zakup usługi wsparcia, utrzymania i rozwoju systemu enova365 oraz dostawę licencji i prawa do aktualizacji użytkowanych licencji systemu enova365 na 2023-2027.

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa wsparcia, utrzymania i rozwoju systemu enova365, obejmująca:
1) usługę utrzymania nominalnego działania systemu enova365 wraz z dodatkowymi modułami systemu enova365 stworzonymi przez firmę P-LAN i nowymi modułami, które w granicach możliwości systemu enova365 oraz zakresu licencji na ten system stworzy Wykonawca w ramach wykonywania umowy w zakresie usługi rozwojowej, zwanych dalej Systemem;
2) usługę rozwojową systemu enova365 w zakresie tworzenia nowych modułów w granicach możliwości zapewnionych przez systemu enova365;
3) usługę wsparcia techniczno-merytorycznego dla Zamawiającego przy korzystaniu z Systemu, świadczoną stacjonarnie w siedzibie Zamawiającego, z wykorzystaniem połączeń telefonicznych oraz poczty elektronicznej;
4) dostawa dodatkowych licencji oraz dostawa aktualizacji dla posiadanych przez Zamawiającego licencji dla systemu enova365.
2. Szczegółowy opis przedmiotu stanowi Załącznik nr 6 do SWZ, będący jednocześnie Załącznikiem nr 2 do projektowanych postanowień umowy, tj. Załącznika nr 5 do SWZ. Wszystkie wymagania określone w dokumentach wskazanych w niniejszej SWZ stanowią wymagania minimalne, a ich spełnienie jest obligatoryjne. Niespełnienie ww. wymagań minimalnych będzie skutkować odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 5 Ustawy Pzp, jako niezgodnej z warunkami zamówienia.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa wsparcia, utrzymania i rozwoju systemu enova365, obejmująca:
1) usługę utrzymania nominalnego działania systemu enova365 wraz z dodatkowymi modułami systemu enova365 stworzonymi przez firmę P-LAN i nowymi modułami, które w granicach możliwości systemu enova365 oraz zakresu licencji na ten system stworzy Wykonawca w ramach wykonywania umowy w zakresie usługi rozwojowej, zwanych dalej Systemem;
2) usługę rozwojową systemu enova365 w zakresie tworzenia nowych modułów w granicach możliwości zapewnionych przez systemu enova365;
3) usługę wsparcia techniczno-merytorycznego dla Zamawiającego przy korzystaniu z Systemu, świadczoną stacjonarnie w siedzibie Zamawiającego, z wykorzystaniem połączeń telefonicznych oraz poczty elektronicznej;
4) dostawa dodatkowych licencji oraz dostawa aktualizacji dla posiadanych przez Zamawiającego licencji dla systemu enova365.
2. Szczegółowy opis przedmiotu stanowi Załącznik nr 6 do SWZ, będący jednocześnie Załącznikiem nr 2 do projektowanych postanowień umowy, tj. Załącznika nr 5 do SWZ. Wszystkie wymagania określone w dokumentach wskazanych w niniejszej SWZ stanowią wymagania minimalne, a ich spełnienie jest obligatoryjne. Niespełnienie ww. wymagań minimalnych będzie skutkować odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 5 Ustawy Pzp, jako niezgodnej z warunkami zamówienia.

Informacje dodatkowe

W związku z niemożnością prawidłowego wskazania terminu w poz. Szacowany termin zamówienia, Zamawiający wskazuje poniżej termin faktyczny, zgodny z wymaganym w dokumentacji SWZ:
Termin wykonania zamówienia: od dnia zawarcia umowy do dnia 21.12.2027 r.,
z zastrzeżeniem:
a) Wykonawca zapewni aktualizację dla posiadanych przez Zamawiającego licencji na kolejny 48-miesięczny okres biegnący od dnia następującego po dniu upływu poprzedniego okresu Gwarancji.
b) Wykonawca zapewni dostawę 3 szt. dodatkowych licencji Projekty pakiet Złoty Multi, podniesienie 2 szt. licencji Projekty pakiet Złoty do Multi, dostawę 2 szt. dodatkowych licencji Moduły Zewnętrzne 1 tabela (6-15) dla systemu enova365 na 48-miesięczny okres biegnący od dnia następującego po dniu upływu poprzedniego okresu Gwarancji.
c) Usługa utrzymania nominalnego działania systemu enova365 wraz z dodatkowymi modułami systemu enova365, usługa rozwojowa systemu enova365 oraz usługa wsparcia techniczno-merytorycznego będzie świadczona – od dnia 03.05.2024 r., nie dłużej jednak niż do wyczerpania limitu 3000 roboczogodzin.

