Dostawa systemu do głosowania na sali posiedzeń Senatu.

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa systemu do głosowania, zwanego dalej „systemem”. System, który jest wykorzystywany w Senacie posiada następujące funkcjonalności:
1.1. wykonywanie głosowań imiennych;
1.2. prowadzenie dyskusji z miejsc;
1.3. wyświetlanie wyników i innych informacji;
1.4. współpraca z innymi systemami.
2. Istniejący system zostanie, w ramach niniejszego postępowania, wymieniony na nowy.
3. Przedmiotem zamówienia jest elektroniczny system obsługi sali posiedzeń, w tym głosowań, stanowiący zestaw urządzeń i programów służących w szczególności do:
3.1. identyfikacji głosujących/dyskutujących przy pomocy kart zbliżeniowych;
3.2. realizacji głosowań;
3.3. obsługi dyskusji prowadzonej z miejsc;
3.4. obsługi procedur zapisywania się do głosu, uwzględniających kontekst;
3.5. przesyłania do wyświetlania komunikatów, informacji o mówcach i głosowaniach:
3.6. drukowania wyników głosowań;
3.7. gromadzenia lokalnie ww. informacji i przesyłania jej do innych odbiorców;
3.8. zarządzania opisanymi wyżej procesami i prezentacji zachodzących zjawisk na monitorach operatora;
3.9. wsparcia procesu prowadzenia posiedzenia;
3.10. obsługi tłumaczenia z języków obcych.
4. Dostarczony system będzie musiał być dostosowany do posiadanych przez Kancelarię Senatu:
4.1. systemu wizualizacji informacji na sali posiedzeń na ekranach LCD;
4.2. systemu TV/audio w zakresie sterowania i wyświetlania informacji;
4.3. innych systemów gromadzenia informacji.
5. Zamówienie obejmuje:
5.1. wykonanie projektu wykonawczego i prototypu;
5.2. dostawę elementów systemu;
5.3. wykonanie dedykowanego oprogramowania;
5.4. okablowanie sali posiedzeń w niezbędnym zakresie (istniejące okablowanie do wykorzystania);
5.5. instalację dostarczonych elementów systemu na sali posiedzeń;
5.6. uruchomienie i testowanie systemu;
5.7. sporządzenie dokumentacji powykonawczej;
5.8. asystę techniczną w czasie 3 pierwszych posiedzeń Senatu z nowym systemem;
5.9. usługi serwisowe (niegwarancyjne);
5.10. usługi mające na celu rozwój funkcjonalności systemu w okresie użytkowania.
6. Realizacja przedmiotu zamówienia nastąpi w siedzibie Kancelarii Senatu, przy ul. Wiejskiej 6/8,
w Warszawie.
7. Przedmiot zamówienia nie został podzielony na części. Podział zamówienia na części spowodowałby trudności techniczne oraz dodatkowe koszty wykonania zamówienia. Potrzeba skoordynowania działań różnych wykonawców realizujących poszczególne części zamówienia mogłaby zagrozić właściwemu jego wykonaniu.
8. Zamawiający wymaga złożenia przedmiotowych środków dowodowych: wstępnego projektu systemu, o którym mowa w pkt 14.1.1-14.1.3. Opisu Przedmiotu Zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ, zwanego dalej „OPZ”.
9. Niezłożenie załącznika, o którym mowa w pkt 8, lub niespełnianie przez wstępny projekt systemu któregokolwiek z wymogów określonych w pkt 14.1.1.-14.1.3. OPZ, będzie skutkować odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.
10. Przedmiotowy środek dowodowy nie podlega uzupełnieniu i składa się go wraz z ofertą.
11. Identyfikator postępowania na Platformie e-Zamówienia: ocds-148610-6bcddf1c-2d67-11ef-b373-0e435a8a43bc
12. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ − Opis przedmiotu zamówienia.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa systemu do głosowania, zwanego dalej „systemem”. System, który jest wykorzystywany w Senacie posiada następujące funkcjonalności:
1.1. wykonywanie głosowań imiennych;
1.2. prowadzenie dyskusji z miejsc;
1.3. wyświetlanie wyników i innych informacji;
1.4. współpraca z innymi systemami.
2. Istniejący system zostanie, w ramach niniejszego postępowania, wymieniony na nowy.
3. Przedmiotem zamówienia jest elektroniczny system obsługi sali posiedzeń, w tym głosowań, stanowiący zestaw urządzeń i programów służących w szczególności do:
3.1. identyfikacji głosujących/dyskutujących przy pomocy kart zbliżeniowych;
3.2. realizacji głosowań;
3.3. obsługi dyskusji prowadzonej z miejsc;
3.4. obsługi procedur zapisywania się do głosu, uwzględniających kontekst;
3.5. przesyłania do wyświetlania komunikatów, informacji o mówcach i głosowaniach:
3.6. drukowania wyników głosowań;
3.7. gromadzenia lokalnie ww. informacji i przesyłania jej do innych odbiorców;
3.8. zarządzania opisanymi wyżej procesami i prezentacji zachodzących zjawisk na monitorach operatora;
3.9. wsparcia procesu prowadzenia posiedzenia;
3.10. obsługi tłumaczenia z języków obcych.
4. Dostarczony system będzie musiał być dostosowany do posiadanych przez Kancelarię Senatu:
4.1. systemu wizualizacji informacji na sali posiedzeń na ekranach LCD;
4.2. systemu TV/audio w zakresie sterowania i wyświetlania informacji;
4.3. innych systemów gromadzenia informacji.
5. Zamówienie obejmuje:
5.1. wykonanie projektu wykonawczego i prototypu;
5.2. dostawę elementów systemu;
5.3. wykonanie dedykowanego oprogramowania;
5.4. okablowanie sali posiedzeń w niezbędnym zakresie (istniejące okablowanie do wykorzystania);
5.5. instalację dostarczonych elementów systemu na sali posiedzeń;
5.6. uruchomienie i testowanie systemu;
5.7. sporządzenie dokumentacji powykonawczej;
5.8. asystę techniczną w czasie 3 pierwszych posiedzeń Senatu z nowym systemem;
5.9. usługi serwisowe (niegwarancyjne);
5.10. usługi mające na celu rozwój funkcjonalności systemu w okresie użytkowania.
6. Realizacja przedmiotu zamówienia nastąpi w siedzibie Kancelarii Senatu, przy ul. Wiejskiej 6/8, w Warszawie.
7. Przedmiot zamówienia nie został podzielony na części. Podział zamówienia na części spowodowałby trudności techniczne oraz dodatkowe koszty wykonania zamówienia. Potrzeba skoordynowania działań różnych wykonawców realizujących poszczególne części zamówienia mogłaby zagrozić właściwemu jego wykonaniu.
8. Zamawiający wymaga złożenia przedmiotowych środków dowodowych: wstępnego projektu systemu, o którym mowa w pkt 14.1.1-14.1.3. Opisu Przedmiotu Zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ, zwanego dalej „OPZ”.
9. Niezłożenie załącznika, o którym mowa w pkt 8, lub niespełnianie przez wstępny projekt systemu któregokolwiek z wymogów określonych w pkt 14.1.1.-14.1.3. OPZ, będzie skutkować odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.
10. Przedmiotowy środek dowodowy nie podlega uzupełnieniu i składa się go wraz z ofertą.
11. Identyfikator postępowania na Platformie e-zamówienia: ocds-148610-6bcddf1c-2d67-11ef-b373-0e435a8a43bc
12. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ − Opis przedmiotu zamówienia.

