„Administracja i utrzymanie cmentarzy komunalnych przy ul. Słowiańskiej i ul. Waleriana Łukasińskiego w Świdnicy w latach 2025 - 2026.”

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest:
 administracja cmentarzy komunalnych przy ul. Słowiańskiej i ul. Waleriana Łukasińskiego w Świdnicy,
 utrzymanie w/w cmentarzy wraz ze znajdującymi się na ich terenie składnikami majątkowymi Gminy Miasta Świdnica, określonymi w załączniku nr 4 do umowy.
1) w zakresie administrowania :
a) prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi i zarządzanymi obiektami,
b) prowadzenie i utrzymanie na terenie Świdnicy obiektu lub lokalu umożliwiającego załatwianie spraw formalnych oraz jego obsługi w dni powszednie w godzinach 7.00 – 15.00 oraz 7.00 – 13.00 w soboty,
c) pobieranie opłat i wystawianie faktur w imieniu i na rzecz Gminy Miasto Świdnica,
 sporządzanie miesięcznych zestawień wpływów z opłat za korzystanie z cmentarza i urządzeń cmentarnych wg cen określonych w Zarządzeniu Prezydenta Miasta Świdnica - w terminie do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym dokonano sprzedaży usługi,
 Wykonawca zobowiązany jest co miesiąc do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży usługi przekazać Zamawiającemu: ewidencje obrotu i kwot podatku należnego, sporządzone dobowe raporty z kasy fiskalnej (z pobranych opłat), sporządzony za dany miesiąc miesięczny raport z kasy fiskalnej,
 Wykonawca nie może w żadnej formie udostępniać drukarki fiskalnej NOVITUS DEON LAN E oraz oprogramowania Symfonia Handel PRO wersja 2 i Licencji Pervasive SQL V11 (workgroup) osobom trzecim,
 Wykonawca zobowiązany jest do sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu,
 Wykonawca zobowiązany jest do dokonywania wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i dostarczenie ich do siedziby Zamawiającego,
 Wykonawca zobowiązany jest do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu drukarki fiskalnej i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury oraz do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu klientowi,
 Wykonawca zobowiązany jest do ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rezerwowej lub zaprzestania sprzedaży, w przypadkach gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących,
 Wykonawca zobowiązany jest do zgłaszania Zamawiającemu każdej nieprawidłowości w pracy przekazanego sprzętu lub oprogramowania,
 Wykonawca zobowiązany jest do poddawania kontroli nienaruszalności drukarki fiskalnej i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów i zgłaszanie Zamawiającemu o rozpoczęciu kontroli przez upoważnione organy,
 Wykonawca zobowiązany jest do przechowywania książki drukarki fiskalnej w miejscu i przez okres jej użytkowania oraz udostępniania jej na żądanie właściwych organów, a także służby serwisowej,
 Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia po fiskalizacji drukarki fiskalnej wyłącznie sprzedaży w trybie fiskalnym i nieprowadzenia sprzedaży na drukarce po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie niefiskalnym, w tym w trybie szkoleniowym,
 w przypadku utraty książki drukarki fiskalnej rejestrującej, Wykonawca jest obowiązany niezwłocznie zgłosić ten fakt Zamawiającemu i ponieść koszty wydania duplikatu książki,
 Wykonawca zobowiązany jest do przechowywania książki drukarki fiskalnej w miejscu jej użytkowania,
 w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości związanych z obsługą lub nałożeniem kary przez organy skarbowe na Zamawiającego, w związku z nieprawidłowym użytkowaniem drukarki fiskalnej, Wykonawca będzie obciążany tymi kosztami, poprzez potrącenie z wynagrodzenia Wykonawcy na co Wykonawca wyraża zgodę,
 strony ustalają, że konserwacja, serwis oraz ewentualne naprawy drukarki fiskalnej wykonywane będą przez serwisanta wskazanego przez Zamawiającego a ewentualne wydatki z tym związane ponosić będzie Zamawiający. Przy czym, jeżeli naprawa wynikać będzie z winy Wykonawcy wydatki z tym związane ponosić będzie Wykonawca,
 strony ustalają, że koszty obowiązkowych przeglądów technicznych ponosi Zamawiający, natomiast do obowiązków Wykonawcy należy ustalanie terminów tych przeglądów,
 strony ustalają, że zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne niezbędne do pracy drukarki fiskalnej należy do Wykonawcy,
 Wykonawca jest odpowiedzialny za przypadkową utratę, uszkodzenie drukarki fiskalnej, a także wtedy gdy korzysta z niej w sposób zgodny z umową, właściwościami i jej przeznaczeniem, a także wtedy gdy utrata lub uszkodzenie nastąpiło z powodu działania lub zaniechania osoby trzeciej,
 pobrane opłaty należy przekazać do Urzędu Miejskiego w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one pobrane,
d) ustalenie terminów i warunków korzystania z obiektów i urządzeń cmentarza z zachowaniem zasady równego traktowania wszystkich zakładów pogrzebowych oraz innych podmiotów,
e) lokal/obiekt, w którym prowadzona będzie obsługa klientów musi posiadać poczekalnię dla klientów oczekujących,
f) prowadzenie i przechowywanie w odpowiednim pomieszczeniu dokumentacji cmentarnej, w formie pisemnej i elektronicznej, a w szczególności:
- ksiąg osób pochowanych na cmentarzu,
- alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu,
- księgi grobów na cmentarzu,
- rejestru miejsc rezerwowych,
- kompletowanie, przechowywanie kart zgonów oraz sukcesywne przekazywanie ich do archiwum.
Uwaga:
pomieszczenie, w którym przechowywana będzie dokumentacja cmentarna musi odpowiadać warunkom określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 01.08.2001r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001r

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest:
 administracja cmentarzy komunalnych przy ul. Słowiańskiej i ul. Waleriana Łukasińskiego w Świdnicy,
 utrzymanie w/w cmentarzy wraz ze znajdującymi się na ich terenie składnikami majątkowymi Gminy Miasta Świdnica, określonymi w załączniku nr 4 do umowy.
1) w zakresie administrowania :
a) prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi i zarządzanymi obiektami,
b) prowadzenie i utrzymanie na terenie Świdnicy obiektu lub lokalu umożliwiającego załatwianie spraw formalnych oraz jego obsługi w dni powszednie w godzinach 7.00 – 15.00 oraz 7.00 – 13.00 w soboty,
c) pobieranie opłat i wystawianie faktur w imieniu i na rzecz Gminy Miasto Świdnica,
 sporządzanie miesięcznych zestawień wpływów z opłat za korzystanie z cmentarza i urządzeń cmentarnych wg cen określonych w Zarządzeniu Prezydenta Miasta Świdnica - w terminie do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym dokonano sprzedaży usługi,
 Wykonawca zobowiązany jest co miesiąc do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży usługi przekazać Zamawiającemu: ewidencje obrotu i kwot podatku należnego, sporządzone dobowe raporty z kasy fiskalnej (z pobranych opłat), sporządzony za dany miesiąc miesięczny raport z kasy fiskalnej,
 Wykonawca nie może w żadnej formie udostępniać drukarki fiskalnej NOVITUS DEON LAN E oraz oprogramowania Symfonia Handel PRO wersja 2 i Licencji Pervasive SQL V11 (workgroup) osobom trzecim,
 Wykonawca zobowiązany jest do sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu,
 Wykonawca zobowiązany jest do dokonywania wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i dostarczenie ich do siedziby Zamawiającego,
 Wykonawca zobowiązany jest do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu drukarki fiskalnej i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury oraz do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu klientowi,
 Wykonawca zobowiązany jest do ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rezerwowej lub zaprzestania sprzedaży, w przypadkach gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących,
 Wykonawca zobowiązany jest do zgłaszania Zamawiającemu każdej nieprawidłowości w pracy przekazanego sprzętu lub oprogramowania,
 Wykonawca zobowiązany jest do poddawania kontroli nienaruszalności drukarki fiskalnej i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów i zgłaszanie Zamawiającemu o rozpoczęciu kontroli przez upoważnione organy,
 Wykonawca zobowiązany jest do przechowywania książki drukarki fiskalnej w miejscu i przez okres jej użytkowania oraz udostępniania jej na żądanie właściwych organów, a także służby serwisowej,
 Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia po fiskalizacji drukarki fiskalnej wyłącznie sprzedaży w trybie fiskalnym i nieprowadzenia sprzedaży na drukarce po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie niefiskalnym, w tym w trybie szkoleniowym,
 w przypadku utraty książki drukarki fiskalnej rejestrującej, Wykonawca jest obowiązany niezwłocznie zgłosić ten fakt Zamawiającemu i ponieść koszty wydania duplikatu książki,
 Wykonawca zobowiązany jest do przechowywania książki drukarki fiskalnej w miejscu jej użytkowania,
 w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości związanych z obsługą lub nałożeniem kary przez organy skarbowe na Zamawiającego, w związku z nieprawidłowym użytkowaniem drukarki fiskalnej, Wykonawca będzie obciążany tymi kosztami, poprzez potrącenie z wynagrodzenia Wykonawcy na co Wykonawca wyraża zgodę,
 strony ustalają, że konserwacja, serwis oraz ewentualne naprawy drukarki fiskalnej wykonywane będą przez serwisanta wskazanego przez Zamawiającego a ewentualne wydatki z tym związane ponosić będzie Zamawiający. Przy czym, jeżeli naprawa wynikać będzie z winy Wykonawcy wydatki z tym związane ponosić będzie Wykonawca,
 strony ustalają, że koszty obowiązkowych przeglądów technicznych ponosi Zamawiający, natomiast do obowiązków Wykonawcy należy ustalanie terminów tych przeglądów,
 strony ustalają, że zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne niezbędne do pracy drukarki fiskalnej należy do Wykonawcy,
 Wykonawca jest odpowiedzialny za przypadkową utratę, uszkodzenie drukarki fiskalnej, a także wtedy gdy korzysta z niej w sposób zgodny z umową, właściwościami i jej przeznaczeniem, a także wtedy gdy utrata lub uszkodzenie nastąpiło z powodu działania lub zaniechania osoby trzeciej,
 pobrane opłaty należy przekazać do Urzędu Miejskiego w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one pobrane,
d) ustalenie terminów i warunków korzystania z obiektów i urządzeń cmentarza z zachowaniem zasady równego traktowania wszystkich zakładów pogrzebowych oraz innych podmiotów,
e) lokal/obiekt, w którym prowadzona będzie obsługa klientów musi posiadać poczekalnię dla klientów oczekujących,
f) prowadzenie i przechowywanie w odpowiednim pomieszczeniu dokumentacji cmentarnej, w formie pisemnej i elektronicznej, a w szczególności:
- ksiąg osób pochowanych na cmentarzu,
- alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu,
- księgi grobów na cmentarzu,
- rejestru miejsc rezerwowych,
- kompletowanie, przechowywanie kart zgonów oraz sukcesywne przekazywanie ich do archiwum.
Uwaga:
pomieszczenie, w którym przechowywana będzie dokumentacja cmentarna musi odpowiadać warunkom określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 01.08.2001r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001r

Informacje dodatkowe

Zamawiający nie przewiduje możliwość udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust.1 pkt 7 ustawy Pzp.
Zamawiający nie przewiduje możliwości unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane (art. 257 pkt 1 ustawy PZP).
1. 1. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, zobowiązany będzie do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy najpóźniej w dniu jej zawarcia, w wysokości 3 % ceny całkowitej brutto podanej w ofercie.
2. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub w kilku następujących formach:
1) pieniądzu,
2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, z tym, że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym,
3) gwarancjach bankowych,
4) gwarancjach ubezpieczeniowych,
5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2023, poz. 462).
3. Zamawiający wyraża zgodę na wniesienie zabezpieczenia w formach określonych w art. 450 ust. 2 ustawy Pzp.
4. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego.
5. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.
6. Jeżeli zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, zamawiający przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym. Zamawiający zwraca zabezpieczenie wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.
7. Z treści zabezpieczenia przedstawionego w formie gwarancji/poręczenia winno wynikać, że bank/ubezpieczyciel/poręczyciel zapłaci, na rzecz zamawiającego w terminie maksymalnie 30 dni od pisemnego żądania kwotę zabezpieczenia, na pierwsze wezwanie zamawiającego, bez odwołania, bez warunku, niezależnie od kwestionowania czy zastrzeżeń wykonawcy i bez dochodzenia czy wezwanie zamawiającego jest uzasadnione czy nie.
8. W przypadku, gdy zabezpieczenie, będzie wnoszone w formie innej niż pieniądz, zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji projektu ww. dokumentu.
9. Wykonawcy, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
10. Zamawiający zwraca zabezpieczenie zgodnie z art. 453 ustawy Pzp.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca jest zobowiązany do wniesienia wadium w wysokości 10 000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych).
2. Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert w jednej lub kilku formach wymienionych w art. 97 ust. 7 ustawy Pzp, w zależności od wyboru wykonawcy.
3. Wadium w formie pieniądza należy wnieść przelewem na konto w Banku PEKAO SA Oddział I w Świdnicy nr rachunku 96 1240 1978 1111 0010 0166 5724, z dopiskiem na przelewie: „Wadium w postępowaniu nr P-110/X/24”
4. Ze względu na ryzyko związane z okresem rozliczeń międzybankowych zamawiający zaleca dokonanie przelewu ze stosownym wyprzedzeniem. Skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu następuje z chwilą uznania środków pieniężnych na rachunku bankowym zamawiającego, o którym mowa w ust. 3, przed upływem terminu składania ofert (tj. przed upływem dnia i godziny wyznaczonej jako ostateczny termin składania ofert).
5. W przypadku korzystania przez wykonawcę z systemu umożliwiającego dokonywanie natychmiastowych przelewów między kontami w różnych bankach, wykonawca zobowiązany jest tak opisać tytuł przelewu, aby wynikało z niego kto wpłaca wadium i jakiego przetargu dotyczy wpłata.
6. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, wykonawca przekazuje zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.
7. W przypadku wniesienia wadium w formie gwarancji lub poręczenia, koniecznym jest, aby gwarancja lub poręczenie obejmowały:
1) nazwę dającego zlecenie (wykonawcy), beneficjenta gwarancji (zamawiającego), gwaranta (banku lub instytucji ubezpieczeniowej udzielających gwarancji) oraz wskazanie ich siedzib,
2) kwotę gwarancji,
3) termin ważności gwarancji w formule: „od dnia ………… - do dnia…………",
4) odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez wykonawcę, określone w art. 98 ust. 6 ustawy PZP,
5) nieodwołalne i bezwarunkowe zobowiązanie wystawcy dokumentu do zapłaty na rzecz zamawiającego kwoty wadium, płatne na pierwsze pisemne żądanie zamawiającego,
6) sposób przesłania żądania zapłaty - forma pisemna lub forma elektroniczna opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym pod rygorem nieważności, z podaniem adresu poczty elektronicznej, na który zostanie przesłane wezwanie żądania zapłaty,
7) termin na dostarczenie żądania zapłaty - bieg terminu nie może rozpoczynać się w okresie ważności wadium.
8. Wierzytelność z tytułu gwarancji/poręczenia nie może być przedmiotem przelewu na rzecz osoby trzeciej oraz dokument nie może zawierać postanowień uzależniających jego dalsze obowiązywanie od zwrotu oryginału dokumentu gwarancyjnego do gwaranta.
9. Oferta wykonawcy, który nie wniesie wadium lub wniesie w sposób nieprawidłowy zostanie odrzucona.
10. Okoliczności i zasady zwrotu wadium, jego przepadku oraz zasady jego zaliczenia na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy określa ustawa Pzp.
11. Zamawiający zatrzyma wadium wraz z odsetkami, w przypadkach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp.