Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych w systemie druku podążającego

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa dzierżawy urządzeń wielofunkcyjnych dla Samorządowych Jednostek Organizacyjnych Województwa Lubelskiego w Lublinie w systemie druku podążającego wraz z zapewnieniem obsługi serwisowo – eksploatacyjnej urządzeń, obejmująca następujący zakres prac:
1) Dzierżawa 100 urządzeń wielofunkcyjnych realizujących funkcje drukowania, kopiowania, skanowania, w kolorze, w tym 80 urządzeń dużych [dalej Urządzenia Duże] oraz 20 urządzeń naszafkowych [dalej Urządzenia Małe] wraz z ich dostawą, transportem wniesieniem i montażem - zgodnie z wymagania określonymi w ust. 3 Szczegółowego opis przedmiotu zamówienia (Zał. nr 1 do SWZ).
2) [Nowy System] Dostawa, instalacja i konfiguracja Systemu druku podążającego w infrastrukturze Zamawiającego
Lub
[Aktualny System] Wykorzystanie systemu, z którego Zamawiający aktualnie korzysta.
Aktualnie Zamawiający produkcyjnie wykorzystuje system do zarządzania wydrukiem podążającym i kontroli kosztów o nazwie Q-vision firmy Qube Technologies Sp. z o.o. (dalej: Aktualny System) i posiada bezterminowe prawo do wykorzystania systemu dla 64 urządzeń wielofunkcyjnych (64 licencje). Posiadane licencje są objęte wsparciem producenta do 16.12.2024 r. Wsparcie to w szczególności obejmuje aktualizację wersji oprogramowania oraz usuwanie błędów. Do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawca może wykorzystać Aktualny System Zamawiającego lub dostarczyć i uruchomić Nowy System. W przypadku wykorzystania Aktualnego Systemu Wykonawca może w kosztach oferty uwzględnić posiadane przez Zamawiającego uprawnienia licencyjne do Aktualnego Systemu, ale powinien wykupić do nich usługę serwisową producenta systemu na okres Serwisu. Przyjęte przez Wykonawcę rozwiązanie (niezależnie od tego, czy będzie to Aktualny System czy Nowy System) będzie w dalszej części dokumentu określane jako System. Ponieważ wymagania Zamawiającego różnią się w zależności od tego, jaki wariant rozwiązania przyjmie Wykonawca [Aktualny System lub Nowy System] Zamawiający wprowadza następujące zasady oznaczania obowiązywania danego wymagania w zależności od przyjętego wariantu:
a. [Aktualny System] – oznacza, że wymaganie obowiązuje, gdy Wykonawca wykorzysta system aktualnie działający u Zamawiającego.
b. [Nowy System] – oznacza, że wymaganie obowiązuje w przypadku, gdy Wykonawca dostarczy inny system, niż działający aktualnie u Zamawiającego.
c. Brak oznakowania – oznacza, że wymaganie obowiązuje niezależnie od przyjętego przez Wykonawcę wariantu rozwiązania.
3) Konfiguracja i uruchomienie Urządzeń w Systemie. Wymagania dotyczące Systemu zostały określone w ust. 4 SOPZ (Zał. nr 1 do SWZ).
4) Udzielenie licencji na wykorzystanie Systemu do obsługi Urządzeń (dalej Licencje), potwierdzone certyfikatem producenta Systemu lub odpowiednim oświadczeniem Wykonawcy w przypadku, gdyby uzyskanie certyfikatu producenta byłoby niemożliwe. Zapewnienie wsparcia serwisowego producenta Systemu w okresie obowiązywania Serwisu - zgodnie z wymagania określonymi w ust. 5 SOPZ (Zał. nr 1 do SWZ).
5) Przeprowadzenie szkolenia dla administratorów Systemu wskazanych przez Zamawiającego (dalej Szkolenie), zgodnie z wymagania określonymi w ust. 6 SOPZ (Zał. nr 1 do SWZ).
6) Udostępnienie Dokumentacji, zgodnie z wymaganiami określonymi w ust 7 SOPZ (Zał. nr 1 do SWZ).
7) Kompleksowa obsługa serwisowo - eksploatacyjna Urządzeń i Systemu (dalej Serwis) obejmująca w szczególności naprawy, konserwację, wymianę części, aktualizację oprogramowania z określonym czasem naprawy zgodnie z wymaganiami określonymi w ust. 8 SOPZ (Zał. nr 1 do SWZ).
8) Uruchomienie urządzeń i oddanie ich do codziennej eksploatacji Zamawiającego odbędzie się w dwóch transzach: Transza A i Transza B w terminach wskazanych przez Zamawiającego, zgodnie z IPU § 2.
Ze względu na zobowiązania Zamawiającego optymalnymi terminami uruchomienia transz byłyby w przypadku Transzy A do 15.09.2024 r. a w przypadku Transzy B do 15.11.2024 r.
Przykład: założenie, że Wykonawca określił wartość CPU na równą 30 dni:
Zawarcie umowy nastąpi w dniu 30.08.2024 r.
Zamawiający przekaże informację o oczekiwanym terminie Uruchomienia Transz
w dniu 4.09.2024 r.:
Dla Transzy A w dniu 30.09.2024 r.
Dla Transzy B w zakresie od 30.09.2024 r do 29.10.2024 r., np. 15.10.2024 r.
9) Wykonawca dostarczy i zainstaluje Urządzenia w lokalizacjach określonych
w zał. nr 6 do IPU.
10) Na potrzeby szacowania wartości niniejszego zamówienia należy przyjąć poniższe, orientacyjne liczby stron drukowanych miesięcznie u Zamawiającego.
a) 410 000 stron A4 mono, z czego 328 000 na Urządzeniach Dużych oraz 82 000 na Urządzeniach Małych;
b) 330 000 stron A4 kolor, z czego 264 000 na Urządzeniach Dużych oraz 66 000 na Urządzeniach Małych.
11) Wyrażenia pisane wielką literą zostały zdefiniowane w niniejszym dokumencie lub w §1 IPU.
12) Zamawiający dopuszcza zmiany w zakresie umowy na podst. art. 455 ust. 1 pkt 1 Pzp obejmujące zwiększenie liczby Urządzeń oraz wskazanie dla nich nowych Lokalizacji. Konieczność takich zmian będzie wynikać z rozszerzenia zadań realizowanych przez Zamawiającego, w szczególności zwiększenia liczby jednostek obsługiwanych przez Zamawiającego:
a. Zmiana może spowodować zwiększenie wynagrodzenia Wykonawcy maksymalnie o 30% łącznego maksymalnego wynagrodzenia o którym mowa w umowie.
b. Odbiór nowych Urządzeń odbędzie się zgodnie z procedurą odbiorową, określoną w umowie.
c. Wynagrodzenie należne Wykonawcy za realizację zmiany może obejmować:
a) wynagrodzenie za Uruchomienie nowych Urządzeń, płatność będzie dokonana jednorazowo po prawidłowym wystawieniu faktury przez Wykonawcę, której podstawą będzie podpisany przez Strony bez uwag protokół odbioru nowych Urządzeń,
b) wynagrodzenie za świadczenie Serwisu nowych Urządzeń, które będzie wypłacane miesięcznie na podstawie prawidłowo wystawnych przez Wykonawcę faktur w wysokości obliczonej wg wzoru wskazanego w §15 ust. 5 IPU.
SOPZ - Zał. Nr 1 do SWZ.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa dzierżawy urządzeń wielofunkcyjnych dla Samorządowych Jednostek Organizacyjnych Województwa Lubelskiego w Lublinie w systemie druku podążającego wraz z zapewnieniem obsługi serwisowo – eksploatacyjnej urządzeń, obejmująca następujący zakres prac:
1) Dzierżawa 100 urządzeń wielofunkcyjnych realizujących funkcje drukowania, kopiowania, skanowania, w kolorze, w tym 80 urządzeń dużych [dalej Urządzenia Duże] oraz 20 urządzeń naszafkowych [dalej Urządzenia Małe] wraz z ich dostawą, transportem wniesieniem i montażem - zgodnie z wymagania określonymi w ust. 3 Szczegółowego opis przedmiotu zamówienia (Zał. nr 1 do SWZ).
2) [Nowy System] Dostawa, instalacja i konfiguracja Systemu druku podążającego w infrastrukturze Zamawiającego
Lub
[Aktualny System] Wykorzystanie systemu, z którego Zamawiający aktualnie korzysta.
Aktualnie Zamawiający produkcyjnie wykorzystuje system do zarządzania wydrukiem podążającym i kontroli kosztów o nazwie Q-vision firmy Qube Technologies Sp. z o.o. (dalej: Aktualny System) i posiada bezterminowe prawo do wykorzystania systemu dla 64 urządzeń wielofunkcyjnych (64 licencje). Posiadane licencje są objęte wsparciem producenta do 16.12.2024 r. Wsparcie to w szczególności obejmuje aktualizację wersji oprogramowania oraz usuwanie błędów. Do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawca może wykorzystać Aktualny System Zamawiającego lub dostarczyć i uruchomić Nowy System. W przypadku wykorzystania Aktualnego Systemu Wykonawca może w kosztach oferty uwzględnić posiadane przez Zamawiającego uprawnienia licencyjne do Aktualnego Systemu, ale powinien wykupić do nich usługę serwisową producenta systemu na okres Serwisu. Przyjęte przez Wykonawcę rozwiązanie (niezależnie od tego, czy będzie to Aktualny System czy Nowy System) będzie w dalszej części dokumentu określane jako System. Ponieważ wymagania Zamawiającego różnią się w zależności od tego, jaki wariant rozwiązania przyjmie Wykonawca [Aktualny System lub Nowy System] Zamawiający wprowadza następujące zasady oznaczania obowiązywania danego wymagania w zależności od przyjętego wariantu:
a. [Aktualny System] – oznacza, że wymaganie obowiązuje, gdy Wykonawca wykorzysta system aktualnie działający u Zamawiającego.
b. [Nowy System] – oznacza, że wymaganie obowiązuje w przypadku, gdy Wykonawca dostarczy inny system, niż działający aktualnie u Zamawiającego.
c. Brak oznakowania – oznacza, że wymaganie obowiązuje niezależnie od przyjętego przez Wykonawcę wariantu rozwiązania.
3) Konfiguracja i uruchomienie Urządzeń w Systemie. Wymagania dotyczące Systemu zostały określone w ust. 4 SOPZ (Zał. nr 1 do SWZ).
4) Udzielenie licencji na wykorzystanie Systemu do obsługi Urządzeń (dalej Licencje), potwierdzone certyfikatem producenta Systemu lub odpowiednim oświadczeniem Wykonawcy w przypadku, gdyby uzyskanie certyfikatu producenta byłoby niemożliwe. Zapewnienie wsparcia serwisowego producenta Systemu w okresie obowiązywania Serwisu - zgodnie z wymagania określonymi w ust. 5 SOPZ (Zał. nr 1 do SWZ).
5) Przeprowadzenie szkolenia dla administratorów Systemu wskazanych przez Zamawiającego (dalej Szkolenie), zgodnie z wymagania określonymi w ust. 6 SOPZ (Zał. nr 1 do SWZ).
6) Udostępnienie Dokumentacji, zgodnie z wymaganiami określonymi w ust 7 SOPZ (Zał. nr 1 do SWZ).
7) Kompleksowa obsługa serwisowo - eksploatacyjna Urządzeń i Systemu (dalej Serwis) obejmująca w szczególności naprawy, konserwację, wymianę części, aktualizację oprogramowania z określonym czasem naprawy zgodnie z wymaganiami określonymi w ust. 8 SOPZ (Zał. nr 1 do SWZ).
8) Uruchomienie urządzeń i oddanie ich do codziennej eksploatacji Zamawiającego odbędzie się w dwóch transzach: Transza A i Transza B w terminach wskazanych przez Zamawiającego, zgodnie z IPU § 2.
Ze względu na zobowiązania Zamawiającego optymalnymi terminami uruchomienia transz byłyby w przypadku Transzy A do 15.09.2024 r. a w przypadku Transzy B do 15.11.2024 r.
Przykład: założenie, że Wykonawca określił wartość CPU na równą 30 dni:
Zawarcie umowy nastąpi w dniu 30.08.2024 r.
Zamawiający przekaże informację o oczekiwanym terminie Uruchomienia Transz
w dniu 4.09.2024 r.:
Dla Transzy A w dniu 30.09.2024 r.
Dla Transzy B w zakresie od 30.09.2024 r do 29.10.2024 r., np. 15.10.2024 r.
9) Wykonawca dostarczy i zainstaluje Urządzenia w lokalizacjach określonych
w zał. nr 6 do IPU.
10) Na potrzeby szacowania wartości niniejszego zamówienia należy przyjąć poniższe, orientacyjne liczby stron drukowanych miesięcznie u Zamawiającego.
a) 410 000 stron A4 mono, z czego 328 000 na Urządzeniach Dużych oraz 82 000 na Urządzeniach Małych;
b) 330 000 stron A4 kolor, z czego 264 000 na Urządzeniach Dużych oraz 66 000 na Urządzeniach Małych.
11) Wyrażenia pisane wielką literą zostały zdefiniowane w niniejszym dokumencie lub w §1 IPU
12) Zamawiający dopuszcza zmiany w zakresie umowy na podst. art. 455 ust. 1 pkt 1 Pzp obejmujące zwiększenie liczby Urządzeń oraz wskazanie dla nich nowych Lokalizacji. Konieczność takich zmian będzie wynikać z rozszerzenia zadań realizowanych przez Zamawiającego, w szczególności zwiększenia liczby jednostek obsługiwanych przez Zamawiającego:
a. Zmiana może spowodować zwiększenie wynagrodzenia Wykonawcy maksymalnie o 30% łącznego maksymalnego wynagrodzenia o którym mowa w umowie.
b. Odbiór nowych Urządzeń odbędzie się zgodnie z procedurą odbiorową, określoną w umowie.
c. Wynagrodzenie należne Wykonawcy za realizację zmiany może obejmować:
a) wynagrodzenie za Uruchomienie nowych Urządzeń, płatność będzie dokonana jednorazowo po prawidłowym wystawieniu faktury przez Wykonawcę, której podstawą będzie podpisany przez Strony bez uwag protokół odbioru nowych Urządzeń,
b) wynagrodzenie za świadczenie Serwisu nowych Urządzeń, które będzie wypłacane miesięcznie na podstawie prawidłowo wystawnych przez Wykonawcę faktur w wysokości obliczonej wg wzoru wskazanego w §15 ust. 5 IPU.
SOPZ - Zał. Nr 1 do SWZ.

Informacje dodatkowe

1. Z uwagi na charakter wykonywania prac stanowiących przedmiot umowy (tj. w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – Dz. U. z 2023 r., poz. 1465), Zamawiający wymaga, aby Wykonawca i/lub Podwykonawca przez cały okres wykonywania przedmiotu umowy zatrudniał na podstawie umowy
o pracę osoby świadczące pracę związaną z wykonywaniem czynności w trakcie realizacji przedmiotu umowy (bieżąca wymiana materiałów eksploatacyjnych, serwis
oraz diagnozowanie awarii w działaniu Urządzeń i Systemu). Wykonywanie prac objętych ww. zakresem zamówienia dotyczy czynności przy realizacji obsługi serwisowo – eksploatacyjnej wskazanej w ust. 8 SOPZ - Zał. nr 1 do SWZ. Wymóg nie dotyczy osób, w stosunku do których Wykonawca wykaże, że czynności przez nich realizowane nie polegają na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
2. Zatrudnienie na podstawie stosunku pracy powinno trwać nieprzerwanie przez cały okres realizacji umowy z co najmniej minimalnym miesięcznym wynagrodzeniem za pracę zgodnie z ustawą z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r., poz. 2207) oraz zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 14 września 2023 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2024 r. (Dz. U. z 2023 r., poz. 1893) i odpowiednimi regulacjami prawnymi wprowadzonymi w życie po dacie zawarcia umowy.
3. W przypadku rozwiązania stosunku pracy przez osobę zatrudnioną lub przez Wykonawcę i/lub Podwykonawcę/ów przed zakończeniem trwania umowy, Wykonawca
i Podwykonawca/cy będzie/będą zobowiązany/zobowiązani do zatrudnienia na to miejsce innej osoby, posiadającej doświadczenie i kwalifikacje co najmniej takie jak osoba poprzednio zatrudniona pod warunkiem, że spełnione zostaną wszystkie wymagania, co do sposobu zatrudnienia na cały okres realizacji zamówienia.
4. Wykonawca zawrze w każdej umowie o podwykonawstwo stosowne zapisy zobowiązujące podwykonawców do zatrudnienia na umowę o pracę osób wykonujących czynności o których mowa w ust. 1 oraz wymogów określonych w ust. 2 i 3 powyżej.
5. Wykonawca w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy, w celu udokumentowania spełnienia obowiązku, o którym mowa w ust. 1 złoży Zamawiającemu pisemne oświadczenie o spełnianiu warunku dotyczącego zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę pracownika/-ów na podstawie umowy o pracę. Oświadczenia te będą następnie składane na każde żądanie Zamawiającego, w terminie 7 dni od dnia doręczenia Wykonawcy tego żądania.
6. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 5 powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie czynności określonych w ust. 1 które wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu, czasu trwania umowy.
7. Niezależnie od postanowień ust. 5, Zamawiający może w każdym czasie realizacji Umowy kontrolować spełnianie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę obowiązku zatrudnienia osób, o których mowa w ust. 1. W szczególności może żądać ażeby Wykonawca przedstawił zanonimizowane dokumenty dotyczące zatrudniania tych osób, w tym: umowy o pracę, formularze potwierdzające zgłoszenie pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i dokumenty potwierdzające opłacanie za tych pracowników składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne (wszystkie dokumenty w formie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę). Anonimizacji podlegają dane osobowe pracownika z wyłączeniem jego imienia i nazwiska. Obowiązek zapewnienia zgodności przekazywanych dokumentów z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.), spoczywa na Wykonawcy, z tym że informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania.
8. W celu uniknięcia mogących powstać wątpliwości, Strony ustalają, że w razie zatrudniania osób, o których mowa w ust. 1 przez Podwykonawcę, Zamawiający będzie wykonywał czynności kontrolne wskazane w niniejszym paragrafie w stosunku do pracowników Podwykonawcy za pośrednictwem Wykonawcy. Wszelkie uchybienia Podwykonawcy w zakresie zatrudniania tych osób obciążają Wykonawcę, który w takim przypadku ponosi w stosunku do Zamawiającego odpowiedzialność na podstawie § 14 ust. 3 pkt 9 umowy.
9. W przypadku zaistnienia wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub Podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.
Szczegółowe informacje dotyczące RODO zawiera rozdział XXI SWZ.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury odwróconej, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. Zamawiający najpierw
dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Główne aspekty procedury

Przedmiotowe postępowanie prowadzone jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Składanie ofert następuje za pośrednictwem platformy zakupowej dostępnej pod adresem internetowym: https://lcit.ezamawiajacy.pl/ - pod tym adresem będą udostępniane zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty
zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zdolność techniczna lub zawodowa: Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, jeżeli Wykonawca wykaże
że:
a) wykonywał należycie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych należycie, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy
- w tym okresie, co najmniej dwie usługi dzierżawy urządzeń wielofunkcyjnych drukujących o wartości każdej co najmniej 1 000 000,00 zł brutto.
W przypadku wykazania przez Wykonawcę doświadczenia w zakresie usługi wykonywanej (będącej w trakcie realizacji), Zamawiający uzna warunek
za spełniony, jeżeli do upływu terminu składania ofert, część usługi została wykonana na kwotę co najmniej 1 000 000,00 złotych brutto.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia swojej oferty wadium w wysokości: 60 000,00 złotych (słownie: sześćdziesiąt tysięcy i 00/100 złotych);
2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie
do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa
w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 Pzp.
3. Wadium może być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2024 r. poz. 419).
4. Wadium w formie pieniądza należy wnieść przelewem na rachunek bankowy Województwa Lubelskiego - Lubelskie Centrum Innowacji i Technologii w Banku PKO BP S.A. nr rachunku: 34 1020 3147 0000 8602 0090 2411 z dopiskiem „Wadium – Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych w systemie druku podążającego OZP.26.1.25.2024.KBA”.
UWAGA: Za termin wniesienia wadium w formie pieniężnej zostanie przyjęty termin uznania rachunku Zamawiającego.
5. Wadium wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji musi spełniać co najmniej poniższe wymagania:
1) musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę określone w Pzp, bez potwierdzania tych okoliczności;
2) z jej treści powinno jednoznacznej wynikać zobowiązanie gwaranta do zapłaty całej kwoty wadium;
3) powinno być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie;
4) termin obowiązywania poręczenia lub gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą (z zastrzeżeniem iż pierwszym dniem związania ofertą jest dzień składania ofert);
5) w treści poręczenia lub gwarancji powinna znaleźć się nazwa oraz numer przedmiotowego postępowania;
6) beneficjentem poręczenia lub gwarancji jest: Województwo Lubelskie – Lubelskie Centrum Technologii i Innowacji;
7) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
(art. 58 Pzp), Zamawiający wymaga aby poręczenie lub gwarancja obejmowała
swą treścią (tj. zobowiązanych z tytułu poręczenia lub gwarancji) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z jej treści wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
8) musi zostać złożony w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wystawcę poręczenia lub gwarancji.
6. Gwarancje i poręczenia, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 Pzp podlegać muszą prawu polskiemu. Wszystkie spory dotyczące gwarancji i poręczeń, o których mowa
w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 Pzp będą rozstrzygane zgodnie z prawem polskim przez sądy polskie. W przypadku, gdy Wykonawca wnosi wadium w formie gwarancji lub poręczeń,
o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 Pzp w języku innym niż język polski, dokument gwarancji lub poręczenia należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski.
7. W przypadku wniesienia wadium w formie:
1) pieniężnej - zaleca się, by dowód dokonania przelewu został dołączony do oferty;
2) poręczeń lub gwarancji - wymaga się, by oryginał dokumentu został złożony wraz
z ofertą.
8. Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium lub wniesie w sposób nieprawidłowy
lub nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 Pzp zostanie odrzucona.
9. Zasady zwrotu oraz okoliczności zatrzymania wadium określa art. 98 Pzp.

Warunki realizacji zamówienia

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do jej treści. Rodzaj i zakres zmian zostały określone w treści Istotnych Postanowień Umowy (Załącznik nr 3 do SWZ). Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności.

Informacje dodatkowe

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art.108 ust.1 oraz art. 109 ust.1 pkt 4,8 i 10 Pzp oraz na podstawie art. 7 ustawy z dnia 13.04.2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, a także w stosunku do którego zachodzą okoliczności o których mowa w art.5k Rozporządzenia Rady(UE)833/2014 z dnia 31.07.2014r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.
Termin realizacji przedmiotu zamówienia: do 37 miesięcy od daty podpisania umowy.
•Do 30 dni na uruchomienie Transzy A (z czego Czas konieczny do Uruchomienia Transz (A+B) stanowi jedno z kryteriów oceny ofert)
•36 miesięcy- przewidywany Okres Serwisu, lub do wyczerpania limitu umowy – w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi jako pierwsze.
Wykonawca zobowiązany jest wskazać w Formularzu ofertowym modele, ilości, nazwy i wersje oferowanych produktów, tj. oferowanych urządzeń wielofunkcyjnych oraz oferowanego systemu druku podążającego i systemu Zarządzania Bazą Danych. Niewskazanie ww. informacji skutkować będzie odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp.
Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia swojej oferty wadium w wysokości: 60 000,00 złotych (słownie: sześćdziesiąt tysięcy i 00/100 złotych);
Do oferty wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie składane na podstawie art.125 ust.1 i 2 Pzp w formie JEDZ wg.
wzoru sporządzonego zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w Rozporządzeniu Wykonawczym Komisji (UE)2016/7 z dnia 5.01.2016r. ustanawiającego standardowy formularz JEDZ.
Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie,
nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:
1) oświadczenia Wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 594 t.j.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek
o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności
do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku
o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - Załącznik nr 7 do SWZ;
2) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 Pzp sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
3) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie dotyczącym podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 Pzp sporządzona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;
4) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp w zakresie odnoszącym się do podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 3-6 Pzp oraz art. 109 ust. 1 pkt 4, 8 i 10 Pzp - wzór oświadczenia stanowi Zał. nr 6 do SWZ;
5) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane
lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa,
są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy - Zał. nr 5 do SWZ.
Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast:
1) informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w rozdz. VII ust. 4 pkt 3 SWZ - składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, w zakresie, o którym mowa w rozdz. VII ust. 4 pkt 3 SWZ wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
2) odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o których mowa w rozdz. VII ust. 4 pkt 2 SWZ - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę
lub miejsce zamieszkania, potwierdzające że nie otwarto jego likwidacji,
nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona
ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury wystawione
nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.
Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 14, lub gdy dokumenty te nie odnoszą
się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy.
W SWZ oraz IPU określa się wymagania dotyczące obowiązku stosowania ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych.
Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne przeprowadzona będzie w oparciu o złożone przez wykonawców oświadczenia i dokumenty zgodnie z formułą spełnia–nie spełnia.
Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji dostaw wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz dostaw, dotyczy dostaw, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy. W przypadku gdy dowody, o których mowa wystawione zostały przez podmioty upoważnione w postaci papierowej, Wykonawca przekazuje ich cyfrowe odwzorowanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które Zamawiający posiada, jeżeli Wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność. Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli: 1) może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile Wykonawca wskazał w jednolitym dokumencie dane umożliwiające dostęp do tych środków; 2) podmiotowym środkiem dowodowym jest oświadczenie, którego treść odpowiada zakresowi oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, na zasadach określonych w art. 118 Pzp, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w ust. 1, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby, zgodnie z katalogiem dokumentów określonych w Rozdziale VII SWZ (art. 125 ust. 5 Pzp). Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby stanowi Załącznik nr 9 do SWZ. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty. Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta.
Wykonawca winien załączyć do oferty (w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym) w osobnym pliku Przedmiotowe środki dowodowe (dalej PŚD) zawierające w szczególności: karty katalogowe i opis techniczny oferowanych urządzeń wielofunkcyjnych oraz systemu druku podążającego oraz systemu Zarządzania Bazą Danych. Zamawiający dopuszcza by dokumenty sporządzone zostały w języku angielskim.
Zamawiający akceptuje równoważne PŚD złożone przez Wykonawcę, jeśli potwierdzają one, że oferowane dostawy spełniają określone wymagania, cechy i kryteria.
Jeżeli wykonawca nie złoży PŚD lub złożone PŚD są niekompletne, Zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.
Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści PŚD.
W przypadku niezłożenia w wymaganym terminie PŚD Zamawiający odrzuci ofertę na podstawie art. 226 ust.1 pkt 2 lit. c Pzp.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej Odwołanie wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej
podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, 2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności
Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1. Odwołanie w przypadkach innych niż określone powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługującym Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia zostało określone szczegółowo w rozdziale XVIII SWZ.