne do wypłaty wynagrodzenia wraz z możliwością obsługi PPE i PPK.
5)Kadry wraz z aplikacją zewnętrzną dla pracowników - moduł odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji pracowników wraz z portalem pracowniczym (narzędzie, które umożliwia pracownikom dostęp do informacji związanych z pracą w firmie. Zapewnia bezpieczny dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia -komputer, smartfon, tablet).
6) ZMIANA II: Biling - moduł odpowiedzialny za rozliczenia wskazań urządzeń pomiarowych importowanych z systemu zdalnego odczytu oraz wprowadzanych przez użytkownika, posiadający możliwość prognozowania i obliczania średnich zużyć w przypadku uszkodzeń układów pomiarowo–rozliczeniowych, umożliwiający kontrolę poprawności odczytów oraz posiadający kartotekę licznikową zawierającą informacje techniczne o opomiarowaniu wraz z historią wymian licznika. System powinien umożliwiać dokonywanie rozliczeń na węzłach grupowych, jak poniżej:
Urządzenia pomiaru ciepła biorące udział w rozliczeniu węzłów grupowych:
• Ciepłomierz – GJ,
• Ciepłomierz liczący ciepło wspólne - GJ ( np. C.O. + C.W.U. , C.O. + K.L.),
• Ciepłomierze w układzie – GJ (różnica zużyć),
• Wodomierz - m3,
• Układ wodomierzy – m3 ( zasilanie, cyrkulacja - różnica).
W rozliczeniu bierze udział licznik główny minus licznik podzielnik. Mogą występować jeszcze: podlicznik lub licznik letni (na stacji). Dopiero za tymi licznikami, w rozliczeniu biorą udział liczniki lub wodomierze w obiektach. Zależne jest to od sposobu poprowadzenia instalacji, dlatego też, często za licznikami głównymi zachodzi jeszcze zależność między urządzeniami – podzielnikami lub układem liczników. Może zaistnieć również sytuacja, w której jeden licznik mierzy zużycie dla kilku odbiorców. Wtedy konieczny jest podział % lub według klucza (np. powierzchni ogrzewanej lub mocy zamówionej).
Wszystkie zdarzenia pomiędzy urządzeniami potrzebują odpowiednich algorytmów rozliczenia zużyć względem siebie. Rozliczenie zależne jest również od własności węzła (przypisanie strat).
Niezbędna jest możliwość bilansowania zużyć z licznika głównego względem sumy zużyć podzielników, z zachowaniem odpowiednich jednostek (GJ, M3) urządzeń, uwzględniając dopuszczalny współczynnik dla C.O. i C.W.U.
W przypadku uszkodzenia licznika, do pełnego rozliczenia, niezbędne są przypisane urządzeniom odpowiednie algorytmy wyliczenia średnich zużyć w oparciu o temperatury powietrza i liczbę dni w odpowiednich okresach (prognozy).
System powinien umożliwiać obliczanie oraz rozliczanie strat na licznikach głównych i podłączonych do nich podlicznikach.
7)Sprzedaż - moduł odpowiedzialny za wystawianie faktur sprzedaży w powiązaniu z modułem bilingowym.
8)EBOK wraz z aplikacją zewnętrzną na potrzeby obsługi klientów - moduł zarządzający klientami, umowami i sprawami, zintegrowany z elektronicznym systemem obiegu dokumentów oraz portalem EBOK zawierającym informacje o zobowiązaniach klientów, umożliwiający dokonanie płatności, posiadający repozytorium dokumentów indywidualnych dla każdego użytkownika, przedstawiający parametry usług z innych systemów.
9)Raportowanie - moduł odpowiedzialny za budowanie raportów indywidualnych przez użytkowników systemu bez konieczności posiadania wiedzy specjalistycznej (programistycznej), moduł będzie posiadać funkcjonalność przyznawania indywidualnych uprawnień w stosunku do raportu.
10)Kancelaria - moduł posiadający w sobie procesy przyjmowania i wydawania pism oraz książka podawczo-odbiorcza, książka pocztowa, elektroniczny system obiegu dokumentów z możliwością późniejszej rozbudowy o procesy niepowiązane - moduł posiada proste narzędzie umożliwiające budowę procesów przez lokalnego administratora systemu. Do zadań kancelarii należy prowadzenie archiwum.
11)Panel administracyjny systemu - rozbudowany system zarządzania uprawnieniami dostępu, rejestracja każdego kroku systemu (pełny log pracy).
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Umowy stanowią:
1)Opis Przedmiotu Zamówienia, zwany dalej OPZ - załącznik nr 1 do SWZ;
2)Wymagania funkcjonalne ERP – załącznik nr 2 do SWZ – załącznik określa wymagane funkcjonalności Systemu w zakresie poszczególnych Modułów;
3)Infrastruktura Zamawiającego- załącznik nr 3 do SWZ.
3.Przedmiot Umowy obejmuje wszystkie usługi niezbędne do uruchomienia i eksploatacji Systemu w deklarowanej funkcjonalności , w szczególności określone w pkt. 3.4 SWZ.
4.Zgodnie z zapisem w Rozdz. II pkt 7 ppkt 1 OPZ System zaoferowany przez Wykonawcę winien spełniać następujące wymagania: na dzień składania Ofert System winien posiadać funkcjonujące łącznie w ramach zintegrowanego Systemu przynajmniej następujące moduły (obszary wdrożenia): Finanse i Księgowość oraz środki trwałe (zgodnie z pkt 3.2. ppkt 1 SWZ), Sprzedaż (zgodnie z pkt 3.2 ppkt 7 SWZ), Billing (zgodnie z pkt 3.2 ppkt 6 SWZ), które na Etapie Wdrożenia będą dostosowywane do wymagań Zamawiającego.
5. Pozostały opis przedmiotu zamówienia w pkt 3.6-3.18 SWZ.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Wymagania w zakresie doświadczenie i dysponowania osobami: W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający żąda:
1) wykazania wykonanych należycie w okresie ostatnich 7 lat przed upływem terminu składania Ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej: dwóch zakończonych wdrożeń systemu klasy ERP dla co najmniej 80 Użytkowników Końcowych każde, ZMIANA II (usunięto zapis), o wartości minimum 1 400 000,00 zł netto każde, oraz każde z tych wdrożeń zawierało minimum następujące moduły (obszary wdrożenia):
a) Finanse i Księgowość oraz środki trwałe, zgodnie z pkt 3.2 ppkt 1 SWZ,
b) Biling, zgodnie z pkt 3.2 ppkt 6 SWZ,
c) Sprzedaż, zgodnie z pkt. 3.2 ppkt 7 SWZ,
a zakres każdego z tych wdrożeń obejmował co najmniej:
• przygotowanie Analizy Przedwdrożeniowej,
• dostawę niezbędnego Oprogramowania oraz niezbędnych licencji,
• instalację, konfigurację i uruchomienie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP,
• dokonanie Migracji Danych z systemu dotychczas użytkowanego przez Zamawiającego do Systemu dostarczonego przez Wykonawcę,
• dokonanie integracji systemu dostarczonego przez Wykonawcę z innymi systemami Zamawiającego,
• przeprowadzenie testów i szkoleń,
• świadczenie usługi Serwisu Utrzymaniowego w okresie co najmniej 6 miesięcy licząc od dnia zakończenia wdrożenia.
W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, wymagany warunek musi spełniać samodzielnie jeden z Wykonawców.
2) skierowania przez Wykonawcę do realizacji zamówienia co najmniej:
•1 osoby, która będzie pełniła funkcję Kierownika projektu wdrożenia posiadającej doświadczenie zawodowe polegające na pełnieniu roli kierownika projektu nadzorującego realizację minimum: 2 projektów informatycznych, dotyczących wdrożenia systemu klasy ERP dla co najmniej 80 Użytkowników Końcowych,
• Zespołem konsultantów wdrożeniowych przypisanych do projektu będącego przedmiotem zamówienia w liczbie min. 5 osób, każda z co najmniej 2-letnim doświadczeniem wdrożeniowym, obejmującym realizację wdrożenia równolegle w minimum trzech obszarach wdrożenia zgodnych z obszarami wskazanymi w pkt 3.2. SWZ i posługująca się biegle językiem polskim. Co najmniej 1 osoba z tych osób musi posiadać doświadczenie polegające na udziale w minimum jednym projekcie informatycznym, dotyczącym wdrożenia systemu klasy ERP u Zamawiającego z sektora ciepłowniczego lub sektora wodociągowego lub sektora energetycznego dla co najmniej 80 Użytkowników Końcowych.
Wyjaśnienia w zakresie pojęć:
Przez „jedno zakończone wdrożenie” należy rozumieć jedną umowę dot. wdrożenia systemu klasy ERP, którą zrealizowano tj. przedmiot zamówienia odebrano np. Protokołem Odbioru Końcowego. Zamawiający uzna również za „zakończone wdrożenie” umowę dot. wdrożenia systemu klasy ERP, której usługa świadczenia Serwisu Utrzymaniowego nie została jeszcze zakończona, pod warunkiem, że przedmiotową umowę zrealizowano w zakresie odbioru w pełni funkcjonalnego Systemu, zaś usługa Serwisu Utrzymaniowego była świadczona przez okres co najmniej 6 miesięcy licząc od daty zakończenia wdrożenia.
Przez „ilość Użytkowników Końcowych” należy rozumieć ilość użytkowników, która po Starcie Produkcyjnym korzysta z Systemu lub jego poszczególnych części (nie dotyczy użytkowników korzystających wyłącznie z Portalu Pracowniczego i EBOK).
Pod pojęciem „Zamawiający z sektora ciepłowniczego” należy rozumieć podmiot zajmujący się co najmniej przesyłaniem i dystrybucją oraz sprzedażą ciepła.
Pod pojęciem „Zamawiający z sektora wodociągowego” należy rozumieć przedsiębiorcę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162 i 2105 oraz z 2022 r. poz. 24, 974 i 1570), jeżeli prowadzi działalność gospodarczą w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę lub zbiorowego odprowadzania ścieków, oraz gminne jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, prowadzące tego rodzaju działalność (art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków).
Pod pojęciem „Zamawiający z sektora energetycznego” należy rozumieć podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wytwarzania, przetwarzania, magazynowania, przesyłania, dystrybucji paliw albo energii lub obrotu nimi.

Informacje dodatkowe

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 376 ust. 1 pkt 1 Pzp.
2. Wartość szacunkowa zamówienia przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ust. 2 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późniejszymi zmianami).
3. Zamawiający informuje, że zgodnie z treścią art. 139 ustawy Pzp w pierwszej kolejności dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
4. Jeżeli wobec Wykonawcy, o którym mowa w pkt. 3 powyżej, zajdą podstawy wykluczenia, Wykonawca ten nie spełni warunków udziału w postępowaniu, nie złoży podmiotowych środków dowodowych lub oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający dokona ponownego badania i oceny ofert pozostałych Wykonawców, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
5. Zamawiający będzie kontynuował procedurę ponownego badania i oceny ofert, o której mowa w pkt. 4 powyżej, w odniesieniu do ofert Wykonawców pozostałych w postępowaniu, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu, do momentu wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.
6. Postępowanie opublikowano na stronie internetowej Zamawiającego https://platformazakupowa.pl/pn/opecgdy/proceedings.
7. Zmiany i wyjaśnienia treści SWZ, a także inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia udostępnione zostaną na stronie internetowej Zamawiającego https://platformazakupowa.pl/pn/opecgdy/proceedings .
8. Adres strony internetowej, na której udostępniona zostanie dokumentacja oraz zamieszczane będą zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia: https://platformazakupowa.pl/pn/opecgdy/proceedings
9. Informacja o zamówieniach na dodatkowe usługi w rozumieniu art. 388 ust. 2 lit. c) Pzp:
1) Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług w rozumieniu przepisu art. 388 ust. 2 lit. c) Pzp.
2) Przez podobne usługi Zamawiający rozumie świadczenia usługi Serwisu Utrzymaniowego w zakresie wskazanym w Rozdz. II pkt 18 OPZ (załącznik nr 1 do SWZ) oraz w § 3 Umowy (załącznik nr 13 do SWZ).
10. Warunki, na jakich zostaną udzielone usługi, o których mowa w pkt. 9 powyżej:
1) gdy Zamawiający uzna za konieczne udzielenie przedmiotowej usługi po okresie realizacji świadczenia usługi w zakresie Serwisu Utrzymaniowego w ramach zamówienia podstawowego;
2) wykonanie zamówienia będzie niezbędne do prawidłowego działania wdrożonego Systemu klasy ERP;
3) Wykonawca nie będzie podlegał wykluczeniu z postępowania;
4) Wykonawca prawidłowo wykonał zamówienie podstawowe;
5) cena zamówienia, określona zostanie w formie comiesięcznych abonamentów, w których zawierać się będzie limit roboczogodzin przypadających na dany miesiąc świadczenia usługi Serwisu Utrzymaniowego;
6) przewidywany okres świadczenia przedmiotowej usługi - 24 miesiące;
7) zakres kar zgodnie z § 16 wzoru Umowy (załącznik nr 13 do SWZ) w zakresie świadczenia przedmiotowej usługi.
11. Zamawiający informuje, że przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy w przypadkach określonych we Wzorze umowy. Rodzaj i zakres zmian Umowy oraz warunki ich wprowadzenia zostały szczegółowo opisane w załączniku nr 13 do SWZ (Wzór umowy).
12. Obowiązek informacyjny RODO określono w pkt. 33 SWZ.
13. Uzupełnienie informacji dotyczącej wartości szacunkowej zamówienia: Zamawiający informuje, że szacowana wartość zamówienia wynosi: 3 515 090,00 zł netto, na którą składają się następujące pozycje:
1) szacowana wartość zamówienia podstawowego wynosi: 2 894 570,00 zł netto;
2) szacowana wartość przewidywanego zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 388 ust. 2 lit. c) ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późniejszymi zmianami) - Zamawiający przewiduje również szacowany koszt świadczenia usług Serwisu Utrzymaniowego po zakończonym zamówieniu podstawowym w wysokości 620 520,00 zł netto.