Kompleksowa organizacja uroczystości wręczenia listów gratulacyjnych w ramach projektu pn. „Młodzi zawodowcy – program stypendialny Województwa Łódzkiego”

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja uroczystości wręczenia listów gratulacyjnych w ramach projektu pn. „Młodzi zawodowcy – program stypendialny Województwa Łódzkiego”, obejmującej następujące elementy:
a) wynajem sali konferencyjnej lub sali w obiekcie kulturalnym wraz z niezbędnym wyposażeniem,
b) usługę konferansjerską,
c) usługę cateringową.
Liczba osób uczestniczących w wydarzeniu: maksymalnie 900.
2. Przedmiot zamówienia został opisany w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (zwanym dalej „SOPZ”), stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ, będącym jednocześnie załącznikiem nr 1 do projektu umowy.
3. Nazwa i kody CPV: 7995200-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja uroczystości wręczenia listów gratulacyjnych w ramach projektu pn. „Młodzi zawodowcy – program stypendialny Województwa Łódzkiego”, obejmującej następujące elementy:
a) wynajem sali konferencyjnej lub sali w obiekcie kulturalnym wraz z niezbędnym wyposażeniem,
b) usługę konferansjerską,
c) usługę cateringową.
Liczba osób uczestniczących w wydarzeniu: maksymalnie 900.
2. Przedmiot zamówienia został opisany w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (zwanym dalej „SOPZ”), stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ, będącym jednocześnie załącznikiem nr 1 do projektu umowy.

Informacje dodatkowe

1. Przedmiot zamówienia będzie realizowany w terminie od daty zawarcia umowy do 31.03.2025 r., przy czym Zamawiający wymaga, aby uroczystość wręczenia listów gratulacyjnych odbyła się w dniu powszednim, roboczym (od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w okresie od 03.03.2025 r. do 31.03.2025 r. Szczegóły dotyczące poszczególnych terminów realizacji przedmiotu zamówienia zostały określone w projekcie umowy, która jest Załącznikiem nr 12 do SWZ oraz w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, będącym Załącznikiem nr 1 do SWZ.
2. Informacja o przedmiotowych środkach dowodowych. W celu oceny ofert w kryterium pn. „Doświadczenia Koordynatora uroczystości” Wykonawca składa wraz z ofertą Wykaz dodatkowego Doświadczenia Koordynatora uroczystości - Załącznik nr 4 do SWZ, w którym przedstawia doświadczenie posiadane przez Koordynatora uroczystości. Dokument ten nie będzie podlegał uzupełnieniu.
3. Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu „Młodzi zawodowcy – program stypendialny Województwa Łódzkiego” realizowany przez Województwo Łódzkie w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027 współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus.
4. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
5. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
6. UWAGA: Zamawiający na podstawie art. 139 ust. 1 Pzp, zastrzega sobie możliwość, że najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Oferta winna być sporządzona w języku polskim i złożona pod rygorem nieważności w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym za pośrednictwem Platformy dostępnej pod adresem https:/umwl.ezamawiajacy.pl.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zdolność zawodowa: W zakresie zdolności zawodowej zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu:
1. Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności zawodowej, jeżeli wykaże, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w sposób należyty wykonał co najmniej 2 usługi, każda o wartości co najmniej 60 000,00 PLN brutto, każda polegająca na organizowaniu wydarzeń, takich jak np. spotkanie, sympozjum, konferencja, forum, w którym w każdym z nich wzięło udział co najmniej 200 osób.
2. Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności zawodowej, jeżeli wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować niżej wymienioną osobą zdolną do wykonania zamówienia, tj.:
- Koordynatorem uroczystości (1 osoba), który będzie odpowiedzialny za sprawy organizacyjne i za bieżące kontakty z Zamawiającym, będzie obecny na wydarzeniu. Koordynator uroczystości musi posiadać doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w koordynowaniu 2 wydarzeń, takich jak np. spotkanie, sympozjum, konferencja, forum, w którym w każdym z nich wzięło udział co najmniej 200 osób.
Wykonawca wskazuje w tabeli Wykazu osób (Załącznik nr 5A do SWZ) opis kwalifikacji zawodowych i doświadczenie osoby skierowanej do realizacji zamówienia – powinna to być ta sama osoba, którą Wykonawca wskazał w Wykazie dodatkowego doświadczenia Koordynatora w ramach kryterium oceny ofert, o którym mowa w pkt. XX 2.1.2.SWZ.
Zamawiający zastrzega, że w trakcie wykonywania zamówienia, w przypadku zaistnienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających dalsze wykonywanie obowiązków przez wskazaną/wskazane przez Wykonawcę osobę/osoby, Wykonawca będzie mógł zmienić personel delegowany do wykonywania zamówienia, z zastrzeżeniem, iż w takiej sytuacji Wykonawca obowiązany będzie przedstawić do zatwierdzenia Zamawiającemu osobę, która będzie posiadała co najmniej takie doświadczenie jak Koordynator posiedzeń wskazany w wykazie osób.
UWAGA:
Dla potrzeb oceny spełniania warunków określonych powyżej, jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty publikowany przez NBP na dzień opublikowania SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania, podanej w pkt. II SWZ. Jeżeli w dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania NBP nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia po dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania.
3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
warunek określony w punkcie 1, musi spełnić samodzielnie jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Analogicznie w przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach podmiotu trzeciego celem wykazania spełnienia warunku, o którym mowa w punkcie 1 to podmiot trzeci ma spełnić ten warunek samodzielnie.
Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zobowiązany jest wykazać brak podstaw do wykluczenia go z postępowania na podstawach wskazanych w SWZ.
Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu zamawiający żąda:
- wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat*, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.
*okres wyrażony w latach lub miesiącach jest liczony wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.
- wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – wzór stanowi Załącznik nr 5A do SWZ.