Informacje dodatkowe

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, z wyłączeniem składania ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów, między zamawiającym a wykonawcami, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem:
1.1. formularzy do komunikacji dostępnych na Platformie e-Zamówienia, zwanej dalej „platformą”, w zakładce formularze do komunikacji. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”);
1.2. poczty elektronicznej. Komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami przy użyciu poczty elektronicznej odbywa się z adresu i na adres: zamowienia@senat.gov.pl
2. Do korzystania z formularzy do komunikacji służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie przez wykonawcę na platformie tzw. konta uproszczonego.
3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na platformie. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z platformy są określone w Regulaminie Platformy e-Zamówienia, który dostępny jest na stronie https://ezamowienia.gov.pl, oraz zamieszczone są na tej stronie w zakładce centrum pomocy.
4. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowanie) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.
5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem formularzy do komunikacji wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
7. Link do postępowania oraz ID postępowania zostały wskazane w pkt 1.2 SWZ i 1.3 SWZ. Postępowanie można wyszukać również na stronie głównej platformy (przycisk „przeglądaj postępowania/konkursy”).
8. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, przedmiotowe środki dowodowe, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx., .odt. – określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
9. W przypadku przekazywania w postępowaniu dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
10. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
11. Oferta zawiera:
11.1. formularz oferty – załącznik nr 2 do SWZ;
11.2. wstępny projekt systemu;
11.3. aktualny na dzień składania ofert JEDZ:
11.3.1. wykonawcy,
11.3.2. podmiotu, na zasobach którego wykonawca polega – jeżeli dotyczy,
11.3.3. podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – jeżeli dotyczy.
JEDZ wraz z plikami stanowiącymi ofertę należy skompresować do jednego pliku ZIP, a następnie załączyć do formularza do składania ofert. Zamawiający informuje, że wykonawcy mogą ograniczyć się do wypełnienia części IV JEDZ – Kryteria kwalifikacji, sekcja α (alfa) – Ogólne oświadczenie dotyczące wszystkich kryteriów kwalifikacji A. Kancelaria Senatu informuje, że na https://e-Zamowienia.gov.pl i na https://www.senat.gov.pl/kancelaria/zamowienia-publiczne oprócz zamieszczonego JEDZ w wersji .doc, został zamieszczony wygenerowany w serwisie eESPD plik w rozszerzeniu .xml do pobrania i sporządzenia oświadczenia JEDZ w elektronicznym narzędziu ESPD – do wykorzystania. Narzędzie do wypełnienia JEDZ i instrukcja jego sporządzenia znajduje się pod adresem http://espd.uzp.gov.pl
11.4. pełnomocnictwo albo inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy – jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo innego właściwego rejestru. W przypadku osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zdanie pierwsze stosuje się odpowiednio;
11.5. zastrzeżenie informacji zawartych w ofercie, jako stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa wraz z wykazaniem, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa – jeżeli dotyczy;
11.6. w przypadku polegania przez wykonawcę na zasobach innych podmiotów – dokument, o którym mowa w pkt 7.7.1 SWZ, oraz oświadczenie, o którym mowa w pkt 7.7.2 SWZ;
11.7. w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie, z którego będzie wynikać, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy – jeżeli dotyczy;
11.8. dowód wniesienia wadium.
12. Podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe lub inne dokumenty, w tym dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.
13. Informacje dotyczące ochrony danych osobowych zawiera rozdział XXV SWZ.
14. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

1. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 03 października 2024 r., do godz. 12:00.
2. Zamawiający nie udostępnia interaktywnego formularza ofertowego na platformie. Ofertę składa się na formularzu oferty wraz z załącznikami zamawiającego, znajdującymi się w SWZ i udostępnionymi przez zamawiającego na platformie.
3. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zdolność techniczna i zawodowa: 1. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – wykonał lub wykonuje co najmniej 3 dostawy systemów informatycznych:
– które wymagały produkcji sprzętu elektronicznego lub prac programistycznych lub prac integratorskich;
– z których co najmniej jedna obejmowała system do głosowania;
dla co najmniej 3 różnych podmiotów i wartości każdego systemu co najmniej 1 000 000,00 zł brutto; w przypadku dostaw w trakcie trwania, wykonawca musi wykazać, że zrealizował już dostawę w wymienionym zakresie na kwotę nie niższą niż wymagana przez zamawiającego.
2. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, tj w zakresie potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności technicznej i zawodowej :
2.1. wykazu dostaw, o których mowa w pkt 6.1.1 – załącznik nr 5 do SWZ, wraz z załączonymi dowodami określającymi, czy te dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
Dowodami potwierdzającymi, że dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, są:
– referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane lub są wykonywane; w przypadku dostaw nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające należyte wykonywanie dostaw muszą być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem;
– oświadczenie wykonawcy, jeżeli z przyczyn niezależnych od wykonawcy nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa powyżej.
W przypadku, gdy wartość dostaw jest wyrażona w walucie innej niż PLN, wykonawca jest zobowiązany wskazać jej równowartość w PLN wg kursu Narodowego Banku Polskiego w dniu zawarcia umowy, na podstawie której dostawa była lub jest realizowana.
3. Inne szczegółowe uregulowania zawiera SWZ.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Sytuacja ekonomiczna i finansowa: 1. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że:
1.1. ubezpieczył odpowiedzialność cywilną w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 5 000 000,00 zł;
1.2. posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości minimum 1 000 000,00 zł.
2. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych w zakresie potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej i finansowej, tj. :
2.1. dokumentu (np. polisy) potwierdzającego, że wykonawca ubezpieczył odpowiedzialność cywilną w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 5 000 000,00 zł.
2.2. informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy w wysokości minimum 1 000 000,00 zł.
3. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia oferty wadium w wysokości: 150 000,00 zł (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100).
2. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert.
3. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku formach określonych w art. 97 ust. 7 ustawy Pzp.
4. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy zamawiającego w NBP O/O Warszawa nr 18 1010 1010 0023 6513 9120 0000 z dopiskiem: „Wadium w postępowaniu na dostawę systemu do głosowania na sali posiedzeń Senatu – nr postępowania BPKO.SZP.350.19.2024.”.
UWAGA: Za termin wniesienia wadium w pieniądzu uznaje się datę i godzinę uznania środków pieniężnych na rachunku bankowym zamawiającego.
5. Wadium wnoszone w formie poręczeń albo gwarancji musi być złożone jako oryginał gwarancji albo poręczenia, w postaci elektronicznej, i spełniać co najmniej poniższe wymagania:
5.1. musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez wykonawcę określone w ustawie Pzp;
5.2. z treści poręczenia albo gwarancji musi jednoznacznie wynikać zobowiązanie poręczyciela albo gwaranta do zapłaty całej kwoty wadium;
5.3. poręczenie albo gwarancja muszą być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie;
5.4. termin obowiązywania poręczenia albo gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą;
5.5. w treści poręczenia albo gwarancji należy wskazać nazwę i numer przedmiotowego postępowania;
5.6. w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zamawiający wymaga, aby poręczenie albo gwarancja obejmowały swą treścią jako zobowiązanych z tytułu poręczenia albo gwarancji wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z ich treści wynikało, że zabezpiecza ofertę wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
6. Oferta wykonawcy, który nie wniesie wadium, wniesie wadium w sposób nieprawidłowy albo nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą albo złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, zostanie odrzucona.
7. Zasady zwrotu wadium oraz okoliczności jego zatrzymania określa art. 98 ustawy Pzp.
8. Szczegółowe informacje zawiera SWZ.

Warunki realizacji zamówienia

1. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, w celu pokrycia roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, zobowiązany jest przed zawarciem umowy wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% wartości brutto umowy.
2. Zabezpieczenie może być wniesione, według wyboru wykonawcy, w jednej lub w kilku formach, o których mowa w art. 450 ust. 1 ustawy Pzp.
3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie pieniądza należy wnieść przelewem na rachunek bankowy zamawiającego w NBP O/O Warszawa nr 18 1010 1010 0023 6513 9120 0000 z dopiskiem: „zabezpieczenie należytego wykonania umowy w postępowaniu na dostawę systemu do głosowania na sali posiedzeń Senatu”.
4. Inne szczegółowe informacje i dopuszczalne zmiany umowy zawarte są w załączniku nr 7 do SWZ - projektowane postanowienia umowy.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp.
2. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określone są w Dziale IX ustawy Pzp.
3. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

1. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 18 października 2024 r., do godz. 12:00.
2. Zamawiający nie udostępnia interaktywnego formularza ofertowego na platformie. Ofertę składa się na formularzu oferty wraz z załącznikami zamawiającego, znajdującymi się w SWZ i udostępnionymi przez zamawiającego na platformie.
3. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ

1. Zmiana terminu składania ofert z 11.10.2024 r., do godz. 12:00 na 18.10.2024 r. do godz. 12:00, zmiana terminu otwarcia ofert z 11.10.2024 r., godz. 12:30 na 18.10.2024 r., godz. 12:30.
2. Sekcja 4/5:3 - informacje dodatkowe, zmiana zapisu: Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 11 października 2024 r., do godz. 12:00 na zapis: 1. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 18 października 2024 r., do godz. 12:00.