Informacje dodatkowe

W związku z niemożnością wskazania w sekcji "Szacowany termin obowiązywania" terminu zgodne z dokumentacją SWZ Zamawiający poniżej podaje faktyczny termin realizacji zamówienia, który jest wiążący dla Wykonawców:
Termin wykonania zamówienia: od dnia zawarcia umowy do dnia 21.12.2027 r.,
z zastrzeżeniem w tym:
a) Wykonawca zapewni aktualizację dla posiadanych przez Zamawiającego licencji na kolejny 48-miesięczny okres biegnący od dnia następującego po dniu upływu poprzedniego okresu Gwarancji.
b) Wykonawca zapewni dostawę 3 szt. dodatkowych licencji Projekty pakiet Złoty Multi, podniesienie 2 szt. licencji Projekty pakiet Złoty do Multi, dostawę 2 szt. dodatkowych licencji Moduły Zewnętrzne 1 tabela (6-15) dla systemu enova365 na 48-miesięczny okres biegnący od dnia następującego po dniu upływu poprzedniego okresu Gwarancji.
c) Usługa utrzymania nominalnego działania systemu enova365 wraz z dodatkowymi modułami systemu enova365, usługa rozwojowa systemu enova365 oraz usługa wsparcia techniczno-merytorycznego będzie świadczona – od dnia 03.05.2024 r., nie dłużej jednak niż do wyczerpania limitu 3000 roboczogodzin.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

1.Po upływie terminu składania ofert, dodanie (złożenie) oferty nie będzie możliwe. 2.Decydujące znaczenie dla zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty. Miejsce i tryb otwarcia ofert: 3. Otwarcie ofert następuje poprzez odszyfrowanie ofert wczytanych na Platformie. Cala procedura została opisana w Rozdziale 9 SWZ.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Doświadczenie Wykonawcy i kwalifikacje zawodowe osób skierowanych do realizacji zamówienia: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej dwie usługi (umowy) polegające na utrzymaniu i/lub wdrożeniu systemu obsługującego Księgowość z użyciem klasyfikacji budżetowej w księgowości, opartej o obsługę rozdziałów i paragrafów, obsługi środków trwałych oraz dokumentów zakupu i sprzedaży o wartości jednej z nich minimum 100.000,00 zł brutto (sto tysięcy złotych) w okresie 12 miesięcy.
Uwaga!
Przez jedną usługę utrzymania Zamawiający rozumie jeden/ą kontrakt/umowę, w ramach której wykonawca realizował zadania polegające na wsparciu w prawidłowym działaniu systemu z uwzględnieniem wytycznych i specyfiki działania Zamawiającego co najmniej z wykorzystaniem modułów: Księgowość opartą o klasyfikację dochodów i wydatków publicznych, przychodów, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.), Handel, Księga inwentarzowa, Workflow oraz przygotowywał modyfikacje na zlecenie Zamawiającego w formie dodatkowych bibliotek dla wymienionych modułów.
Przez jedną usługę wdrożenia Zamawiający rozumie jeden/ą kontrakt/umowę, w ramach której wykonawca realizował zadania polegające na przygotowaniu i zainstalowaniu systemu z uwzględnieniem wytycznych i specyfiki działania Zamawiającego co najmniej z wykorzystaniem modułów: Księgowość opartą o klasyfikację dochodów i wydatków publicznych, przychodów, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.), Handel, Księga inwentarzowa, Workflow.
W wykazie o którym mowa, należy przedstawić nazwę jednostki prowadzącej księgowość w oparciu o klasyfikację budżetową.
W przypadku wykazania usług świadczonych nadal Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że usługi te do dnia składania ofert zostały zrealizowane w takim zakresie, który jest wystarczający do potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu.
c2. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje bądź będzie dysponował co najmniej trzema osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w tym:
1) koordynatorem ds. utrzymania systemu (min. 1 osoba) - spełniający następujące wymagania: posiada doświadczenie w budowie procedur i zespołów utrzymania, to znaczy w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełnił funkcję koordynatora i/lub kierownika w procesie świadczenia usługi utrzymania lub wdrażania systemu obsługującego Księgowość z użyciem klasyfikacji budżetowej w księgowości, opartej o obsługę rozdziałów i paragrafów, obsługi magazynów, środków trwałych oraz dokumentów zakupu i sprzedaży w co najmniej 2 usługach (umowach);
2) ekspertem lub specjalistą ds. rachunkowości i finansów publicznych (min. 2 osoby) - spełniająca następujące wymagania: posiada znajomość zagadnień z zakresu rachunkowości i finansów publicznych, to znaczy w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełniła funkcję eksperta i/lub specjalisty ds. rachunkowości i finansów publicznych, w co najmniej 2 projektach (umowach) obejmujących swym zakresem opracowanie i/lub modyfikacje i/lub wdrożenie lub utrzymanie systemu Księgowego opartego o klasyfikację dochodów i wydatków publicznych, przychodów, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 5, oraz środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.), Ewidencja VAT;
3) ekspertem lub specjalistą ds. obsługi magazynów, środków trwałych oraz dokumentów zakupu i sprzedaży (min. 1 osoba) - spełniająca następujące wymagania: obsługi magazynów, środków trwałych oraz dokumentów zakupu i sprzedaży w administracji publicznej, to znaczy w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełniła funkcję eksperta i/lub specjalisty ds. obsługi magazynów, środków trwałych oraz dokumentów zakupu i sprzedaży, w co najmniej 2 projektach (umowach) obejmujących swym zakresem opracowanie i/lub modyfikacje i/lub wdrożenie i/lub utrzymanie systemu, w tym zakresie;
5) programistą workflow (min. 2 osoby) spełniającym następujące wymagania: posiada znajomość następujących technologii/narzędzi: obiekty systemu enova365, który posiada i użytkuje Zamawiający, projektowanie i realizacja obiegów workflow w systemie enova365, który posiada i użytkuje Zamawiający, wskazana osoba w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełniła funkcję programisty workflow w co najmniej 2 projektach (umowach) obejmujących swym zakresem opracowanie i/lub modyfikacje i/lub wdrożenie, lub utrzymanie systemu enova365, który posiada i użytkuje Zamawiający.
6) programistą (min. 1 osoba) spełniającym następujące wymagania: posiada znajomość następujących technologii/narzędzi: obiekty systemu enova365, który posiada i użytkuje Zamawiający, Microsoft SQL Server, wskazana osoba w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełniła funkcję programisty co najmniej w 2 projektach (umowach) obejmujących swym zakresem opracowanie i/lub modyfikacje i/lub wdrożenie i/lub utrzymanie systemu enova365, który posiada i użytkuje Zamawiający.
Wykonawca we wskazanych osobach może łączyć w jednej osobie nie więcej niż 3 różne funkcje z wyłączeniem koordynatora ds. utrzymania systemu. Koordynator ds. utrzymania systemu pełni rolę odrębną, indywidualną, niepodlegającą łączeniu ze sobą oraz z innymi funkcjami oraz rolami.

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

Wynagrodzenie będzie płatne od dnia rozpoczęcia świadczenia usług, po każdym miesiącu jej wykonywania przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.

I. Wykaz dokumentów składanych wraz z ofertą na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1.1 JEDZ oraz oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu z art 5k Rozp. 833/2014 oraz art 7 ust 1 ustawy o szczeg. rozwiązaniach w zakresie p-działania wspieraniu agresji na Ukrainę (…) 2.1 Pełnomocnictwo, odpowiednio: - upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik - dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wyk. wspólnie ubiegających się o udz. zam. – dot. Wyk. wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia 3.1 „Samooczyszczenie” – oświadczenie 4.1 Oświadczenie Wyk. wspólnie ubiegających się o udz. zam. 5.1 Formularz ofertowy 6.1 Przedmiotowe środki dowodowe (jeśli dotyczy) 7.1 Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy) 8.1 Dokument potwierdzający zabezpieczenie oferty akceptowalną formą wadium (jeżeli dotyczy) 9.1 Wykaz rozwiązań równoważnych (jeżeli dotyczy) 10.1 Oświadczenie o zastrzeżenie określonych inf. jako tajemnicy przedsięb.(jeżeli dotyczy) II. Wykaz dokumentów składanych na wezwanie Zamawiającego zgodnie z art. 126 ust. 1 PZP : 1.2 informacja z KRK sporządzoną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem w zakresie art 108 ust 1 pkt 1 i 2 oraz art 108 ust 1 pkt 4 ustawy PZP (…) 2.2. odpis lub infor. z KRS lub z CEiIDG, sporządzone nie wcześniej niż 3 m-ce przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art 109 ust 1 pkt 4 ustawy pzp. 3.2 oświadczenie Wyk. w zakresie art 108 ust 1 pkt 5, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej (…) 4.2.oświadczenie Wyk. o aktualności inform. zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art 125 ust 1 Ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego tj. art. 108 ust. 1 pkt. 3, pkt 4, pkt 5, pkt 6; art. 109 ust. 1 pkt 5, art. 109 ust. 1 pkt 7-10, w art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego ,na podstawie art. 5k rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (…) III. Zamawiający będzie żądał Wykazu usług Wykonanych oraz Wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego (…) składanych w celu potwierdzenia spełniania warunków udz. w postępowaniu określonych przez Zamawiającego IV. Dokumenty składane przez Wyk. zagranicznych: Jeżeli Wyk. ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami RP, zamiast: 1.4 informacji z KRK składa inf. z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administ. kraju, w którym Wyk. ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument . Dokument, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 m-cy przed jego złożeniem; 2.4 odpisu albo informacji z KRS lub CEIDG - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wyk. ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że wobec Wyk. nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gosp. nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Dokument, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 m-ce przed jego złożeniem. 3.4 Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. IV.1.4 i IV.2.4., lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust 1 pkt 1, 2 i 4, art. 109 ust 1 pkt 1, 2 lit a i b oraz pkt 3 ustawy Pzp (zakres przypadków w wymaganych dokumentach zależy od wymagań określonych w niniejszej SWZ) zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wyk., ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zam. lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administr., notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze wzgl. na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach przewidzianych w dziale IX Ustawy Pzp (art. 505-590).