Wykaz i krótki opis warunków

Zamawiający odstępuje od precyzowania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności do występowania w obrocie gospodarczym.
Zamawiający odstępuje od precyzowania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej;

1. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również Wykonawców wymienionych w artykule 5k Rozporządzenia (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, wprowadzonym Rozporządzeniem (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022).
2. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
A. Wykaz podmiotowych środków dowodowych żądanych w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:
W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności zawodowej Zamawiający żąda - dokumenty opisane w pkt 5.1.9. ogłoszenia.
B. Wykaz podmiotowych środków dowodowych żądanych w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia:
1. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:
a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 Pzp,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,
− wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem,
2) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2021 r. poz. 275) z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę w przedmiotowym postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty złożonej w przedmiotowym postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – Załącznik nr 7 do SWZ.
3) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp – Załącznik nr 8 do SWZ – w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania określonych w:
a) art. 108 ust. 1 pkt 3 Pzp,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
c) art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
d) art. 108 ust. 1 pkt 6 Pzp.
3. Zamawiający nie przewiduje fakultatywnych przesłanek wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1 ustawy Pzp.
4. Ofertę, JEDZ należy złożyć w języku polskim, pod rygorem nieważności w formie elektronicznej tj. jako pliki cyfrowe opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ofertę należy sporządzić zgodnie z wzorem Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ.
Ponadto do oferty należy załączyć:
a) oświadczenie wykonawcy, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, o niepodleganiu wykluczeniu oraz o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w SWZ. Oświadczenie to składa się na formularzu JEDZ (tj. jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia), sporządzonym zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającym standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (Dz. Urz. UE L 3 z 06.01.2016, str. 16).
Wzór JEDZ stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.
b) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeśli dotyczy);
c) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy (jeśli dotyczy);
d) pełnomocnictwo Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia– Załącznik nr 6 do SWZ;
e) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (jeśli dotyczy) – wzór stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.
f) Oświadczenie Wykonawcy – Załącznik nr 10 do SWZ;
g) Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby (jeśli dotyczy) – Załącznik nr 11 do SWZ,
h) Wykaz dodatkowego Doświadczenia Koordynatora uroczystości – Załącznik nr 4 do SWZ.
5. UWAGA: Wszelkie informacje dotyczące postępowania nie ujęte w niniejszym ogłoszeniu znajdują się w dokumentacji postępowania na stronie prowadzonego postępowania https://umwl.ezamawiajacy.pl/pn/UMWL/demand/159942/notice/public/details

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy.
1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 Pzp, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. W postępowaniu odwołanie przysługuje na:
1) niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.
5. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
6. Domniemywa się, że Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
7. Odwołanie w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne wnosi się w terminie:
a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.
8. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
9. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 7 i 8 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
10. Jeżeli Zamawiający mimo takiego obowiązku nie przesłał Wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:
a) 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia;
b) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli Zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
11. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.
12. Pisma w formie pisemnej wnosi się za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, a pisma w postaci elektronicznej wnosi się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Informacje dodatkowe

1. Przedmiot zamówienia będzie realizowany w terminie od daty zawarcia umowy do 31.03.2025 r., przy czym Zamawiający wymaga, aby uroczystość wręczenia listów gratulacyjnych odbyła się w dniu powszednim, roboczym (od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w okresie od 03.03.2025 r. do 31.03.2025 r. Szczegóły dotyczące poszczególnych terminów realizacji przedmiotu zamówienia zostały określone w projekcie umowy, która jest Załącznikiem nr 12 do SWZ oraz w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, będącym Załącznikiem nr 1 do SWZ.
2. Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu „Młodzi zawodowcy – program stypendialny Województwa Łódzkiego” realizowany przez Województwo Łódzkie w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027 współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus.